档案安全管理制度

档案安全管理制度

目录

一、总则......................................................3

1.1管理制度目的.............................................3

1.2适用范围.................................................3

1.3管理原则.................................................4

1.4职责分工.................................................4

二、档案收集与整理...........................................5

2.1档案收集要求.............................................5

2.2档案分类与编目...........................................7

2.3档案整理规范.............................................8

2.4档案归档程序.............................................9

三、档案保管与维护..........................................10

3.1保管设施与环境要求......................................11

3.2档案存放与管理..........................................12

3.3档案修货与保护..........................................13

3.4档案安全检查............................................14

四、档案利用与服务..........................................16

4.1档案查阅制度............................................16

4.2档案复制与摘录..........................................17

4.3档案咨询服务............................................18

4.4档案利用统计............................................19

五、档案数字化与信息化....................................20

5.1数字化档案标准.........................................21

5.2档案信息化管理平台......................................22

5.3数字化档案备份与恢复..................................23

5.4档案信息资源共享......................................24

六、档案安全与保密.........................................25

6.1档案安全责任制..........................................26

6.2档案保密制度............................................27

6.3档案安全事故处理........................................28

6.4档案安全教育与培训......................................29

七、档案管理监督与考核......................................30

7.1监督检查机制............................................30

7.2考核评价体系..........................................31

7.3问题整改与反馈..........................................32

八、附则.....................................................34

8.1修订程序................................................34

8.2解释权..................................................35

8.3生效日期................................................35

一、总则

为了加强档案管理，确保档案安全，维护国家利益和信息安全，依据《中华人民共

和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本档案安全管理制度。

本制度旨在明确档案管理的责任主体，规范档案收集、整理、保管、利用利销毁等

工作流程，确保档案实体和电子档案的安全，提高档案工作的科学化、规范化、信息化

水平。

木制度适用于木单位所有档案的管理工作，包拈纸质档案、电子档案以及声像、实

物等不同形式和载体的档案资料。通过建立健全档案安全管理制度，保障档案资料的真

实性、完整性和连续性，为单位的决策、管理、科研和社会服务提供可靠依据。

1.1管理制度目的

本档案安全管理制度旨在确保公司档案资料的安全、完整和有效利用。通过建立和

完善档案管理流程，加强对档案的收集、整理、归档、保管和利用等环节的规范管理，

实现以下目标：

1.保障档案资料的真实性、完整性和准确性，防止档案资料遗失、损坏或篡改。

2.提高档案管理的效率，确保档案资料能够及时、准确地服务于公司各项工作。

3.符合国家档案管理法律法规的要求，维护公司合法权益。

4.增强员工档案安全意识，培养良好的档案工作习惯。

5.促进公司信息化建没，实现档案资源的数字化和共享化，为公司的可持续发展提

供有力支撑。

1.2适用范围

本《档案安全管理制度》适用于公司内部所有涉及档案管理工作的部门和同位，包

括但不限于档案室、综合办公室、人力资源部、财务部、研发部、市场部等。具体包括:

1.公司所有纸质档案、电子档案、音视频档案、实物档案等的管理；

2.档案的收集，整理,归档，保管，利用，销毁等各个环节;

3.档案信息的保密、安全防护及应急处置措施；

4.档案管理人员的职责、权限与义务；

5.与档案管理相关的各类培训和考核；

6.档案管理制度的修牙与实施。

木制度旨在确保公司档案的完整、准确、安全，维护公司合法权益，提高档案管理

水平，为公司的持续发展提供有力保障。

1.3管理原则

为确保档案安全，本管理制度遵循以下原则：

（1）依法管理原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案安全与保

密工作合法合规进行。

（2）分级保护原则：根据档案的密级和重要性，实施分级保护，确保不同级别的

档案得到相应的安全防护。

（3）责任到人原则：明确档案安全管理的责任主体，实行岗位责任制，确保每位

档案管理人员都明确自己的职责和义务。

（4）预防为主原则：坚持以预防为主，防患于未然，通过建立健全安全防范措施,

减少档案事故的发生。

（5）技术保障原则：运用现代科技手段，提高档案安全管理的效率和水平，确保

档案信息的安全存储和传输。

（6）持续改进原则：根据档案安全管理的实际情况，不断优化管理制度，提升管

理水平，以适应新形势下的安全需求。

1.4职责分工

为确保档案安全管理制度的有效实施，各部门及人员应明确自身的职责与分工，具

体如下：

(1)档案管理部门：

负责制定和实施档案安全管理制度，组织档案安全检查，监督档案安全措施的落实,

对违反档案安全规定的行为进行处理。

•负责档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。

•负责定期对档案进行鉴定和销毁。

•负责档案保密工作，确保档案信息安全。

(2)保密办公室：

负责监督和指导各部门的档案保密工作，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的

档案进行严格管理。

•负责制定档案保密工作规定和措施。

•负责对档案保密人员进行培训和管理。

•负责处理档案泄密事件。

(3)信息安全管理部门：

负责对档案信息系统进行安全监测和维护，确保档案数据的安全性和完整性。

•负责制定档案信息系统安全管理制度。

•负责对档案信息系统进行定期安全检查和风险评估。

•负责处理档案信息系统安全事故。

(4)用档部门：

负责按照档案管理制度和保密要求使用档案，确保档案信息的安全。

•负责对使用档案的人员进行档案保密教育。

•负责在档案使用过程中严格遵守保密规定。

•负责及时反馈档案使用中发现的问题。

（5）人力资源部门:

负责对涉及档案管理的人员进行招聘、培训和考核，确保档案管理人员的专业能力

和保密意识。

•负责制定档案管理人员培训计划。

•负责对档案管理人员进行保密教育。

•负责对档案管理人员的工作进行监督和考核。

通过明确各相关部门和人员的职责分工，确保档案安全管理制度的有效执行，共同

维护档案信息安全。

二、档案收集与整理

1.档案收集原则

档案收集应遵循真实性、完整性、连续性和规范性的原则，确保收集的档案能够真

实反映单位的历史、现状和发展趋势。

2.档案收集范围

档案收集范围包括但不限于以下内容：

•机关、企事业单位的重要文件、会议记录、工作总结、规划报告等；

•各类合同、协议、证书、证明文件等；

•各类技术文件、图纸、规范、标准等；

•各类财务、审计，统计、人事档案等；

•其他具有保存价值的材料。

3.档案收集程序

档案收集程序如下:

•明确档案收集的责任人和收集内容；

•制定档案收集计划，明确收集时间、方式和要求：

•对收集的档案进行初步筛选，确保其符合收集标准；

•对收集的档案进行整理、编号，并填写档案登记表；

•将整理好的档案移交给档案管理部门。

4.档案整理要求

档案整理应遵循以下要求：

•分类清晰，便于检索利用；

•编号规范，标识明确；

•顺序排列，层次分明；

•格式统一，内容完整；

•保密档案按照国家保密规定进行管理。

5.档案整理方法

档案整理方法包括：

•顺序法：按照档案形成的时间顺序进行排列；

•事由法：按照档案的内容、性质、用途等特征进行分类；

•保管期限法：根据档案的保管期限进行分类；

•系统法：按照档案形成单位或业务系统进行分类。

6.档案整理后的归档

档案整理完毕后，应按照档案管理部门的规定进行归档，确保档案的安全和完整。

归档时应注意以下事项：

•档案归档前应进行质量检查，确保档案的准确性;

•档案归档应填写归档目录，详细记录档案的编号、名称、内容等信息;

•档案归档后应定期进行清点，确保档案的完整性。

2.1档案收集要求

为确保档案收集工作的规范化、系统化，以下为档案收集的具体要求：

1.真实性原则：收集的档案资料必须真实可靠，不得有伪造、篡改、隐瞒等情况。

2.完整性原则：档案收集应确保收集范围的全面性，包括各类文件、图表、照片、

录音、录像等，确保档案内容的完整性。

3.时效性原则：档案收集应注重时效性,对于具有保存价值的资料应尽快收集归档,

避免因时间推移导致资料遗失或损坏。

4.分类原则：根据档案的性质、内容、用途等特征，对收集的档案进行分类整理，

以便于检索和管理

5.规范化原则：档案收集应遵循国家有关档案收集的法律法规和标准规范，确保档

案收集工作的合法性和规范性。

6.责任明确：明确档案收集工作的责任人，确保档案收集任务的落实和执行。

7.定期检查：定期对收集的档案进行检查，确保档案的完整性和准确性，发现问题

及时整改。

8.保密原则：对于涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案资料，应严格保密，

防止信息泄露。

9.数字化要求：在条件允许的情况下，应对档案进行数字化处理，以便于存储、传

输和利用。

10.收集渠道：档案收集可通过以下渠道进行：内部文件收集、外部资料收集、网络

信息收集、实物档案收集等。

通过严格执行以上档案收集要求，确保档案的完整、准确、安全，为档案的有效利

用和管理奠定坚实基础。

2.2档案分类与编目

为确保档案的有序管理和高效利用，本制度对档案实行严格的分类与编目管理。具

体规定如下：

1.分类原则：档案分类应遵循系统性、逻辑性、实用性原则，结合档案内容、形成

单位、时间顺序等因素进行分类。

2.分类体系：档案分类采用三级分类体系，即按档案内容属性分为文书档案、科技

档案、人事档案、财务档案等大类：在大类下根据具体业务或职能分为二级类：

在二级类下再根据具体内容和特点分为三级类。

3.编目规则：档案编目应严格按照《档案著录规则》执行，确保档案信息的准确性

和完整性。编目内容包括档案题名、档案号、档案形成单位、档案形成时间、档

案保管期限、档案密级、档案页数、档案载体等。

4.档案编号：档案编号应采用统一格式的流水号或条形码，确保档案的唯一性和可

追溯性。

5.目录编制：编制档案目录应包括档案分类目录、档案总目录和检索目录。档案分

类目录按分类体系编制，档案总目录按档案编号顺序编制，检索目录可根据实际

需要编制主题目录、作者目录等。

6.电子编目：对于电子档案，应采用电子档案管理系统进行编目，实现档案的电子

化管理。

7.档案调整：档案分类与编目应根据档案实际使用情况和业务发展需要进行适时调

整，确保档案分类与编目的科学性和实用性。

8.档案检索：建立健全档案检索制度，确保档案信息的快速、准确检索，提高档案

利用效率。

通过上述分类与编目管理，实现对档案的规范化、系统化管理，确保档案安全，便

于档案的查询和利用。

2.3档案整理规范

为确保档案的完整性、准确性、系统性和可利用性，以下为档案整理的具体规范：

1.分类整理：根据档案的性质、来源、用途等特征，将档案划分为不同类别，如文

书档案、科技档案、人事档案等，并按类别进行有序整理。

2.编号规则：采用统一编号制度，确保档案编号的唯一性和连续性。编号应包括分

类号、年度号、顺序号等，方便检索和管理。

3.装订要求：档案应按照规定的格式进行装订，确保装订牢固、美观。文书档案一

般采用左侧装订，科技档案和人事档案等可根据实际情况选择合适的装牙方式。

4.目录编制：编制档案目录，包括档案名称、编号、日期、页数、存放位置等信息,

便于查阅和检索。

5.卷内文件整理：卷内文件应按时间顺序排列，每份文件应标注页码，并附上文件

目录，确保文件内容的完整性和顺序性。

6.电子档案整理：电子档案的整理应遵循电子档案管理规范，确保电子档案的存储

格式、命名规则、备份等符合要求。

7.档案包装：档案包装应使用符合国家标准的档案盒，确保档案在搬运和存放过程

中的安全。

8.档案存放：档案存放应遵循“先入先出”的原则，保持档案库房的整洁、干燥、

通风，防止档案受潮、霉变、虫蛀等。

9.档案标识：在档案封面和侧面标注档案名称、编号、密级等信息，方便识别和管

理。

10.档案更新：定期对档案进行整理和更新，确保档案信息的准确性和时效性。

通过严格执行上述档案整理规范，可以有效保障档案的安全，提高档案管理的效率

和档案的利用率。

2.4档案归档程序

为确保档案材料的完整、准确和及时归档，以下为档案归档程序的具体规定：

1.收集整理：各部门在业务活动中形成的文件材料，应按照归档范围和保管期限要

求，及时收集齐全c收集过程中，应对文件材料进行初步整理，分类、编号，并

确保文件材料的完整性和准确性。

2.归档申请：各部门收集整理完毕的文件材料，需填写《档案归档申请单》，详细

列明文件材料的名称、数量、形成时间、保管期限等信息，经部门负责人审核签

字后，提交至档案管理部门。

3.档案审查：档案管理部门收到归档申请后，对文件材料进行审查，包括文件材料

的完整性、准确性、真实性、合规性等方面。审查合格后，办理归档手续。

4.归档登记:档案管理部门对审查合格的文件材料进行登记,包括文件材料的编号、

名称、数量、形成单位、形成时间、保管期限等，并建立档案目录。

5.档案整理：档案管理部门根据档案分类、编号规则，对文件材料进行整理，包括

编制卷内目录、装订、打包等，确保档案材料的整齐、规范。

6.档案入库：整理完毕的档案材料，需按照档案保管要求，入库存放。入废前，应

进行编号、分类、上架等工作，确保档案的有序管理。

7.档案利用：档案管理部门应按照档案利用规定，提供档案查询、复制等服务。档

案利用过程中，应严格遵循保密规定，确保档案安全。

8.档案更新：档案管理部门应定期对归档程序进行评估，对存在的问题及时进行改

进，确保档案归档程序的规范性和有效性。

通过以上归档程序，旨在确保档案材料的安全、完整、准确和高效利用，为单位的

档案管理工作提供有力保障。

三、档案保管与维护

1.档案库房管理：

•档案库房应保持整洁、干燥、通风，确保档案材料不受潮湿、霉变、虫蛀等自然

因素的侵害.

•库房内应配备必要的防潮、防尘、防虫、防火、防盗设施，确保档案安全。

•库房温度应控制在适宜范围内，避免极端温度对档案材料造成损害。

2.档案存放标准：

•档案应根据其性质、密级、保管期限等因素进行分类存放，确保检索方便。

•档案柜应保持整洁有序，档案材料摆放整齐，便于取用和维护。

•严禁在档案柜内存放易燃易爆物品、液体、腐蚀性物品等。

3.档案材料保护：

•对纸质档案，应定期进行防潮、防霉处理，及时修复破损档案，延长其使用寿命。

•对于电子档案，应定期进行数据备份，确保数据安全，防止丢失或损坏。

•档案查阅时应使用专门的档案夹或档案袋，避免直接用手触摸档案材料，减少污

染。

4.档案定期检查：

•定期对档案进行清点、整理和检查，及时发现尹解决档案保管过程中存在的问题。

•对损坏、丢失的档案，应及时上报，并采取相应措施进行补救。

5.档案修复与复制：

•对于破损严重的档案，应按照国家档案局规定的标准和方法进行修复。

•对于需要长期保存的档案，可根据需要制作副本，以备原档损坏时使用。

6.档案信息化管理：

•推进档案信息化建没，实现档案的数字化管理，提高档案的检索效率和利用率。

•建立健全档案信息叱管理制度，确保电子档案的安全性和完整性。

7.档案保密工作：

•严格执行国家关于档案保密的相关法律法规，确保档案信息安全。

•对涉及国家秘密、商、业秘密和个人隐私的档案，采取相应的保密措施，防止信息

泄露。

3.1保管设施与环境要求

为确保档案资料的安全、完整和长期保存，以下是对档案保管设施与环境的严格要

求：

1.档案库房建设应符合国家相关标准，具备防火、防盗、防潮、防尘、防虫蛀、防

鼠咬等基本功能。

2.档案库房应采用防静电材料进行装修，避免静电对档案材料的损害。

3.档案库房的温度和湿度应保持恒定，温度控制在18℃至24℃之间，湿度控制在

45%至65%之间，以满足档案材料的保存需求。

4.档案库房应配备通风设备，确保室内空气流通，减少霉菌滋生。

5.档案库房内应设置紫外线消毒设施，定期对库房进行消毒，防止细菌、病毒等对

档案材料的侵害。

6.档案库房应安装防火、防盗报警系统，确保在发生火情或盗窃事件时能够及时报

警并采取相应措施。

7.档案库房应设置独立的供电系统，确保在正常供电中断时，仍能保障档案安全。

8.档案库房内部应设置合理的货架、柜子等存放设施，确保档案材料的有序存放和

方便取用。

9.档案库房应定期进行清理和维护，确保库房内整洁、无杂物堆积。

10.档案库房应配备必要的消防器材和应急救援设备，确保在紧急情况下能够迅速应

对。

通过以上措施，确保档案资料在安全、适宜的环境中得到妥善保管，有效延长档案

的使用寿命。

3.2档案存放与管理

为确保档案的完整、安全与有效利用，档案存放与管理应遵循以下规定：

1.存放环境：档案存放区域应具备适宜的温度、湿度条件，防止档案材料因环境因

素导致损坏。具体要求如下：

•温度应控制在15℃至25c之间；

•湿度应控制在40%至60%之间；

•防尘、防霉、防鼠、防虫、防潮、防阳光直射。

2.档案柜具；档案柜应选用符合国家标准的材质，具备防火、防盗、防潮、防尘等

功能。档案柜内部分区应合理设置，便于分类存放。

3.分类存放：档案应按照档案分类方案进行分类存放，确保档案的有序性和可检索

性。分类方案应包括以下内容：

按档案形成单位、半份、保管期限等要素进行分类;

•同一类别内的档案应按照重要程度、密级等进行排序。

4.编号管理：每份档案应赋予唯一编号，编号应包括档案分类号、顺序号等信息。

编号规则应统一，便于查询和管理。

5.出入库管理：档案出入库应进行登记，详细记录档案的名称、数量、存放位置等

信息…出入库应由专人负责，确保档案安全。

6.定期检查：定期对档案存放情况进行检查，发现安全隐患应及时整改。检查内容

包括档案的存放位置、摆放顺序、保管条件等。

7.档案保护：对易损、易损毁的档案，应采取特殊保护措施，如使用档案保护套、

低温冷藏等方法。

8.电子档案管理：电子档案的存放应采用专用服务器，并采取数据备份、病毒防护

等措施，确保电子档案的安全。

9.保密管理：涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应按照相关法律法规进

行保密管理，确保信息安全。

通过以上措施，确保档案的存放与管理达到规范、安全、高效的标准，为档案的有

效利用提供有力保障。

3.3档案修复与保护

为确保档案的完整性和可用性，本制度规定如下档案修复与保护措施：

1.修复原则；档案修复工作应遵循真实性、完整性、安全性和可追溯性的原则，不

得改变档案的原貌和内容。

2.修复材料：档案修复应使用符合国家标准的修复材料，如无酸纸、中性胶、无色

透明修复液等，避免使用可能对档案造成损害的物质。

3.修复技术：档案修复应采用适宜的技术，如加固、修补、托裱、去酸、去污等,

确保档案的物理和叱学稳定性。

4.修复记录：对修复的档案应详细记录修复日期、修复人员、修复方法、修复材料

等信息，并归档备查。

5.保护措施：

•环境控制：档案库房应保持适宜的温度和湿度，防止档案受潮、霉变或老化。

•防虫害：定期对档案库房进行防虫害处理，防止档案受到虫蛀。

•防火安全：档案库房应配备合格的消防设施，并定期进行消防演练。

•防盗安全：档案库房应安装防盗报警系统，加强出入管理，防止档案失窃。

6.定期检查：对档案进行定期检查，及时发现并修复档案损坏问题，确保档案的长

期保存。

7.人员培训：对负责档案修复和保护的工作人员进行专业培训，提高其业务技能和

安全意识。

通过以上措施，确保档案在修复和保护过程中不受损害，延长档案的使用寿命，为

档案的利用提供保障。

3.4档案安全检查

为确保档案安全，防止档案丢失、损毁或泄密，公司应定期开展档案安全检查工作。

以下是档案安全检查的主要内容和方法：

1.检查频率；档案安全检查应每年至少进行一次全面检查，井结合实际情况进行不

定期抽查。

2.检查内容：

•档案保管设施设备：检查档案库房、档案柜等设施的完好性，确保其能够满足档

案保管的要求，如温湿度控制、防火、防盗等。

•档案实体安全：检查档案实体是否完好，有无破损、霉变、虫蛀等现象，以及档

案装订是否牢固。

•档案数字化安全：检查电子档案的存储介质是否安全，是否存在病毒威胁，电子

档案的备份和恢复机制是否完善。

•档案管理制度执行情况：检查档案管理制度是否得到有效执行，包括档案收集、

整理、归档、借阅、销毁等环节。

•人员安全意识：检查档案管理人员的安全意识和保密意识，确保其能够严格遵守

档案安全操作规程。

3.检查方法：

•自查：档案管理人员应定期自查，发现问题及时整改。

•互查：不同部门或岗位之间应相互检查，以发现潜在的安全隐患。

•专业检查：可邀请专业机构或专家对档案安全进行检查，提供专业的意见和建议。

4.检查记录：安全检查应做好记录，包括检查时间、检查人员、检查内容、存在问

题及整改措施等，并将检查记录存档备查。

5.整改落实：对于检查中发现的安全隐患，应立即制定整改措施，并落实责任人，

确保整改到位。

通过定期的档案安全检查，可以有效提升档案管理水平，保障档案安全，为公司的

发展提供有力支持。

四、档案利用与服务

1.档案利用原则

本单位档案利用工作遵循真实性、完整性、时效性、安全性的原则，确保档案信息

的准确、完整和有效。

2.档案查询服务

（1）提供档案查询服务，包括但不限于档案目录查询、档案全文查询、档案复制、

档案摘录等。

（2）查询服务对象为内部员工、外部单位或个人，根据实际情况提供相应的查询

服务。

3.档案借阅管理

（1）档案借阅需填写《档案借阅申请表》，经批准后方可借阅。

（2）借阅人需遵守档案保密规定，确保档案安全。

（3）借阅期限根据档案性质和利用需求确定，一般不超过一个月，特殊情况可申

请延期。

（4）档案归还时，需检查档案完整性和安全性，确保无损坏或遗失。

4.档案复制与摘录

（1）档案复制与摘录需填写《档案复制/摘录申请表》，经批准后方可进行。

（2）复制与摘录的档案内容必须符合法律法规和档案保密规定。

（3）复制与摘录的档案，需加盖档案专用章，并注明复制日期、用途等信息。

5.档案信息服务

（1）定期对档案进行整理、分类、编目，确保档案信息准确、完整。

（2）根据单位业务需求，提供档案信息服务，包括但不限于档案咨询、档案培训I、

档案宣传等。

（3）积极推广档案信息化建设，提高档案利用效率。

6.档案利用安全

（1）档案利用过程中，严格保密，防止档案信息泄露。

(2)加强档案保管设施建设，确保档案安全。

(3)定期对档案利用情况进行检查，发现问题及时整改。

4.1档案查阅制度

为确保档案资料的安全和保密，同时满足合法、正当的查阅需求，特制定以下档案

查阅制度：

1.查阅申请：任何单位或个人需查阅档案，必须提前向档案管理部门提交正式的查

阅申请，并详细说明查阅目的、范围和必要性。

2.身份验证：查阅者需提供有效身份证件，并由档案管理人员进行身份验证。

3.杳阅范围：杳阅范围限于与申请者工作、学习、研究等直接相关的档案资料，不

得查阅无关的档案。

4.查阅权限：档案查阅权限分为内部查阅和外部查阅。内部查阅适用于本单位的员

工；外部查阅适用于经批准的校外单位和个人。

5.查阅方式：档案查阅应采用查阅室查阅或复制查阅的方式，不得擅自将档案带出

查阅室。

6.查阅记录：档案管理部门应详细记录查阅者的身份、查阅时间、查阅内容等信息,

并归档保存。

7.保密要求：查阅者应严格遵守国家有关档案保密的法律、法规，不得泄露档案内

容，不得将档案用于非法目的。

8.违规处理：对于违反档窠查阅规定的，档案管理部门将根据情节轻重，采取警告、

暂停查阅权限等措施，并依法追究相关责任。

9.定期审查：档案管理部门应定期对档案查阅情况进行审查，确保查阅制度的执行

效果。

10.服务与监督：档案管理部门应提供优质的查阅服务，同时接受上级主管西门和广

大群众的监督。

4.2档案复制与摘录

为了确保档案的完整性和保密性，以下为档案复制与摘录的具体管理规定：

1.档案复制应严格按照国家相关法律法规和本制度执行，未经批准，任何人不得擅

自复制档案。

2.档案复制分为内部复制和对外提供复制。内部复制是指在本单位内部对档案进行

复制；对外提供复制是指将档案复制给外部单位或个人。

3.内部复制需填写《档案复制申请表》，经档案管理员审核、单位负责人批准后方

可进行。复制过程中，档案管理员应全程监督，确保复制质量。

4.对外提供复制需按照《档案对外提供复制审批表》办理.，经档案管理员审核、单

位负责人批准后，方可向申请人提供复制件。复制件需加盖单位公章，并注明“仅

供内部使用”。

5.复制档案应使用质量合格的纸张、胶片等介质，确保复制件的清晰度和可读性。

6.档案摘录是指对档案内容进行整理、归纳，形成摘要或索引。摘录工作应在档案

管理员的指导下进行，确保摘录内容的准确性和完整性。

7.档案摘录需填写《档案摘录申请表》，经档案管理员审核、单位负责人批准后方

可进行。

8.档案摘录应遵循以下原则：

a.摘录内容不得歪曲原档案的真实意思；

b.摘录应保持档案的完整性，不得遗漏重要信息；

c.摘录内容应注明档案来源和出处。

9.档案复制与摘录完成后，档案管理员应及时归档，并做好登记工作，确保档案的

有序管理。

10.违反本规定，擅自复制、摘录档案或提供复制件的，将依法追究相关责任。

4.3档案咨询服务

为了更好地满足单位内部和外部用户对档案信息的需求，本制度特设立档案咨询服

务。具体内容如下：

(1)咨询服务范围：

•提供档案查询、检索、复制等服务；

•解答档案法律法规、档案管理知识等相关咨询：

•提供档案整理、归档、保管等方面的指导和建议；

•协助开展档案鉴定、整理、修复等工作；

•根据用户需求，提供档案利用分析、研究等服务。

(2)服务流程：

•用户可通过电话、电子邮件•、现场咨询等方式提出档案查询申请；

•档案管理部门接到咨询申请后，应尽快核实档案信息，确保准确性；

•档案管理人员根据查询需求，提供相应的档案信息或服务；

•如需提供复制等具体服务，应按照规定程序办理，确保档案安全。

(3)服务要求;

•档案管理人员应具备良好的服务意识，耐心解答用户疑问；

•服务过程中，应严格遵守档案保密规定，确保档案信息安全；

•对用户提出的咨询问题，应认真记录，并及时反馈处理结果；

•定期对咨询服务工作进行总结和评估，不断优化服务流程，提高服务质量。

(4)保密措施：

•档案管理人员在提供服务过程中，应严格保守国家秘密、商业秘密和个人隐私；

•不得擅自向无关人员透露档案内容；

•如遇特殊情况，需提供档案信息给有关单位或个人时，应经档案管理部门负责人

批准，并采取必要的安全措施。

通过设立档案咨询服务，旨在提高档案利用效率，保障档案信息安全，为单位的决

策和发展提供有力支持。

4.4档案利用统计

为全面掌握档案资源的使用情况，确保档案资源的合理配置和有效利用，本制度规

定如下档案利用统计要求：

(1)档案利用统计应定期进行，一般每月进行一次汇总，每年进行一次全面统计

分析。

(2)档案利用统计应包括以下内容：

a.档案查阅人数及查阅次数；

b.档案借阅人数及借阅次数；

c.档案复制、摘录、翻译等利用方式及数量；

d.档案提供利用的时间、地点、服务对象等详细信息；

e.档案利用效果评价及反馈信息。

(3)档案利用统计资料应准确、完整、及时，并由专人负责收集、整理和归档。

(4)档案利用统计数据应定期上报至上级档案管理部门，并作为年度档案工作总

结的重要内容。

(5)档案利用统计结果应作为改进档案管理工作、优化服务流程的重要依据，同

时应向档案利用者公开，接受社会监督。

（6）对档案利用情况进行统计分析时，应注重分析档案利用趋势、利用效率、利

用满意度等，为档案资源建设和档案服务提供决策支持。

五、档案数字化与信息化

为确保档案资源的有效利用和信息安全，本制度对档案的数字化与信息化管理做出

以下规定：

1.数字化原则：档案数字化应遵循统一标准、规范操作、安全可靠的原则，确保数

字化档案的质量和可读性。

2.数字化流程：

•数字化计划：制定档案数字化计划，明确数字化任务、时间节点、资源需求和预

期目标。

•数据采集：采用符合国家标准的扫描、拍摄等技术手段，对纸质档案进行数字化

采集。

•数据整理：对数字叱后的档案进行分类、整理，确保数据的准确性和一致性。

•数据存储：采用安全可靠的存储设备和技术，对数字化档案进行长期保存。

3.信息化管理：

•档案管理系统：建立档案信息化管理系统，实现档案的在线检索、查询、借阅等

功能。

•数据安全：加强网络安全防护，确保档案信息系统的数据安全，防止数据泄露、

篡改和破坏。

•用户权限：对系统用户进行权限管理，严格控制用户访问权限，防止未经授权的

访问和操作。

4.数字化档案利用:

•提供便捷服务：通过数字化平台提供便捷的档案查询、下载、打印等服务，提高

档案利用效率。

•数据共享：在确保信息安全的前提下，推动档案数据在相关部门之间的共享，促

进信息资源整合。

5.培训与监督：

•人员培训：定期对档案管理人员进行数字化和信息技术培训，提高其专业技能。

•监督机制：建立健全档案数字化与信息化管理的监督机制，确保制度的有效执行。

通过以上措施，本制度旨在推动档案数字化与信息化进程，提升档案管理水平和档

案资源利用率，同时保障档案信息的安全与完整。

5.1数字化档案标准

为保障数字化档案的质量与安全性，本制度规定以下数字化档案标准：

（1）格式标准：数字化档案应采用国家规定的标准格式，如PDF、TIFF、JPEG等,

确保档案的通用性和可读取性。

（2）存储标准：数字化档案存储应采用符合国家档案管理部门要求的存储介质，

如光盘、硬盘、磁带等，并定期进行备份，确保数据不丢失。

（3）元数据标准：数字化档案应包含完整的元数据信息，包括档案名称、档案号、

档案类型、形成时间、保管期限、档案来源等，便于档案的管理和检索。

（4）技术标准：数字化档案制作过程中，应采用先进的技术手段，确保档案的图

像清晰、色彩还原度高，文字可辨识。

（5）安全标准：数字化档案应采取必要的安全措施，如数据加密、访问控制、病

毒防护等，防止档案信息泄露、篡改或损坏。

（6）备份标准：数字化档案应定期进行数据备份，备份介质应存放在安全地点，

并确保备份的完整性和可用性。

（7）归档标准：数字化档案应在达到归档条件时，按照规定的程序和流程进行归

档，确保档案的完整性和连续性。

（8）转换标准：对于旧有档案的数字化，应确保转换过程中档案内容的准确性和

完整性，并保留原始档案的物理特征。

（9）审核标准：数字化档案在制作、存储，备份、归档等环节，应进行严格的质

量审核，确保档案的合规性和规范性。

（10）更新标准：随着技术发展和档案管理需求的变化，数字化档案标准应适时更

新，以适应新的管理要求。

5.2档案信息化管理平台

为确保档案信息的安全与高效管理，本制度规定建立并维护一套档案信息化管理平

台。该平台应具备以下功能与要求：

1.安全性：平台应采用最新的信息安全技术，包括但不限于数据加密、防火墙、入

侵检测系统等，确保档案数据在存储、传输和处理过程中的安全性。

2.访问控制：平台应设置严格的用户权限管理，根据不同用户的职责和权限，限制

其对档案信息的访问、修改和删除权限，确保档案信息不被未授权人员访问。

3.数据备份与恢复；平台应定期自动备份档案数据，弁确保备份数据的完整性和可

用性，以便在数据丢失或损坏时能够及时恢复。

4.版本控制：平台应具备版本控制功能，记录档案文件的修改历史，便于追溯和审

计。

5.检索与查询：平台应提供便捷的检索查询功能，支持多种检索条件，如关键词、

时间范围、档案类型等，提高档案的检索效率和准确性。

6.系统日志：平台应记录所有用户操作的系统日志，包括登录、访问、修改、删除

等操作，以便进行审计和异常情况分析。

7.兼容性与扩展性：平台应具有良好的兼容性，能够与现有的办公系统和其他信息

管理系统无缝对接.同时，平台应具备良好的扩展性，能够根据业务发展需求进

行功能升级和扩展。

8.培训与支持：平台上线后，应对相关人员开展培训，确保其能够熟练使用平台。

同时，应提供技术支持和维护服务，确保平台稳定运行。

通过建立和完善档案信息化管理平台，实现档案管理的数字化、智能化，提高档案

管理工作的效率和质量，确保档案信息的安全和保密。

5.3数字化档案备份与恢复

为确保数字化档案的完整性和可用性，本制度规定如下备份与恢复措施：

1.备份策略：

•数字化档案应定期进行全备份，每周至少进行一次，重要文件或数据变更频繁时,

应增加备份频率。

•实施增量备份，针对每周内新增或变更的档案数据进行备份，减少备份所需时间

和存储空间。

•备份文件应分多个副本存储，分别放置在不同的物理位置，以防止单点故障导致

档案丢失。

2.备份介质：

•采用可靠的备份介质，如磁带、光盘、硬盘等，确保备份数据的长期保存。

•优先选择具有冗余保护功能的存储设备，如RAID阵列，提高数据的安全性。

3.备份执行：

•制定备份执行计划，明确备份时间、频率和责任人。

•定期检查备份执行情况，确保备份任务按计划完成。

4.备份验证：

•定期对备份数据进行验证，确保其完整性和可读性。

•验证过程应记录详细，包括验证时间、验证人及验证结果。

5.恢复策略：

•制定档案数据恢复预案，明确恢复流程和责任人。

•在发生数据丢失或殒坏时，能够迅速启动恢复流程，确保档案的及时恢复。

6.恢复测试：

•定期进行档案数据恢复测试，检验恢复预案的有效性和可行性。

•测试结果应记录在案，并根据测试结果对恢复预案进行必要的调整。

7.安全措施：

•对备份介质进行加密存储，防止未经授权的访问。

•对备份过程进行监控，确保备份数据的保密性和安全性。

通过以上措施，确保数字化档案在遭受自然灾害、人为破坏或技术故障等情况下能

够得到及时有效的备份与恢复，保障档案信息的连续性和可用性。

5.4档案信息资源共享

为确保档案信息资源的合理利用和有效共享，本制度特制定以下规定：

1.资源共享原则：档案信息资源共享应遵循公开、安全、高效、有序的原则，确保

档案信息安全，防止档案信息泄露、篡改或滥用。

2.资源共享范围：档案信息资源共享范围包括但不限于以下内容:

•经批准公开的档案信息；

•非公开但具备共享价值的档案信息；

•需要在特定范围内共享的档案信息。

3.资源共享方式：

•内部共享：通过内部网络平台、档案管理系统等方式，实现档案信息在木单位内

部的共享。

•外部共享：通过合作交流、数据交换等方式，实现与其他单位或个人的档案信息

共享。

4.资源共享审批：共享档案信息前，须进行严格审查，确保共享内容符合国家法律

法规和档案保密要求。涉及保密档案的，需经档案管理部门和保密部门双重审批。

5.资源共享管理.：

•建立档案信息资源共享登记制度，详细记录共享信息的内容、时间、共享对象等

息0

•对共享的档案信息进行定期检查，确保共享佶息的安全性和准确性。

•对共享行为进行监督，对违规共享行为进行严肃处理。

6.资源共享培训：定期对相关人员开展档案信息资源共享的培训，提高其对档案信

息资源共享重要性的认识，增强其信息安全意识和操作技能。

通过以上措施，本制度旨在促进档案信息资源的有效共享，提高档案利用效率，服

务于国家和社会的发展需求。

六、档案安全与保密

为确保档案资料的安全与保密，本制度特制定以下措施：

1.安全措施:

•档案室应设置在安全、通风、防潮、防尘、防盗、防虫、防鼠的环境中，确保档

案实体安全。

•档案室应安装必要的安全设施，如防盗报警系统、防火系统、灭火器材等。

•档案库房应配备温湿度自动调节设备，保证档案的适宜存储环境。

•档案库房出入实行登记制度，严格控制非工作人员进入。

•定期对档案进行清理和消毒，防止档案因自然或人为因素受损。

2.保密措施：

•涉密档案的保管和利用应严格按照国家有关保密法律法规执行。

•涉密档案的存放应由定专柜，并由专人负责管理。

•涉密档案的查阅、复制、摘录等活动需经档案管理部门负责人批准，并办理相关

手续。

•档案工作人员应接受保密教育，增强保密意识，不得泄露档案内容。

•对涉及国家安全和利益的重要档案，应采取特殊保密措施，确保其绝对安全。

3.贡任追究：

•对违反档案安全与保密规定，造成档案丢失、损坏或泄密的行为，将依法依规追

究相关人员责任。

•对故意破坏档案、笏取档案或泄露档案内容的行为，将依法予以严厉打击。

4.监督检查：

•定期对档案安全与保密工作进行自查自纠，确保制度落实到位。

•接受上级部门和内部审计的监督检查，发现问题及时整改。

通过以上措施，切实保障档案资料的安全与保密，维护国家安全和社会公共利益。

6.1档案安全责任制

为确保档案安全，实现档案管理的规范化、科学化，本制度明确规定档案安全责任

制。档案安全责任制是指各级领导和相关部门在档案管理工作中，按照各自的职责分工,

对档案安全负有的责任。具体如下：

1.领导责任：单位主要负责人是档案安全的第一责任人，对本单位档案安全工作全

面负责。应定期研究、部署档案安全工作，确保档案安全管理制度得到有效实施。

2.部门责任：各部门负责人对本部门档案安全工作负直接责任，应组织本皆门员工

学习档案安全知识，加强档案安全管理，确保本部门档案安全无事故。

3.岗位责任：档案管理人员作为档案安全工作的具体执行者，应熟悉档案安全管理

制度，严格执行各次安全操作规程，确保档案实体和信息安全。

4.责任追究：对因档案安全工作不到位导致档案丢失、损毁、泄露等事故的，将依

据相关规定追究相关责任人的责任，严肃处理。

5.培训与考核：单位应定期对档案管理人员进行档案安全知识和技能的培训，并组

织考核，确保档案管理人员具备必要的档案安全意识和操作能力。

通过落实档案安全贡任制，形成人人有责、层层把关的档案安全工作格局，确保档

案安全管理工作落到实处。

6.2档案保密制度

为确保档案信息安全，防止国家秘密、商业秘密和个人隐私的泄露，特制定以下档

案保密制度；

1.保密范围：所有档案资料•，包括但不限于纸质档案、电子档案、录音录像档案等,

均属于保密范围。其中，涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案资料，应严

格按照国家相关法律法规和保密规定进行管理。

2.保密责任：各部门负责人对本部门档案的保密工作负总责，具体工作人员应按照

职责分工，严格执行保密制度，确保档案信息安全。

3.档案查阅权限：档案查阅需遵循“最小权限原则”，仅限于因工作需要且经过审

批的人员。未经批准，任何个人和单位不得擅自查阅、复制、摘抄、传播档案内

容。

4.档案传递：传递档案时，应使用安全可靠的封装方式，确保档案在传递过程中不

发生泄露。对于电子档案，应采用加密传输方式，并确保传输过程的安全性。

5.档案销毁：档案销毁应按照国家相关法律法规和保密规定执行，确保销毁过程中

的保密性。销毁档案前，应进行彻底的清点，并做好记录。

6.保密教育与培训：定期对工作人员进行档案保密教育和培训，提高其保密意识，

确保每位工作人员都能熟练掌握档案保密知识和技能。

7.监督检查：设立档案保密检查小组，定期或不定期对档案保密工作进行监督检查,

发现问题及时整改，确保档案保密制度的有效执行。

8.违规处理：对违反档案保密制度的行为，将依法依规严肃处理，情节严重者将追

究法律贡任。

6.3档案安全事故处理

一、事故报告

1.发生档案安全事故时，应立即启动事故应急预案，并按照规定程序报告事故情况。

事故报告应当包括事故发生的时间、地点、原因、涉及档案的种类和数量、可能

造成的损失、已采取的应急措施等详细信息。

2.档案管理责任人应在事故发生后第一时间内向本单位负责人报告，同时向上级档

案管理部门报告。恃殊情况下的事故报告时限应按照相关法律法规的规定执行。

二、事故调查

1.事故发生后，应由本单位档案管理部门牵头，成立事故调查组，负责事故的调查

和处理。调查组应全面、客观、公正地调查事故原因，查明事故责任。

2.调查组应收集事故现场证据・，询问相关人员，查阅相关档案和记录，必要时可聘

请专家进行技术鉴定。

三、事故处理

1.事故调查结束后，应根据事故原因和责任，提出事故处理意见。对责任人进行严

肃处理，包括但不限于警告、记过、降职、撤职等。

2.事故处理措施应包括：

a.对损坏、丢失的档案进行修复、复制或重新制作，确保档案的完整性和安全性；

b.对事故发生的原因进行深入分析，制定整改措施，防止类似事故再次发生；

c.对事故责任人进行教育和警示，提高档案安全意识；

d.对事故调查和处理结果进行公开，接受社会监督。

四、事故总结

1.事故处理后，档案管理部门应组织撰写事故调查报告，总结事故教训，形成书面

材料。

2.事故总结报告应包不事故原因分析、处理结果、整改措施及预防措施等内容，并

报送上级档案管理部门备案。

3.上级档案管理部门应对事故总结报告进行审核，对事故处理结果进行评估，确保

档案安全管理制度的有效实施。

6.4档案安全教育与培训

为确保档案安全管理制度的有效执行，提高全体员工对档案安全重要性的认识，公

司应定期开展档案安全教育与培训活动。具体内容如下:

1.培训对象：培训对象包括所有接触、使用、管理档案的员工，以及新入职的员工。

2.培训内容：

•档案安全法律法规及公司相关规章制度；

•档案安全管理制度的具体要求；

•档案保护技术与方法；

•档案安全事件的预防与应急处理；

•档案保密知识与技能；

•档案数字化管理的基本原则和操作规范。

3.培训形式：

•定期组织档案安全知识讲座；

•开展档案安全操作技能竞赛；

•通过内部刊物、网络平台等渠道发布档案安全知识；

•邀请专业机构或专家进行专题培训；

•对新员工进行入职档案安全培训。

4.培训频率：

•新员工入职培训应包含档案安全内容；

•每年度至少组织一次全员档案安全知识培训；

•根据档案安全形势变化，适时组织专项培训。

5.培训考核：

•培训结束后，应对参训人员进行考核，考核合格后方可上岗；

•建立培训档案，记录员工培训情况，作为绩效考核和晋升的参考依据。

6.培训记录:

•培训部门应建立培训档案，详细记录培训时间、内容、参训人员、考核绢果等信

息；

•定期检查培训记录的完整性和准确性，确保培训工作的有效开展。

通过上述档案安全教育与培训，旨在提高员工的安全意识，规范档案操作行为，降

低档案安全风险，确保公司档案资源的安全与完整。

七、档案管理监督与考核

1.监督机制

为确保档案安全管理制度的有效实施，公司设立专门的档案管理监督小组，负责对

档案管理工作的全过程进行监督。监督小组由公司领导、档案管理负责人及相关部门人

员组成，定期对档案的收集、整理、保管、利用等环节进行检查，及时发现和纠正档案

管理中的问题。

2.监督内容

监督内容主要包括：

（1）档案收集、整理、归档是否符合规定要求；

（2）档案保管条件是否满足国家档案保护标准；

（3）档案信息化建设是否符合国家标准和行业规范；

（4）档案利用服务是否及时、准确、高效；

（5）档案安全管理制度执行情况。

3.考核制度

公司对档案管理工作实行年度考核制度，考核内容包括：

（1）档案管理制度的执行情况；

（2）档案收集、整理、归档质量;

（3）档案保管条件及安全措施；

（4）档案信息化建设及利用效率；

（5）档案管理人员的业务水平和工作态度。

4.考核方式

考核采取以下方式进行：

（1）档案管理部门自评；

（2）上级主管部门检查；

（3）员工满意度调查；

（4）第三方机构评估。

5.考核结果与应用

考核结果作为对档案管理人员奖惩和晋升的重要依据，对考核优秀的个人或部门给

予表彰和奖励；对考核不合格的个人或部门，要求限期整改，并视情况予以处罚。同时,

考核结果将作为公司内部档案管理工作改进和完善的参考依据。

6.持续改进

档案管理部门应不断总结经验，针对考核中发现的问题，制定改进措施，持续优化

档案安全管理制度，提高档案管理水平，确保档案安全与高效利用。

7.1监督检查机制

为确保档案安全管理制度的有效实施，公司应建立健全监督检查机制，对档案安全

管理工作进行全面、持续的监督和检查。具体措施如下：

1.定期检查：公司应定期（如每半年一次）对档案安全管理制度执行情况进行检查,

包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节，确保各项规定得到落实。

2.专项检查：针对档案安全工作中的重点环节和问题，可开展专项检查，如对重要

档案的保管条件、保密措施等进行重点检查。

3.不定期抽查：对档案安全管理工作进行不定期的抽查，以发现潜在问题，及时纠

正。

4.责任追究：对于违反档案安全管理制度的行为，应严肃追究相关责任人的责任，

确保制度的有效执行。

5.内部审计：内部审计部门应定期对档案安全管理工作进行审计，评估制度的有效

性和合规性，提出改进建议。

6.外部评估：邀请第三方机构对公司档案安全管理工作进行评估，以获得更客观、

全面的评价。

7.员工培训与考核：加强对员工的档案安全知识培训，提高员工的安全意识和操作

技能，并将档案安全管理纳入员工绩效考核体系。

8.信息反馈与改进：建立信息反馈机制，鼓励员工提出档案安全管理方面的意见和

建议，及