木业有限公司采购部管理体系教材样本

陕西立豪木业

采购部管理体系

目录

第一部分采购管理制度......................................2

第一章总贝iJ.................................................................................................2

第二章物资申购及其要求.....................................3

第三章物资采购及其要求....................................6

第四章协议签署及其要求..................................9

第五章物资存放............................................11

第六章监督管理............................................13

第二部分部门设置及岗位职责..............................14

第一章采购部岗位设置......................................14

第二章采购部岗位职责......................................14

第三部分采购业务程序图解及说明.........................18

第一部分采购管理制度

第一章总则

第一条为了提升企业采购效率、明确岗位职责、有效降低采购

成本，满足工企业对优质资源需求，深入规范物资采购步骤，加强和

各部门间配合，特制订本制度。

第二条采购作业标准

1、严格实施询议价程序

标准上，物资采购需确保最少有三家以上供给商提供报价，在权

衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、用户群等原因基础上进

行综合评定，并和供给商深入议定最终价格，临时性应急购置物品除

外。

2、一致性标准

采购人员定购物资或服务必需和申购单所列要求规格、型号、数

量相一致。在市场条件不能满足部门、分企业要求或成本过高情况下,

立即反馈信息供申请部门更改申购单作参考。

3、最低价搜寻标准

采购人员定时搜集市场价格信息，建立供给商信息档案库，了解

市场最新动态及各地域最低价格，实现最优化采购。

4、廉洁标准

全部采购人员必需做到：

（1）热爱企业，自觉维护企业利益，努力提升采购材料质量，降

低采购成本。

（2）加强学习，提升认识，增强法治观念。

（3）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接收吃请，更不能向供给

商伸手。

（4）严格按采购制度和程序办事，自觉接收监督。

（5）工作认真仔细，不出差错，不因本身工作失误给企业造成

损失。

（6）努力学习业务，广泛掌握和采购业务相关新材料、新工艺、

新设备及市场信息。

第三条物资采购和申报单位划分

1、生产经营材料采购（木材类、板材类、薄片类、外包类、油

漆类、包材类、胶水类等生产经营辅助类物资），由生产部提出申购

需求；

2、生产劳保物资（防毒面罩、口罩、工服、手套等），由库房提

出申购需求；

3、办公物资采购（后勤服务类物资、办公用具、办公设备、培

训资料等）由行政人事部提出申购需求；

4、很用材料采购（特殊工艺所需材料、专题工作所需专题物资），

由使用部门提出申购需求。

第二章物资申购及其要求

第四条标准上，任何单位任何物资请购，全部必需根据规范填

写申购单，并按程序逐层审批经过后，采购部门方可推行采购。

第五条申购单要素

完整中购单应包含一下要素：

1、申购部门；

2、申购物品所属项目；

3、申购用途；

4、申购物品名；

5、申购物品数量；

6、申购物品规格、参数资料；

7、申购物品需求时间；

8、申购如有特殊需要请备注；

9、申购单填写人；

10、申购单审核人；

第六条申购单及其提报要求

（1）申购单应根据要素填写完整、清楚，逐层审核同意后报采

购部门；

（2）任何物资申购根据附表《陕西立豪木业物资申购单》格式进

行填写提报；

（3）包含申购数量过多时能够附件清单形式进行提交，为提升效

率该清单电子文档也需一并提交；

（4）如遇企业生产、生活急需物资，企业领导不在着实无法例行

申购程序时，必需经过电话向总经理说明情况，取得同意后将申购物

资型号、数量、参数等信息以短信或邮件方法提报给采供部门，采供

部门核实情况后实施采购，事后，申购部门必需依据要求补办申购手

续U

(5)假如是单一起源采购或指定采购厂家及品牌产品，申购部门

必需作出书面说明。

(6)申购单更改和补充应以书面形式由企业领导签字后报采购

部。

第七条申购单接收及分发要求

1、申购接收关键点

(1)采购部在接收申购单时应检验申购单填写是否根据要求填写

完整、清楚，检验申购单是否经过企业领导审批；

(2)接收申购单时应遵照无计划不采购，名称规格等不完整清楚

不采购，图片或具体参数资料不全不采购，库房有一定存放量物资不

采购标准；

(3)对于不符合要求和撤销申购物资应立即通知申购部门。

2、申购单分发要求

(1)对于申购单采购部应根据人员分工和岗位职责进行分工处

理；

(2)对于紧急申购项目应优先处理；

(3)无法于申购部门需求日期办妥应通知申购部门；

(4)关键项目采购前应征求企业相关领导提议。

第八条申购审批程序

1、生产经营材料申购程序

生产车间主管填写申购单——►库房主管查对申购物资，确保库

房无库存或库存不足后签字确定——►厂长审核并签字确定——►总

经理审批并签字确定>采购部经理接收并签字确定>采购部

经理派单给采购实施人员，采购实施人员签字确定并实施采购。

2、生产劳保物资申购程序

库房主管依据库存情况填填写申购单——＞厂长结合实际生产需

求审核并签字确定——＞总经理审批并签字确定——►采购部经理接

收并签字确定——►采购部经理派单给采购实施人员，采购实施人员

签字确定并实施采购。

3、办公物资申购程序

行政人事部填写申购单——►部门责任人审核并签字确定——►总

经理审批并签字确定——＞采购部经理接收并签字确定——＞采购部

经理派单给采购实施人员，采购实施人员签字确定并实施采购。

4、很用材料申购程序

物资使用人填写申购单——＞部门责任人审核并签字确定一＞总

经理审批并签字确定——►采购部经理接收并签字确定——►采购部

经理派单给采购实施人员，采购实施人员签字确定并实施采购。

第三章物资采购及其要求

第九条询价、比价、议价

1、经办人员应对厂商报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以

电话或其它联络方法向供给厂商议价。

2、通常最低采购量超出申购量，采购经办人员在议价后，应在申购

单中注明，经主管签字确定后上报。

3、采购经办人员接到“申购单”后应依采购材料使用时间缓急，参

考市场行情及过去采购统计或厂商提供资料，需精选三家以上供给商进行

产品书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报主管领导“

4、采购部门接到申购部门以电话联络紧急采购情况，主管应立即指

定经办人员先行询价、议价，按通常采购程序优先办理。

第十条供给商选择和审计

1、原辅材料供给商必需证照齐全，含有生产产品正当证件。变更原

辅材料供给商必需经过送样检验、小试、中试，取得需求部门或分企业同

意，并报有相关部门同意立案。

2、对于大宗和常常使用商品或服务，采购时应较全方面地了解掌握

供给商生产管理情况、生产能力、质量控制、成本控制、运输、售后服务

等方面情况，建立供给商档案，做好业务统计，会同相关部门对供给约定

时进行评定和审计。

3、固定资产及零星物资采购在选择供给商时，必需进行询议价程序

和综合评定。供给商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和

以往服务对象，供给商报价不能作为唯一决定原因。

4、为确保原、辅、包材质量稳定，供给商也应相对稳定。

5、为确保供给渠道通畅，预防意外情况发生，对于生产运行所必需

商品，应有两家或两家以上供给商作为后备供给商或在其间进行交互采

购。大宗商品应同时由两家以上供给商供货，以确保货源、质量和价格合

理。

第十一条采供作业方法：

1、关键性物资采供：对于关键性物资设备采供，可由总经理及采供

部经理和供给商议价。必需时，由总经理指派专员或指定部门帮助办理采

购作业。

2、长久性报价采供：凡常常性使用，且使用量较大宗物资，采供部

门应事先选定供给商，议定长久供给价格，呈报同意后通知各申购部门依

需提出申购。

3、突发性报价采供：依据突发关键程度，采供部门可优异行满足使

用部门需要采供。然后和使用部门确定突发性物资需求需求程度，寻求并

确定供给商。

第十二条订购

1、采购经办人员接到经审批经过“申购单”后，方可通知供给商

供货。

2、在采供协议上或电话、传真上确定所采购物资名称、规格、数

量、付款、开票、售后事宜。

3、若属于分批交货，应在“申购单”上给予说明。

4、采购经办人员需要立即跟进供给商交货进度，避免延期。

5、采供经办人未能按既定进度完成作业时，应第一时间向库房说明,

由库房通知申购部门。

第十三条付款、报销

1、现款采购：采购员必需凭有项目经理/总经理签字借款单向财务部

借款，采购回来后，采购员持货物、购货发票或收据到库房办理入库手续;

由库管员验收并开入库单，（入库单必需注名：供货方名称，货物名称，

数量、单价、金额、用途）。入库单必需经过采购员、库管员、会计签字

后，随同购货发票或收据经项目经理/总经理签字后，方可到财务部办理

报销手续。

2、订单采购：供给商货到后，由采购员到库房办理入库手续，由库

房库管员验收并开入库单（入库管必需注名：供货方名称，货物名称，数

量、单价、金额、用途）。入库单必需经过采购员、库管员签字，并将笫

二联传输会计作往来帐。供给商需要结款时，应凭入库单，随同购货发票

或收据由项目经理/‘总经理签字后，方可到财务部办理结算手续。

3、财务部依据实际入库数量进行付款。通常付款方法必需是银行转

账，并要求开具正式发票。

4、采购柴油款项，必需每付一笔后开具本笔款正式发票。

第十四条退货、换货或索赔：

采供部接到库房或直接使用部门（人员）物资验收或使用不合格汇报

后，依据实际情况，立即和供给商联络退货、换货事宜。假如因为这些物

资影响了正常生产，给企业造成了经济损失，必需要求供给商进行赔偿。

第四章协议签署及其要求

第十五条协议正文应包含要素

1、协议名称、编号、签署时间；

2、采购物品、规格、数量、单价、总价及协议总额，清单、技

术文件和确定图纸是协议不可分割部分；

3、协议总额应含税，含运达企业总价，特殊情况应注明；

4、付款方法；

5、物资交付周期；

6、质量确保期；

7、质量要求及规范；

8、违约责任和处理纠纷措施；

9、双方企业信息；

10、其它约定。

笫十六条协议签署及其要求

1、如包含到技术问题及企业机密，注意保密责任；

2、确定协议条款时一定要将多种风险降低到最低；

3、为预防协议工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货

方提供分项报价清单；

4、遇货物订购数量较多且价值较大或难清点情况时务必请厂商

派代表来场帮助清点；

5、质保期一定要明确从什么时候开始并应尽可能要求厂商延长

产品质保期；

6、具体约定发票提供时间及要求；

7、和首次合作单位合作时，应少付预付款或不付预付款；

8、违约责任一定要具体、具体；

9、协议审查经过后应由相关人员签字，加盖企业协议章方可生

效；

10、签署全部协议应根据协议管理制度规范存档。

第十七条付款及协议实施

1、付款要求

(1)全部已签署协议付款时应参考企业企业《财务支出授权审批

制度》及其它相关制度实施采购付款；

(2)根据进度付款采购项目必需确保质检合格方可付款；

(3)在合理例行完采购程序后，财务部门应根据协议要求立即付

款，以免影响协议实施和供货周期，遇特殊情况限延期付款应立即通

知采购部并汇报企业领导。

2、协议实施

（1）已签署协议由采购经手人责任人负责跟进，由采购部责任

人进行监督，如出现问题，采购部应立即提出提议或补救方法，并立

即通知申购部门及企业领导；

（2）已签署协议在实施期间，应立即掌握合作单位对于协议义

务和责任推行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；

（3）协议在推行期间应根据上方约定严格实施协议，遇未尽事

宜应立即协商并签署补充协议；

第五章物资存放

第十八条物资验收

凡入库物资，库房管理员必需进行认真检验，经检验合格后在验收单

中签字。验收内容包含：

1、凭证验收：查对入库材料质保书或合格证，查对无误后认真归类

保留，材料发出时随料同行，给用料单位。

2、数量验收：对入库物资进行计件，和入库单数量不符时按实收数

为准。

3、质量验收：检验入库物资，包装是否完好，有没有生锈、变形,

规格是否符合要求要求°

4、在验收中发觉不配套及无合格证或质保书物资，必需另行堆放,

不得入库，并填报质量反馈单，汇报部门责任人立即处理。

第十七条仓储台帐

物资验收合格后，库管员依据收料单办理入库手续，并分类是立材料

台帐，库房台帐必需帐物相符。

第十九条物资保管

物资验收入库后，要做到堆放整齐、井然有序、不一样型号、规格物

资应显著间隔，并挂有标识，注明材料名称、规格，易受潮物资要做好防

潮防漏工作。

第二十条领料和发料

库管员必需凭材料调拨单或领料单发料，做到“优异先发,推陈储新”。

领发料时，领、发双方全部必需认真查对物资品种、规格、数量和质量，

并由库管员填写出库验证单，经双方查验合格后，签字存档备查。

第二十一条物资搬运

物资搬运质量直接关系到工程产品质量，所以在物资搬运过程中须

严格注意人员、设备及被搬运物资安全，尽可能避免物资在搬运过程中划

伤磕碰。有包装物品严格根据包装上标注标志作业，确保物品包装完好无

损，以确保物资搬运过程中不受损坏。

第二十二条材料盘点

库管员必需按月对材料进行查对、盘点，在盘点过程中发觉损坏、短

缺时，应做好标识、统计，上报主管领导，办理对应手续。

第二十三条防火、安全

各库房必需做好防火、安全工作，对易燃易爆区，要有“严禁烟火”

显著标识，配齐灭火器具，并确保防火道路通畅无阻。

第六章监督管理

第二十四条采购人员要自觉接收企业对采购活动监督和质询。

第二十五条对采购人员在采购过程发生违犯廉洁制度行为，企业将

有权对相关人员提出降级、处罚、开除处理提议，直至追究法律责任。

第二十六条采购人员在工作过程中表现不力，采购周期长，采购成

本高，对生产经营在造成直接或间接影响，企业可对其进行降职或调离其

它部门，必需时可视为其不胜任岗位，和其解除劳动关系。

第二十七条采购人员在工作过程中如有贪污受贿、谎报多报等显著

违纪行为，企业有权和其解除劳动关系，必需时追究其法律责任。

第二部分部门设置及岗位职责

第一章采购部岗位设置

第一条采供部组织管理结构图

第二章采购部岗位职责

第二条采购部经理岗位职责及权限

1、采供部长岗位职责

(1)严格落实实施经企业制订采购方针、策略及程序要求等，全方面

负责采供部日常工作，按质按量按时优价满足企业一切供给要求及工作要

项传达。

(2)依据企业之产计划和预算，结合业务量，组织编制采购计划和预

算，报总经理审批后组织实施。

(3)依据企业业务实际情况，立即调整采购计划，确保采购任务按时

完成。

(4)进行市场调查，立即搜集整理价格信息，并编写询价汇报，向上

级领导请示。

（5）和选定供货商洽谈，达成一致意见后签署供货协议，并监督、督

促供货商严格推行协议。

（6）掌握经济协议签署要领，大宗材料配件采购必需签署协议，所签

署协议应合经济协议法要求。

（7）负责整个采购过程监督管理，确保物资采购立即。

（8）合格后办理入库、结算等手续，如发觉问题，按协议要求进行对

应处理。

（9）负责本部门各项工作开展，对采购部门工作人员招聘、录用、考

评、奖惩、提升、调动等方面提出意见。

（10）有计划地培训职员、组织学习业务知识，开展职业道德、外聿

纪律、法制观念思想教育，提升思想、业务、管理水平。

（11）主持采购部工作例会，立即处理存在问题，协调内外关系。建

立良好人际关系和群体意识，发挥采购组织中领导导向作用。

（12）认真监督检验各采购员采购进程及价格控制。督导采购人员在

从事采购业务活动中要遵纪遵法、讲信誉、不索贿、不受贿、和供货单位

建立良好合作关系，在平等互利标准下开展业务往来。

（13）负责建立物资采购供给体系，考察掌握生产材料产地、厂家、

性能、供给渠道、价格等信息，根据价廉物美供给时效高标准立即安排采

购，确保正常生产需要。并形成系统采购信息档案。

（14）和供给商保持良好合作关系，并在原有供给基础上不停搜集、

整理、联络新消息供给资料，并整理成书面材料供总经理参考、决议。

2、采供部长工作权限：

在总经理授权和安排下全方面负责采购部门工作，一切行为对物资副

总、总经理负责。

（1）有权代表企业选择、评定、确定合格供给商；

（2）计划范围内，有权代表企业对外签署采购协议；

（3）对于不合格供给商，有权索赔、解除供给关系权力；

（4）对于请购方法、手续权限、进度控制有监督权；

（5）授权范围内，有权处理各企业库房闲置物资；

（6）在部门职责范围内按制度自主开展各项工作权力；

（7）考评、反馈相关部门工作绩效权力；

（8）对企业采购人员采购制度、采购步骤、采购标准及其它制度实

施有检验、监督权；

（9）本部门人员录用、解聘提议权及工作调配权；

（10）对本部门职员奖惩、职位调动、晋级及工作任务重新分配有提

议权；

第三条采购主管岗位职责

1、配合采供经理依据生产计划编制和之相配套物资供给计划，并做

好采购计划上报和实施实施工作。

2、依据采购计划做好采购预算工作，按程序审批后，组织实施，确

保物资供给。

3、参与大宗货物协议谈判和质量检验工作，负责对物资采购程序实

施情况进行管理，监督采购员询价、订货情况。

4、负责采购物资商业谈判、采购协议把关、到货周期及付款方法协

商工作。

5、降低物资库存，对坏料及呆滞料有效立即处理，保持最小库存量。

6、依据市场行情及原材料价格，同供给商进行•价格谈判，努力争取

以最低成本采购相同质量材料，使企业利润空间尽可能增大。

7、依据生产计划合理安排供给商到货，预防企业资金积压。

8、建立、维护并管理供货商代理关系，在维护现有供货商代理关系

基础上开发企业业务目标需要新代理关系。

9、组织建立采购物资交易台账，每个月汇总统计企业物资采购交易

清单，为企业生产成本预算提供依据。

10、每个月按时上交当月采购书面台账及采购费用分析表报，确保企

业上层了解企业采购成本情况。

11、加强对供给商物供过程管理，确保完成库房提供临时采购计划，

确保供给物资在时间、数量、质量均达成企业生产经营要求。

第四条采购员岗位职责

1、全方面了解生产需求材料，做材粕名称、型号、品牌信息确实定

工作，并确保质好、价优立即供给；

2、负责生产材料市场资料信息搜集，市场动态调查，提供最好采购

方案。

3、把握企业所采购产品关键物料市场价格起伏情况，了解市场走势,

加以分析并控制成本，寻求关键物资供给起源，对关键物资供货渠道加以

了解掌握；

4、保持对行业关注，建立供给商档案，帮助上级领导对关键供给商

进行资信调查，建立完善信息档案。

5、立即完成企业交给物资配件采购工作（必需遵照采购步骤和质优、

价优、时优、服务优标准

6、认真了解和实施采购协议相关事项，降低企业经营风险；

7、做好采购订单制订、发放、跟进、保留，而且依据采购协议及采

购订单做好货款请款和付款工作。

8、做好发票跟催、保管、查对工作；

9、保持对行业亲密关注，寻求、开发愈加优异供给商，建立供给商资

料；

10、做到以企业利益为重，不索取回扣，遵守国家法律，不组成经济

犯罪；

11、完成领导交办其它工作任务。

第三部分采购业务程序图解及说明

一、天购业务全程管理步骤图

总经理采购部申购部库房供给商

J

仅

先

人

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销

理报

⑧办

程序

由核

款

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购

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写物

写填

情况

不足

库存

确定

后，

沟通

主管

库房

门和

求部

资需

①物

确定。

签字

核及

任人审

部门责

由申购

单，

总经理

理，由

总经

交予

购单

整申

息完

核信

及审

信息

物资

购置

门将

购部

②申

依据实际情况审批及签字确定。

③申购部门将审核、审批完整申购单交予兴购部，由采购部经理签字接收

并将采购任务派发给采购员。

④采购员接收到采购任务后开始调市场，进行比货、议价后最终确定供给

商。

⑤采购人员实施采购，并和供给商签署采购协议，确定采购物资规格、品

牌、数量及发货时间，供给商依据协议约定按时发货。

⑥采购部收到发货通知后组织库房主管及清购人员对采购货物数量、规格

型号等进行清点查对及质量验收，确定无娓后收货。

⑦库房主管依据入库管理要求对采购物资进行入库登记。

⑧办理好入库手