物业财务管理运作制度

物业财务管理运作制度【物业管理经验分享】

一、管理方案

财务系统的设置按深圳花园具体情况划分核算单元,每个核算单元为一个成本中

心，由各成本中心，由各成本中心及共同成本中心构成物业管理核算体系。

二、管理原则

严格监管各管理单元,主要侧重于现金收支情况的监督及费用的控制、出包合同

及物资采购的监督控制,确保各项费用能控制在预算之内。

三、财务会计制度

总体遵循《中华人民共和国会计法》，《中华人民共和国外商投资企业财务管理

规定》、《中华人民共和国外商投资企业会计制度》，国家有关的税收规定，及物业

管理有关规定,具体按财政部《房地产开发企业会计制度》及《物业管理企业会

计核算补充规定》执行。

四、财产管理制度

⑴财产管理包括财产的保管、保养、使用、维修及支付保养、维修的各种支出。

⑵财产实行分级管理。所有财产由财务部列帐记载，其中工程、机电、设备类物

资由工程部管理,及各使用部门保管;其他物资由办公室管理，［［及各使用部门保

管。

⑶财产物资分固定资产、低值易耗品、办公用消耗性物品及其它消耗性物品。

(4)所有固定资产和非消耗性物品按使用部门设卡登记;属个人使用、保管的非消

耗性物品按使用人设卡登记。

⑸各种物资应设仓库保管,各仓库应分品种、规格和型号设账记录各种物品的

收、发、存情况，并按月向管理处主任、主管部门和财务部报送月报表。

(6)各种物品必须按规定定期进行检修。由使用部门提出检修计划，经批准后，由

对口部门安排维修。

⑺固定资产发生损坏时，使用部门应立即报告管理部门。损坏严重时，必须报告

管理处主任。属责任事故者，对当事人予以严肃处理。

(8)低值易耗品和非消耗性物资发生损坏时，由使用部门或使用人向有关管理部

门办理交旧领新。属人为损坏者(包括需维修的)。由责任者进行赔偿。

(9)固定资产或低值易耗品报废时，由使用部门填写报废表,经仓管主管部门鉴定

并经总物业经理批准后废发。由归口主管部门进行处理。所有物品进行检修、报

废时均需报财务部备案。

(10)固定资产的折旧年限按国家的规定每一固定资产预计残值率10%,确定其残

值后，按直线法计提折旧，从投入使用月份的次月起,按月计提；停止使用的，自停

用月份的次月起，停止计算折旧。固定资产提足折旧后,仍可继续使用的,不再计

提折旧；提前报废的,不补提折旧。

(11)各种低值易耗品在领用后,原则上一次性摊销。但数额较大的,按使用时间摊

销。

(12)购置各种物品必须办理进仓验收手续;领用各种物品，必须填写领料单，经部

门主管签批后办理领用。库存物品每月至少盘点一次，发生盘盈、盘亏或变质，应

立即查清原因，报告主管领导。情况严重的,应报告总物业经理。

(13)各部门所有的收支结算一律通过财务部办理。

(14)库存现金必须严格执行国家关于现金管理的有关规定。当日发生的收入一律

送入银行,一般不得坐支。每日结出余额,每周填制现金收支报表，做到账款相符。

发现现金短缺或溢余,应立即向财务经理报告,并查明原因。重大事故应立即报告

总物业经理。

（15）银行存款的收支应每天结出余额并每周填制银行存款报表。月结时,应取得

银行对账单,填制银行存款调节表。

（16）对外签订的各种合同，均应送财务部，由财务部监督和配合合同的执行。

（17）银行的结算凭证、发票、有价证券等统一由财务部管理。

五、物资管理制度

⑴物资分类：

i）固定资产:单位价值在1000元以上（含1000元），使用时间在1年以上（含1年）。

ii）低值易耗品：单位价值在100元以上-1000元以下，使用时间不足1年或超过1

年的物品。

iii）办公用品：办公用消耗性物品。

iv）物料用品：管理所需的消耗性物品。

⑵物资采购（工程）申请审批程序

A所有采购须先由各所在物业管理处填写”采购单/工程承包确认单”，由物业管

理处主任签批后报物业管理公司审批：

a）总额在500元以上、1000元以下者,采购部门须提供1-2份报价单.，由物业管理

处主任审批后报物业管理公司审批；

b）总额在1000元至10000元以下者，采购部门须提供不少于2份的报价单；由所

在物业管理处主任审批后报物业管理公司审批；

c）总额在人民币1万元至2万元以下者,采购部门提供3份报价单，由所在物业管

c）各部门领用物品须填写领料单，由部门主管及有关部门人员签名后方可到仓库

办理领用手续。

d）各部门领用之物品，须建立部门领用物品使用登记薄，包括领用时间、领用人、

领用数量及用途。

e）仓管人员应及时将出入库单送至财务以便入账。财务应定期汇同仓管员对库存

物资进行盘点。并对物资的采购、消耗、使用情况汇总分析，形成分析报告。

六、成本控制

⑴严格按预算对各单元进行控制；

⑵严格按规定审查各种财产物资的申购程序及合同报价等；

（3）员工借款必须严格执行审批制度。借款人先填写

借款申请单,经部门主管、财务主管及管理处主任审批后，由财务部办理借款。所

有借款除零星采购可使用现金外，均采用支票或汇票结算。现金借款不得超过

RMB1000元，申请人必须还清旧款方可申请新的借款。

⑷有关部门费用报销规定

a）管理处必须严格遵守有关审批程序,凡需购买之物品,要先填写”采购/工程承

包确认单”，由管理处管理处主任签名，呈物业管理公司审批后方可履行采购。所

有”采购/工程承包确认单”由各部门填写所购物品清单交管理处出纳，由出纳统

一填写并编号。要求所填内容、金额必须齐全。

b）所有报销须取得正式的发票、单据,并有经办人的签名（全名）；

-市内交通费:外出办事非紧急情况不得搭乘的士，特殊情况除外,但事先须征得

管理处管理处主任同意。报销时，报销人必须在的士车票背面注明XX年XX月XX

日，由XX地方到XX地方办理XX事情,并签名（全名）。

-办公用品：各部门若需购买办公用品，每月初须填写"办公用品申请单”交由行

政文员汇总后统一申请,并按规定程序填写”采购/工程承包确认单”经管理处主

任签名呈物业管理公司审批后方可履行购买。临时急需要的零星办公用品必须填

写”零星物品申购单”（附后）向管理处主任申请,经同意后由行政文员临时购买。

其他人员不得随意购买办公用品，否则不予报销。任何人不得擅自购买任何收据,

如有需要应到物业管理部会计处领取。

-工程部使用的工具用具及维修用品必须按月预算，统一申请并按本规定之“一”

项的要求操作。临时急用之维修用品须填写"零星物品申购单”向物业管理公司

申请,经同意后,方可购买,并及时将该笔报销单据传真至物业管理公司按规定程

序审批。

-通讯费用:

①管理处管理处主任之手机费用按500元/月标准报销,超过部分自理,如实际费

用不足报销标准,按实际发生数据实报销。但不再报销CALL机台费。

②管理处主管及以上级员工按规定每月凭据报销CALL机台费（数字机）。

③其余员工CALL机台费一律不得报销,特殊情况需报销CALL机台费者须由管理

处管理处主任单独书面申请，须详细说明被申请报销人员报销该费用之必要性，

经物业管理公司审批后从审批当月开始按审批标准执行。

④报销人取得通讯费报销单据后应及时按月报销，下列情况不予报销：

•所取得之原始凭据之客户名称与报销人不相符者，不予报销；

•用其他月份之原始凭据代替当月凭证报销者，或擅自修改原始凭证者,不予报

销；

⑤所有购买之办公用品及维修用品报销时须附清单于发票后，否则不予报销。

（5）报销程序：

•经办人员在报销单据背后签名后，填写”费用报销单”并在“报销人”处签名,

并将发票单据整齐粘贴于”费用报销单”之后；出纳审核”费用报销单”所填数

据与其附件发票单据的数据是否相符;所填单据内容是否符合有关财务规定；

•管理处主任签名。

•出纳须将”费用报销单”及有关附件传真至物业管理公司审批后方可支付现金;

・出纳取得按规定的审批程序审批完毕之"费用报销单”后履行支付程序，收款

人签名，出

纳加盖"现金付讫"或"银行付讫”印章；

七、会计报表规定

⑴每月财务报告须按统一的格式上报,具体报送报表如下：

a）资产负债表；

b）收支表;

c）固定资产明细表；

d）各科目余额明细表（往来账明细须单独列表反映）；

e）应收