合同管理工作问题整改与提升自查报告

合同管理工作问题整改与提升自查报告本次我们部门按照集团内控与风险管理委员会2024年度专项合规检查要求，围绕全公司近三年来（2021年1月至2023年12月）归档的1247份合同开展全面自查，覆盖工程建设、物资采购、服务外包、销售合作四类核心业务，自查过程中我们采取了系统调档、交叉复核、业务部门对接、核心条款抽查的方式，其中对标的额500万元以上的112份重大合同做到了100%全条款核查，对标的额50万元以下的常规合同按照30%的比例抽样核查，整体核查覆盖率达到42%，满足本次专项自查的覆盖要求，通过多维度复核梳理，我们共梳理出合同管理全流程存在的各类问题7大类29项，涉及风险合同301份，目前已经完成过半存量问题整改，剩余问题全部明确了整改时限与责任人。从自查结果来看，当前我们合同管理存在的问题集中分布在合同订立、履行、归档、管理支撑四个核心环节，每个环节的问题都带有明确的业务场景特征，并非普遍的制度空白，更多是执行层面的缺位和细节管控的疏漏。首先在合同订立阶段，最突出的问题是前置审批流程执行不到位，其中合同倒签问题占比最高，本次自查共查出倒签合同87份，占所有问题合同的28.9%，其中工程建设类倒签占比62%，物资采购类占比21%，倒签产生的核心原因是业务端为了赶项目进度，普遍存在“先干活后补手续”的惯性思维，比如2022年我们承接的园区改造项目，甲方要求30天内必须进场开工，而当时项目立项审批还在走集团流程，合同谈判也没有最终定稿，项目负责人为了满足甲方要求直接安排施工队进场，直到项目竣工结算才完成合同签署，倒签不仅违反了公司合规管理要求，还带来了实实在在的利益损失，本次自查的87份倒签合同中，有12份最终定价比前期预判的市场价格高出5%-12%，累计多支出成本近140万元，因为没有提前约定价格，施工方进场后以原材料涨价为由提价，我们没有合同依据驳回，只能被动接受。除了倒签之外，合同主体资质审查缺位问题风险等级最高，本次共查出4份合同存在主体资质问题，其中1份劳务派遣服务合同，合作方的劳务派遣资质已经过期6个月，业务部门没有核验直接通过审查，直到对方和派遣员工发生劳资纠纷，我们才发现资质问题，差点因为用工不合规被劳动监察部门处罚，另外3份物资采购合同，供应商的生产许可证过期，虽然产品没有出现质量问题，但一旦出现质量安全事故，我们作为采购方要承担连带责任，风险极高。除此之外，合同核心条款表述不严谨、缺失关键内容是最普遍的问题，本次共查出136份合同存在条款问题，占比45.1%，比如近七成有问题的合同验收条款只写了“符合行业标准”，没有明确具体的标准编号和版本，也没有约定验收的流程、异议期；超过五成的合同付款条款只写了“验收合格后付款”，没有明确付款的时限、质保金比例和返还时间，违约责任条款更是普遍模糊，大多写“依法承担违约责任”，没有明确违约金的计算方式或者赔偿范围，2021年我们签订的一份生产设备采购合同就因为这个问题产生纠纷，合同约定验收标准为“符合甲方使用要求”，设备到货后运行参数达不到我们生产线的匹配要求，对方却称只要能启动运行就符合“甲方使用要求”，拒绝整改，我们最后只能自行花费22万元改造设备，造成了不必要的损失。其次在合同履行阶段，核心问题是动态跟踪管控缺位，没有做到全生命周期管理。最突出的问题是合同变更不规范，大量变更通过口头方式确认，没有签订书面补充协议，本次自查共查出19份工程和采购合同存在此类问题，都是现场负责人对接时为了省事，口头同意对方的变更要求，没有留下书面记录也没有走审批流程，最后结算时产生争议，2023年我们的一个厂房建设项目，对方提出增加外墙保温层的工程量，现场负责人口头同意，没有签变更协议，结算时对方按照市场最高价要求支付126万元增量工程款，我们认为应该按照合同约定的优惠单价计算，只同意支付98万元，双方谈不拢对方直接起诉，最后经过调解我们多支付了18万元才了结纠纷，就是因为没有书面变更协议，证据不足导致的损失。除此之外，履行节点跟踪不及时，导致应收款存在逾期和诉讼时效风险，本次共查出7份销售合同存在应收款跟进不及时的问题，其中3笔应收款已经超过3年诉讼时效，虽然对方目前认可债权，但如果对方反悔我们就无法通过法律途径追回，给公司造成了潜在的坏账损失，还有部分预付款支付违反合同约定，2份采购合同约定预付款比例不超过10%，业务部门以对方需要提前采购原材料为由，申请支付了35%的预付款，没有走合同变更审批流程，也没有要求对方提供预付款保函，一旦对方无法供货，我们的预付款追回难度极大。第三在合同归档管理环节，普遍存在不规范、不完整的问题，本次抽样检查的124份存量合同中，有41份存在档案问题，占比达到33%，最突出的是核心附件缺失，很多合同只归档了主合同，对方的资质文件、谈判纪要、投标文件、验收报告、结算单这些核心附件都没有归档，有一份2022年的销售合同，对方后来提出产品质量异议，我们调档案的时候才发现，对方签字确认的验收报告没有归档，找了半个多月才在业务部门的电脑里找到电子版，差点耽误了应诉。另外就是电子化归档不到位，2021年之前的大部分合同只有纸质版存档，没有扫描录入公司的合同管理系统，需要调用的时候要去档案库房调档，效率很低，而且一旦纸质档案丢失，就没有备份，还有就是归档不及时，很多合同履行完毕后，业务部门把合同留在自己手里，半年甚至一年多都不交到档案部门归档，中间如果出现人员变动，很容易造成合同丢失。第四在管理支撑层面，信息化水平和人员能力跟不上业务发展的需求，我们目前使用的合同管理系统是2018年上线的旧系统，只有基础的归档存储功能，没有智能审查、节点提醒、风险预警的功能，所有的审查和跟踪都要靠人工，效率低还容易出错，而且系统没有对接外部的信用查询平台，资质核验都要靠人工去查，很容易出问题。人员方面，我们目前12个业务部门都是配备兼职合同管理员，大多由行政内勤或者业务助理兼任，没有经过专业的合规培训，我们前期做了摸底，12名兼职管理员里只有2人参加过系统的合同合规培训，剩下的10人都是边干边学，很多人连民法典合同编的基本要求都不清楚，审查合同时只看价格和标的额，不关注主体资质和条款风险，合规意识和能力都达不到要求。本次自查梳理的所有问题我们已经整理成了问题整改台账，明确了风险等级、整改责任人和完成时限，具体情况如下：问题类别具体问题描述涉及合同数量风险等级已完成整改数量未完成整改计划完成时间合同订立前置流程问题合同倒签，未执行先订立后履行的程序要求87一般852024年6月30日合同主体资质问题对方资质过期、资质不符未完成前置核验4重大4已完成合同条款不规范问题验收、付款、违约责任等核心条款约定模糊或缺失136一般982024年7月15日履行变更不规范问题变更内容仅口头确认，未签订书面补充协议19重大122024年6月30日履行跟踪不到位问题应收应付款、履约节点跟进不及时，存在诉讼时效超期风险7重大52024年5月30日档案管理不规范问题附件缺失、归档不及时、存量合同未完成电子化归档41一般272024年8月1日系统与人员能力问题合同管理系统功能缺失、人员为兼职未接受专业培训-一般02024年9月30日针对已经梳理出的问题，我们已经启动了立查立改工作，目前各项整改措施都在按计划推进。针对合同倒签问题，我们除了补全所有倒签合同的审批流程和合规审查手续之外，还针对性出台了临时缔约机制，明确如果因为甲方要求或者特殊情况必须提前进场、提前供货的，必须先签订简易临时协议，明确暂定价格、责任划分、履行期限，走1天内就能完成的简易审批流程，既满足了业务推进的需求，也避免了无合同干活的风险，今年以来新启动的3个工程项目都已经应用了这个机制，没有再出现新的倒签问题。针对资质审查缺位问题，我们已经将资质核验设置为合同审批的第一关口，明确必须由业务部门上传对方最新的资质文件，再由合规部对接国家企业信用信息公示系统、住建部资质查询平台等官方渠道在线核验，核验通过才能进入下一审批环节，从流程上卡死了资质问题的发生，之前查出的4份有问题的合同，我们都已经要求对方补充了最新的合规资质，重新完成了合规评估，消除了连带责任风险。针对核心条款不规范问题，我们已经完成了四类核心业务标准合同文本的修订，结合民法典最新的规定和我们过往遇到的风险案例，对所有核心条款做了强制性明确要求，比如验收条款必须填写具体的标准编号和异议期，付款条款必须明确付款时限、质保金比例和返还时间，违约责任必须明确违约金计算方式，不允许使用模糊表述，新标准文本已经正式发布，要求所有新签订合同必须使用标准文本，修改核心条款必须经过合规部审批，目前针对正在履行的有条款问题的存量合同，我们已经完成了98份的补充协议签署，明确了相关条款，剩余的将在7月中旬前全部完成。针对履行阶段的问题，我们建立了合同履行月度跟踪机制，要求每个业务部门的合同管理员每月上报所有在履行合同的进展情况，凡是涉及内容变更、标的额调整的，无论金额大小都必须签订书面补充协议，走变更审批流程，杜绝口头变更，针对已经存在的19份口头变更合同，我们已经完成了12份的补充协议签署，剩余7份已经完成结算的，我们整理了所有现场签证、往来函件、会议纪要，形成了完整的证据链存档，避免后续出现争议。针对应收款风险，我们建立了三级预警机制，逾期30天触发黄色预警，由业务部门负责人跟进催收，逾期90天触发橙色预警，法务部介入发律师函，逾期180天触发红色预警，直接启动诉讼程序，所有应收应付款都已经录入跟踪台账，每半个月更新一次进展，之前查出的3笔超诉讼时效的应收款，我们已经完成了还款确认函的签署，重新确认了债权，消除了时效风险。针对档案管理问题，我们已经启动了存量合同电子化归档专项工作，安排了两名专职人员负责存量合同的扫描、上传、补件工作，要求今年8月底之前完成所有近十年存量合同的电子化归档，明确要求所有新合同从订立到履行终结，所有文件必须做到纸质版和电子版同步归档，缺失附件不予归档，目前已经完成了27份缺失附件合同的补件工作，剩余14份将在7月底前全部完成。在完成存量问题整改的基础上，我们也制定了长效提升方案，从制度、信息化、人员、机制四个层面全面提升合同管理水平。首先是完善全流程制度体系，我们计划在今年9月底之前完成新《合同管理办法》的修订，明确从合同立项、资质审查、谈判、审批、订立、履行、变更、结算、归档全流程的责任划分，每个环节的责任部门和追责标准都做了明确，新增合同分级管理制度和重大合同尽职调查制度，按照标的额和风险程度将合同分为一般、重要、重大三个等级，不同等级对应不同的审批权限，标的额超过1000万的重大合同必须开展第三方尽职调查，对合作方的信用状况、履约能力、诉讼记录做全面核查，从源头防控风险。其次是推进合同管理信息化升级，我们已经向集团提交了智能合同管理系统的采购申请，目前已经完成了需求对接和厂商选型，新系统将实现智能条款审查、履约节点自动提醒、外部资质自动核验、全流程线上审批四大核心功能，能够自动识别条款中的风险点，提示修改，到节点自动推送提醒给责任人，直接对接官方平台核验资质，大大降低人工出错的概率，我们计划今年9月底之前完成系统上线试运行，年底前全面投入使用。第三是强化队伍能力建设，我们已经调整了合同管理员配置，要求每个业务部门配备一名专职合同管理员，不再兼任其他工作，建立了月度培训、季度考核的机制，每个月开展一次合同合规培训，内容包括民法典合同编、公司制度、风险识别、案例解析，每季度组织一次考核，考核不合格的调整岗位，今年以来我们已经组织了两次培训，接下来还会邀请外部合规律师定期开展案例教学，提升一线人员的风险识别能力。第四是建立常态化自查考核机制，改变原来每年一次自查的模式，改为每季度抽样检查、每年全面自查，每次查出的问题都纳入整改台账，完成一个销号一个，同时将合同管理合规情况纳入部门年度绩效考核，占比提高到10%，出现重大合同风险的，扣除部门全部绩效奖金，直接影响负责人的年度考核，从考核层面倒逼各部门重视合同合规管理。除此之外，我们也意识到，很多合同管理问题的根源在于业务端合规意识不足，很多业务人员认为合同管理是走流程，耽误业务进度，因此我们下一步还会持