刻章印章管理制度

刻章印章管理制度第一章总则第一条为规范本单位各类印章的刻制、保管、使用及销毁等管理工作，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，防范潜在风险，维护单位的合法权益，依据国家相关法律法规及本单位实际情况，特制定本制度。第二条本制度所称印章，是指在本单位各项公务活动中，代表单位对外发生法律效力、具有凭证作用或用于内部管理的各类印鉴，包括但不限于单位公章、法定代表人印章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、部门印章及其他专用印章。第三条本单位所有印章的管理，均适用本制度。任何部门和个人在涉及印章相关事务时，必须严格遵守本制度的各项规定。第四条印章管理遵循“统一领导、分级负责、专人保管、规范用印”的原则，确保每一枚印章都处于有效监管之下。第二章印章的种类与制发第五条本单位印章主要包括以下几类：（一）单位公章：代表本单位的法定全称，用于以单位名义发出的正式文件、函件、证明、协议及其他需以单位名义办理的重要事项。（二）法定代表人印章：用于法定代表人授权委托书、财务报表、银行预留印鉴等需法定代表人签章的特定业务。（三）财务专用章：用于单位财务收支、银行结算、票据出具等财务活动。（四）合同专用章：用于单位对外签订各类经济合同、协议等法律文件。（五）发票专用章：用于单位开具增值税发票等涉税票据。（六）部门印章：用于本单位内部各部门之间的工作联系、业务沟通及内部管理文件，不具备对外法律效力。（七）其他专用印章：根据单位业务需要设立的，用于特定用途的印章，其使用范围和效力由单位另行规定。第六条印章的刻制须严格履行审批程序。因工作需要新增或更换印章时，由相关部门提出书面申请，详细说明印章的名称、用途、规格及保管责任人等，经单位相关领导审批同意后，方可由指定部门（通常为行政部或办公室）统一到公安机关指定的刻章单位办理刻制手续。严禁任何部门或个人私自刻制印章。第七条新印章刻制完成后，应由指定部门负责登记、留样备案，并及时通知相关部门领取。启用新印章时，应发布正式启用通知，明确启用日期及旧印章的处理方式。第三章印章的保管与存放第八条各类印章实行专人保管责任制，明确保管责任人及其职责。保管责任人原则上应为单位正式员工，并具备良好的职业道德和责任心。（一）单位公章、法定代表人印章一般由单位指定的行政部门或办公室负责人或其授权人员保管。（二）财务专用章、发票专用章由财务部门负责人或其授权的财务人员保管。（三）合同专用章由法务部门或负责合同管理的部门指定专人保管。（四）部门印章由各部门负责人或其指定人员保管。（五）其他专用印章由相关业务部门指定专人保管。第九条印章保管人员应妥善保管印章，确保印章安全。印章应存放在专用的保险柜或带锁的抽屉内，做到人离章锁。严禁将印章随意放置或交由非保管责任人代管。如因工作调动、离职等原因需更换保管责任人时，必须办理严格的印章交接手续，填写《印章交接登记表》，由交接双方及监交人签字确认，并报相关领导备案。第十条印章保管人员应保持高度警惕，不得擅自将印章带出单位办公场所。如确因特殊情况（如外出签约需携带合同专用章）必须带出，须经单位分管领导或主要领导批准，并由两人以上共同携带，确保印章在可控范围内使用，并及时归还。第四章印章的使用与审批第十一条印章的使用必须严格遵循用印范围和审批程序，严禁滥用或越权使用印章。（一）使用单位公章、法定代表人印章，须由用印部门填写《用印申请单》，详细注明用印事由、文件名称、份数、用印日期及审批人等信息，经部门负责人审核、单位分管领导或主要领导批准后方可用印。涉及重大合同、协议、对外担保、融资等特别重大事项的用印，须经单位最高决策机构审议通过或主要领导终审批准。（二）使用财务专用章、发票专用章，须符合财务管理制度的规定，由财务人员根据相关业务凭证，经财务部门负责人审核批准后使用。（三）使用合同专用章，须凭已审批的合同文本及《用印申请单》，经合同管理部门负责人审核、相关业务分管领导批准后使用。（四）使用部门印章，须经本部门负责人批准，仅限于内部工作沟通，不得用于对外行文或签订合同、协议等具有法律约束力的文件。（五）其他专用印章的使用，参照上述相应类别印章的审批程序执行，或根据其特定用途另行制定审批流程。第十二条用印前，印章保管人员须对《用印申请单》及用印文件的内容、审批手续的完整性和合规性进行认真审核。对不符合用印规定、审批手续不全或文件内容存在疑问的，有权拒绝用印，并及时向相关领导汇报。第十三条用印时，应确保印文清晰、端正地盖在文件的指定位置（如落款处或骑缝处）。不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信或内容不完整、未经审批的文件上加盖印章。第十四条每次用印都必须在《印章使用登记薄》上进行详细登记，记录用印日期、用印部门、用印人、文件名称、份数、审批人、用印事由及印章名称等信息，以备查验。第十五条严禁在任何违背国家法律法规、损害单位利益或可能引发法律纠纷的文件上加盖印章。第五章印章的停用、缴销与销毁第十六条出现以下情况之一时，印章应予以停用：（一）单位名称变更、机构撤销或合并；（二）印章因使用日久导致磨损、变形，无法清晰辨认；（三）印章遗失或被盗；（四）其他根据规定需要停用的情形。第十七条印章停用时，原使用部门应及时将印章缴回至印章管理部门（通常为行政部或办公室），由印章管理部门统一登记、封存。对于需要重新刻制的印章，按本制度第二章的规定办理。第十八条对于确定不再使用的废旧印章或已挂失找回的印章，由印章管理部门提出销毁申请，报单位领导批准后，由两人以上负责监销，并填写《印章销毁登记表》，记录销毁印章的名称、数量、销毁日期、监销人等信息，存档备查。严禁个人私自处理废旧印章。第十九条如发生印章遗失或被盗情况，保管责任人应立即向单位领导报告，并迅速采取补救措施，同时向公安机关报案，并在相关媒体上发布遗失声明，以最大限度降低风险。第六章监督与责任第二十条单位应定期或不定期对各部门印章管理和使用情况进行监督检查，对发现的问题及时予以纠正。各印章保管部门及保管人员应积极配合检查。第二十一条任何部门或个人都有权对违反本制度的行为进行举报。单位对举报人的信息予以保密，并对查证属实的举报给予适当奖励。第二十二条对于严格遵守本制度，在印章管理工作中表现突出或有效避免单位损失的，单位将给予表彰或奖励。第二十三条对违反本制度规定，有下列行为之一的，单位将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、经济处罚、行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）未经批准，擅自刻制、启用、停用、销毁印章的；（二）违反印章保管规定，导致印章遗失、被盗或被滥用的；（三）超越权限或违反审批程序擅自用印的；（四）在空白文件或不符合规定的文件上用印的；（五）擅自将印章带出办公场所或交由他人代管的；（六）伪造、变造印章或使用伪造、变造印章的；（七）其他违反本制度规定，造成单位经济损失或不良影响的。第七章附则第二十四条本制度