学籍信息管理制度

学籍信息管理制度为规范学校学籍信息管理工作，保障学生合法权益，维护教育教学秩序，根据《普通高等学校学生管理规定》《中小学生学籍管理办法》等相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。本制度适用于学校全日制学历教育学生（含研究生、本科生、专科生、中职生、中小学生，以下统称“学生”）从入学注册到毕业（结业、肄业）离校的全周期学籍信息管理，涵盖信息采集、更新、变更、存储、查询、归档等环节。第一章学籍信息管理原则学籍信息管理遵循“依法依规、真实准确、动态更新、安全保密”的基本原则，确保信息管理全过程可追溯、责任可落实。（一）依法依规原则严格依据国家及地方教育行政部门关于学籍管理的政策要求开展工作，所有信息采集、变更、使用行为均需符合《中华人民共和国教育法》《中华人民共和国个人信息保护法》等法律规定，履行必要的告知义务，保护学生个人信息权益。（二）真实准确原则学籍信息以学生本人实际情况为依据，确保姓名、身份证号、出生日期、入学时间、专业（班级）、学历层次等核心信息与原始档案一致。信息采集、变更过程中需经学生本人确认或提供有效证明材料，严禁虚构、篡改信息。（三）动态更新原则建立学籍信息动态维护机制，及时反映学生在校期间的状态变化，包括但不限于转专业、转学、休学、复学、留级、跳级、奖惩、毕业等情况，确保信息与学生实际状态同步。（四）安全保密原则严格落实信息安全主体责任，采取技术与管理双重措施保障学籍信息安全，防止信息泄露、损毁或不当使用。未经学生本人同意或法定授权，不得向第三方提供学籍信息（法律法规另有规定的除外）。第二章学籍信息内容与分类学籍信息分为“基本信息”“动态信息”和“附加信息”三类，具体内容如下：（一）基本信息指学生入学时需采集的静态基础信息，包括：1.个人身份信息：姓名、曾用名、性别、民族、出生日期、身份证号（或其他有效身份证件号）、户籍地址、现居住地址、联系方式（仅限学生本人常用手机号）；2.教育背景信息：毕业学校、入学时间、录取批次、录取专业（班级）、学历层次、学制；3.关联信息：监护人姓名、关系、联系方式（仅限紧急联络使用）、家庭主要成员信息（仅用于特殊情况帮扶）。（二）动态信息指学生在校期间因状态变化需更新的信息，包括：1.学籍状态信息：注册状态（正常、暂缓注册）、异动状态（转学、转专业、休学、复学、保留学籍、退学、开除学籍）；2.学业信息：课程修读情况、成绩记录、学分获得情况（仅限学历教育必要信息）、留级/跳级记录；3.奖惩信息：校级及以上表彰奖励（如三好学生、优秀学生干部）、纪律处分（如警告、记过、留校察看、开除学籍）及解除处分记录；4.其他状态信息：参军入伍、公派出国（境）、创新创业休学等特殊情形的备案信息。（三）附加信息指与学籍管理相关的辅助信息，包括：1.电子档案：录取通知书扫描件、入学登记表、体检报告（仅限涉及学籍注册的健康结论）、学籍异动审批表；2.证明材料：身份证复印件、转学接收函、休学诊断证明（仅限医院出具的有效证明）、复学申请等支撑学籍信息变更的原始材料。第三章学籍信息采集与初始注册（一）新生入学信息采集1.新生须在规定时间内完成入学资格审查，提交身份证、录取通知书、学历证明（应届毕业生需提供）等材料。学校通过全国学籍管理系统（或地方学籍平台）核对新生录取信息，确认无误后进行信息采集。2.信息采集采用“线上填报+线下核验”方式：新生通过学校指定平台填写基本信息（系统自动校验身份证号、姓名等关键信息格式），提交后需携带原件到学籍管理部门现场核对，确保信息与证件一致。3.特殊类型学生（如港澳台学生、留学生、保送生）需额外提交相关身份或资格证明材料，由学籍管理部门会同招生部门审核后录入系统。4.采集完成后，学校向新生发放《学籍信息确认表》，新生需在3个工作日内核对并签字确认；无异议的，视为信息采集完成；有异议的，需提供有效证明材料申请更正，经审核后重新采集。（二）学籍初始注册1.新生入学资格审查通过且信息采集完成后，学校在规定时间内为其办理学籍注册手续，生成唯一学籍号（与全国或地方学籍管理系统对接）。2.暂缓注册情形：新生因特殊原因（如因病延迟入学、未完成前置学历验证）无法按时注册的，需在入学前10个工作日提交书面申请及相关证明材料，经学校审批同意后可暂缓注册，暂缓期不超过3个月；暂缓期内未完成注册的，按自动放弃入学资格处理。3.注册结果反馈：学籍注册完成后，学校通过教务系统、短信等方式通知学生，并在校园网公示注册名单（仅公示姓名、学号，保护隐私）。学生可登录学籍管理系统查询注册状态，对未注册的需及时联系学籍管理部门核实原因。第四章学籍信息日常维护与变更（一）日常信息维护1.在校生基本信息变更（如姓名、身份证号）：学生需提交本人书面申请、公安机关出具的变更证明（或其他法定机构证明）、原学籍信息复印件，经辅导员（班主任）核实、学院（学部）审核、学籍管理部门审批后，在学籍管理系统中更新，并同步至全国或地方学籍平台。2.动态信息更新：学业信息：由教学管理部门在成绩录入后3个工作日内同步至学籍管理系统；奖惩信息：由学生管理部门在奖惩决定生效后2个工作日内提供书面文件，学籍管理部门当日完成系统更新；异动状态信息：按本章第二节“学籍异动管理”流程处理。3.信息维护责任：各学院（学部）指定专人（学籍管理员）负责本单位学生学籍信息维护，每月最后一个工作日与学籍管理部门核对信息，确保系统数据与纸质档案一致。（二）学籍异动管理学籍异动包括转学、转专业、休学、复学、保留学籍、退学等情形，具体流程如下：1.转学申请条件：学生因患病或特殊困难、特别需要，无法继续在本校学习或不适应本校学习要求的，可申请转学；转入学生需符合转入专业录取分数要求（不得低于本校当年同专业录取最低分）。申请流程：学生提交书面申请（说明转学理由）、体检报告（证明患病情况）或相关困难证明材料→转出学院（学部）审核→学籍管理部门初审→校长办公会审议→经拟转入学校同意后，报省级教育行政部门备案→完成学籍转出手续。限制要求：入学未满一学期或毕业前一年、高考成绩低于拟转入学校相关专业同一生源地相应年份录取成绩、由低学历层次转为高学历层次的，不予转学。2.转专业申请条件：学生在学习期间对其他专业有兴趣和专长的，可申请转专业；一年级学生需完成第一学期所有课程且无不及格记录，二年级及以上学生需符合转入专业对先修课程的要求。申请流程：学生在学校规定时间内提交转专业申请表→原学院（学部）审核学习成绩及表现→转入学院（学部）组织考核（笔试/面试）→学籍管理部门汇总审核→校长办公会审批→公示5个工作日无异议后，办理学籍变更手续。限制要求：艺术类、体育类专业学生不得转入普通类专业；跨学历层次转专业（如专科转本科）需符合国家专升本政策；已转过一次专业的学生不得再次申请。3.休学与复学休学申请：学生因伤病（需提供二级甲等及以上医院诊断证明，建议休学3个月以上）、创业（需提供工商注册证明及创业计划书）、其他特殊原因需暂停学业的，可申请休学，每次休学期限为1年（中职、中小学生休学期限按地方规定执行），累计休学不超过2年（研究生可延长至3年）。休学流程：学生提交休学申请表及证明材料→辅导员（班主任）核实→学院（学部）审批→学籍管理部门备案→发放休学证明→系统标注“休学”状态。复学申请：休学期满前2周，学生需提交复学申请表（因病休学的需提供康复证明）→学院（学部）审核→学籍管理部门确认→系统恢复“在校”状态；逾期未申请复学的，按自动退学处理。4.保留学籍适用情形：学生参军入伍、参加国际组织实习、公派留学（境）等，可申请保留学籍，保留期限一般不超过2年（参军入伍的按国家政策保留至退役后2年）。办理流程：学生提交保留学籍申请表及相关证明（如入伍通知书、公派文件）→学籍管理部门审核→校长办公会审批→系统标注“保留学籍”状态→出具保留学籍证明。5.退学退学情形：学生自愿申请退学；学业成绩未达到要求或在学校规定的学习年限内未完成学业；休学、保留学籍期满未申请复学或申请复学未获批准；经诊断患有疾病或意外伤残无法继续在校学习；未按规定注册且未履行暂缓注册手续。办理流程：学生提交退学申请表（自愿退学者）或由学院（学部）提出退学建议→学籍管理部门审核→校长办公会审批→出具退学决定书→系统标注“退学”状态→学生在10个工作日内办理离校手续（退还学生证、校园卡等，领取退学证明）。第五章学籍信息安全与保密（一）访问权限管理学籍信息实行分级授权访问制度：校级权限：学籍管理部门负责人、分管校领导可查询全校学生学籍信息；院级权限：学院（学部）学籍管理员、学生工作负责人可查询本学院学生信息；教师权限：辅导员（班主任）可查询所带班级学生信息；学生权限：本人可查询、核对个人学籍信息，不可访问他人信息。所有访问需通过账号密码登录学籍管理系统，账号实行“一人一号”，离职或岗位调整时需及时注销权限。（二）技术防护措施1.系统安全：学籍管理系统部署于学校专用服务器，采用防火墙、入侵检测、数据加密（传输层HTTPS加密，存储层AES-256加密）等技术手段，定期进行漏洞扫描和安全补丁升级。2.数据备份：每日自动备份学籍信息至本地灾备服务器，每周异地备份至教育行政部门指定存储平台，备份数据保留至少5年（学生毕业后）。3.日志记录：系统自动记录所有访问、修改操作的时间、账号、IP地址及具体内容，日志保留期限为10年，供安全审计使用。（三）保密责任1.工作人员不得泄露、出售或非法向他人提供学籍信息，不得利用职务便利查询与工作无关的信息。2.学生因个人原因泄露自己学籍信息（如将账号密码告知他人）导致的后果，由学生本人承担。3.外部单位因工作需要查询学籍信息的，需持单位公函（说明查询理由、范围），经学校分管领导审批后，由学籍管理部门提供加盖公章的书面证明（仅包含必要信息），不得提供电子数据或批量信息。第六章学籍信息归档与查询（一）归档要求1.学生毕业（结业、肄业）或离校后，学籍信息由学籍管理部门整理为纸质档案和电子档案：纸质档案包括入学登记表、学籍异动审批表、奖惩材料、毕业（结业、肄业）证明存根等，按学号顺序归档，存放于学校综合档案室，保管期限为永久（学历教育学生）或30年（非学历教育学生）。电子档案包括学籍管理系统中所有历史数据，以年度为单位刻盘归档，与纸质档案一一对应。2.退学、开除学籍学生的学籍档案单独归档，标注“退学”“开除”标识，保管期限为20年。（二）查询与复制1.学生本人查询：凭有效身份证件到学籍管理部门申请，填写《学籍信息查询申请表》，可查询、复制个人学籍档案（仅限与本人相关的材料）。2.单位查询：公检法机关、教育行政部门等因办案或工作需要查询的，需持单位介绍信及查询人员工作证件，经学校保卫部门核实后，由学籍管理部门配合查询，不得复制档案原件（确需复制的需经学校主要领导审批）。3.毕业生学历验证：学生可通过学信网（或地方学籍平台）自行查询学历学籍信息，学校不再出具纸质证明（特殊情况需书面说明理由，经学籍管理部门审核后提供）。第七章责任追究与监督（一）责任划分1.学籍管理部门：负责学籍信息管理的统筹协调、系统维护、流程审批，对信息的准确性、完整性负主要管理责任。2.学院（学部）：负责本单位学生信息的初审、日常维护，对信息的真实性负直接责任。3.辅导员（班主任）：负责学生信息变更的核实，对信息的及时性负监督责任。4.学生本人：对提供信息的真实性、准确性负主体责任，因虚假信息导致的后果由学生本人承担。（二）违规处理1.工作人员违规行为（如泄露信息、篡改数据、未履行审核义务）：视情节轻重给予批评教育、调离岗位、党纪政纪处分；造成严重后果的，依法追究法律责任。2.学生违规行为（如提供虚假证明、冒用他人信息）：给予警告以上纪律处分；情节严重的，按退学或开除学籍处理；涉嫌违法的，移交司法机关处理。（三）监督