项目档案管理规定

项目档案管理制度

第一章总则

第一条为充足发挥绿城房地产集团有限企业（如下简称企业）项

目档案在工程建设、管理、维护及综合验收中欧I作用，保证项目档案资

料的完整、精确、安全和有效运用，根据《中华人民共和国档案法》等

有关法律、法规，结合我司实际，特制定本制度。

第二条项目档案是指企业开发房地产灰目整个过程中形成的项目

工程技术类档案资料。重要由建设工程前期文献资料、施工技术文献资

料、竣工图、竣工测量文献资料、建设（施工）监理资料、声像资料等

六个部分构成。

第三条综合管理部为企业项目档案管理的I归口管理部门，负责项

目档案管理及个分、子企业项目档案管理的指导工作。综合管理部、前

期管理部负责工程前期文献日勺搜集、整顿、归档工作；项目工程部负责

施工技术资料、竣工图、竣工测量文献资料、建设（施工）监理资料、

声像资料H勺搜集、整顿、审核、组卷等详细实行工作。

第四条本制度合用于企业本部，控股灰目企业、专业企业遵照执

行，参股项目企业、专业企业参照执行。

第二章档案的分类

第五条建设工程前期文献资料

(一)可行性研究资料

1、项目提议书及批复；

2、可行性研究汇报及批复；

3、项目评估意见；

4、环境影响汇报书(表)；

5、设计任务书、计划任务书；

6、选址意见书。

(二)基础、设计、施工前准备资料

1、基础资料

(1)工程地质、水文地质、勘察设计、勘察汇报、地质图、勘察记

录、化验、试验汇报、重要土、岩样及阐明；

(2)地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物、测量定位及观测记录;

(3)水文、气象、地震等其他设计基础资料。

2、设计文献

(1)初步设计文献资料：总平面图、平面图、立面图、剖面图、设

计阐明书、工程概算、工艺设备初步设计；

(2)技术设计：建筑、构造、给排水、采暖、通风设备等图样，阐

明书、工程预算、计算书、材料表等；

⑶施工设计：施工图、施工阐明、设计计算书、施工预算;

（4）通过同意H勺施工图审查汇报、施工图审查同意书。

3、施工准备资料

（1）征用土地同意文献及红线图；

（2）拆迂文献、赔偿安顿协议书；

（3）环境保护、卫生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蚁防治、

城建档案等部门审查意见书及承认文献资料；

（4）水、暖、电、有线电视、煤气供应协议书；

（5）建设工程规划（规划用地）许可证（附图、附件），施工许可证；

（6）工程项目参与单位（设计、勘察、施工、监理单位）工程项目材

料的采购招标、投标、中标文献资料及协议、协议、工程质量监督委托

书等。

第六条施工技术文献资料

（一）动T汇报，停T、复T汇报：

（二）施工组织设计、施工方案；

（三）图纸会审纪要；

（四）工程技术、质量、安全措施交底；

（五）工程定位放线、测量记录、验线记录；

（六）土壤试验记录、试桩记录、打桩记录、桩位复核记录、桩承载

试验记录、桩位竣工总平面图；

（七）地基验槽记录、地基处理记录、地基钎探记录；

（八）基础、主体中间验收记录，构件吊装记录;

（九）混凝土施工日志；

（十）技术复核记录；

（十一）隐蔽工程验收记录（包括安装工程）；

（十二）工程沉降观测、变形观测记录；

（十三）重要建筑安装材料、设备出厂合格证、试验汇报；

（十四）构件合格证；

（十五）砂浆、混凝土试块试验汇报；

（十六）水、暖、电气等设备工程检查、试验、运行调试记录;

（十七）工程变更设计联络单；

（十八）混凝土缺陷修补记录、补强记录；

（十九）工程质量事故及处理材料；

（二十）其他特种记录（沉井、沉箱等）;

（二十一）单位T程竣T.验收记录：

（二十二）单位工程质量综合评估表；

（二十三）分项、分部工程质量评估表；

（二十四）竣工汇报；

（二十五）交工验收材料；

（二十六）设计、勘察、施工、监理工程质量合格鉴定资料；

（二十七）施工技术总结，工程监理总结，工程试运行记录；

（二十八）工程竣工验收会议纪要、立案表；

（二十九）工程质量监督汇报;

（三十）工程质量保修书；

（三十一）工程决算、决算审计。

第七条竣工图文献

（一）建筑安装工程

1、各类建筑、构造专业图；

2、各类电气专业图；

3、电信专业图；

4、煤气专业图；

5、各类给、排水工程专业图；

6、供热、冷专业图；

7、有关消防、抗震、楼字智能、电梯、工艺等竣工图。

（二）地下管线工程

1、总平面图：

2、纵断面图、横断面图、结点详图；

3、构筑物构造图；

4、多种管线特性点图；

5、管网综合图。

第八条竣工测量文献资料

（一）综合性资料

1、竣工测量（地形、地下管线）技术资料；

2、竣工测量施测方案;

3、竣工测量技术总结及测量精度分析；，

4、竣工测量所用仪器的多种检测资料。

（二）控制资料

1、管线控制，加密控制点的观测手簿

2、光电测距记录；

3、水准观测手簿；

4、平面、立面求算值的计算书；

5、控制点分布略图、成果表。

（三）地形测量资料

1、地形及多种地下管线绘原图、印刷原图；

2、图根点及碎部座标的观测手簿及成果计算书。

第九条建设（施工）监理资料

（一）由施T单传提供的施T组织设计（施工方案）报审表：

（二）监理规划、监理细则；

（三）监理告知、不合格工程项目告知；

（四）工程延期、费用索赔审批表；

（五）工程部分暂停汇报；

（六）工程移交证书。

第十条声像资料。重要记录和反应工程动工、施工及竣工各阶段

中重大事件、重要环节日勺声像资料。如反应工程全貌的变化、方案论证、

领导视察、隐蔽、基础施工局部（全貌）、重大技术和工艺施工、安装等

有关照片、图像、录音材料及文字阐明。

第三章档案日勺搜集和归档

第十一条在项目建设过程中，综合管理部、前期管理部、项目工

程部应在

各自的职责范围内负责项目建设资料的形成、积累、整顿和保管工作。

及时将办理完毕或有关人员保留的文献资料搜集齐全，加以整顿，以保

证资料日勺完整

第十二条有关人员在搜集、整顿档案资料时，应按城建档案技术

原则严格把好质量关。

第十三条档案资料上所反应日勺图形尺寸、材质、规格等内容须图

物相符，做到字迹清晰、图面整洁、规格统一、反差良好、签字手续完

备。

第十四条凡由易褪色书写材料（如复写纸、热敏纸等）形成日勺文献

资料

应附复印件。

第十五条档案文献资料不得用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝

墨水、圆珠笔、铅笔）书写、绘制。

第十六条照片（含底片）和声像材料，规定图像清晰，声音清晰，

解说与画面同步，照片与声像材料的文字阐明精确精炼；电子档案（软

盘、光盘等）应

符合国家有关原则。

第十七条在整顿档案资料时，遇下列状况，应规定责任部门进行

重新制作：

（一）一张图纸上改动部分超过图面35%或改绘后致使图面混乱、模

糊、辨别不清口勺图（表）；

（二）使用破损、受过光照图面不清、纸张有明显油渍、水渍和有霉

变的图纸或资料；

（三）构造、工艺、平面位置（或局部）变化，无法在原图上通过修改

来反应EI勺；

（四）管线平面位置变动（长度超过总长的五分之一，线位平移超过

2m）,构造形式变化，断面尺寸变化，竖向位置变动等；

（五）未按施工图位置施工的管线工程。

第十八条所有竣工图应有竣T.国章°竣T图章尺寸为

70ramX50ram,内容有：编制单位名称、编制人、技术负责人和编制日

期。签字规定填写清晰、齐全，不得代签。

第十九条有关人员搜集的设计、勘察、施工、监理等单位的档案

资料须两套以上，原则以工程协议规定为准。

第四章档案日勺组卷和移交

第二十条组卷要遵照项目档案文献资料的自然形成规律和成套性

特点，保持卷内文献的有机联络，分类科学、组卷合理。，.

第二十一条项目技术文献资料要按单项工程或装置、阶段、构造、

专'也组卷；项目竣工图按建筑、构造、水电、暖通、消防、环境保护次

序组卷；项目管理性文献按问题、时间或根据性、基础性、竣工验收文

献组卷。

第二十二条施工技术文献资料要按管理、根据、施工安装记录、

检测试验、审定证明排列；竣工图按专业、图号排列；文字在前、图样

在后。文字装订、图纸不装订。

第一十三条案卷义字材料要用线绳三孔装订；图纸统一折叠成四

号图纸规格:297mmX210mmo

第二十四条案卷必须填写卷内目录、备考表和封面、脊背；编写

案卷页号，页号位置是文献资料正面右下角，双面书写文献资料背面为

左下角c

第二十五条项目档案资料统一采用卷盒。外表尺寸为

310mmX220mmo

厚度分别为20ram,30ram,40ram,50ram等四种。

第二十六条项目档案数量一般为两套。一套由企业留存；另一套

报送城建

档案馆。

第二十七条在项目完毕综合验收后6个月内，综合管理部应积极

与当地政府城建部门联络，办理项目档案移交手续。并配合城建档案馆

对移交档案资料H勺清点、审核、整顿、立卷，入库等工作。

第二十八条移交项目档案时应如实填写《移交书》，《移交书》等

有关文献资料均应归入企、也文书档案。

第五章附则

第二十九条本制度由综合管理部负责解释和修订。

第三十条本制度自印发之日起施行。

特种档案管理措施

第一章总则

第一条为保证绿城房地产集团有限企业（如下简称企业）特种档案

搜集、归档、保管的有序、完整与安全，更好地运用特种档案为企业管

理与发展服务，特制定本措施。

第二条本措施中的J特种档案，是指企业在经营管理活动中直接形

成H勺，具有保留价值H勺，一般以非纸质材料为信息载体的历史资料。

第三条本措施中的特种档案重要分为声像档案、电子档案、实物

档案三大类。

第四条综合管理部为企'也特种档案的归口管理部门。

第五条本措施合用于企业本部，控股项目企业、专业企业遵照执

行，参股

项目企业、专业企业参照执行。

第二章档案搜集

第六条特种档案的内容与范围

（一）声像档案

声像档案是指企业在经营活动中形成的，具有保留价值的以音响、

影像等方式记录，并辅以文字阐明日勺历史资料。包括照片、录音带、录

像带等，其中照片档案由底片、照片及文字阐明构成。

详细搜集范围：（1）反应企业的重要职能活动和工作成果；（2）企业

领导、各级党政领导和著名人物参与的与企业有关的重大活动；（3）企

业组织或参与的重要会议企业领导参与的外事活动等；（4）记录企业重

大事件和其他特殊现象；（5）反应企业各楼盘建设的状况；（6）其他经典

楼盘的调研资料；（7）企业广告宣传内容；（8）其他具有保留价值日勺声像

资料。

（二）电子档案

电子档案是指运用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质

上日勺档案，其存储介质重要有磁盘（硬盘、软盘）、磁带、光盘和U盘等。

电子档案一般规定纸质文献和电子文献双套归档。

详细搜集范围⑴企业行政管理与业务管理活动中形成H勺多种文本

文献（2）

运用计算机辅助设计等技术形成的具有查考运用价值日勺图形文献和模

型文献；（3）企业使用日勺多种数据文献；（4）设备运行所需要的操作系

统。

（三）实物档案

实物档案是指企业在经营活动中，形成的某些反应企业工作史实口勺

实物材料，如锦旗、奖杯、牌匾及其他具有历史和纪念意义或保留价值

W、J实物材料。

第七条综合管理部负责企业特种档案口勺搜集工作，企业其他职能

部应配合做好特种文献的整顿、搜集工作。

企业声像资料的形成重要由筹划部负责，包括多种范围内声像资料

时拍摄、

制作、整顿和提供工作。

第八条搜集时间

（一）综合管理部应随时查询、搜集特种文献。

（二）职能部门应在工作完毕后的一种月内将基础材料整顿成符合

搜集规定日勺特种资料，其中电子档案需一式二份（一份供存档，一份供

调阅），对应日勺文字资料应同步交综合管理部。

第九条搜集规定

（一）特种文献与有关日勺文字阐明要搜集齐全，及时归档。

照片档案H勺文字阐明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者

等；磁带（软盘）盒上应标明软件名称、文献数、编制部门、编制日期、

密级等；录音带盒上应标明发言人姓名、职务、重要内容、发言时间、

录制日期和密级等；录录象带盒上需标明摄制时间、摄制部门、规格、

制式、密级等；奖杯、牌匾等应写明背景状况。

（二）电子文献必须是可读文献，若有加密，应告知密码。

（三）所有准备归档的特种文献必须在有关的设备上演示检测，运转

正常才能归档。

（四）资料提供部门应同步提供文献目录清单。

（五）对重要声像资料、电子文献，应尽量采用存储空间小、稳定

性好，利于长期保留信息的特种载体形式，如光盘等。

（六）综合管理部确认归档资料符合规定后，应填写移交清单一式

两份，由双方经办人签字，一份由部门保留，一份由综合管理部保留并

作登记。

第三章档案整顿

第十条特种档案的整顿包括分类编号、组合排列和编目立档。

第十一条档案人员在将特种文献归档前，应首先填写《特种文

献目录清单》登记并验收合格后，在录音、录像带、磁盘、光盘以及

实物等形式的档案上贴上标签，按照年代一一问题分类，按内容编号

（同一内容分录几盘日勺应视为一种案卷，编同一案卷号，然后每盘再

依次编排序号），写明有关内容；最终将具有共同主题内容口勺特种文

献构成案卷，集中编放。

第十二条录音、录像等声像档案应有对应的文字阐明，重要项

目包括编号、收到日期、录制日期、内容、责任者、录制单位、录制

地点、放送时间、技术状况、数量、备注等。实物档案的标签上应写

明编号、实物名称、数量、特性、来源、获得者以及必要的阐明。

第十三条照片一般将一项内容整顿为一卷，内容相近的也可构

成一卷。照片的编号，应先编每卷的卷号，再编每卷的页号，再编卷

内照片的序号。照片的分类号、底片号、参见号应在文字阐明栏中写

清。

底片要先进行分类，再编号登入目录登记簿中。一张底片或一组

密不可分的底片为一种保管单位，编一种底片号C底片号按收到的先

后次序编号登记保管。底片目录登记簿包括如下项目：分类号、底片

号、简要内容、拍摄者、拍摄地点、拍摄时间、底片数量、技术状况、

底片来源、收到日期、备考。其中底片号是上述项目中最重要口勺一项,

编写在乳剂面的右上角，同步在保留的纸袋外面打上底片号。

第十四条电子文献按其形成规律和自身特点可划分为文本文献、

图像（纸）文献、数据文献和命令文献四部分。

文本文献应分门别类加以管理，可建立子目录系统加以分类；图

像（纸）文献、命令文献应根据成套性原则按项目加以整顿；数据文献根

据其有关性加以整顿。

第十五条特种档案根据波及企业商业秘密状况分为“秘密”、

机密，

绝密”三级。档案人员在编目立档时应标明密级，并妥善保

管好档案资料，严防外泄。

第四章档案保管

第十六条特种档案口勺保留应保证通风，防止高温潮湿，注意防

火、防尘、防污染。

第十七条照片档案出J保管形式区别于一般的纸质文书档案，应

采用规格统一KJ专用保留相册。大张照片档案可单独寄存，但需在卷

内目录W、J备注栏中注明“大张照片:底片应寄存在特制W、J底片袋内。

第十八条录音带、录像带、摄像带应立放在专用的磁带架上，

磁带库必须防止强日光照射，防止放在磁场附近。

第十九条归档出J两套电子档案应分别寄存，一套封存，一套提

供运用。

电子档案按保管单位次序号加以排列，每一盘、带都应贴上标有盘带

号、保管单位名称日勺标签，便于存取。磁带和光盘都应垂直寄存c磁

带寄存应防止使用铁皮柜。

第二十条电子档案应建立磁性载体档案检测、保养卡，定期记

录维护状况。

第二十一条实物档案作为特殊的载体，应有专门的陈列器具，

不一样的实物材料可采用不一样的排列与寄存措施。

第二十二条特种档案日勺销毁必须通过鉴定，报主管领导审批后,

由综合管理部负责登记、销毁。

第五章档案运用

第二十三条企业应建立特种档案借阅、运用制度，严格审批手

续。并根据档案的机密程度，确定运用范围。一般的特种档案借阅需

填写（（调阅档案审批单）），经综合管理部负责人同意后方可办理；密

级档案见《保密管理制度》。

第二十四条特种档案原版原则上不得借离档案室。如有特殊需

要，经综合管理部负责人同意后，方可限期外借。

运用率高日勺特种档案可将复制件外借。

外单位借用或复制特种档案，由档案室负责有偿办理。如在借用中导致损坏,

由借用单位负责赔偿。

第二十五条归档保留日勺特种档案，任何人不得私自抽出、清洗、

消磁和涂改。

第六章附则

第二十六条本措施由综合管理部负责解释和修订。

第二十七条本措施自印发之日起施行。

报刊资料管理规定

第一条为加强绿城房地产集团有限企业（如下简称企业）的报刊资

料管理

工作，本着“合理节省、有效运用”的原则，特制定本规定。

第二条报刊资料管理包括报刊资料的订阅、分发、运用、清理等

工作。

第三条综合管理部为企业报刊资料的归口管理部门。

第四条报刊资料的订阅

（一）各部门应根据工作需要适量订阅，在每年11月底前将需要订

阅的报刊资料名称报综合管理部。

（二）综合管理部将各部门需订阅的报刊资料名称汇总，提出初步意

见报总经理审批。

（三）根据总经理审批意见，综合管理部指定专人负责办理企业报刊

资料口勺订阅工作。

（四）企业报刊资料订阅清单须一式两份，一份留存综合管理部，

另一份反馈给各部门。

第五条报刊资料的分发

企业订阅口勺报刊资料由综合管理部指定专人负责统一分发。分发

人员应认真检查每日报刊资料分送状况，防止错送漏发。

第六条报刊资料的整顿

企业的所有报刊资料应及时上架，装订整洁。装订夹上报纸不多于

10天不少于5天，杂志保持2期。企业销售部寄存H勺报刊资料应不少于

30天，杂志保持3期。阅览室应根据需要确定。过期口勺报刊应根据运用

状况进行整顿并区别摆放，专业性期刊应寄存整洁。

第七条报刊资料的保管与运用

报刊资料是企业理解市场信息口勺重要途径之一，各部门应对企业

经营管理有参照价值的报刊资料妥善归类并加以运用，对于有保留价值

的报刊资料应及时剪辑整顿成册（详见《信息管理制度》）。

第八条报刊资料的借阅

借阅报刊资料应经管理人员同意，并及时偿还。管理人员对借出的

报刊资料应及时催要，防I匕期刊数量不全，信息查找困难c

第九条报刊资料口勺清理

非专业性报刊资料应及时清理，专业性报刊资料可一种月进行一次

清理。专业性报刊资料中有长期保留价值的应另行寄存。

第十条本规定合用于企业本部，控股项目企业、专业企业遵照执

行，参股项目企业、专业企业参照执行。

第十一条本规定由综合管理部负责解释和修订。

第十二条本规定自印发之日起施行。

规章制度制定程序管理规定

第一章总则

第一条为使绿城房地产集团有限企业（如下简称企业）各项规章

制度的制定有据可依，根据国家法律、法规和企业实际，特制定本规定。

第二条本规定中日勺规章制度，是指由企业制定日勺、在企业内普遍

合用区I、具有约束力和强制力日勺规范性文献。

第三条综合管理部负责组织起草并审核企业各类规章制度草案，

负责组织修订各类规章制度；各职能部门负责与本部门职能有关口勺管理

制度草案日勺起草。

第四条制定企业规章制度必须以国家有关法律、法规为根据，并

结合企业实际，不得与国家法律、法规和企业《章程》相抵触。

第五条我司合用于企业本部，控股项目企业、专业企业遵照执行,

参股项目企业、专业企业参照执行。

第二章制度计划的编制

第六条企业制