学校食堂采购询价制度及流程(2026版)

学校食堂采购询价制度及流程(2026版)为规范学校食堂采购询价行为，强化成本控制与食品安全管理，保障师生用餐需求，根据《中华人民共和国政府采购法》《学校食品安全与营养健康管理规定》《政府采购非招标采购方式管理办法》及地方教育部门、财政部门关于学校后勤采购的相关细则，结合我校食堂日常运营实际及2026年度后勤管理工作要求，制定本学校食堂采购询价制度及流程。一、总则（一）核心目的本制度旨在构建公开、公平、公正的食堂采购询价体系，通过规范化的流程管控，实现三个核心目标：一是确保食堂采购食材及服务符合食品安全标准，从源头防范食品安全风险；二是优化采购成本，在保障品质的前提下，最大限度降低食堂运营支出，维护师生用餐性价比；三是强化采购过程的透明度与监督力度，杜绝采购环节的廉政风险，提升后勤服务的公信力。（二）适用范围本制度适用于我校所有食堂（含校本部食堂、分校区食堂、教职工专属食堂）的各类采购项目，具体涵盖：1.日常食材类：包括大米、面粉、食用油、生鲜肉类、禽蛋类、蔬菜类、水产品类、调味品等；2.低值易耗品类：包括一次性餐具、清洁用品、厨房小件工具等；3.服务类：包括食堂小型设备维修、厨房油烟管道清洗、食材配送服务等；4.经学校采购领导小组认定，无需采用公开招标、竞争性谈判等方式的小型采购项目（单项采购预算金额低于10万元或年度累计采购预算低于50万元的项目）。对于单项采购预算金额超过10万元、年度累计超过50万元的项目，或涉及特种设备采购与维修等需专项审批的项目，需按照《政府采购法》及学校公开招标相关制度执行，不纳入本询价制度管理范畴。（三）基本原则1.食品安全优先原则：所有采购项目必须以符合国家食品安全标准为首要前提，供应商资质、食材品质、配送过程的安全管控均需纳入核心评审指标，严禁采购不符合食品安全要求的产品或服务。2.公开公平公正原则：询价过程全程公开透明，供应商筛选、询价文件发放、报价评审、结果公示等环节均需接受内部监督与师生监督，确保所有符合条件的供应商享有平等参与机会，评审过程无差异化对待。3.性价比最优原则：在保障食品安全与品质的基础上，综合考量产品价格、供货能力、服务质量等因素，选择性价比最高的供应商，避免单纯以价格为唯一评审标准。4.廉洁自律原则：所有参与采购询价的工作人员需严格遵守廉政规定，严禁与供应商发生利益输送、私下勾结等行为，确保采购过程的廉洁性。5.高效便捷原则：针对食堂采购时效性强的特点，优化询价流程，压缩审批与响应周期，确保食材及时供应，满足师生日常用餐需求。二、组织机构及职责分工为确保询价制度的有效执行，成立学校食堂采购询价工作组（以下简称“工作组”），成员由后勤管理处、财务处、校纪委监察室、食堂管理中心、师生代表共同组成，工作组设组长1名，由后勤管理处负责人担任，负责统筹协调询价工作的整体推进。各成员单位职责分工如下：（一）后勤管理处1.牵头制定并修订食堂采购询价制度及流程，根据年度后勤管理目标调整询价工作细则；2.负责接收食堂管理中心的采购需求申请，审核需求的合理性与必要性，启动询价流程；3.牵头组织供应商筛选、询价文件编制、询价评审会召开等核心环节工作；4.负责询价结果的公示、成交通知书的发放及采购合同的签订；5.建立并维护学校食堂采购供应商库，定期对供应商进行考核与更新。（二）财务处1.负责审核采购需求对应的预算额度，确保采购项目在年度后勤预算范围内；2.参与询价文件的审核，重点核查报价要求、付款方式等涉及资金的条款；3.根据采购合同及验收合格证明，办理资金支付手续；4.定期对食堂采购询价项目的资金使用情况进行审计，确保资金合规使用。（三）校纪委监察室1.全程监督食堂采购询价的所有环节，包括供应商筛选、评审过程、结果公示等，防范廉政风险；2.受理师生及供应商对询价过程的异议与举报，组织调查核实并给出处理意见；3.对询价工作人员的廉政行为进行监督，查处违规违纪行为。（四）食堂管理中心1.根据食堂日常运营需求、库存情况及师生用餐偏好，编制精准的采购需求清单，明确产品规格、数量、质量标准、交货时间等要求；2.参与供应商筛选与评审过程，提供专业的食材品质鉴别、供货时效评估等意见；3.负责采购产品的现场验收工作，核对产品数量、质量及相关合格证明，填写验收单据；4.跟踪供应商履约情况，及时反馈供货过程中出现的问题，提出供应商考核意见。（五）师生代表1.师生代表由学生会生活部、教职工代表大会推荐产生，每次询价评审需至少2名师生代表参与；2.参与询价评审过程，从师生用餐需求角度提出评审意见，监督评审标准的执行；3.收集师生对食堂采购食材的反馈意见，向工作组提出优化采购需求的建议。工作组实行例会制度，每月召开一次工作会议，总结当月询价采购工作情况，梳理问题并制定改进措施；遇到重大采购项目或特殊情况时，可临时召开专题会议。三、供应商库管理建立稳定、优质的供应商库是保障询价采购质量的基础，工作组需按照严格的准入标准与动态管理机制，维护供应商库的规范性与有效性。（一）供应商准入条件申请进入学校食堂采购供应商库的单位或个人，需满足以下基本条件：1.具备独立法人资格，持有有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一证书）；2.采购食材类供应商需持有有效的食品经营许可证或食品生产许可证，且经营范围涵盖所供应的食材品类；3.配备专职的食品安全管理人员，持有有效的食品安全管理员证书；4.近3年内无重大食品安全事故记录，无政府采购失信行为记录；5.具备稳定的供货渠道与配送能力，能够满足我校食堂的批量采购需求及应急供货要求；6.能够提供所供食材的质量检验报告、原产地证明、检验检疫合格证明等相关文件；7.接受学校的食品安全管控要求及价格调整机制，承诺提供优质的售后服务。对于服务类供应商，除满足上述第1、4、5、7条外，还需具备相关服务资质，如设备维修供应商需持有对应的特种设备维修许可证（若涉及特种设备），油烟管道清洗供应商需持有专业清洗资质。（二）供应商入库流程1.意向供应商向后勤管理处提交《供应商入库申请表》及相关资质证明文件；2.后勤管理处联合食堂管理中心、校纪委监察室对供应商的资质、供货能力、信誉情况进行现场考察或资料审核；3.审核通过后，将供应商信息录入学校食堂采购供应商库，建立供应商档案，包括基本资质、供货品类、合作记录、考核情况等；4.向入库供应商发放《供应商入库通知书》，明确合作规则与权利义务。（三）供应商动态管理1.工作组每半年对供应商库进行一次考核评估，考核指标包括食品安全合规性、供货及时性、产品质量稳定性、价格合理性、服务满意度等；2.对于考核不合格的供应商，发出《整改通知书》，要求在15个工作日内完成整改，整改后仍不合格的，予以清退；3.对于发生食品安全事故、严重违约、失信行为的供应商，直接清退出库，并列入学校采购黑名单，3年内不得参与我校任何采购项目；4.根据食堂采购需求的变化，定期征集新的供应商，补充供应商库，确保竞争充分。四、询价采购流程实施（一）采购需求申报与审批1.食堂管理中心根据每日用餐人数、食材消耗速度、库存预警情况，编制《食堂采购需求清单》，清单需明确以下内容：•采购项目类别（食材、易耗品、服务）；•具体产品或服务的名称、规格型号、技术参数、质量标准（特别是食品安全标准，如生鲜肉类需具备动物检疫合格证明，蔬菜需符合农残检测标准）；•采购数量、交货时间、交货地点（各食堂具体配送点）；•其他特殊要求，如冷链配送温度要求、食材原产地要求等。2.食堂管理中心将《食堂采购需求清单》提交至后勤管理处，后勤管理处审核需求的合理性，确认是否符合询价采购的适用范围；3.后勤管理处将审核后的需求清单提交至财务处，财务处核对采购预算，确认项目在年度预算额度内，出具《预算审核意见书》；4.需求清单经后勤管理处、财务处审批通过后，正式启动询价流程。（二）询价对象确定1.后勤管理处从供应商库中筛选符合采购需求的供应商，筛选标准包括：•供应商经营范围涵盖采购项目品类；•近半年考核评估等级为合格及以上；•具备对应项目的供货或服务能力；•无不良合作记录。2.筛选出的供应商数量不得少于3家，以确保充分竞争；若供应商库内符合条件的供应商不足3家，需通过学校官网、校园公告栏发布《供应商征集公告》，公开征集符合条件的意向供应商，征集期限不少于3个工作日；3.确定询价对象后，填写《询价供应商选定表》，经工作组组长审批后，正式向供应商发出询价邀请。（三）询价文件编制与审核1.后勤管理处牵头编制《食堂采购询价文件》，文件需包含以下核心内容：•询价公告：包括项目名称、采购内容、供应商资格要求、响应截止时间、询价地点等；•采购需求明细：与《食堂采购需求清单》一致，明确各项技术参数与质量标准；•报价要求：报价需包含产品成本、运输费、装卸费、税费等所有费用，报价形式为固定总价，报价有效期不少于15个工作日；•响应文件要求：供应商需提交的材料包括资质证明文件复印件、报价单、食品安全承诺书、供货方案（含配送时效、应急保障措施）、过往合作案例等；•评审标准与方法：明确各评审指标的权重与打分细则（详见表1）；•合同主要条款：包括质量保证、交货时间、付款方式、违约责任、争议解决方式等；•联系方式：后勤管理处询价联系人姓名、电话、邮箱等。2.表1：食堂采购询价评审指标及权重评审指标权重打分细则食品安全合规性40%资质齐全得10分，提供每批次检验报告得15分，无不良记录得15分，总计40分价格合理性30%以最低报价为基准，每高于基准价1%扣2分，低于基准价不加分，总计30分供货能力与时效20%配送时效符合要求得10分，应急供货能力达标得10分，总计20分服务质量与信誉10%过往合作满意度评分（满分10分），根据食堂管理中心反馈打分（四）询价文件发放与供应商响应1.后勤管理处通过书面送达、电子邮件或学校采购管理平台向选定的供应商发放询价文件，发放时需填写《询价文件发放登记表》，记录供应商名称、接收人、发放时间等信息；2.供应商收到询价文件后，若对文件内容有疑问，可在响应截止时间2个工作日前以书面形式提出，后勤管理处需在1个工作日内统一回复所有询价供应商，确保信息对称；3.供应商需在询价文件规定的响应截止时间前，提交密封的响应文件（纸质版）或加密的电子响应文件（电子版），响应文件需加盖供应商公章并由法定代表人或授权委托人签字；4.后勤管理处安排专人接收响应文件，填写《响应文件接收登记表》，记录供应商名称、提交时间、文件数量等信息，逾期提交的响应文件一律不予接收；5.响应文件接收后，需妥善保管至评审环节开启前，严禁提前拆封或泄露文件内容。（五）询价评审与结果确定1.评审会由工作组全体成员参加，评审时间安排在响应截止时间后的1个工作日内，评审地点设在学校后勤管理处会议室；2.评审流程如下：•签到环节：评审人员签到，校纪委监察室核对评审人员身份，确认符合评审资格；•文件拆封：由后勤管理处工作人员在评审人员监督下拆封所有响应文件，逐一核对供应商资质是否符合要求，剔除资质不合格的响应文件；•初步评审：评审人员对合格响应文件的采购需求符合性进行审核，确认供应商是否完全满足采购项目的规格、数量、质量标准等要求，不符合的响应文件予以淘汰；•详细评审：评审人员按照《询价文件》中的评审标准，对通过初步评审的供应商进行打分，填写《评审打分表》，校纪委监察室负责监督打分过程，确保打分公平公正；•得分汇总：后勤管理处工作人员汇总所有评审人员的打分，计算供应商的平均得分，得分最高的供应商为拟成交供应商；若出现得分并列的情况，优先选择食品安全合规性评分高、过往合作满意度高的供应商；•形成评审报告：工作组根据评审结果编制《食堂采购询价评审报告》，报告内容包括项目概况、供应商响应情况、评审过程、得分情况、拟成交供应商推荐意见等，所有评审人员需在报告上签字确认。3.若所有供应商的响应文件均不符合采购需求，或参与询价的供应商不足3家且无法征集到新的供应商，工作组需出具《询价失败情况说明》，报学校采购领导小组审批后，重新发起询价或转为竞争性谈判、单一来源采购等其他采购方式。（六）结果公示与异议处理1.拟成交结果确定后，后勤管理处将结果在学校官网、食堂公告栏进行公示，公示期限为3个工作日，公示内容包括：•采购项目名称及编号；•拟成交供应商名称、地址、报价；•评审得分情况；•异议受理部门及联系方式（校纪委监察室）。2.公示期间，任何单位或个人对拟成交结果有异议的，可向校纪委监察室以书面形式提出异议申请，申请需包含异议事项、事实依据、申请人姓名（或单位名称）、联系方式等；3.校纪委监察室收到异议申请后，需在2个工作日内组织工作组进行调查核实，形成《异议处理意见书》，并将处理结果反馈给异议申请人；4.若异议成立，需重新组织评审；若异议不成立，维持原拟成交结果。（七）成交通知与合同签订1.公示无异议或异议处理完毕后，后勤管理处向拟成交供应商发出《成交通知书》，通知书需明确成交项目内容、成交价格、交货时间、合同签订期限等信息；2.成交供应商需在收到《成交通知书》后的3个工作日内，与后勤管理处签订正式采购合同；3.采购合同需严格按照《询价文件》中的合同条款制定，明确双方权利义务，特别是食品安全保障条款、违约责任条款，如供应商提供不合格食材，需承担食材价值3倍的违约金，并赔偿由此造成的损失；4.合同签订后，后勤管理处需将合同副本提交至财务处、校纪委监察室备案。（八）履约验收与资金支付1.供应商按照合同约定的时间、地点配送产品或提供服务，食堂管理中心负责现场验收：•食材类验收：核对食材数量、规格，查验检验检疫合格证明、质量检验报告，对生鲜食材进行感官检验，必要时可委托第三方机构进行农残、兽药残留检测；•易耗品及服务类验收：核对产品数量、质量，检查服务效果是否符合合同要求；•验收合格后，食堂管理中心填写《食堂采购验收单》，由验收人员、食堂负责人签字确认；验收不合格的，需当场拒绝接收，要求供应商在规定时间内更换或补充。2.供应商凭《成交通知书》《采购合同》《验收单》及正规发票，向财务处申请资金支付；3.财务处审核相关单据的合规性后，按照合同约定的付款方式进行支付，一般采用货到付款或月结方式，对于长期合作的优质供应商，可适当延长付款周期，但最长不超过30天。五、监督与追责机制（一）内部监督1.校纪委监察室全程参与询价采购的所有环节，包括供应商筛选、询价文件编制、评审过程、结果公示等，对每个环节的合规性进行监督；2.财务处定期对食堂采购询价项目的资金使用情况进行专项审计，重点核查预算执行、付款流程、价格合理性等；3.后勤管理处每季度对询价采购工作进行自查，梳理流程漏洞，形成自查报告，提交至学校采购领导小组；4.工作组每半年组织一次采购档案检查，确保询价过程的所有文件（需求清单、询价文件、响应文件、评审报告、合同、验收单等）齐全、规范，存档期限不少于3年。（二）外部监督1.在学校官网、食堂公告栏公开询价采购的流程、标准及联系方式，接受师生及社会公众的监督；2.设立采购监督举报电话、邮箱，由校纪委监察室负责受理举报，对举报内容严格保密，及时调查核实并反馈处理结果；3.每学期召开一次师生代表座谈会，收集师生对食堂采购的意见与建议，及时调整采购策略。（三）责任追究1.参与询价采购的工作人员若出现以下行为，将视情节轻重给予通报批评、调离岗位、党纪政纪处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任：•泄露询价过程中的保密信息，如供应商报价、评审细节等；•与供应商私下勾结，接受贿赂或回扣，影响评审结果；•故意隐瞒供应商资质不