福建林业职业技术学院工作汇报

福建林业职业技术学院宣传人员培训2015年4月12主讲人：陈政公文格式与处理内容提纲

公文格式

一二七公文种类

公文版面及装订要求

特殊公文格式

四六五三

行文规则

发文流程

学院OA系统公文管理操作注意事项

理论依据1.中共中央办公厅国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办发〔2012〕14号）2.党政机关公文格式（国家标准）3.福建省人民政府办公厅关于印发《福建省人民政府公文格式细则》的通知（闽政办〔2012〕131号）4.福建省党的机关文件印制规范（2012年7月）一、公文种类公文种类新的《党政机关公文处理工作条例》把党政机关公文种类概括为15种：即决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等。其中党政机关通用的文种有10个：决定、公报、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。党委机关专用的有1个：决议；行政机关专用的有4个：命令（令）、公告、通告、议案。公文种类与旧的文种现比：行政机关在原来的基础上，现在增加“决议、公报”文种，会议纪要改成了“纪要”。党委机关原来使用的“指示”、“条例”、“规定”等3个文种都不再使用。这些都是法定文种，可以独立行文，且可采用国家标准的公文格式。公文种类我们学院常用的文种主要有8种：决定：主要是表彰或者处分决定；意见：对重要问题提出见解和处理办法，主要包括实施意见、反

馈意见、处理意见等通知：主要是发布、传达要求各部门执行和周知的事项，批转、转发、印发公文等；通报：表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况；报告：向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问；请示：向上级机关请求指示、批准；函：不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项；纪要：记载会议主要情况和议定事项。公文种类公文种类缺少文种××公文种类错用文种×二、公文格式公文格式要素公文格式是公文的各个组成部分在页面上的具体表现形式，即公文的外观形式。它是公文的权威性和严肃性在形式上的体现，对公文内容起着重要的保证作用。一件公文，不仅要观点正确，内容真实，条理清楚，文字精练，而且要格式规范，结构合理，页面整洁，标识齐全。公文格式是公文的门面，直接反映了制发机关和单位的工作作风和工作质量。公文格式要素版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。公文格式要素公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。从格式要素上看，增加了“份号”、“发文机关署名”、“页码”，减少了“主题词”。（一）版头1.份号、密级和保密期限、紧急程度。位于公文的左上角，我们学院基本没用。2.发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，党委机关也可以使用发文机关全称或者规范化简称，不加“文件”二字。如福建林业职业技术学院文件、中共福建林业职业技术学院委员会文件或中共福建林业职业技术学院委员会等。发文机关标志联合行文时，可以并用联合发文机关名称，一般主办机关排列在前；也可以单独用主办机关名称。如需同时标注联署发文机关名称，“文件”二字应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。3.发文字号文号由发文机关代字、年份和序号组成，编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应当标全称，用六角括号“〔〕”括入，不能用“（）”或“〈〉”、“[]”括号；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。文号用仿宋3号字体。正确编号：“闽林院〔2015〕8号”、“闽林院函〔2015〕8号”等。错误编号：闽林院（2015）8号、闽林院[2015]8号、闽林院〔2015〕08号、闽林院〔2015〕第8号。4.签发人上行文的发文字号居左空一字编排，并在发文字号右侧标注签发人，居右空一字编排。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人后面标注姓名，用3号楷体字。如“签发人：郑郁善”，“签发人”是3号仿宋体字，“郑郁善”是3号楷体字。签发人签发人一般只能为单位主要领导。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。（二）主体5.标题。公文标题由发文机关名称、事由和文种组成。比如《福建林业职业技术学院关于请求增加2013年招生计划的请示》。常见错误有：（１）不分条件省略发文机关名称。一些内容重要的决定、报告、请示、通知等文种，不可省略机关名称。（２）事由概括不清，题意不鲜明，有的省略不当，产生歧义。（３）自造文种，用“安排”、“规划”、“情况”、“汇报”等非规范文件名称直接当做法定规范性文件的文种。（４）书名号使用不当。标题中除了法规、规章名称要加书名号之外，一般不用其他标点符号。所以学院印发工作计划、总结、实施方案，都是不应该加书名号的。标题标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；4个及以上机关联合行文时，标题中发文机关名称可以简略；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。标题排列应当使用梯形或菱形；不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。标题一般不超过50个字，不超过三行。我们学院很多电脑没有小标宋体字，排版的时候标题都用宋体字代替，其实是不规范的。建议最好能够下载安装小标宋体字标题正确的排列方式1.梯形2.菱形√√√长方形：标题错误的排列方式×沙漏形：×有问题的标题转发的文件不能多层次，只能留一个转发、一个通知、一个关于。比如2012年前发的一个文件，现在看起来有些问题：可以修改为：错误之处：1.整个标题68个字，超过50个字；2.有两个关于、两个通知，重复；3.书名号使用不当。转发文件发文机关可以省略或者√×6.主送机关指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。一般在公文正文之首，即抬头称谓。主送机关名称位于左上方，与正文标题空一行，顶格排印，用3号仿宋字。有多个主送机关的，各机关名称之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后面标注全角冒号。学院现在发给部门的文件，主送机关统一为：院各处室系部馆科中心、工会、团委。如果只发给系，主送机关就是：各系。如果发给部分职能部门和系，主送机关就是：各有关部门或者各有关处室系。按照格式规定，在文首不写抬头称谓的公文，如命令、决定等等，主送单位要放在文尾。“主送”放在文尾时，习惯上使用“发送”或“发”。公文的主送机关不能写领导个人，如不能写：尊敬的黄红武厅长、亲爱的李克强总理等主送机关7.正文正文是公文的主体，用来表述公文的内容。公文正文用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”、“（一）”、“1.”、“(1)”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。一般说来，单独的小标题，句尾都没有标点。如果小标题后面连着一段话，小标题后面都必须要有标点符号。正文结构层次举例正文如果转发或者印发文件类的通知，通知正文（含主送机关、发文机关、署名、成文日期）用楷体字，转发或印发的文件另起一页，正文用仿宋体字。2012年之前的文件格式转发或者印发的文件属于正文最重要的内容，不能作为附件。比如2012年以前发的文件，印发学院的工作计划、工作总结，把计划总结作为附件，在新的国标体系下就不对了。因为这个文件的主要内容就是计划总结，它是重要的正文内空，而不是附件内容。2012年之后的文件格式正文8.附件说明如有附件，应当有附件说明。即在正文下空一行左空二字用3号仿宋体字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：１．×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。9.发文机关署名2012年前落款不用署名，只直接落汉字日期盖章。新的国标要求要用发文机关全称或规范化简称署名，字体用3号仿宋体，位于正文右下方。（1）加盖印章的公文。单一机关行文时，一般在成文日期之上，以成文日期为准居中编排。联合行文时一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐地排列在相应的位置。一般左右并排，最多排3个发文机关名称。如果排不下，再另起行排列。

（2）不加盖印章的公文。单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字。如成文日期长于发文机署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文面关署名右空字数。

联合行文时，就先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排，名称上下并排，等距撑开，长度相当。。印章，

10.成文日期（1）成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。（2）加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排。（3）不加盖印章的公文，首字比发文机关署名首字右移二字。（4）成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应当标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。如落款日期只能是“2015年4月2日”形式，不能写成“2015年04月02日”形式。（5）新的公文处理条例实施后，无论的党的文件，还是行政文件，落款日期不再用汉字表示。如不用“二O一五年四月二日”表示了。落款日期首字比发文机关首字后移两个字，如长于发文机关，居右排时后空两个字。成文日期2012年7月1日之前的成文日期格式2012年7月1日以后的成文日期格式学院发文署名和日期的排法加盖印章：日期右空四字，学院名称以日期为准，居中编排。学院名称与正文下空3行左右。学院发文基本都要盖章，按这种方式去排。学院发文署名和日期的排法不加盖印章：学院名称与正文下空一行，右空二字，日期比学院名称首字右移二字。11.印章公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，应当采取调整行距、字距的措施解决，务使印章和正文同处一面，不得采取标注“此页无正文”的方式解决。印章联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。12.附注公文如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。如上行文“请示”或者“报告”应该留下联系人、联系电话。还有的文件会注明“此件发到县团级”等等。

13.附件附件：指公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，序号后不再加标点符号（如“附件1”）。附件标题与“附件”之间空两行，即附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。（三）版记版记包括分隔线、抄送机关、印发机关、印发日期、页码等。14.分隔线。现在已经取消主题词，但是仍然保留分隔线，不能把原来主题词下面的线去掉。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，中间的分隔线用细线。分隔线不能用下划线。15.抄送机关指主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、平级或无隶属关系的机关。抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。16.印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上。学院行政文件印发机关统称“福建林业职业技术学院院长办公室”，印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应当标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。印发机关左空一字，印发日期右空一字。版记应当编排在公文最后一面。如果附件是公文，该公文后面也有版记，应当隐去被转载公文的原版记。正式公文应当标识自己的版记。17.页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。原来公文首页不编页码，现在要求首页要编页码。三、特殊公文格式一、函的格式我们学院发文机关代字为“闽林院函”的公文。发文机关标志下为一条红色双线（上粗下细），下页边

印一条红色双线（上细下粗）。如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。我们一般没有这个。函的格式发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下。标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。首页不显示页码。版记不加印发机关和印发日期、分隔线。若需抄送的，抄送和抄送单位位于公文最后一面版心内最下方。（二）纪要学院行政的会议纪要目前有两种：一种是“福建林业职业技术学院专题会议纪要”、一种是“福建林业职业技术学院院长办公会议纪要”。发文字号由年份和序号组成，放在分隔线之上居中（如〔2015〕2号，前面没有闽林院）。专题会议纪要一般要有反映会议内容的标题，置于分隔线之下、正文之上。纪要标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人、姓名，必要时标注单位，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。院长办公会纪要格式专题会议纪要格式纪要纪要不加盖印章。纪要不分主送机关、抄送机关，只设“分送”，分送标注方法同抄送机关。四、公文版面及装订要求（一）公文用纸公文用纸一律采用国际标准型的A4纸。党委机关文件的文头纸名称之后可以不用“文件”二字。通知、报告、决定、意见、通报统一用右侧的文件纸。公文用纸请示的公文纸函的公文纸纪要的公文纸公文用纸不需编文号的红头便笺纸各部门用的发文纸（二）排版要求1.字体和字号如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。2.行数和字数一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。3.文字的颜色如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。排版要求4.印制要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。双面印刷（包括公文纸也要正反两面都印）。5.装订要求公文应当左侧装订，不能钉在头上。采用骑马订或平订，订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm—5mm。五、行文规则行文规则（一）行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。比如，我们不能直接向教育部发文。必须要通过省教育厅。√×行文规则（二）向上级机关行文，应当遵循以下规则：1.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。2.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。√3.除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。××行文规则（三）向下级机关行文，应当遵循以下规则：1.主送受理机关，根据需要抄送相关机关。比如学院主送院各处室系部馆科中心、工会、团委，有时会写抄送院领导。2.党委、政府的办公厅（室）根据授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文。如省教育厅办公室、省教工委办公室可以向下级发文。3.党委、政府的职能部门在各自职权范围内可以向下级相关部门行文。如省教育厅职成处可以向学校下文。4.部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。六、发文流程发文流程公文发文流程包括公文的起草、审核、会稿、签发等程序。具体如下：首先是部门拟稿，填写签发单（在签发单上填写拟稿单位和拟稿人、主送部门、抄送部门、打印份数、文章标题、誊写部分内容），然后交部门负责人审核。发文流程各单位各部门领导要对本单位、本部门发文和会稿文件认真审核，对发文内容、格式体例、办文程序等进行严格把关，不把问题公文流出本单位、本部门。部门领导审核签字后，交给院办领导审修。院办领导会对文章的格式、内容进行审查修改，并签注由哪些领导会稿，由哪位领导签发。拟稿部门按照院办批注的意见，请领导会稿、签发（签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意）。发文流程一般的文件分管领导签发就可以了，重要的文件，如学生退学、表彰决定、向上级发的请示，需要主要领导签发。领导签发后，然后找院办文员（张建芳）登记文号。登记好文号后，就可以将修改后文件进行印制和分发了。七、OA系统公文管理操作注意事项OA系统公文管理学院OA办公自动化系统从2014年10月20日开始试运行，到现在为止已经试运行6个月了。虽然OA系统已经投入使用半年，但是很多部门负责人、OA秘书仍然对OA操作使用程序不太熟悉，经常走错流程，导致文件流转不下去。（一）OA登陆学院OA系统网址：，账户为每个教职工的入校年月。初始密码均为1。登陆后，可以通过“个人办公-我的办公-密码修改”修改自己的密码。学院OA系统仅限校园网内部使用，不可通过互联网访问。校外访问要通过VPN登录后才能使用。（由于受学院服务器内存的限制，目前只有院领导、部门负责人、两办文秘人员可以在校外通过VPN登陆OA系统）（二）OA首页介绍OA栏目包括：个人办公、公文管理、综合办公、公共信息等4个部分。待办事宜是指自己还未办理的文件（一定要及时办理）。待阅事宜是指自己还没有看阅的文件。（二）OA首页介绍OA首页的右侧包括通知公告、学院文件、快速导航、相关下载等栏目。通过“通知公告”、“学院文件”可以关注学院近期发的一些通知和发布的一些文件。公文管理包括发文管理、收文管理。发文管理包括发文拟稿、在办发文、办结发文、所有发文。由于很多人搞不清楚发文拟稿的流程，导致发文经常会出现很多的问题。（三）OA公文管理在发文拟稿前首先要下载安装发文插件。OA发文管理发文管理分为“学院发文”（落款为学院）和“部门发文”（落款为部门）两个部分。所谓学院发文，就是由你部门拟稿需要学院编文号、盖印的文件。因此，在文件类别的选择上一定要选“行政文件”，不能选择部门文件，否则就变成部门发文了。所谓的部门发文，就是你部门拟稿只编你部门的文号、盖你部门的公章，在部门内部之间流转的文件。√×在发文拟稿上传文件内容的时候，一定要通过打开“起草正文”把文件的内容（从标题到版记）粘贴进去，只有这样部门领导、院办人员、院领导才能修改。OA发文管理可以修改如果你通过“附件-上传”，传上去的内容就相当于是图片，别人是没法修改的。只有转发一些文件不需要修改的时候可以通过附件上传。OA发文管理不能修改在进行下一步之前，一定要把发文稿纸中的内容填写清楚，如“文种”、“文件类别”、“拟稿日期”、“份数”、“主送”、“抄送”。OA发文管理OA秘书下一步一定要选择自己的部门领导，请部门领导先审核修改，再由部门领导返还给OA秘书。OA秘书转给部门领导修改部门领导修改后转给OA秘书OA发文管理OA发文管理部门领导签完后，部门OA秘书下一步直接转给院办OA秘书（张建芳）就可以了。接下来，由院办OA秘书转给院办领导修改和签注批转意见，院办OA秘书再根据院办领导签注批转意见，发给相应的院领导去会稿和签发。领导签发完后，院办OA秘书会登记文号，直接发到文印室去排版。文印室排版结束后，还会发给拟稿人校对一次。校对结束后，文印室开始印刷，然后发给院办OA秘书存档或发布。最后由部门OA秘书办结文件。OA发文管理部门的发文和学院发文的流程图OA发文管理在“在办发文、办结发文、所有发文”中，可以查阅流转记录和流程图。OA收文管理（2）收文管理包括：收文登记、在办收文、办结收文、所有收文。

收文主要是两办的事情，院办由张慧照负责，党办由陈蕾羽负责。

但是当领导批给某某部门办理时。部门负责人一定要及时登陆处理，院长