董事会秘书处部门职能与各岗位工作说明书

董事会秘书处部门职能与各岗位工作说明书一、部门定位与宗旨董事会秘书处（以下简称“董秘处”）是公司董事会直接领导下的综合性管理部门，是董事会规范运作、科学决策的中枢机构，也是公司治理结构中连接董事会、管理层、股东及其他利益相关者的重要纽带。董秘处的核心宗旨在于确保董事会各项职能的有效发挥，促进公司治理的规范化、透明化与高效化，保障公司信息披露的及时、准确、完整与公平，维护公司及全体股东的合法权益，助力公司战略目标的实现。二、部门核心职能董秘处承担着服务董事会、保障公司规范运作、促进信息沟通、维护公司治理秩序等关键职责，具体职能如下：（一）董事会运作支持与服务1.会务组织与保障：负责董事会、监事会、股东大会（以下统称“三会”）的筹备、组织、记录与归档工作，确保会议合法合规、高效有序进行。包括但不限于会议方案拟定、议程设置、材料准备、通知送达、会场安排、决议整理与跟踪落实等。2.议案管理：协助董事、管理层等议案提交主体规范议案的形成与提交，对议案的合规性、完整性进行初步审核，确保议案符合相关法律法规及公司章程要求。3.决策支持：为董事会决策提供必要的信息、数据及专业意见支持，协助董事了解公司经营管理状况及重大事项进展。（二）信息披露与投资者关系管理1.信息披露统筹：作为公司信息披露的统一组织和协调部门，负责制定并执行信息披露管理制度，确保公司各类应披露信息（包括定期报告和临时报告）的及时、准确、完整、公平披露，遵守证券监管机构的各项规定。2.投资者关系维护：建立并维护与投资者、分析师、媒体等市场主体的良好沟通机制，通过投资者咨询答复、投资者调研接待、路演推介、媒体沟通等多种形式，传递公司价值，树立公司良好市场形象。3.信息保密与合规审查：负责公司未公开重大信息的保密管理，对公司对外发布信息的合规性进行审查。（三）公司治理与合规管理1.治理体系建设：协助董事会持续完善公司治理结构和相关制度，推动公司治理水平的提升，确保公司运作符合《公司法》、《证券法》等相关法律法规及公司章程的要求。2.合规监督与咨询：对公司经营管理活动中涉及的公司治理及信息披露方面的合规性进行监督与提示，为公司管理层及其他部门提供相关法律咨询与支持。3.制度建设与修订：参与拟定、修订与董事会运作及信息披露相关的公司内部规章制度，并监督其执行。（四）股东事务管理1.股权管理：负责公司股东名册的管理，协助办理股份发行、过户、质押等相关事宜，维护股东的合法权益。2.股东沟通：负责与股东（特别是中小股东）的日常沟通与联系，听取股东意见与建议，保障股东的知情权与参与权。3.股利分配协助：协助办理公司股利分配相关的筹备与实施工作。（五）内部协调与沟通1.上传下达：承担董事会与管理层之间、董事会与股东之间的信息传递与沟通协调工作。2.跨部门协作：协调公司内部各部门，确保董事会决策及公司治理相关要求的有效落实。（六）其他相关工作1.负责董事会授权的其他专项工作。2.配合监管机构的检查与问询。3.组织或参与公司治理相关的培训与学习。三、各岗位工作说明书（一）董事会秘书岗位名称：董事会秘书直接上级：董事长（或董事会）岗位级别：高级管理人员核心职责：1.全面负责董秘处工作：领导董秘处团队，制定部门工作计划并组织实施，对部门工作成效负责。2.董事会运作核心协调人：确保董事会、监事会、股东大会的规范召集、召开与表决，是董事会与证券监管机构之间的指定联络人。3.信息披露负责人：统筹公司信息披露事务，保证信息披露的真实性、准确性、完整性、及时性和公平性，对公司临时报告、定期报告等信息披露文件进行审核并签署。4.公司治理主导者：主导公司治理结构的完善与优化，推动公司治理水平持续提升，向董事会提出公司治理改进建议。5.投资者关系管理负责人：代表公司与投资者、分析师、媒体等进行沟通，维护公司良好市场形象，提升公司投资价值。6.合规负责人之一：监督公司规范运作，对公司重大决策和经营活动的合规性进行把关，就公司运作中的合规问题向董事会及管理层提供专业意见。7.股权事务管理：负责协调处理公司股权相关重要事务，维护股东特别是中小股东的合法权益。8.参与重大决策：作为公司高级管理人员，参与公司经营管理和重大决策过程，提供专业支持与建议。任职要求：1.具有良好的政治素质和职业道德，诚实守信，勤勉尽责。2.熟悉《公司法》、《证券法》等相关法律法规及证券监管机构的各项规定，具备扎实的公司治理、资本运作、信息披露等专业知识。3.具备较强的组织协调能力、沟通表达能力、分析判断能力、文字综合能力和风险控制能力。4.具有相关任职资格证书及多年上市公司或大型企业董事会秘书或相关工作经验，熟悉资本市场运作。5.具有良好的职业声誉，无不良执业记录。（二）证券事务代表岗位名称：证券事务代表直接上级：董事会秘书岗位级别：中级管理岗位核心职责：1.协助董秘处理日常工作：在董事会秘书的领导下，协助处理董事会、监事会、股东大会的筹备组织工作，包括会议材料的准备、会议通知的发送、会议记录的整理等。2.信息披露具体执行：协助董事会秘书组织编制和审核公司信息披露文件（如定期报告、临时公告等），确保信息披露的及时性与准确性。3.投资者关系日常维护：协助接待投资者来访与调研，回答投资者咨询，整理投资者关注问题，协助组织投资者交流活动。4.监管沟通与文件报送：协助董事会秘书与证券监管机构保持日常沟通，及时报送监管要求的各类文件和资料。5.公司治理事务支持：参与公司治理制度的梳理与完善，协助跟踪法律法规及监管政策的更新，为公司合规运作提供支持。6.股权管理事务：协助管理股东名册，处理股东查询，协助办理股份变动相关事宜。7.董秘处内部管理支持：协助董事会秘书进行部门内部事务管理，包括文件档案管理、信息系统维护等。8.完成董事会秘书交办的其他工作。任职要求：1.具备良好的职业道德和敬业精神，工作严谨细致，责任心强。2.熟悉证券法律法规及信息披露规则，具备财务、法律、金融等相关专业知识背景者优先。3.具有较强的文字功底、沟通协调能力和组织能力，能熟练使用办公软件。4.通常要求具备证券从业资格，有上市公司证券事务相关工作经验者优先。5.具备良好的学习能力和抗压能力。（三）证券事务专员/助理岗位名称：证券事务专员/助理直接上级：证券事务代表（或董事会秘书）岗位级别：专业/辅助岗位核心职责：1.会议支持：协助进行“三会”会议的前期准备工作，如会议材料的初步整理、打印、装订，会议通知的分发等；协助做好会议记录、纪要的整理与归档。2.信息披露辅助：协助收集、整理信息披露所需的基础资料，参与信息披露文件的初稿草拟或校对工作；负责信息披露文件的上传、报备及归档管理。3.投资者关系辅助：协助接听投资者咨询电话，记录投资者关注问题；整理投资者关系活动记录，协助维护投资者关系管理档案。4.文件与档案管理：负责董秘处各类文件、资料、档案的分类、整理、保管和借阅工作，确保档案的完整与安全。5.信息收集与整理：持续关注宏观经济政策、行业动态、监管政策及市场信息，及时收集整理并上报相关信息。6.日常行政支持：协助处理部门日常行政事务，如办公用品申领、费用报销、来访接待等。7.完成上级交办的其他辅助性工作。任职要求：1.具备良好的职业素养，工作认真负责，细致严谨。2.本科及以上学历，金融、法律、财务、会计等相关专业优先。3.具备一定的文字表达能力和沟通能力，熟练操作办公自动化软件。4.对资本市场有一定了解，有相关实习或工作经验者优先。5.