档案管理制度 (三)

档案管理制度

一、目的

为了保证我公司档案资料归档的及时性、完整性及档案管理的规范性，特制定本公司档案

管理制度，

二、合用范围

合用公司所有招标代理.、投标文献资料、造价征询资料、监理征询资料以及人雪档案

管理资料。

三、职责

3.1行政人事部负责本制度的制定和档案的收集与管理。

3.2各部门负责人负责本部门有关业务档案的归集、整理，提交行政人事部档案管理人

员。

3.3各部门相关人员负责所从事业务的档案的归集、整理，并提交部门负责人审核，保

证档案的完整性，不得漏掉和缺失，及时归档。

3.4总工办总工程师领全面负责全线的档案管理工作，行政人事是档案管理的职能部门，

并设专职档案员，在总工程师的指导下，负责对全线档案管理工作进行指导、监督、检查,

组织集中整理工作。

四、管理内容

4.1档案管理规定及原则

•1.1.1档案管理必须认真执行公司有关各项规章制度，档案管理员要增强法律意识,

做到依法照章办事，努力提高政治和业务素质，尽职尽责做好档案管理工作。

4.1.2管理应坚持集中统一管理的原则，档案管理员应积极收取各种门类和载体的档

案资料，存档案室集中统一管理。

4.1.3装订成册的档案必须按规定立卷，填好案卷目录，然后按不同业务成果类别、载

体分别，架保管，并写明载体名称，以便查找运用。

4.1.4随时保持卷面清洁、整齐、保证档案的完整齐全。

4.1.5档案管理员必须保证档案安全。档案管理员离开档案室时，必须关停电器，拨掉

电源插头，上好门锁，管好钥匙，节假日离开前必须严格检查，必要时可打封条。

4.1.6档案管理员对所保管档案每半年要全面、仔细地检查一次，作好记录，做到账物

相符。对破损和褪变的档案要进行修复和复制，并做好档案的防霉及防蛀措施。

4.1.7档案工作要充足运用电子计算机等先进设备来加强科学管理，提高档案工作的

管理水平和服务质量。

4.1.8做好档案信息开发运用工作。档案管理员要绘制档案分类大纲和存放示意图，编

制检索工具和参考资料，认真编好档案目录。档案管理员要熟悉所藏档案情况，方便快捷

提供运用。

4.1.9坚持履行档案借阅手续，经相关领导批准后方可借阅并认真做好登记及催还档

案工作，严格区分开放与控制使用的档案。

4.1.10档案管理员必须认真负责管理档窠。查阅档案必须由档案管理员查找、调取。

4.1.11档案接受、移出、销毁及档案管理员工作变动，必须进行档案交接，逐个清

点核对，履行交接签罢手馍，及时记入《档案移交和接受登记薄》，对接受的档案，原则

上应保持原卷册原貌，以分清责任。

4.1.12对超过保管期限的档案，要按照保管期限重新组织鉴定；对于需继续保存的

档案要造具《档案销毁清册》，写出报告，经领导审核批准，由专人监销。

4.1.13档案在归档前由保存者个人负责，归档后由档窠管理员负责。谁出问题谁负

责。

4.1.14相关档案应由档案管理员收集并装订成册，由档案管理员保存。

4.1.15档案管理员和直接负责人发生玩忽职守、擅自提供抄录、损毁、丢失、泄密

等事件，要追究责任，根据情节轻重按照公司相关制度规定给予行政或刑事解决。

4.2各类型档案归档内容

4.2.1工程量清单及控制价编制归档应收集的资料

4.2.1.1工程造价征询协议

4.2.1.2三级复核表

4.2.1.3清单及控制;介编制成果文献纸质文本（注：纸质文本可不打印分部分项工程

量清单计价分析表）

4.2.1.4电子文档（光盘）存档内容应当涉及但不限于：

4.2.1.4.1工程量清单及招标控制价编制内容（全套）

4.2.1.4.2工程量计算书（涉及图算软件、自制电子表格）

4.2.1.4.3图纸电子文档

4.2.1.5计算过程中相关责任方（如委托方、设计方等）的来往函件、答疑等。

4.2.1.6若同一项目有修改，应将所有修改编制文献一并存档，应将每次定稿内容

（并附修改因素）移交档案室存档保管。

4.2.1.7财评报告复印件

4.2.1.8其他应归档资料

4.2.1.9项目经理及经办人签字表

4.2.2工程结算编制归档应收集的资料

4.2.2.1工程造价征询协议

4.2.2.2结算编制成果文献及电子文档（含报告正文、结算书等）、三级复核表。

4.2.2.3其他资料：

（1）工程相关责任方（如委托方，设计方，监理等）的来往函件，会议纪要

（2）计算底稿（含电子文档）

（3）影响工程造价的相关重要签证

（4）其他应当归档资料

4.2.2.4项目经理及经办人签字表

4.2.3财政评审归档应收集的资料

4.2.3.1工程造价征询协议

4.2.3.2三级复核表

4.2.3.3清单及控制价报告（注：纸质文档可不打印分部分项工程量清单计价分析表）

4.2.3.4电子文档（光盘）内容应当涉及但不限于：

（1）经评审的概算书或工程量清单及招标控制价编制内容（全套）

（2）工程量计算书（涉及图算软件、自制电子表格）

（3）、图纸电子文档

4.2.3.5计算过程中相关责任方（如委托方、设计方等）的来往函件、答疑等。

4.2.3.6若同一项目有修改，应将所有修改编制文献一并存档，应将每次定稿内容

（并附修改因素）移交档案室存档保管。

4.2.3.7财评报告复印件

4.2.3.8其他应归档资料

4.2.3.9项目经理及经办人签字表

4.2.4工程结算审计归档应收集的资料

4.2.4.1工程造价征询协议

4.2.4.2审核报告及电子文档（含报告正文，定案表，结算书，重要签证等），三级

复核表。

4.2.4.3其他资料：

（1）工程相关责任方（如委托方，设计方，监理等）的来往函件，会议纪要

（2）计算底稿（含电子文档）

（3）影响工程造价的相关重要签证

（4）其他应当归档资料

4.2.4.4项目经理及经办人签字表

4.2.4.5项目负责人认为有必要留底的所有资料。

4.3招标代理项目归档应收集的资料如一表：

招标代理项目资料归档情况表

序号分项名称备注

1比选邀请函（日报网下载）

2《中选告知书》原件

3项目立项批文

4招标核准批文

5备案后的《招标代理协议》原件

6预算控制价财政评审报告

7备案后的《招标公告》（含网络打印版或报纸）

8备窠后《招标文献》原件

9备案工程量清单原件

10报名表（投标人报名资料、报名登记表）

11备案后的补疑文献及签收表、回函

12备案评标报告原件

13备案后《中标候选人公示》原件（含网络打印版）

14备案后《中标告知书》原件

15中标单位的投标文献（含电子文档）

16'也主盖章的《履约情况表》原件

17备案施工协议

注：招标代理项目资料按以上目录顺序由负责此项目的项目负责人装订交档案管理

员。

4.4归档资料的整理规定

4.4.1归档文献应按“件”为单位装订。

4.4.2所有档案资料均为A4纸型（210X297mm）规格：幅面大于A4的，按A4纸

型的尺寸加以折叠，并尽量减少折叠层次，折叠应尽量位于笔迹间隙处，图纸应将图签折

于显眼位置，尽量减少文献受损，便于阅读；小于A4尺寸的，粘贴在A4幅面的纸上，并

留出装订线。

4.4.3装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件或手

抄稿在后；转发文在前，破转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后；结

论性材料在前，依据性材料在后；文献解决单在前，文献在后；正文在前，发文稿纸在后。

4.4.4归档文献装订前，应去除原装订文献的金属物和易变脆的塑料物。

装订要采用对档案文献无损的材料和方法，如夹装、线装等方法。装订要牢固，做到文

献不损页；不倒页，不压字。装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，文献尽量大小

一致。采用左侧装订，要将左、下侧对齐并打印封面及目录。

4.4.5封面各个项目应填写清楚、准确；卷内文献材料按规定顺序排列、编号。

4.4.6报告上档案架

档案管理员应根据不同类型的业务成果报告分区、分门别类按文号的顺序将报告进行

上架归档保存。

4.5归档日期规定及处罚规定

4.5.1造价相关报告档案

4.5.1.1负责该项目的项目负责人应在出具正式报告当天内移交公司档案管理员保

管。所移交档案资料齐全、完整，方可提取该项目的提成工资。若未及时交纳从报告出具

之日第二天算起每超过一天处10元的罚款，并累计计算，直到档案完整移交为止。

4.5.1.2对于特殊情况应在出具报告之日第二天算起三日内移交齐所应当归档的资料,

并以书面《情况说明书》告知总工程师，否则从第四日算起每超过一天处10元的罚款，并

累计计算，直到档案完整移交为止。

4.5.2招标代理项目档案资料

4.5.2.1负责该招标代理项目的项目负责人应在发出中标通书之日内移交公司档案管

理员保管。所移交档案资料齐全、完整，方可提取该项目的提成工资。若未及时交纳从报

告出具之日第二天算起每超过一天处10元的罚款，并累计计算，直到档案完整移交为止。

4.5.2.2对于特殊情况应在发出中标通书之日第二天算起三日内移交齐所应当归档的

资料，并以书面《情况说明书》告知招标部经理，否则从第四日算起每超过一天处10元的

罚款，并累计计算，直到档案完整移交为止。

4.6监理档案管理

4.6.1档案管理目的

4.6.1.1保证项目建设的施工原始记录、单项质量评估、监理抽检记录与工程建设同

步完毕，每年终或每个施工阶段按照整理办法组织集中整理归档；

4.6.1.2保证工程建设档案的形成可以准确地反映施工全过程，记录真实，可以作为

计量、支付、设计变更批复的依据和凭证；

4.6.1.3在工程交工验收时，将整理并符合编制规定的档案提交验收委员会。

4.6.2档案管理内容

工程档案管理重要分为：收集、鉴定、整理、编目、保管、装订、移交。

4.6.2.1档案的收集工作是指按照档案管理的有关规定，通过切实可行的措施和方法,

把具有保存和运用价值的文献贡料集中到档案管理部门；收集工作贯穿整个工程建设的全

过程，是保证档案管理工作顺利进行的第一步，档案的收集既要遵循建设过程的形成规律,

还要保证其完整、准确，收集范围；

4.6.2.2档案的鉴定工作是指按照施工工艺，施工、评估等行业规范对收集的材料进

行检查，保证材料填写规范、完整、页面整洁，符合工程档案的一般规定；

4.6.2.3档案的整理工作是指对收集到的材料，按照其形成规律和特点，进行科学、

系统排列及组卷的过程；整理工作要遵循档案形成规律和分类标准，保证档案材料之间的

有机联系，最终形成统一整体；

4.6.2.4档案的编目是用来固定案卷内文献的位置，揭示其内容，便于杳找和运用：

包含编档号、编目录等各项工作；

4.6.2.5档案的保管、装订、移交指在项目建设过程中对档案的平常保护和管理。项

目建设过程也是工程档案收集的过程，在此期间收集的档案材料由各形成单位自行妥善保

管，在项目交工验收时，按照整理规定形成系统后，再进行装订，统一移交项目管理单位

归档保存。

4.6.3施工阶段监理资料的内容：

4.6.3.1施工协议文猷及委托监理协议；

4.6.3.2勘察设计文献;

4.6.3.3监理规划;

4.6.3.4监理实行细则;

4.6.3.5分包单位资格报审表；

4.6.3.6设计交底与图纸会审纪要；

4.6.3.7施工组织设计（方案）报审表；

4.6.3.8工程开工/复工报审表及工程停工令；

4.6.3.9测量核验资料;

4.6.3.10工程进度计划；

4.6.3.11工程材料、构配件、设备的质量证明文献;

4.6.3.12检查实验资料；

4.6.3.13工程变更资料；

4.6.3.14隐蔽工程验收资料：

4.6.3.15工程计量单和工程款支付证书;

4.6.3.16监理工程师告知单;

4.6.3.17监理工作联系单；

4.6.3.18报验申请表;

4.6.3.19会议纪要：

4.6.3.20往来函件；

4.6.3.21监理日记;

4.6.3.22监理月报；

4.6.3.23质量缺陷与事故的解决文献；

4.6.3.24分部工程、单位工程等验收资料；

4.6.3.25索赔文献资料；

4.6.3.26竣工结算审核意见书；

4.6.3.27工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告；

4.6.3.28监理工作总结；

4.6.4归档的监理资料内容

4.6.4.1委托监理协议；

4.6.4.2监理规划、监理细则；

4.6.4.3监理日记；

4.6.4.4监理月报；

4.6M.5监理指令文献（监理工程师告知单，监理工程师告知回复单，备忘录，工程

停工令，工程开工/复工报审表等）

4.6.4.6与业主、被监理单位、设计单位往来函件、文献；

4.6.4.7会议纪要；

4.6.4.8工程计量单、工程款支付证书、竣工结算审核意见书；

4.6.4.9施工组织设计、施工方案审核签证资料：

4.6.4.10监理总结报告、工程质量评估报告；

4.6.4.11工程质量安全事故调查解决文献；

4.6.4.12工程验收资料（分部工程验收记录，单位工程竣工验收记录，单位工程质量

控制资料核查记录，单位工程安全和功能检查资料核查及重要功能抽查记录，单位二程观

感质量检杳记录，单位工程竣工报验单，竣工验收报告，工程质量保修书等方面的资料）：

4.6.4.13分包单位资格报审资料；

4.6.4.14索赔文献资料;

4.6.4.15报验申请表（原材料/构配件/设备、检查批、分项、定位放样、沉降观测、

施工实验等）;

4.6.4.16工程变更单;

4.6.4.17监理工作联系单;

4.6.4.18总监巡视检查记录;

4.6.4.19旁站记录；

4.6.4.20工程进度资料；

4.6.4.21重要的监理台帐;

4.6.5监理资料的管理规定

1.公司监理资料管理实行总工程师负责制；

2、监理档案应按单位工程和施工的时间先后顺序整理，分类立卷装订，每页要有编号,

每卷要有目录；

3.每个单位工程的监理档案封面应注明工程名称、协议号、建设单位、总包单位、建

设日期、完毕日期和总监理工程师审核签字；

4.在工程（协议）完事后一个月内由资料管理人员整理装订后，移交公司档案办理交

接手续；

5.一般工程监理档案在工程保修期满后保存一年，重要的工程监理档案保存可延长

至三年。保存期间需要查阅时，应办理借阅和归还手续：

6、监理档案，应真实可靠，笔迹要清楚，签字要齐全，不得弄虚造假、擅自涂改原始

记录。

4.6.6施工阶段监理资料的归档方法

4.6.7施工阶段监理资料按五部分归档：

■协议管理资料■质量控制资料■投资柱制资料

■进度控制资料■监理工作管理

4.6.7.1协议管理资料

编号归档资料名称

1监理委托协议

2分包单位资格报审资料

3施工组织设计报审表

4索赔文献资料（申请书、批复意见）

5工程变更单

6工程竣工验收资料

7工程质量保修书或移交证书

4.6.7.2.进度控制资料

编号归档资料名称

1施工进度计划报审单及审核批复意见

2工程开工/复工报审表及批复意见

3有关工程进度方面的专题报告及建议

注：工程进度资料通常指：施工进度计划（年、月、旬、周）申报表及监理方的审批

意见，进度计划与工程实际完毕情况的比较分析报告，施工计划变更申请及监理方的批复

意见，延长工期申请及批复意见，人员、材料、机械设备的进场计划及监理方的审批意见,

工程开工/复工申请及监理方的批复意见。

4.6.7.3工程质量控制资料

编号归档资料名称

1施工方案报审表及监理工程师审批意见

工程质量安全事故调查解决文献（事故调查报告、事故解决意见书、事

2

故评估报告等）

3原材料、构配件、设备报验申请表（含批复意见）

4检查批、分项工程报验单（含批复意见）

5工程定位放线报验单及监理工程师复核意见

6分部工程验收记录（工程验收记录）

7旁站记录

8施工实验报审单及监理方的见证意见

9工程质量评估报告

注：因归档需要，在有关的报脸申请表中，应注明部位、内容，监理方的审批意见明

确、依据充足。

工程质量评估报告中已包含了质量保证资料（施工技术资料）的核查情况、检查批/分

项/分部工程的质量记录情况、混凝土/砂浆试块的评估结果等方面的资料。因而，在归档

资料中不再单独列项。

4.6.7.4投资控制资料

编号归档资料名称

1工程计量单及审核意见

2工程款支付证书

3竣工结算审核意见书

注：假如监理方不参与工程竣工结算工作，则上表中第3项就不存在。

4.6.7.5监理工作管理资料

编号归档资料名称

1监理规划

2监理实行细则

3监理日记

4监理月报

5监理指令文献

6总监巡视检查记录

7与业主、被监理单位、设计单位的往来函件

8会议纪要

9监理总结报告

10重要的监理台帐

注：重要的监理台帐按公司“关于现场监理工作台帐记录的规定”解决。

为保证监理资料的完整、分类有序，工程开工前总监应与建设单位、承包单位对资料的

分类、格式（涉及用纸尺寸）、份数达成一致意见。

监理资料的组卷及归档，各地区各部门有不同的规定C因此，项目开工前，项目监理组

应积极与本地档案部门进行联系，明确具体规定。竣工资料规定，应与建设