档案管理政策及操作表格

档案管理制度

一、目瑞

为规范企业档案管理，增强企业档案的实用性和有效

性与保密性，特制定本制度。

二、归档范围

企业的营运资质证书包括荣誉证书（含个人以企业名义

获得日勺），企业成立各项同意、变更文献，企业规划、年度

计划，企业各项固定资产有价资料，企业现行的各项规章制

度，财务审计验资汇报，年度经营状况总结，劳动工资人事

档案、会议记录、决定、委托书、协议、协议、项目方案、

告知、业务记录数据、技术图纸、技术图纸电子档案、照片、

声像等具有参照与历史记载价值的文献资料。

三、企业的档案管理

由企业档案室归口管理，详细工作由档案管理员负责，

电子档案经由网管审查备档并至档案管理员办理入档手续。

四、档案管理员日勺职责：保证企业及各部门的原始资料及

单据齐全完整、安全保密和使用以便。

四、资料日勺搜集与整顿

1.企业日勺归档资料实行“即时归档”与“年度归档”制

度，即：各部门对应一次性办结的业务实行即时归档，具有

持续性的业务实行年度归档一次。

2.在档案资料归档时，由档案管理员分别向各主管部门

搜集应当归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支

持。

3.各部门专用的收、发文献资料，按文献的重要程度确

定与否归档。凡重要的文献必须把原件放入档案室。

五、资料日勺分类与归档

1.企业档案资料分“综合类档案”、“业务类档案”、“人

事档案”三大类

2.综合类档案分：

（1）资证系列，（企业营运资质证书、荣誉证书，产品

型式试验汇报、人员资质证书、企业历史照片、企业文化记

录、年度财务审计汇报、同意企业成立日勺各项文献与企业固

定资产日勺有价证明等，共10小类）

（2）文档类（外来文献、企业红头文号文献、各部门

业务制度、非企业产品业务协议例如各项行政办公、设备采

购协议，共4小类）

（3）书籍（技术原则、参照文献、杂志，共3小类）

（4）托管（客户托管、代理商托管、内部托管，共3

小类）托管业务是一项具有发展性日勺业务，重要托管客户、

代理商、内部某些重要的文档、图纸。

3.业务类档案分：销售协议、技术图纸、工程管理，以

产品分类，时间先后为序编目。

4.人事档案（员工录取登记表，转正、调岗、升迁手续,

劳动协议，养老保险手册，工伤档案等等）

5.档案编号阐明：企业档案以“母-子-序”编号逻辑编

制档案号，详细见目录表。

六、档案时借阅

1.总经理、副总经理、总监、总助、各部门经理借阅

非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2.因工作需要，企业的其他人员需借阅非密级档案

时，填写《档案借阅审批单》，由部门经理同意送办公室主

任核批。

3.企业档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，

绝密级档案严禁调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准

外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4

小时。密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理同意才

能借阅。密级档案行政类由总经理确定，技术类由技术副总

与总经理共同确定。

4.档案借阅者必须做到：

（1）爱惜档案，保持整洁，严禁涂改。

（2）注意安全保密，密级档案严禁私自翻印（确实需复

印与借阅流程同样需对应的人员审批)、抄录、转借、遗失。

(3)如发现故意损坏或丢失企业档案处以50-500元/次

日勺罚款。

5.档案管理员对任何人借档必需严格按档案管理制度

执行，并认真做好《档案借阅登记登记表》，玩忽职守时按

情节情重处以50-500元/次的罚款。

七、档案日勺销毁

1.企业任何个人或部门非经容许不得销毁企业档案资

料。

2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《企业

档案资料销毁审批表》交办公室主任与各有关业务部门负责

人审核经总经理同意后执行。

3.经同意销毁的企业档案，档案管理员须认真查对，

将同意日勺《企业档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资

料做好登记并归档。登记表永久保留。

4.在销毁企业档案资料时，必须由总经理或分管副总

经理或办公室主任指定专人监督销毁。

附：《档案室收件登记表》、《档案借阅审批单》、《档案目

录》、《档案借阅登记表》、《企业档案资料销毁审批表》

二0一八年九月二十八日

表1档案收存登记表

序号档案名称入档时间数量/页收档人送存人领导签字

表二档案借阅申请单

填表日期：年月日偿还时间：年月日

所在部

借阅人职务

11

借阅类别□现场借阅口复印口带出借阅口其他（请阐明）_______________

借阅资料编号借阅资料名称

内容

借阅用途

部门主管签

借阅人签字

字

部门经理总经理/总监

经办人签字

备注：1、技术资料，部门主管签字。

2、有关特种设备方面的重要资料需部门经理签字。

3、企业多种证照需总经理或总部分管部门总监签字。

表二档案借阅申请单

填表日期：年月日偿还时间：年月日

借阅人所在部门职务

借阅类别□现场借阅口复印口带出借阅口其他（请阐明）_______________

借阅资料编号借阅资料名称

内容

借阅用途

借阅人签字部门主管签字

部门经理总经理/总监

经办人签字

备注：1、技术资料，部门主管签字。

2、有关特种设备方面的重要资料需部门经理签字。

3、企业多种证照需总经理或总部分管部门总监签字。

表三档案借阅登记表

表表

三

印

阅

借问

借

人

序档运用方式份部门负责分管领导

签

数

部门

日期文献名字偿迁日期

号号目的借阅查阅人签字人签字

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

1!

12

13

14

表四档案目录

编号:

档号档案名称密级

页

目次文号来文单位题名日期份数备注

数

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

表五档案资料销毁审批表

登记表号:

部门名称:

拟钢毁档