档案管理制度

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档案管理流程

编制总经办日期2009.4.2

审核日期

批准日期

修订记录

日期修订状态修改内容修改人审核人批准人

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立卷档

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1目的

加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确

性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

2适用范围

2.1适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

3术语和定义

3.1档案：指公司过去却现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活

动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资

料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

3.2档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

4职责

4.1总经办职责

4.1.1负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理和项

目档案管理。

4.1.2学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规定：

4.1.3建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

4.1.4收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

4.1.5负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安

全；指导公司的档案管理工作。

4.1.6编制检索工具，编辑档案参考资料，开发档案信息资料，提高档案信息的利用效率，

促进信息传递和沟通；

4.1.7负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

4.2各职能部门职责

4.2.1负责本部门文件发料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归当：

4.2.2负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知总经办；

4.2.3向总经办移交合同或文件资料原件或复印件；

4.2.4计划财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；

4.2.5人力资源部根据公司规定独立建档保管人事档案；

43各部门经理职责：批准对自己部门资料或合同复印件的处置。

4.4总经办分管副总职责：负责对档案管理监督检查报告的审批。

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5工作程序

5.1档案资料的收集

5.1.1各部门档案管理人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并

编制部门《文件（合同）管理记录目录》。

5.1.2各部门文件资料原件需要保存的，各部门分别进厅整理，并编制《移交目录》每季

度向档案室移交。

5.2归档范围及移交时间（见附表一）

5.3档案资料的标识

5.3.1总经办档案专员及各部门兼职档案员负责对各自保管的档案资料编号，编号规则见

公司档案管理规定。

5.4档案资料的日常管理：

54.1文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检

索利用。

5.4.2文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放

在文件/档案柜中。

5.4.3电子类合同或其他需要保管的电了•文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或

制作专门光盘进行编号保存。

5.5档案室档案借阅

5.5.1借阅权限：填写《档案借阅审批单》办理借阅手续0

a）绝密类：绝密档案需经总经理批准。

b）机密类：机密档案需经部门分管副总或总经办分管副总批准。

c）普通类：普通档案借阅属于本部门的，由本部门经理批准；借阅其他部门的档案

除本部门经理批准外，还需其他部门经理批准。

5.5.2借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅审批单》o借阅档案原件只限在档案室，

不能带出，必须带出档案室查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；

553档案外借般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须

当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级：

5.5.4借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；

5.5.5借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘

抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；

5.5.6外单位借阅档案，应持单位介绍信，并按档案密级经相关领导批准后方能借阅，但

不能将档案带离档案室；

5.5.7外单位摘抄档案的（绝密、机密不允许复印或摘抄），应经总经理批准，对摘抄的

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材料要进行审查、签章。

5.6档案销毁

5.6.1对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门

经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。

5.6.2执行销毁任务时，必须由总经办经理和档案管理员组成的监销人员监销，监销人不

得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理、部门分管副总、

总经理的批准手续文件，一•并存档永久保存。

6档案管理细则

6.1档案资料的归档范围

6.1.1公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；

6.1.2公司收到的公文.加政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、

决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；

6.1.3本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；

6.1.4公司领导的批示、指示等；

6.1.5重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、

会议记录等；

6.1.6反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；

6.1.7公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；

6.1.8本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；

6.1.9本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、

工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；

6.1.10本公司发布的各类广告、宣传材料；

6.1.11本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；

6.1.12公司项目建设全程档案；

6.1.13员工外由公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资

料；

6.1.14财务档案资料•；

6.1.15各种实物档案；

6.1.16其他具有利用和保存价值的文件资料。

6.2档案资料的归档要求

6.2.1归档的义件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、印本和底稿、正式稿和过程

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稿、正文和附件等必须齐全。

6.2.2一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。

所有文件均应附底稿。经办部门根据实际需要留存好印件或影印本。如因业务处理需

要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，档案室以影印本归档。

6.2.3声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声

像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。

6.2.4电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存：并做好电子文件存储设备信息的

备份工作。

6.2.5各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，

并保持其完好无损。

6.3档案资料的归档主体

63.1总经办负责公司服务器数据的备份和归档.指导公司其他部门的电子声像的归档管

理。

6.3.2各部门及高层管理人员负责各自FI常工作中形成的档案资料的归档和管理。

6.3.3企业管理部负责公司重大活动声像档案的制作，承办部门负责声像档案的归档。

6.3.4承办部门负责承办工作或会议的材料、纪要、声像档案和电子档案（如有）等会议文

件的收集归档。

63.5承办部门负责搜集和汇总由多个部门参与的工作所形成的档案资料。

6.3.6员工外出公务活动的档案资料归档的主体为员工。

6.3.7其他档案归档和保管主体参见“文件材料归档范围和保管期限表”（附件四）。

6.4档案资料的归档时间

6.4.1即时归档

下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：

a）公司规定的密级文件；

b）重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；

c）合同、协议书等正本及过程资料•；

d）公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料：

e）其他认为需要即时归档的资料。

6.4.2定期归档

a）部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交档案室；

b）部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司档案室；

6.4.3电子声像档案的归档

a）重要电子声像档案应实时进行、随办随归。

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b）一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。

c）每年3月底前必须向档案室移交上一年度的所有归档电子文件数据集，总经办核

实后刻录成光盘等载体脱机保管。

d）每周备份公司0A系统和服务器的数据，每半年归档一次。

e）每周备份个人电脑文件，每年归档一次。

6.4.4归档保存期限

文件保存期限依下列规定办理：

a）永久保存：（1）公司章程；（2）股东名册；（3）组织规程及办事细则；（4）董事

会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产所有权及

其他债权凭证；（8）工程设计、竣工资料；（9）其他经核定须永久保存的文书。

b）长期保存（15〜50年）：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；

（4）其他经核定须保存的文书。

c）短期保存（15年以下）：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保存的文书；（3）

结案后无长期保存必要者。

d）各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

6.5档案交接

6.5,1部门内档案交接

a）员工工作变动或离职的，要填写“档案移交清单”（附件三），由部门负责人指定

的档案接收人核实无误后签字，部门档案管理人员（兼）见证。

b）部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写“档案移交清单”，由部门负

责人指定的接收人核实无误后签字，公司档案管理员见证。

6.5.2档案移交公司的流程

a）经办部门档案管理员检查文件或档案，编制移交清单；

b）公司档案管理员根据移交清单，查收案卷与文件、并与部门每月提交的档案清单

核对；

c）档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双

方各保存一份：

d）档案管理员按公司档案保管要求整理建档。

6.5.3档案交接审核要求

审查卷次号、目次号是否与清单相符，若没有立卷，应检查文件标题、编号是否与清

单相符：

a）正本及过程资料是否完整，如有短缺，应立即补齐；

b）文件的办理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办；

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0与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。

6.6档案保管

6.6.1建档立卷

一、档案分类

a）档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按项目或业务、部门分类。

b）档案分类应力求切合实用。如果因案件较多，二级分类不够应用时须在第二级之

后增设第三级“小类”。

0同一“类”（或小类）的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够

使用时，可分为两个以上的档案装订，并于类别之后增设“卷次”编号，以便查

考。

d）每一档夹封面内首页应设“卷内目录表“，案件归档时依序编号、登录，并以每一

案一个“目次”编号为原则。

二、案件编号

a）档案类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，

并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

b）各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多

少，及增长情形斟酌决定。

c）档案分类各级名称经确定后，应参照“档案分类编号表”（详见件二），将所有分

类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

d）档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增

补之用。

e）档案分类及编号的增补、修订等由总经办结合工作和部门要求，组织实施修订。

任何部门和个人不得随意修改。

三、案卷编号

a）新档案，应就“档案分类编号表”，查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以

此来编列档号。

b）档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。

c）档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其

主要类别，再编列档号。

d）档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角；左

方装订者则填写于右上角。

e）建立“归档案卷目录”（附件六）存于案卷盒内，便于查阅。

6.6.2档案整理

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a）归档文件，应依目次号顺序以件为单位，采用“包角法”整理，以便翻阅。

b）档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

6.6.3文件整理的原则

a）中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文件则以左方装订为原则；

b）右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢；

c）文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。

6.6.4档卷清理

a）档案管理人员应随时维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一

次，已到保存期限者，在销毁前应造册呈总经理核准，并于目录表附注栏内注明

销毁日期。

b）保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收（发）

文登记簿”附注在其保留文件上，并在附注上注明部分销毁的日期。

6.6.5安全措施

a）科学选择档案用房（即不在最底层，也不在顶层，）并与办公用房隔离，档案室须

安装保险锁。

b）严禁在档案室吸烟，严禁存放易燃易爆物品，保持室内、走廊畅通无阻，必须配

备适用的灭火器，对室内照明线路要定期检查，发现问题，及时抢修，防止短路

引起火灾。

c）定期对档案资料进行检查、清理，核对工作，如发现问题，立即向领导报告，对

破损或褪变档案应及时进行抢救。

d）档案人员外出时，注意锁闭门窗，做好安全保密工作，非档案室管理人员，未经

批准不得进入档案室。

e）严格执行《保密管理制度》所要求的保密措施，保证档案信息的安全。

6.7档案利用

6.7.1档案开发

a）公司档案管理员负责根据档案建档保管要求，汇总编制井每月更新公司档案目录，

同时在公司部匚负责人及以上人员内共享该目录。

b）部门档案管理人员负责编制部门档案目录，并每月更新和汇总到公司档案管理员

处，同时在部门内部共享该目录，

6.7.2调用审批

a）各部门经办人员因业务需要调用档案时，应填写“调用单”（附件八）经部门负责

人核准、总经办批准后向档案员调阅。

b）档案员审查“调用单”后，在档案调阅登记簿L登记，并取出该项档案，将档案

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交与调卷人员。

C）在档案室当场调阅本部门档案者，可免填“调用单”，但仍须经总经办负责人批准。

d）档案归还时，经档案员核对无误后，注销该卷“调用单”或在登记簿上予以核销。

如发现遗失或损坏时，应立即报告公司领导。

6.7.3调卷/借阅管理

a）“调用单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形需延长

调阅期限时，应按调阅程序办理续借手续。有关合同档案按合同管理办法执行，

原则上不予调阅已归档合同.

b）调卷人员不得擅自涂改、抽换、增损或转借调阅档案，如确有必要调整、变更部

分内容时，须阐明原因，经总经理批准后，由档案员负责处理。

c）调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应在

前一调卷人归还后,再调阅。如调卷人员未按时归还.档案管理员填写“阅档催

还单”（附近七）催调卷人限期归还。

d）调阅档案须与经办业务有关，如调阅与经办业务无关之案卷，应经总经理同意。

e）外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能将档

案原件带离档案室。外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进

行审杳、签章，严防公司商业机密外泄。

0各部门可提前向总经办发出需借阅的文件资料清单等，按程序办理借阅手续。

6.7.4档案的销毁

a）任何部门或个人非经允许无权随意销毁公司档案资料。

b）保存期满或者在保存期内无需继续保存的档案，应及时予以废除或销毁，废除或

销毁程序必须经有关部门合议，报总经理批准，由总经理办公室执行。

c）若按规定需要销毁时，凡属密级档案须按《保密管理制度》规定的程序确认无误

后方可销毁。

d）经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写、编制销毁清册，由专人监督销毁。

销毁档案需一.人以上监督销毁，并在销毁清册上签字，销毁清册永久保存.

6.8罚款

6.8.1各级档案管理员未认真督促和执行档案管理制度的，总经办给予责任人通报批评一

次。

6.8.2经办人员未按本制度规定经办、归档和使用档案的，总经办给予责任人通报批评•次，

并扣罚经办人和部门负责人200元/次。

6.8.3部门档案未按本制度要求归类建档的，给予部门负责人通报批评一次，并扣罚经办人

和部门负责人各5（X）元。

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6.8.4档案遗失或不完整的，视档案密级和紧急程度，给予经办人及其直接领导通报批评一

次，并各扣罚300-1(X)0元。

6.9附则

6.9.1本办法由公司总经办制定并负责解释。

7公司图书资料管理制度

7.1行业规范、政策法规、管理与技术等工具资料的购买，由员工提出，经部门经理汇总

后报总经理审批，然后由总经办统一订购。

7.2期刊、杂志等的订阅，由总经办汇总各部门征定清单，报总经理审批后向有关发行部

门订购。

7.3购回的图书等资料由总经办专人负责登记、盖章、分类编号，统一保管。

7.4凡需借用图书资料的员工须办理借阅手续。

7.5期刊、杂志等图书资料由总经办安排专人管理，用完收存。

7.6工具类图书资料可长期借阅；其它类的图书资料借用期不得超过一个月，如需续用的，

应补办续借手续。

7.7员工离开本公司时，应归还所借用的图书资料。

8支持性文件

无

9相关记录

9.1《文件(合同)管理记录目录》

9.2《文件档案移交目录》

93《档案借阅审批单》

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编号：

深圳市金制语男”开发例公司

WWXHKX0011>IUW.V4XHWTATtUtVtlXlTMtM(OXTO档案管理制度版号：第三版

1页码：第12页共35页

附表一：文件归档范围、移交时间、保管期限及密级一览表

序保管密级

类另U文件范围期限责任部门移交时间规定备注

号

1

2

3

4

与销售有关印刷品由首销中心

5包括楼书永久普通营销中心

自行褊号保存

6

7

客户投诉、工程维修、客户赔付等资料：

重大事件及赔付资料

投诉及处理情况营销中心/客

8永久机密由客户服务部安排专人保管

普通投诉资料户服务部

编号：

深圳市金制语男”开发例公司版号：第三版

WWXHKX0011>IUW.V4XHWTATtUtVtlXlTMtM(OXTO档案管理制度

1页码：第13页共35页

序保管密级

文件范围期限责任部门移交时间规定备注

号类另U

9公司管理业务合同永久酉通经办部门

10

11合同工程建设有关合同永久普通采购中心

12营销类合同，永久各通营销中心

13房地产买卖合同及小业主购房相关文件资料永久普通营销中心项目结束移交档案室保存

It项目研发成果，包括可行性报告等永久营销中心

15项目营销策划方案、市场调研报告永久

研发

与销项目广告，包括公司整体形象广告及相关报道，我体形式

16永久

售包括剪报、刊物、录音、录像、光盘等.营销中心由营销中心自行编号保存

项

17目各项目销售价格方案、销隹手册、销皆分析、销传总结永久

资

18宗地情况（自然条件、社会条件、竞争楼盘信息）永久

料

19工程三翼审查表永久机密由成本管理部自行编号保存，

成本管理部

预决项目结束移交档案室，杲存。

20工程预、结算书永久机密

算资

并入工程预、结算.出附属资料

21料规划设计中心

归档和保管，

22经济签证永久普通工程管理中心

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编号：

深圳市金制语男”开发例公司版号：第三版

WWXHKX0011>IUW.V4XHWTATtUtVtlXlTMtM(OXTO档案管理制度

1页码：第14页共35页

序保管密级

类另IJ文件范围期限责任部门移交时间规定备注

号

采购中心

23限价资料永久

并入工程预、结算书附属资料

预决

24算资中标价格资料（工程投标报价）永久

25料甲供材料收货单永久

26各项扣款单永久工程管理中心

27

项

目

28

资

料

29

30

31

32

33各项目模型、设计修改通知，及项目设计有关的基本资料永久

项验收1、发文审批用印后与审批表一

34目同移交：

资战略发展部

料项目

35

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编号：

深圳市金制语男”开发例公司版号：第三版

WWXHKX0011>IUW.V4XHWTATtUtVtlXlTMtM(OXTO档案管理制度

1页码：第15页共35页

序保管密级

类另IJ文件范围期限责任部门移交时间规定备注

号

36报建2、收文收到后即交到挡窠空.

验收必系在办理完毕后第一时间移交时

37档

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40

41

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43

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51

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编号：

深圳市金制语男”开发例公司版号：第三版

WWXHKX0011>IUW.V4XHWTATtUtVtlXlTMtM(OXTO档案管理制度

1页码：第16页共35页

序保管密级

类另IJ文件范围期限责任部门移交时间规定备注

号

52战略发展部

1，发文审批用印后与审批表一

53同移交；

542、收文收到后即交到档案室。

项3、必须在办理完毕后第•时间

550项目移交归档

56资报建

科验收

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59

60战略发展部