谈会计档案的利用原则与途径

谈会计档案的利用原则与途径

会计工作的基本任务之一，就是通过记账、算账、报账等会计业务活

动，为机关、企业、事业单位，提供真实可靠的信息，据以进行管理

和监督。因此，会计档案具有重要的作用。

一、会计档案的含义及类型

会计档案是指各机关、企业、事业单位或其他经济组织在经济管理活

动中产生的会计凭证、会计账簿和会计报表等，具有保存价值并作为

历史记录保存起来的会计核算专业材料。它是记录和反映经济业务活

动的重要资料，是进行会计监督、分析、决策的依据，是国家全部档

案中不可缺少的重要组成部分。会计档案的类型主要有，会计凭证、

会计账簿和会计报表三种。首先，会计凭证是记录经济业务、明确经

济责任的书面证明。按其用途和填制程序，可分为原始凭证和记帐凭

证两种。其次，会议帐簿是以会计凭证为依据，全面地、科学地记录

和反映各项经济活动过程和结果的簿籍。设置和登记会计账簿是取得

系统的会计核算专业材料的必要手段，是编制会计报表的主要依据。

最后，会计报表是根据会计账簿记录编制的一种表格式的书面报告。

它是用统一的货币计量单位，总括地反映各机关、企业、事业等单位，

在一定时期内的经济活动和财务收支情况的报告，是会计工作的最后

成果。

二、会计档案提供利用的原则

根据财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》（以下简称《办

法》）第7条规定：〃各单位保存的会计档案应为本单位积极提供利

用，向外单位提供利用时，档案原件原则上不得借出，如有特殊需要，

须报经上级主管单位批准，但不得拆散原卷册，并应限期归还。〃根

据这一原则，各单位在提供利用会计档案E寸，应注意以下问题：建立

健全借阅制度；严格借阅手续；确保档案的完整和安全；公安、检察、

司法、纪检、监察、审计一、工商等部门，需要会计档案作为凭证时,

档案部门应制发档案证明。制发档案证明是一项政治性和政策性都很

强的工作，对申请书的审查和档案证明的编写，都必须严肃认真地对

待。申请书须写明申请发给档案证明的目的，所要证明的事项及其发

生的时间、地点等情况，档案证明要根据会计档案的原始数据进行复

制或抄录，并应注明材料的出处和根据，不能超出申请证明的问题而

列入其他材料。在档案证明中，还应写明申请者和制发者的名称、日

期，并加盖公章。

三、会计档案提供利用的途径

1.为会计检查工作提供系统、真实的材料。会计检查是以会计档案为

主要依据，检查各单位的经济活动和财务收支情况，以便查明事实，

分清责任的工作。一是，检查会计凭证、会计账簿和会计报告中所记

录和反映的经济业务，是否合法、合理，有无铺张浪费和使用资金及

财产、物资等方面的违法行为。二是，检查会计凭证、会计账簿和会

计报告中所记录和反映的经济业务是否真实，有无同实际情况不相符

合，有无弄虚作假现象。

2.为会计人员提供系统、准确的材料。一切机关、团体、企业、事业

单位，都需要利用会计档案资料开展会计分析工作。作为一个企业来

说，会计分析主要是分析财务、成本计划执行的过程和结果。它涉及

整个企业的经济活动情况，尤其要联系到企业生产、商品流通计划的

完成情况。因此，会计分析只有通过对会计档案所提供的各种数据的

核算和整理，才能抓住关键问题，查明原因并作出评价。

3.为日常查考及时提供所需的材料。会计档案记录反映着国家机关、

团体、企业、事业单位各项工作的一个侧面，在日常工作中需要经常

查找利用。查找利用的目的，不仅在于核对某些数据，弄清某些收支

的具体情况，而且还在于通过某些数据的核对和分析，找出经济活动

的规律。

4.为审计监督提供可靠的依据。审计是由国家的法定机构以被审计单

位经济活动的实际情况为依据，以国家法律、政策法规为准绳，按照

规定的职能和任务，对被审计单位的会计凭证、会计账簿、会计报告

中所反映的经济活动过程和结果，运用科学的方法进行独立、公正的

审核和稽查，以确定其合法性和有效性，借以评价被审计单位的财务

收支工作质量，指出其中的错误，揭发其弊端，并出具审计报告或证

明，以达到维护国家法令和财经纪律，保护社会主义财产和提高经济

效益的目的。

会计档案如何整理？

第一是定规则第二是分类，第三是编号。当然也要考虑单位规模、

档案多少等因素，确定会计档案管理的规则。综合会计档案的专业属性

和管理实践，8步既可规范管理好会计档案。

给会计档案分类及编码。

Q）会计档案一般分为：会计凭证、会计帐簿、财务报告、其它。（2）

会计档案编码示例：①会计凭证J1

②会计帐簿J2③财务报告J3④其它J4

给会计档案分年度。分类后按年度分档案。

确定会计档案保管期限。根据会计档案管理的专业要求，确定会计

档案的保管期限。如附图。①会计凭证J1②会计帐簿J2③财务报告J3

④其它J4

排列会计档案案卷。在一个类别的会计档案内，按年度、保管期限

将档案顺序排列。

填写会计档案内容。（1）全宗号：档案馆指定的归档单位编号。这个

看情况，许多单位不需要这个。（2）目录号：目录的编号。（3）案卷号：

案卷的顺序号，案卷内，不能重复。

制作会计档案目录。

目录应包含：序号、类别、档案标题、起止时间、保管期限、卷内

页数、备注。

打印会计档案目录。

将目录