档案管理制度 (二)

一档案治理制度

档案治理制度

一、目的

为了保证我公司档案资料归档的及时性、完整性及档案治理的标准性，特制定本公司档

案治理制度.

二、适用范围

适用公司所有招标代理、投标文件资料、造价咨询资料、监理咨询资料以及人事档案治

理资料•.

三、责任

3.1行政人事部负责本制度的制定和档案的收集与治理.

3.2各部门负责人负责本部门有关业务档案的归集、整理,提交行政人事部档案治理人员.

3.3各部门相关人员负责所从事业务的档案的归集、整理，并提交部门负责人审核，保证档

案的完整性,不得遗漏和缺失,及时归档.

3.4总工办总工程师领全面负责全线的档案治理工作,行政人事是档案治理的职能部门，并

设专职档案员，在总工程师的指导下，负责对全线档案治理工作进行指导、监督、检查，组织

集中整理工作.

四、治理内容

4.1档案治理要求及原则

4.1.1档案治理必须认真执行公司有关各项规章制度，档案治理员要增强法律意识，做到

依法照章办事,努力提升政治和业务素质,尽职尽责做好档案治理工作.

4.1.2治理应坚持集中统一治理的原则，档案治理员应积极收取各种门类和载体的档案

资料，存档案室集中统一治理.

4.1.3装订成册的档案必须按规定立卷，填好案卷目录,然后按不同业务成果类别、载体

分别上架保管,并写明载体名称，以便查找利用.

4.1.4随时保持卷面清洁、整洁、保证档案的完整洁全.

4.1.5档案治理员必须保证档案平安.档案治理员离开档案室时，必须关停电器,拨掉电源

插头,上好门锁,管好钥匙,节假日离开前必须严格检查，必要时可打封条.

4.1.6档案治理员对所保管档案每半年要全面、仔细地检查一次，作好记录，做到账物

相符.对破损和褪变的档案要进行修复和复制，并做好档案的防霉及防蛀举措.

4.1.7档案工作要充分利用电子计算机等先进设备来增强科学治理，提升档案工作的管理

水平和效劳质量.

4.1.8做好档案信息开发利用工作.档案治理员要绘制档案分类大纲和存放示意图，编制

检索工具和参考资料,认真编好档案目录.档案治理员要熟悉所藏档案情况,方便快捷提供利

用.

4.1.9坚持履行档案借阅手续,经相关领导批准前方可借阅并认真做好登记及催还档案工

作,严格区分开放与限制使用的档案.

4.1.10档案治理员必须认真负责治理档案.查阅档案必须由档案治理员查找、调取.

4.1.11档案接收、移出、销毁及档案治理员工作变动，必须进行档案交接，逐一清点核对,

履行交接签收手续,及时记入?档案移交和接收登，记对薄接?收的档案,原则上应保持原卷

册原貌，以分清责任.

4.1.12对超过保管期限的档案，要根据保管期限重新组织鉴定；对于需继续保存的档

案要造具?档案销毁清册,？写出报告,经领导审核同意，由专人监销.

4.1.13档案在归档前由保存者个人负责，归档后由档案治理员负责.谁出问题谁负责.

4.1.14相关档案应由档案治理员收集并装订成册，由档案治理员保存.

4.1.15档案治理员和直接责任人发生玩忽职守、擅自提供抄录、损毁、丧失、泄密等

事件,要追究责任,根据情节轻重根据公司相关制度规定给予行政或刑事处理.

4.2各类型档案归档内容

4.2.1工程量清单及限制价编制归档应收集的资料

4.2.1.1工程造价咨询合同

4.2.1.2三级复核表

4.2.1.3清单及限制价编制成果文件纸质文本（注：纸质文本可不打印分局部项工程量

清单计价分析表）

4.2.1.4电子文档〔光盘）存档内容应当包括但不限于：

4.2.1.4.1工程量清单及招标限制价编制内容（全套）

4.2.1.4.2工程量计算书（包括图算软件、自制电子表格）

4.2.1.4.3图纸电子文档

4.2.1.5计算过程中相关责任方（如委托方、设计方等）的来往函件、答疑等.

4.2.1.6假设同一工程有修改应，将所有修改编制文件一并存档应，将每次定稿内（容并

附修改原因〕移交档案室存档保管.

4.2.1.7财评报告复印件

4.2.1.8其他应归档资料

4.2.1.9工程经理及经办人签字表

4.2.2工程结算编制归档应收集的资料

4.2.2.1工程造价咨询合同

4.2.2.2结算编制成果文件及电子文档（含报告正文、结算书、等三）级复核表.

4.2.2.3其他资料:

（1）工程相关责任方（如委托方,设计方，监理等）的来往函件，会议纪要

（2）计算底稿（含电子文档）

（3）影响工程造价的相关重要签证

（4）其他应该归档资料

4.2.2.4工程经理及经办人签字表

4.2.2.5财政评审归档应收集的资料

4.2.3.1工程造价咨询合同

4.2.3.2三级复核表

4.2.3.3清单及限制价报告（注：纸质文档可不打印分局部项工程量清单计价分析表）

4.2.3.4电子文档（光盘）内容应当包括但不限于：

（1）经评审的概算书或工程量清单及招标限制价编制内容（全套）

（2）工程量计算书（包括图算软件、自制电子表格）

13）、图纸电子文档

4.2.3.5计算过程中相关责任方（如委托方、设计方等）的来往函件、答疑等.

4.2.3.6假设同一工程有修改应,将所有修改编制文件一并存档应,将每次定稿内容［并

附修改原因）移交档案室存档保管.

4.2.3.7财评报告复印件

4.2.3.8其他应归档资料

4.2.3.9工程经理及经办人签字表

4.2.2.6结算审计归档应收集的资料

4.2.4.1工程造价咨询合同

4.2.4.2审核报告及电子文档〔含报告正文，定案表，结算书，重要签，证二等级〕复核

4.2.4.3其他资料:

（1）工程相关责任方（如委托方,设计方，监理等）的来往函件，会议纪要

（2）计算底稿（含电子文档）

（3）影响工程造价的相关重要签证

（4）其他应该归档资料

4.2.4.4工程经理及经办人签字表

4.2.4.5工程负责人认为有必要留底的所有资料•.

4.3招标代理工程归档应收集的资料如一表：

招标代理工程资料归档情况表

序号分项名称备注

1比选邀请函1日报网下载）

2?中选通知书?原件

3工程立项批文

4招标核准批文

5备案后的?招标代理合同?原件

6预算限制价财政评审报告

7备案后的?招标公告?含网络打印版或报纸）

8备案后?招标文件?原件

9备案工程量清单原件

10报名表（投标人报名资料•、报名统计表）

11备案后的补疑文件及签收表、回函

12备案评标报告原件

13备案后?中标候选人公示?原件（含网络打印版）

14备案后?中标通知书?原件

15中标单位的投标文件（含电子文档）

16业主盖章的?履约情况表?原件

17备案施工合同

注：招标代理工程资料按以上目录顺序由负责此工程的工程负责人装订交档案治理员.

4.4归档资料的整理要求

4.4.2归档文件应按“件〃为单位装订.

4.4.3所有档案资料均九4纸型(210X297mm)规格：幅面大于的,按幽纸

型的尺寸加以折叠，并尽量减少折叠层次，折叠应尽量位于字迹间隙处，图纸应将图签折于显

眼位置，尽量减少文件受损，便于阅读；小于寸的,粘贴在4幅面的纸上，并留出装订线.

4.4.4装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件或手抄稿

在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后；结论性材料

在前，依据性材料在后；文件处理单在前，文件在后；正文在前，发文稿纸在后.

4.4.5归档文件装订前,应去除原装订文件的金属物和易变脆的塑料物.

装订要采用对档案文件无损的材料和方法，如夹装、线装等方法.装订要牢固，做到文件

不损页；不倒页，不压字.装订前应将“件〃内的各页按一定方式对齐,文件尽量大小一致.

采用左侧装订，要将左、下侧对齐并打印封面及目录.

4.4.6封面各个工程应填写清楚、准确；卷内文件材料按规定次序排列、编号.

4.4.7报告.上档案架

档案治理员应根据不同类型的业务成果报告分区、分门别类按文号的顺序将报告进行

上架归档保存.

4.5归档日期要求及处分规定

4.5.2造价相关报告档案

4.5.1.1负责该工程的工程负责人应在出具正二I报告当日内移交公司档案治理员保管.

所移交档案资料齐全、完整,方可提取该工程的提成工资.假设未及时交纳从报告出具之日

第二天算起每超过一天处元的罚款,并累计计算,直到档案完整移交为止.

4.5.1.2对于特殊情况应在出具报告之日第二天算起三日内移交齐所应该归档的资料，

并以书面?情况说明书告知总工程师否则从第四日算起每超过一天处元的罚款，

并累计计算,直到档案完整移交为止.

4.5.2招标代理工程档案资料

4.5.2.1负责该招标代理工程的工程负责人应在发出中标通书之日内移交公司档案管理

员保管.所移交档案资料齐全、完整，方可提取该工程的提成工资.假设未及时交纳从报告出

具之日第二天算起每超过一天1处0元的罚款，并累计计算,直到档案完整移交为止.

4.5.2.2对于特殊情况应在发出中标通书之日第二天算起三日内移交齐所应该归档的资

料,并以书面?情况说明书?告知招标部经理,否则从第四日算起每超过1一0元天的处罚

款,并累计计算,直到档案完整移交为止.

4.6监理档案治理

4.6.1档案治理目标

4.6.1.1保证工程建设的施工原始记录、单项质量评定、监理抽检记录与工程建设同步

完成,每年底或每个施工阶段根据整理方法组织集中整理归档；

4.6.1.2保证工程建设档案的形成能够准确地反映施工全过程，记录真实，能够作为计

量、支付、设计变更批复的依据和凭证；

4.6.1.3在工程交工验收时,将整理并符合编制要求的档案提交验收委员会.

4.6.2档案治理内容

工程档案治理主要分为：收集、鉴定、整理、编目、保管、装订、移交.

4.6.2.1档案的收集工作是指根据档案治理的有关规定，通过切实可行的举措和方法，把

具有保存和利用价值的文件资料集中到档案治理部门；收集工作贯穿整个工程建设的全过

程,是保证档案治理工作顺利进行的第一步,档案的收集既要遵循建设过程的形成规律，还要

保证其完整、准确，收集范围；

4.6.2.2档案的鉴定工作是指根据施工工艺，施工、评定等行业标准对收集的材料进行

检查,保证材料填写标准、完整、页面整洁,符合工程档案的一般要求；

4.6.2.3档案的整理工作是指对收集到的材料,根据其形成规律和特点,进行科学、系统

排列及组卷的过程；整理工作要遵循档案形成规律和分类标准，保证档案材料之间的有机联

系,最终形成统一整体；

4.6.2.4档案的编目是用来固定案卷内文件的位置，揭示其内容，便于查找和利用；包含

编档号、编目录等各项工作；

4.6.2.5档案的保管、装订、移交指在工程建设过程中对档案的日常保护司治理.项目建

设过程也是工程档案收集的过程,在此期间收集的档案材料由各形成单位自行妥善保管,在

工程交工验收时,根据整理要求形成系统后,再进行装订,统一移交工程治理单位归档保存.

4.6.2.6施工阶段监理资料的内容：

4.6.3.1施工合同文件及委托监理合同;

4.6.42勘察设计文件;

4.6.3.3监理规划;

4.6.3.4监理实施细则；

4.6.3.5分包单位资格报审表；

4.6.3.6设计交底与图纸会审纪要；

4.6.3.7施工组织设计（方案）报审表；

4.6.3.8工程开工/复工报审表及工程停工令；

4.6.3.9测量核验资料；

4.6.3.10工程进度方案;

4.6.3.11工程材料、构配件、设备的质量证实文件；

4.6.3.12检查试验资料:

4.6.3.13工程变更资料;

4.6.3.14隐蔽工程验收资料；

4.6.3.15工程计量单和工程款支付证书；

4.6.416监理工程师通知单;

4.6.3.17监理工作联系单；

4.6.3.18报验申请表;

4.6.3.19会议纪要;

4.6.3.20往来函件;

4.6.3.21监理日记;

4.6.3.22监理月报；

4.6.3.23质量缺陷与事故的处理文件；

4.6.3.24分部工程、单位工程等验收资料；

4.6.3.25索赔文件资料;

4.6.3.26竣工结算审核意见书；

4.6.3.27工程工程施工阶段质量评估报告等专题报告;

4.6.3.28监理工作总结;

4.6.2.7归档的监理资料内容

4.6.4.1委托监理合同；

4.6.4.2监理规划、监理细则;

4.6.4.3监理日记；

4.6.4.4监理月报；

4.6.4.5监理指令文件（监理工程师通知单,监理工程师通知回复单，备忘录,工程停工

令,工程开工/复工报审表等）

4.6.4.6与业主、被监理单位、设计单位往来函件、文件；

4.6.4.7会议纪要；

4.6.4.8工程计量单、工程款支付证书、竣工结算审核意见书；

4.6.4.9施工组织设计、施工方案审核签证资料；

4.6.4.10监理总结报告、工程质量评估报告；

4.6.4.11工程质量平安事故调查处理文件；

4.6.4.12工程验收资料（分部工程验收记录,单位工程竣工验收记录,单位工程质量限

制资料核查记录,单位工程平安和功能检验资料核查及主要功能抽查记录,单位工程观感质

量检查记录,单位工程竣工报验单,竣工验收报告，工程质量保修书等方面；的资料）

4.6.4.13分包单位资格报审资料；

4.6.4.14索赔文件资料；

4.6.4.15报验申请表（原材料/构配件/设备、检验批、分项、定位放样、沉降观察、

施工试验等；）

4.6.4.16工程变更单;

4.6.4.17监理工作联系单；

4.6.4.18总监巡视检查记录；

4.6.4.19旁站记录;

4.6.4.20工程进度资料；

4.6.4.21主要的监理台帐;

4.6.5监理资料的治理要求

1、公司监理资料治理实行总工程师负责制；

2、监理档案应按单位工程和施工的时间先后J顺序整分理类,立卷装订,每页要有编号，

每卷要有目录；

3、每个单位工程的监理档案封面应注明工程名称、合同号、建设单位、总包单位、建设

日期、完成日期和总监理工程师审核签字；

4、在工程〔合同）完成后一个月内由资料治埋人员整理装订后，移交公司档案办理交接

手续；

5、一般工程监理档案在工程保修期满后保存一年,重要的工程监理档案保存可延长

至三年.保存期间需要查阅时・,应办理借阅和归还手续；

6、监理档案，应真实可靠，字迹要清楚，签字要齐全，不得弄虚造假、擅自涂改原始记录.

4.6.6施工阶段监理资料的归档方法

4.6.7施工阶段监理资料按五局部归档：

■合同治理资料■质量限制资料■投资限制资料

■进度限制资料■监理工作治理

4.6.7.1合同治理资料

编号归档资料名称

1监理委托合同

2分包单位资格报审资料

3施工组织设计报审表

4索赔文件资料（申请书、批复意见）

5工程变更单

6工程竣工验收资料

7工程质量保修书或移交证书

4.6.7.2.进度限制资料

编号归档资料名称

1施_L进度方案报审单及审核批复意见

2工程开工/复工报审表及批复意见

3有关工程进度方面的专题报告及建议

注：工程进度资料通常指：施工进度方案（年、月、旬、周）申报表及监理方的审批

意见,进度方案与工程实际完成情况的比拟分析报告,施工方案变更申请及监理方的批复意

见，延长工期申请及批复意见，人员、材料、机械设备的进场方案及监理方的审批意见，工程

开工/复工申请及监理方的批复意见.

4.6.7.3工程质量限制资料

编号归档资料名称

1施工方案报审表及监理工程师审批意见

工程质量平安事故调查处理文件（事故调查报告、事故处理意见二

2

故评估报告等）

3原材料、构配件、设备报验申请表（含批复意见）

4检验批、分项工程报验单（含批复意见）

5工程定位放线报验单及监理工程师复核意见

6分部工程验收记录（工程验收记录）

7旁站记录

8施工试验报审单及监理方的见证意见

9工程质量评估报告

注：因归档需要，在有关的报验申请表中,应注明部位、内容,监理方的审批意见明确、

依据充分.

工程质量评估报告中已包含了质量保证资料（施工技术资料）的核查情况、/分检验批

项/分部工程的质量统计情况、混凝/土砂浆试块的评定结果等方面的资料.因而，在归档资

料中不再单独列项.

4.6.7.4投资限制资料

编号归档资料名称

1工程计量单及审核意见

2工程款支付证书

3竣工结算审核意见书

注：如果监理方不参与工程竣工结算工作,那么上表3中项第就不存在.

4.6.7.5监理工作治理资料

编号归档资料名称

1监理规划

2监理实施细则

3监理日记

4监理月报

5监理指令文件

6总监巡视检查记录

7与业主、被监理单位、设计单位的往来函件

8会议纪要

9监理