小议信息数据库管理与会计管理的结合

小议信息数据库管理与会计管理的

结合

随着我国经济的发展，计算机科学技术

及相关领域的技术的应用在日常生活与工

作中越来越普及了，随着它的运用越来越广,

逐渐进入财政财务工作中，在里面发挥了关

键性的作用。主要表现在以下几个方面：如

运用在财务方面的财务管理、财务报表管理、

固定资产管理、成本管理等工作上，提高各

种管理的工作效率，也不断涌现出成功的管

理案例。在财政方面也出现了一些较为实用

的软件，例如各级财政数据汇总等核算型软

件。但这些软件的功能主要体现在数据核算

方面，而真正用于会计工作人员管理上面的

功能还不够明显，有待改进。现有的行政管

理模式主要还是以人工操作为主。在核算型

数据管理软件层出不穷的同时，是否也要研

发一些会计人员管理等行政管理方面的软

件呢？

成功案例剖析

2000年7月1日开始落实新会计法和会

计从业资格管理方案，为了配合这两项规定

的开展，贵州省的会计管理部门加强了会计

持证人员的管理，并推动会计人员管理信息

化进程，花费了大量的资源，组建庞大的工

作队伍，并投入丰厚的资金，并从2011年4

月7日开始，全面使用“贵州省会计从业人

员综合管理信息系统”，来确保数据与全国

保持一致，并实现全国会计人员信息系统和

跨省调转平台的衔接。运用填写表格信息、

填涂卡片等方式，有效利用国家财政部分配

的会计人员管理软件，建立了以市为单位的

所有会计从业人员的档案数据管理库，整个

过程历时七个月。会计从业人员档案数据管

理库共由31个数据文件组成，这些数据文

件详细地体现了每个会计从业人员的个人

基本信息、教育培训记录、各种奖惩情况、

年度成绩考核等信息资料，这些数据对于会

计管理部门来说是非常宝贵的信息来源，由

于数据较多，造成统计难度非常大，若仅仅

通过人工操作的手段是难以进行全面汇总

的，这种新型软件不仅减少了会计管理部门

的人员分配负担，还提高了管理工作效率。

随着每年会计从业人员的个人资料不断变

化，会计人员的行内调动、会计从业资格证

的持证人员不断增长，数据库中的信息也要

同步不断地更新。拥有了如此完整丰富的会

计从业人员的信息库，会计管理部门对会计

从业人员的管理也能够更轻松地展开，并随

之展开其他的管理工作。现在，我们围绕会

计从业人员的继续教育培训工作进行一个

简单的思考。

会计从业人员的继续教育管理

在最新出炉的“新会计法”及“会计

从业资格管理方案”中，对很多方面提出了

更高的要求，例如对会计从业资格进行了更

详细的说明，并对会计从业资格证书的取得

制定更加严格的规定。与此同时，国家财政

部为了保证所有会计从业人员具备扎实的

专业理论知识和强大的业务能力，还针对各

种新出台的会计规定和法律法规制定了会

计从业人员继续教育的相关规章制度，有助

于会计从业人员对新制度及新法规进行更

好的理解与执行。会计从业人员的继续教育

的相关规定中，对所有取得会计从业资格证

书的人员的继续教育进行了严格的要求，促

使学员更主动地进行继续学习深造。其中对

于会计管理部门开班的继续教育课程，要求

每位会计从业人员每年达到所规定的学时，

从而来保障会计从业人员的专业理论知识

及业务能力达到一定的要求。据统计显示，

在柳州市区内部，持有会计从业资格证书的

人员早已经超过20000人。

电算化的工作管理模式

贵州省会计人员管理相关部门大力开

展并组织了会计相关的继续教育工作，并在

工作开展前期，召集庞大人力资源，动员强

大队伍，不仅召集了所有内部人员，还邀请

了大批外部单位人员进行协助，虽然拥有了

丰厚的工作团队，但还是出现了一些问题，

大部分工作人员的时间都花在报名、名单记

录、证书复印留底等书面工作上，导致一些

正常工作人手不足，所以尽管召集了大量人

员，继续教育活动还是陷入了人手不足的尴

尬局面，从而导致一系列问题不断发生，例

如：参与培训人员的姓名登记错误、身份证

号码核对错误等等，如果选择人工操作方式,

这一系列问题的发生，是无法避免的，要提

高数据记录的正确性，改善工作的效率，唯

一的办法只有借助计算机来进行操作。资格

证书填写等文案工作，在使用人工操作的时

期需要2人同时进行工作，并需要花费一整

天时间。自从才有计算机操作模式之后，这

些工作仅需要二十分钟即可完成。除此之外,

在对培训参与学员的姓名进行电脑录入时，

还是需要花费大量的人力资源和时间，尤其

是在对一些大型机构组团培训的情况中尤

为明显。例如柳州钢铁、工商银行中设有大

批会计从业人员，在进行培训之前要对所有

人员名单进行电脑录入，同样是一项非常棘

手的工作。如何彻底地改善工作效率，提高

工作速度，提高输入正确率，首先必须解决

培训参与人员名单录入的问题。参加继续教

育活动的会计从业人员，都必须持有会计从

业资格证书，而根据前面所说到的地方性人

员信息数据库，就可以很好地解决这个问题

To所有参与培训的会计人员的详细资料都

已经被会计管理部门统计在计算机中，因此

只要有效地利用已有的会计从业人员信息

数据库，就可以解决人员名单计算机录入的

问题。柳州市会计管理部门引领全国地方会

计部门，在继续教育培训方面进行了一个初

步的试验，将计算机网络系统与会计从业人

员的信息数据库进行灵活的结合，有效地解

决了名单录入这一难题，并取得了良好的效

果。目前，只需要2名工作人员，即可轻松

完成之前需要消耗大量人力物力的复杂工

作，在会计历程中算是一大伟大的革新。

有关信息数据库共享的探讨

从以上案例中不难看出，贵州省的会计

管理部门灵活运用会计从业人员信息资料

库，并投入了大量的心血。通过这次实践工

作，深知信息数据库的共享和信息数据的兼

容是有待提高和发展的工作，并能起到实际

的效果。下面我们从两个方面来探讨信息数

据库的共享问题。

会计从业资格证的年度检查

会计从业资格证的年检工作目前是每

两年安排一次，截止目前六盘水地区持有会

计从业资格证书的人员高达8000多人以上。

由于会计从业人员的管理软件是从上级发

往下级的单机软件，没有进行联网，导致整

个年检审阅过程只能由于一台计算机完成。

假设每人每天能审阅200本会计从业资格证

书，那至少也需要100天来完成这项工作，

可谓是工作量极大。而与此同时，还有很多

新获取会计从业资格证书的人，工作人员在

进行年检工作的同时，还要继续为他人办理

新会计从业资格证。因此，如果会计从业人

员管理软件能够实现网络共享，那所以会计

从业人员的信息数据将可以在在网络上显

示，可以由多台计算机同时进行年检工作，

很大程度上提高了年度检查的工作效率。

会计职称考试报名

六盘水地区2012年度会计从业资格考

试分为上半年度和下半年度考试，12年度报

名人数为2979人，13年度上半年报名人数

为1760人。报名时间一般限制在10天之内，

时间较为紧迫，工作量也非常大。为了能够

顺利地完成报名工作，在这十天内会计所将

所有精力都投入了这份工作。会计技术职称

考试进行报名时涉及到两份表格，报考人员

均是需要填写的：一份是报名表，一份是报

名信息卡。报名信息卡中的个人信息将会送

到区域财政厅会计处，并在读卡机上进行读

取，随后即可以智能地录入计算机中，将来

即可通过会计管理软件对这些报名者进行

统一管理。在整个运行过程中，最容易出现

错误的环节便是报名信息卡的填写，在填写

过程中一旦出现任何错误，将会导致读卡机

无法正确识别卡片，最后造成信息读取错误。

而报名信息卡中的个人信息，其实已经存在

会计人员信息数据库中，设想如果能通过会

计人员信息数据库报名管理的话，将能极大

地减少工作量，从而提高工作效率，并能明

显地减少报名人员在报名现场的停留时间，

避免堵塞。与此同时，地方会计管理部门也

不再需要特意将几千张信息卡送到那宁进

行读卡机读取，很大程度上提高了工作效率。

而且报名信息卡上面的个人信息与考试管

理软件中需要填写的信息是不兼容的，因此

导致了信息资源的消耗，人力物力的资源浪

费。

会计信息化数据库的安全要求

数据保密性

保密性俗称机密性，主要是指确保公司

的财务相关数据信息不被非合法使用，或者

数据信息被泄露、修改、损坏，保证其被有

权限者使用，不被无权限者非法获得。确保

数据保密是保障数据信息库安全的首要因

素。组织应对以下保密性破坏行为进行监督

和惩治：数据信息库的非法访问、信息库数

据暴漏、数据的非法拷贝及获得、非法监视

等C

数据完整性

数据完整性又包括数据的正确性、有效

性、兼容性。其中数据的正确性是指数据与

法律法规的相符性，例如数据中不能含有字

母。有效性是指数据必须处于行业所定义的

范围之内，并确认此范围是否有效。兼容性

是指代表同样事物的几个数据应是相同的，

不相同的话就代表不具备兼容性。数据的完

整性主要是看数据数量是否完整、数据是否

正确、数据排列顺序是否合理。以上任何一

个因素收到破坏，都将会影响整个数据的完

整性。以下几个方面均会导致数据的完整性

收到破坏：人为因素、硬件因素、不可抗拒

自然因素及计算机收到病毒侵入等等。

数据可用性

数据的可用性主要是指数据使用者能

够通过程序，并有效地运用相关数据进行合

理化处理。所有数据在计算机中均有相应的

存放盘、文件夹、及文件名称等。所有如果

对文件的名称或者存放路径进行修改后，就

无法正确地对其进行处理了，甚至是不可用

数据了，因为程序无法在指定的路径中找到

待处理的数据了。另外，在数据中插入一些

错误或者不可用的错误代码，会打导致程序

对其无法正确识别，最后造成应用程序无法

正确运行，即使运用下来也是错误的结果。

结束语

随着时代的发展与电子商务行业的迅

速发展，在一部分工作方面，计算机操作已

经逐渐取代了人工操作，迈向了计算机的崭

新时代。若能够有效地将会计管理工作与信

息数据库进行有效正确的