各类公章使用及管理申请流程规范模板

各类公章使用及管理申请流程规范模板一、总则1.1目的与依据为规范公司各类公章的使用与管理，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，防范经营风险，维护公司合法权益，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本规范。1.2适用范围本规范适用于公司及所属各部门、各分支机构（以下统称“各单位”）所有公章的刻制、启用、保管、使用、变更、缴销等管理活动。公司各类公章（包括但不限于法定名称章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、部门章及其他专用印章等）的相关管理行为，均须遵守本规范。1.3基本原则公章管理遵循“统一领导、分级负责、专人保管、规范用印、严格审批、痕迹可溯”的原则。二、公章的种类与管理职责2.1公章种类公司公章主要包括以下几类：1.法定名称章：公司对外具有法律效力的正式印章，代表公司主体资格。2.财务专用章：用于公司财务收支、银行结算等相关业务的专用印章。3.合同专用章：用于公司对外签订各类合同、协议时使用的专用印章。4.发票专用章：用于公司开具发票时加盖的专用印章。5.部门章：公司各职能部门在其职责范围内，处理内部事务或对外联系工作时使用的印章，不具备独立法人法律效力。6.其他专用章：如项目章、报关专用章等，根据特定业务需要设立的专用印章。2.2管理职责1.公司办公室（或行政部）：作为公章管理的归口部门，负责公司级公章（如法定名称章、合同专用章等）的统一刻制、登记、启用、保管、缴销和监督检查；制定和完善公章管理相关制度。2.财务部：负责财务专用章、发票专用章等财务类印章的日常保管、使用和管理，并制定相应的财务印章使用细则。3.各业务部门：负责本部门专用章（如部门章、项目章）的申请、日常保管、规范使用，并对用印行为的真实性、合规性负责。4.公章保管人：负责公章的安全保管，严格按照审批流程用印，对不符合规定的用印申请有权拒绝，并及时向上级报告。三、公章的保管与维护3.1保管要求1.各类公章应指定专人保管，保管人应具备良好的职业道德和责任心，由公司正式员工担任。2.公章应存放在保险柜或带锁的专用抽屉内，做到人离章锁，严禁随意放置或交他人代管。3.保管人变更时，须办理严格的交接手续，填写《公章交接登记表》，由部门负责人监交，并报公章归口管理部门备案。4.严禁携带公章外出使用。确因工作需要必须外出用印的，须经公司分管领导批准，由两人以上共同携带，并确保公章安全。3.2维护与检查1.公章保管人应妥善维护公章，确保印章清晰、完整。2.公章归口管理部门应定期或不定期对各部门公章保管和使用情况进行检查，发现问题及时纠正。四、公章使用申请与审批流程4.1一般用印申请流程1.申请：申请人填写《公章使用申请表》，详细注明用印事由、文件名称、份数、拟用印种类、申请人及联系方式等信息，并附上需用印的文件原件或复印件。2.审核：申请人所在部门负责人对用印申请的真实性、必要性及文件内容的合规性进行审核，签署明确意见。3.审批：根据用印性质和重要程度，按照公司规定的审批权限逐级报批。*一般性、常规性文件用印，由部门负责人审批。*涉及对外承诺、合同协议、资金往来、重要人事任免等重大事项的用印，须经公司分管领导或总经理审批。4.用印：公章保管人核对《公章使用申请表》的审批手续是否齐全、用印文件与申请内容是否一致。核对无误后，在指定位置规范用印，并在《公章使用登记表》上详细记录用印日期、文件名称、用印份数、审批人、申请人等信息，申请人需签字确认。4.2特殊情况处理1.紧急用印：遇紧急情况需立即用印而审批领导无法及时签字的，可先通过电话、即时通讯工具等方式请示，经批准后用印，但事后须在一个工作日内补办书面审批手续。2.空白文件用印：原则上禁止在空白纸张、空白合同、空白介绍信等空白文件上加盖公章。确因特殊情况需要的，须经公司总经理特批，并严格控制份数，使用后及时向审批人反馈使用情况。3.对外证明类文件用印：凡以公司名义出具的各类证明、函件等，须由相关业务部门核实内容，按审批流程报批后用印。4.3用印规范1.用印时应确保文件内容完整、字迹清晰，印章加盖位置恰当（一般为文件落款处或指定位置），印章应清晰、端正，不得模糊、歪斜。2.一份文件需加盖多枚公章时，应逐一办理用印手续。3.严禁在已涂改的文件上加盖公章。五、责任追究1.对于严格遵守本规范，认真履行保管和用印职责的人员，公司予以表扬或适当奖励。2.对违反本规范，有下列行为之一的，公司将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至纪律处分；造成公司损失的，依法追究其赔偿责任；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理：*未经批准擅自刻制、启用、销毁公章的；*擅自将公章带出办公场所或交他人使用、保管的；*未按审批流程或超越权限用印的；*在空白文件上加盖公章的；*因保管不善导致公章遗失、被盗或被非法使用的；*伪造、变造公章或用印记录的。六、附则1.本规范未尽事宜，由公司办公室（或行政部）负责解释和补充。2.各部门可根据本规范，结合自身实际情况，制定本部门专用章的管理细则，并报公司办公室（或行政部）备案。3.本规范自发布之日