档案管理规定 (二)

档案工作管理措施

第一章总则

为保证企业文献的完整，便于查找运用，做好搜集、立卷、

保管、借阅、记录等工作，特制定本制度。

第二章文献资料日勺搜集

第一条搜集范围

但凡企业在工作中形成使用、办理完毕、具有查考运用

价值的文献、电报、多种记录、出版物以及多种图表薄卅、

照片等都要齐全完整地搜集起来。其中应以企业产生的具有

长远或重要的参照价值日勺文献资料作为保留日勺重点，详细

包括如下各项：

（一）上级来文

1.上级机关召开日勺需要贯彻执行的会议的重要文献资

料及上级机关颁布日勺规定企业执行的文献；

2.上级领导视察、检查企业工作时的重要指示、发言、

题词、照片和有特殊保留价值日勺录音、录像等资料。

（二）企业文献资料

1.会议文献，包括企业重要会议形成日勺文献和领导的

发言稿等；

2.企业颁发（包括转发）日勺多种正式文献的签发稿、印

制稿、重要文献的修改稿；

3.企业时请示与上级日勺批复文献；

4,企业各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、汇

报；

5.反应企业业务活动和科学技术管理的专业文献资料；

6、企业检查部门、分输站工作，调查研究形成的重要

文献资料；

7、企业日勺记录报表、记录分析资料（包括计算机盘片

等）、财务报表、凭证、帐薄、审计等文献资料；

8、企业党支部、团支部、工会和内部组织机构日勺工作

中形成的重要文献资料；

9、企业领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、

电话记录；从外单位带回时与企业有关的未经文书处理登记

日勺文献资料；

10、企业基本建设工程施工峻工、购置大中型设备日勺文

献资料，企业直接管理的科研、生产运行、建设项目的科技

文献资料；

11.企业成立、合并、撤销、更更名称、启用印信及其

组织简则、人员编制等文献资料；

12.企业制定的工作条例、章程、制度等文献资料;

13、企业的历史变革、大事记、年鉴，反应企业重要活

动日勺剪报、声像资料、荣誉奖励证书、有纪念意义的凭证性

日勺实物和展览照片、录音、录像等文献资料；

14.企业干部时任免（包括立案）、调配、培训、专业技

术职务评估、聘任、党员、团员、干部、工人日勺名册、报表

以及职工时录取转正、定级、调资、退职、退休、离休笔工

作及干部奖惩等文献资料；

15.企业员工转移工资、行政、党、团、工会组织简介

信及存根；

16.企业财产、物资、档案等日勺交接凭证、清册；

17、企业签订日勺多种协议、协议等资料；

18、企业外事活动中形成日勺请示、汇报、计划、考察总

结、重要简报、会议纪要、记录声像资料、有参照价值的资

料、互赠礼品清单、工作来往文献等；

19、多种普查工作中形成日勺文献资料；

20、企业领导交待存档日勺文献资料。

第二条搜集中应注意日勺问题

（一）公务电报要同其他文献资料一起搜集立卷。

（二）正文知附件要同步搜集。

（三）一般文献只存印本和原稿，其他底稿不必存档,

但尤其重要的文献例外。

（四）作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张

面残缺的文献，一经发现要补充完整后再立卷归档。

（五）有领导重要指示意见日勺文献处理单，应随文献一

起存档。

（六）有请示无批复或有批复无请示的文献，应当查明

原因，采用补救措施补齐，没有书面文献的，应注明状况,

并加盖公章。

（七）用铅笔、圆珠笔或复写的文献底稿，应退回文献

撰稿单位复制。

（A）经多方查找，证明确实已丢失的文献，应用公用

笺写上文献名称，注明丢失原因，加盖公章，替代所丢文

献归档。

第三章立卷归档

公文立卷应根据其互相联络、保留价值分类整顿立卷,

保证档案的齐全、完整，能反应企业的重要状况，以便于保

管和运用。

第三条文献资料日勺分类

应先按文献资料的重要性，在收藏时间上分为永久、长

期、短期三种，然后根据事先编好日勺立卷类目，从文献资料

日勺联络中采用对应的措施进行分门别类。

第四条立卷分工

（一）各部门形成日勺资料，自行立卷；

（二）上级单位颁发日勺专业性文献，由承接部门立卷；

非专业性文献由综合管理部立卷。

第五条归档

（一）各部门于1月底前将上年度文献资料立卷完毕，

交综合管埋部档案室统一存档（财务档案、科技档案等有特

殊规定的，由其职能部门负责管理）。

（二）多种文献、资料、按一定的特性进行排列和系统

化，必须层次分明、编写页码、填写卷内文献目录。

（三）具有不一样价值、不一样性质的文献资料应当区

别管理，单独立卷。

（四）案卷必须整洁，底图一律按规定寄存，以便保

管、查阅。

第四章档案保管

第六条档案必须入框上架，科学排列，便于查找,

防止暴露或捆扎堆放。

第七条胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照

片、母片和拷贝要分别寄存。

第八条库藏档案要定期查对，做到帐物相符。发现破

损变质要及时修补或复制。

第五章档案借阅

第九条借阅档案必须当面查点清晰，并办理借阅手

续。借阅日勺案卷要注意爱惜，不得丢失、损坏、涂改，并且

准期偿还。

第十条借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿

舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。

第H—条借阅时间最长不得超过一天，确因工作需

要不能到期偿还者，要阐明状况，办理续借手续。

第十二条偿还档案时，由档案管理人员当面查点清

晰，并在借阅登记薄上及时注销。

第十三条凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，如科

技档案，必须经企业领导同意；财务档案日勺借阅由财务部经

理同意；其他由综合管理部经理同意。

第六章档案销毁

第十四条对已过期并失去保留价值日勺文献资料，经

企业领导同意，可以定期销毁。

第十五条销毁秘密公文，应进行登记，有二人监督,

保证不丢失、不漏销。

第七章档案记录

第十六条要及时对档案数量、鉴定状况、运用状况进

行记录。

第十七条除按上级主管部门的规定及时填报记录资

料外，还应做好档案记录日勺基础工作。

第十八条记录数字要精确真实。

第十九条对永久、长期、短期保留的文献资料分别进

行记录，以便反应档案日勺不一样价值和库存发展趋势。

第八章档案保密

第二十条