社保档案数字化管理办法

社保档案数字化管理办法1总则1.1目的依据为规范社会保险业务档案数字化管理，保障社保档案信息安全完整，提升档案服务利用效率，推进社保公共服务数字化转型，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国个人信息保护法》《社会保险业务档案管理规定（试行）》《档案数字化规范》等法律法规及行业标准，结合社会保险管理工作实际，制定本办法。1.2适用范围本办法适用于各级社会保险经办机构（以下简称“社保经办机构”）开展的职工养老保险、城乡居民养老保险、医疗保险、工伤保险、失业保险、生育保险各类社保业务实体档案数字化加工，以及数字化档案的存储、利用、安全管理等工作；社保经办机构委托第三方服务机构开展数字化加工的，全流程管控适用本办法。1.3基本原则1.3.1统一规范原则：统一本地区社保档案数字化技术标准、统一管理流程、统一数据格式，实现社保档案数据跨区域、跨业务互联互通，对接全国社会保险公共服务平台，满足“跨省通办”“一网通办”要求。1.3.2安全可控原则：严格落实网络安全、数据安全、个人信息保护相关要求，分级分类管控档案信息，全流程留痕追溯，防止信息泄露、篡改、丢失。1.3.3利用优先原则：以业务办理、公共服务、审计监管需求为导向，优先数字化利用率高、生成时间久、易氧化损坏的实体档案，重点推进近20年参保档案、待遇核发档案数字化，提升服务效能。1.3.4一致性原则：数字化档案内容必须与实体档案完全一致，确保数字档案合法有效，可作为业务办理、司法裁决的法定凭证。2组织架构与人员管理2.1层级职责划分2.1.1省级社保经办机构：负责制定本地区社保档案数字化实施细则和技术标准，统筹推进全省社保档案数字化工作，组织开展质量抽检、业务培训和绩效考核，建设省级集中统一的社保数字档案管理系统，统筹全量数据存储管理，按要求向国家社保平台汇交标准数据。2.1.2市级社保经办机构：负责组织实施本地区社保档案数字化工作，指导县级经办机构开展实体档案前期整理，分配数字化加工任务，组织开展数字化成果二级核验，管理本地区数字化档案调用需求，按要求向上级汇交标准数据。2.1.3县级社保经办机构及基层经办网点：负责辖区内存量实体档案的归集、分类、前期整理和初检，配合开展数字化加工，负责日常数字化档案的查询利用审批，做好数字化完成后实体档案的重新装订入库保管。2.2人员资质管理2.2.1社保档案数字化管理工作人员应当经专业培训，熟悉社保业务分类标准、档案管理规范和数字化技术要求，考核合格后方可上岗。2.2.2接触涉密社保档案（涉及国家安全人员参保信息、纪检监察移送案件档案、重大敏感事项档案等）的工作人员，应当符合保密管理要求，签订终身保密承诺书，严格控制知悉范围。2.2.3委托第三方机构开展数字化加工的，第三方机构应当具备省级以上档案主管部门认定的档案服务资质，近3年无不良信用记录、无信息泄露违法违规记录，所有进场加工人员应当提供无犯罪记录证明，签订保密协议，明确泄密法律责任，社保经办机构应当对第三方人员出入加工场所进行实名登记管控，禁止私人移动存储设备、拍摄设备带入加工区域。3数字化前期准备3.1实体档案预整理与出库管理数字化加工前，应当按社保业务分类标准对实体档案进行预整理，社保业务档案分为参保征缴类、待遇核发类、转移接续类、稽核监管类、其他类5大类，每大类下设16项二级分类、47项三级分类，严格按分类编号整理，做到“一件一档”，避免错放、混装。档案出库应当建立双人签字的出库登记台账，完整记录档案编号、业务类别、数量、出库日期、经办人、复核人信息，数字化完成后5个工作日内完成实体档案归还入库，做到“出库有登记、入库有核验”，全程可追溯，防止实体档案丢失。3.2软硬件配置标准3.2.1扫描设备：应当符合国家档案数字化设备标准，扫描A4幅面档案分辨率支持不低于300dpi，支持彩色、灰度、黑白三种扫描模式，最大扫描幅面不小于A3，针对大幅待遇核算图纸、老照片档案配备专用大幅面扫描设备，涉密档案加工全部使用符合保密要求的国产自主可控设备，禁止使用境外品牌设备加工涉密档案。3.2.2存储设备：按测算标准，单页A4档案300dpi分辨率TIFF存储格式平均大小约2.5MB，压缩后JPEG格式约1.5MB，每100万页档案实际需要可用存储容量约1.5TB，考虑三倍冗余备份需求，实际配置存储容量应当不低于4.5TB/百万页；在线存储采用可用性不低于99.99%的企业级磁盘阵列，近线存储采用光纤存储区域网络，离线备份采用一次写蓝光光盘或加密企业级硬盘，所有存储设备预留不少于30%的冗余空间，满足未来5年数据增长需求。3.2.3软件系统：社保数字档案管理系统应当具备档案采集、著录、检索、调阅、输出、备份、销毁全流程管理功能，支持OCR文字识别，识别准确率不低于95%，支持生成可检索PDF文件，支持与社保核心业务系统、政务服务平台对接，实现业务办理中一键调阅数字档案，系统应当通过网络安全等级保护三级测评，支持国产密码算法应用，满足数据完整性校验要求。4数字化加工流程与质量标准4.1实体档案预处理4.1.1拆卷修复：拆除实体档案的金属装订物（订书钉、回形针、装订夹等），防止损坏扫描设备，拆卷过程中避免撕破档案，对已经破损、褶皱的档案进行压平修裱处理，对字迹洇褪、模糊的档案进行脱色加固处理，确保扫描后图像清晰可辨。4.1.2排序补全：按实体档案原有顺序重新编排页码，发现缺页、错页、附件缺失的，应当登记造册反馈给对应业务部门补全，无法补全的，应当在档案著录信息中明确注明缺页位置、内容和原因，不得擅自隐瞒缺页情况。4.1.3格式调整：幅面小于A4的档案应当平整粘贴在A4白色衬纸上，幅面大于A4的档案按A4幅面大小折叠，折叠后保持档案内容完整可见，不遮挡字迹、印章和签名。4.2扫描与图像处理4.2.1参数设置：普通纸质档案扫描分辨率设置为300dpi，字迹偏小、清晰度低的老档案调整为400dpi，照片、图纸档案扫描分辨率不低于600dpi；长期存储格式采用非压缩TIFF格式，对外利用采用JPEG或PDF格式，JPEG压缩品质系数不低于85，兼顾存储容量和图像清晰度。4.2.2扫描模式选择：普通黑白字迹档案采用黑白扫描，带有彩色公章、红头、照片的档案采用彩色扫描，年代久远、字迹发灰褪色的档案采用灰度扫描。4.2.3图像处理标准：扫描后图像倾斜角度不超过1度，确保页面横平竖直；去除图像上多余的黑边、污渍、装订孔痕迹，不得去除原始档案上的任何原始内容，包括手写字迹、印章、批注；调整图像对比度，确保字迹清晰；核对图像页码顺序，错扫、漏扫的立即补扫，保证图像顺序与实体档案完全一致。4.3数据著录与业务关联4.3.1著录标准：按“一件一档”原则著录核心元数据，每件档案必须著录的信息包括：档案编号、业务一级类别、二级类别、单位编号、个人社会保障号码、姓名、业务办理单号、档案生成日期、实体档案存放库房编号、架位编号、档案总页数、著录人、著录日期，核心元数据准确率必须达到100%。4.3.2业务关联：著录完成后，必须通过社会保障号码、业务办理单号与社保核心业务系统中的个人参保信息、业务经办信息绑定关联，实现“一人一号、一号查档”，确保办理社保业务时可直接调阅对应数字档案，落实“减证便民”要求，无需群众重复提交纸质材料。4.4原生电子档案管理业务经办过程中全程电子化生成、带有合法电子签名的社保业务档案，属于原生电子档案，无需打印纸质归档，直接纳入数字档案管理系统存储保管，原生电子档案应当完整保留元数据信息，包括电子签名证书信息、业务经办全流程操作日志、文件哈希值、生成机构信息，保证原生电子档案的真实性、完整性、不可篡改性，符合《中华人民共和国电子签名法》要求，与扫描数字化档案具有同等法定效力。4.5三级质量核验数字化加工实行三级核验制度，不合格成果不得入库：4.5.1加工班组自检：加工完成1件，自检1件，重点检查图像清晰度、页码顺序、著录信息准确性，自检不合格的退回重新加工，自检合格率必须达到100%，自检记录签字留存归档。4.5.2加工机构质检：第三方加工机构或内部加工部门安排专职质检人员，按不低于10%的比例抽验，对图像质量、著录信息、业务关联结果全项检查，整批不合格率超过1%的，整批退回重新加工，质检记录签字留存。4.5.3社保经办机构终检：社保经办机构档案管理部门按不低于5%的比例抽验，重点核验数字档案内容与实体档案的一致性、著录信息与业务系统信息的一致性，终检合格率必须达到99.9%以上，终检合格后方可办理入库手续，不合格的整批退回加工单位返工。4.6数据挂接入库：核验合格的数字化档案，批量导入社保数字档案管理系统完成数据挂接，更新实体档案管理信息，在实体档案封面标注“已数字化”及数字档案存储地址，完成数字化全流程。5数字化档案存储与备份管理5.1分级存储管理5.1.1在线存储：存放近10年生成、日常利用率高的数字化档案，支持实时调阅，单次调阅响应时间不超过2秒，满足日常业务办理需求。5.1.2近线存储：存放10年以上、30年保存期以内、利用率较低的数字化档案，调阅响应时间不超过10秒，每5年进行一次数据迁移校验，保证数据可正常访问。5.1.3离线存储：存放保存期限为永久的数字化档案，以及全量数据备份，离线存储介质应当做好防潮防磁封装，标注档案编号、生成日期、介质编号，存放在符合防火、防盗、防磁、防潮、防尘要求的专用档案库房，库房温度控制在17-20℃，相对湿度控制在35%-45%，每3年抽样检查一次介质完整性，每10年转存一次，防止介质老化损坏导致数据丢失。5.2多副本异地备份制度数字化档案应当保存3份不同介质的完整副本，分别为在线运行副本、本地近线备份副本、异地离线备份副本；异地备份应当存储在距离本地主城区不低于50公里的同级国家综合档案馆或符合安全标准的异地备份中心，避免因地震、洪水等区域性自然灾害导致全量数据丢失。5.3数据完整性维护档案管理部门应当每月对所有存储设备进行一次健康监测，检查存储容量、坏道、介质损坏情况，每季度采用MD5哈希算法对全量数据进行完整性校验，生成校验报告存档，发现数据损坏、丢失的，3个工作日内从备份介质恢复数据，确保全量数据完整可用。6安全管理6.1权限分级管控社保数字档案管理系统建立权限分离的分级授权制度：系统管理员仅负责系统维护和权限分配，不得直接查询、下载档案内容；档案管理员负责数字档案的入库、出库、维护，经审批后方可调阅档案；业务经办人员仅可调阅对应经办权限范围内的档案，不得越权查询；参保人员本人经身份核验后仅可查询本人的档案信息，严格落实个人信息保护要求。6.2网络安全管理社保数字档案管理系统应当部署在政务内网，与互联网物理隔离，确需向互联网开放个人查询服务的，应当通过政务服务平台进行实人身份认证，采用零信任访问架构，仅开放查询权限，禁止下载、导出完整原始档案数据，所有查询、调阅、下载操作全程留痕，日志保存期限不少于10年；系统每年开展一次网络安全等级保护测评，发现安全漏洞及时整改，符合国家网络安全要求。6.3信息保密管理禁止任何单位和个人擅自复制、泄露、出售社保档案个人信息，禁止将数字化档案数据存储在私人设备、公共云存储平台；第三方加工过程中产生的所有中间数据，加工完成后应当全部删除，社保经办机构应当对第三方所有存储设备进行格式化检查，确认无数据留存后方可允许第三方人员离场；涉密社保档案数字化加工必须在社保经办机构内部符合保密要求的场所开展，禁止委托第三方加工。6.4应急管理各级社保经办机构应当制定社保数字档案数据安全应急预案，每年开展一次应急演练，发生数据泄露、丢失、系统攻击事件的，立即启动应急预案，采取断网、限流等止损措施，24小时内向上级社保经办机构和保密部门报告，排查风险原因，追究相关人员责任。7数字化档案利用与实体档案管理7.1利用审批流程7.1.1内部业务利用：社保经办机构办理业务、稽核审计、统计分析需要调阅数字档案的，凭本人系统权限直接调阅，系统自动记录调阅日志，无需额外审批。7.1.2外部单位利用：公安、纪检监察、司法机关等单位因办案需要查询社保档案的，应当出具单位正式介绍信、查询人工作证件，经社保经办机构档案管理部门负责人审批后，方可提供对应内容查询，查询记录留存10年以上。7.1.3个人查询：参保人员查询本人社保档案的，线下经身份核验、线上经人脸识别认证后，可免费查询本人档案信息，符合条件的可直接打印合法有效的档案证明，支持异地查询。7.2效力认定核验合格的数字化档案与实体档案具有同等法定效力，各级社保经办机构、司法机关应当认可其法律效力，日常业务办理应当优先使用数字档案，减少实体档案调阅，延长实体档案保存寿命。7.3实体档案保管数字化完成后的实体档案，应当按照原归档要求重新装订，放回原存放位置保管，保存期限未满的实体档案不得擅自销毁，保存期限届满的实体档案，按照国家档案销毁程序，经鉴定确认无保存价值后，方可按程序销毁，数字化档案永久留存。8质量考核与监督管理8.1考核指标各级社保经办机构将社保档案数字化工作纳入年度绩效考核，核心考核指标为：2025年底前存量纸质社保档案数字化完成率达到100%，年度完成率不低于年度计划的95%；数字化档案终检合格率不低于99.9%，核心元数据准