2026劳动合同续签变更终止流程资料包

2026劳动合同续签、变更、终止流程资料包

2026劳动合同续签、变更、终止流程资料包适用于中小企业人力资源管理、部门负责人用工节点审核、合同到期管理、岗位调整协商、离职终止办理与档案归集。资料定位•围绕劳动合同生命周期管理，拆分续签、变更、解除、终止、结算、交接、归档七类关键动作。•每个流程均配套责任分工、操作步骤、风险提示、记录样式与填写样例，便于直接纳入企业日常管理。•用于流程梳理、制度培训、管理复盘与劳动争议前置防控，不替代具体案件的法律意见。项目内容适用对象企业负责人、人力资源部门、行政负责人、财务结算人员、部门负责人、劳动用工合规检查人员使用场景合同到期续签、固定期限转无固定期限、岗位或地点调整、薪酬结构调整、员工离职、合同期满终止、经济补偿测算、档案抽查资料构成流程图、节点清单、责任分工、审批与记录样式、填写样例、风险清单、结算核对表、归档目录、复盘台账输出方式可打印培训，可编辑落地，可拆分为企业制度附件、HR操作清单、部门经理办理指引和离职资料包

一、使用方法与适用范围1.1使用方法先按“合同台账”筛选未来60日内到期人员，再进入续签评估、部门意见、员工沟通、文本签署、归档复核五个动作。发生岗位、工作地点、薪酬、工时、合同期限、主体承接等事项调整时，先判断是否属于劳动合同约定事项变化，再选择“协商变更”或“制度授权内调整”路径。解除或终止劳动合同时，按“事实依据、制度依据、程序依据、结算依据、送达依据、档案依据”逐项核查，避免只做口头沟通。所有表单均应与员工手册、劳动合同文本、薪酬制度、考勤制度、奖惩制度和岗位说明书保持一致。1.2编写依据与适用范围本资料依据现行劳动用工法律法规、劳动合同管理要求、社会保险与工资支付管理规则、劳动争议审理规则及中小企业常见管理场景进行整理。适用于在中国境内依法建立劳动关系的企业日常管理。涉及地方假期、最低工资、社保公积金、工伤待遇、竞业限制补偿、特殊工时审批等事项时，应同时校验所在地执行口径。本资料强调流程和留痕，不直接替代劳动合同文本、企业规章制度、仲裁或诉讼材料。重大群体性调整、裁员、工伤、医疗期、孕产哺乳期、竞业限制、高管离职等事项应单独审查。执行原则•签署优先：续签、变更、解除、终止均以书面记录为主要依据，避免以聊天记录或口头承诺替代正式文件。•协商优先：涉及劳动合同核心条款变化时，先取得员工明确同意，再办理系统、薪酬、岗位和考勤变更。•证据闭环：通知、沟通、审批、签署、交接、结算、送达、归档应形成完整链条。•口径一致：合同文本、员工手册、岗位说明书、薪酬制度、考勤系统与社保缴纳记录应避免相互冲突。二、劳动合同生命周期管理总览阶段管理动作关键资料入职订立录用确认、身份材料、岗位与薪酬确认、合同签署、试用期约定、社保启动合同文本、录用条件、岗位说明书、签收记录履行管理岗位职责、考勤休假、薪酬发放、绩效管理、奖惩记录、培训记录工资表、考勤表、绩效表、培训签到、沟通记录续签管理合同到期预警、续签评估、员工意向沟通、期限类型确认、文本签署到期清单、评估表、续签通知、续签合同、签收记录变更管理岗位、地点、薪酬、工时、期限、工作内容等变化的协商与审批变更申请、协商记录、变更协议、系统变更记录解除管理员工辞职、协商解除、用人单位依法解除、严重违纪处理辞职申请、协商协议、解除通知、证据包、结算清单终止管理合同期满、退休、主体注销、法定终止情形、终止通知与补偿测算终止通知、补偿测算、离职证明、交接清单、档案目录归档复盘资料扫描、纸质留存、风险复核、争议原因分析、制度修订归档目录、争议复盘表、整改清单、制度修订记录

三、角色分工与审批权限角色主要职责形成记录企业负责人批准劳动合同管理规则、重大解除或终止方案、经济补偿预算、争议处理方案重大事项审批单、会议纪要、授权记录人力资源部门建立合同台账、发起预警、组织续签评估、制作文本、安排签署、办理离职手续合同台账、通知记录、审批表、签署文件、归档目录部门负责人评价岗位匹配、提出续签或不续签建议、确认工作交接、配合事实调查绩效记录、交接确认、部门意见、岗位说明书财务部门核对工资、奖金、报销、借款、经济补偿、社保公积金扣缴与最终结算工资明细、补偿测算、付款凭证、结算确认行政或资产管理回收门禁、电脑、工牌、车辆、文件、印章、资料、宿舍或办公用品资产交接清单、门禁注销记录、资料移交记录信息管理人员处理账号权限、邮箱、系统、数据备份、设备归还、涉密资料交接账号关闭清单、权限变更记录、数据交接确认员工本人确认续签意向、参与变更协商、完成工作交接、核对结算、领取离职证明个人申请、签收确认、交接记录、结算确认

四、劳动合同续签流程4.1续签节点流程时间节点操作内容输出记录责任人T-60日HR导出合同到期清单，标记合同类型、到期日、岗位、薪酬、服务年限、特殊状态合同到期预警表HRT-45日部门负责人完成工作表现、岗位需求、续签建议、风险事项评价续签评估表部门负责人T-35日HR复核是否涉及无固定期限、医疗期、工伤、孕产哺乳、培训服务期、竞业限制等情形续签风险复核单HRT-30日与员工沟通续签意向、合同期限、岗位、薪酬、工作地点、福利待遇等事项续签沟通记录HR/部门T-20日企业审批续签方案，明确合同类型、期限、岗位、薪酬、试用期处理、附件变化续签审批单HR/负责人T-10日安排合同文本签署，确认员工持有一份文本，完成系统台账更新续签合同、签收记录HRT日后5个工作日内核对社保、薪酬、岗位、考勤、权限、档案归集是否同步完成续签归档复核表HR/财务/信息4.2续签判断清单判断项核查要点风险提示是否继续保留岗位岗位是否仍有编制、业务是否持续、替代或外包安排是否已审批未确认编制即承诺续签，后续可能产生岗位安置争议是否符合续签条件绩效、纪律、出勤、胜任力、团队协作、客户评价是否达到企业制度要求以主观评价代替制度指标，容易引发不公平争议是否涉及无固定期限连续工作年限、连续订立固定期限合同次数、员工续订意愿、法律规定情形到期续签时忽视无固定期限条件，可能引发合同类型争议是否存在特殊保护状态医疗期、工伤停工留薪或伤残、孕产哺乳期、职业病观察、法定保护期保护期内简单到期终止，风险较高合同条款是否调整岗位、地点、薪酬、工时、奖金、保密、培训、福利、绩效口径是否变化续签合同与实际履行不一致，后续难以举证签署是否完整员工签字、企业盖章、日期、文本份数、附件、签收、电子签流程是否完整只更新系统未签纸面或有效电子文本，证据链不足

4.3续签评估表填写样例项目填写内容项目填写内容员工姓名李明所属部门销售一部原合同期限2023-08-01至2026-07-31到期预警日2026-06-01岗位及工作地点客户经理；上海市浦东新区办公区现行薪酬结构基本工资9000元/月+绩效奖金部门评价近12个月绩效为B+，客户投诉为0，回款任务完成率103%，建议续签HR复核无严重违纪记录；社保缴纳连续；无特殊保护状态合同类型建议固定期限三年条款调整工作地点表述增加“经协商可在同城办公点调整”沟通结论员工同意续签，确认岗位、薪酬、工作地点及绩效规则后续动作2026-07-15前完成文本签署并更新台账

五、劳动合同变更流程5.1变更事项分类变更类型触发情形应形成资料风险提示岗位变更岗位名称、职级、职责范围、汇报关系、考核指标发生实质变化岗位说明书、任命或调整文件、变更协议不得以临时安排长期替代合同变更工作地点变更跨城市、跨区域、通勤成本明显变化或合同约定地点变化沟通记录、合理性说明、变更协议不能仅以经营需要单方要求员工立即到岗薪酬结构变更基本工资、绩效比例、补贴、奖金规则、计薪周期变化薪酬调整审批、员工确认、制度依据降薪、调低固定工资、改变奖金口径应充分协商工时制度变更标准工时、综合计算工时、不定时工作制、排班规则变化工时审批或适用依据、排班制度、员工告知特殊工时涉及所在地要求时应先完成审批或确认合同期限变更延长、缩短、转无固定期限、以完成一定工作任务为期限合同变更协议或续签文本不能用变更方式规避应签订的合同类型主体承接或业务调整公司合并、分立、业务转移、岗位归属变化主体承接说明、员工沟通记录、合同安排需区分劳动关系主体变更和工作管理关系变化5.2变更办理步骤发起：部门或HR提出变更需求，说明业务原因、变更事项、预计生效时间、影响人员和替代方案。评估：HR核对劳动合同、岗位说明书、薪酬制度、员工手册、历史履行记录，判断是否需要书面协商。沟通：与员工说明变更原因、变化内容、薪酬待遇、过渡安排、申诉渠道和生效时间。审批：对涉及降薪、跨城市调岗、合同期限变化、主体承接、高风险人员的事项，提交负责人复核。签署：形成劳动合同变更协议或补充协议，载明原条款、变更后条款、生效时间、附件和文本份数。同步：更新人事系统、工资系统、考勤排班、社保公积金、门禁权限、岗位说明书和绩效指标。复核：生效后30日内核对实际履行是否与协议一致，并将沟通、审批、签署、系统记录归档。5.3劳动合同变更审批表填写样例项目内容项目内容员工姓名陈洁部门/岗位运营部/运营专员变更事项岗位调整及绩效指标调整拟生效日期2026-04-01变更前运营专员；负责门店活动执行；绩效以活动完成率为主变更后高级运营专员；增加区域数据分析职责；绩效增加转化率和复购率指标业务原因区域门店扩张，需强化数据分析与复盘支持薪酬影响基本工资上调1000元/月，绩效奖金规则同步适用新岗位员工沟通结果已沟通岗位职责、薪酬、考核指标和试运行安排，员工同意变更审批意见部门负责人同意；HR确认需签署变更协议归档资料变更审批表、岗位说明书、变更协议、绩效指标确认表、系统更新截图复核时间2026-05-01变更管理红线•涉及劳动合同核心条款变化时，不应只发任命通知或系统通知，应取得员工明确确认。•岗位优化、组织调整、降薪、异地办公、绩效规则变化，应保留业务必要性、合理性和协商过程。•员工不同意变更时，不宜直接以旷工、拒不服从安排或严重违纪处理，应先审查原合同约定与制度依据。

六、劳动合同解除与终止流程6.1情形区分表情形适用判断关键资料风险提示员工主动辞职员工提交辞职申请，按制度办理交接与结算辞职申请、交接清单、结算确认、离职证明不得扣押证件、档案或已提供劳动对应工资协商解除双方就解除时间、补偿、交接、保密、竞业、争议解决达成一致协商解除协议、付款凭证、交接确认协议条款应清晰，避免“全部结清”与实际未结项目冲突严重违纪解除员工行为符合已公示制度中的严重违纪情形，事实证据充分调查记录、证据材料、处分审批、解除通知、送达记录制度未公示、证据不完整、处理不一致是高频风险不胜任或客观情况变化需有岗位要求、考核记录、培训或调岗安排、再次评价或协商记录绩效证据、沟通记录、培训调岗记录、通知材料不能以单次评价直接替代完整程序合同期满终止合同到期且不存在法定顺延或应续签情形，完成通知与结算终止通知、到期台账、补偿测算、离职证明特殊保护期和无固定期限条件需重点审查退休或依法享受养老保险待遇达到法定情形后办理劳动关系终止及退休衔接退休确认、终止记录、社保衔接材料达到年龄、待遇享受、返聘安排应区分处理企业主体原因终止企业解散、注销、破产等导致劳动合同终止主体文件、员工通知、补偿测算、档案移交群体性处理应统一口径、分批沟通、保存送达记录6.2解除或终止操作步骤事实核查：确认解除或终止原因、合同期限、岗位、工资、社保、特殊保护状态、历史争议和未结事项。依据核查：匹配劳动合同、规章制度、岗位说明书、绩效制度、奖惩制度、培训协议和法律规定。程序审批：由部门、HR、财务、负责人逐项复核；高风险事项增加会议记录或法务复核意见。员工沟通：说明原因、时间、交接范围、工资结算、经济补偿、社保衔接、证明出具和申诉渠道。文本送达：解除或终止通知、协议、交接清单、结算单、离职证明应有签收或有效送达记录。结算支付：核算工资、加班费、未休年休假工资、奖金、报销、借款、经济补偿或赔偿金等项目。交接闭环：工作、资产、文件、客户、账号、数据、印章、钥匙、宿舍、车辆等完成移交。归档复盘：归集证据链、付款凭证、送达记录和交接材料，对争议苗头进行复盘与制度修订。6.3经济补偿测算口径表项目测算口径核验资料工作年限通常按本单位工作年限计算，每满一年按一个月工资标准测算；六个月以上不满一年按一年测算；不满六个月按半个月工资测算入职日期、合同记录、社保记录、工资记录月工资通常按解除或终止前十二个月平均应得工资测算；包含计时或计件工资以及奖金、津贴、补贴等货币性收入工资表、奖金发放表、补贴记录低于最低工资平均工资低于当地最低工资标准的，按当地最低工资标准口径进行复核当地最低工资文件、工资明细不满十二个月工作不满十二个月的，按实际工作月数计算平均工资实际工作月数、工资发放记录封顶情形涉及当地上年度职工月平均工资三倍等封顶规则时，按所在地现行执行口径复核当地统计和人社口径、企业审批记录不支付或另行支付情形员工主动辞职、严重违纪解除、试用期不符合录用条件等情形需分别审查，不得套用单一公式解除依据、事实证据、审批意见

七、配套表单与填写样例7.1劳动合同到期续签通知书样式员工姓名：李明；所在部门：销售一部；原劳动合同期限：2023年8月1日至2026年7月31日。经部门评估与公司审核，拟与员工续订劳动合同，续订期限为2026年8月1日至2029年7月31日，岗位为客户经理，工作地点、工作时间、薪酬福利、保密义务、绩效考核等事项以双方签署的续订劳动合同及制度文件为准。请员工于2026年7月15日前与人力资源部门确认续签意向，并完成续订文本核对与签署。员工对续签期限、岗位职责、薪酬结构或其他条款有异议的，可在收到本通知后三个工作日内向人力资源部门提出书面沟通申请。通知送达人：王娜；送达日期：2026年7月5日；员工签收：李明；签收日期：2026年7月5日。7.2劳动合同变更协议要点样式条款模块写入内容样式审核要点双方信息列明企业名称、员工姓名、身份证件号码、原合同签署日期及合同期限信息应与原合同和人事系统一致变更原因说明因业务调整、岗位职责变化或双方协商一致进行合同条款变更避免使用含糊或带有惩罚色彩的表述变更前条款原合同约定岗位为运营专员，主要工作地点为上海办公区完整对应原合同条款变更后条款自2026年4月1日起，岗位调整为高级运营专员，职责以新岗位说明书为准写明生效日期和附件名称薪酬待遇基本工资、绩效奖金、津贴补贴、发放周期及适用制度涉及薪酬调整必须清楚可核算其他条款原合同其他条款继续履行；与本协议不一致的，以本协议为准避免与员工手册和薪酬制度冲突签署与文本本协议一式两份，双方各执一份，自双方签字盖章之日起生效保留员工签收记录7.3劳动合同终止通知书样式员工姓名：周婷；所在部门：客服部；原劳动合同期限：2024年1月1日至2026年12月31日。经核查，双方劳动合同将于2026年12月31日期满。公司已完成合同到期复核，未发现需要顺延处理的情形。公司决定劳动合同期满后不再续订，劳动关系于2026年12月31日终止。公司将依法办理工资结算、未休年休假核算、经济补偿测算、社保公积金停缴或转移协助、离职证明出具及工作交接安排。请员工于2026年12月25日前与部门负责人完成工作交接，并与人力资源部门核对离职结算。员工对终止安排、结算项目或交接范围有异议的，可在收到本通知后三个工作日内向人力资源部门提出书面复核申请。通知送达人：赵倩；送达日期：2026年12月10日；员工签收：周婷；签收日期：2026年12月10日。

7.4合同终止流程记录表填写样例项目内容项目内容员工姓名周婷部门/岗位客服部/客服主管合同期限2024-01-01至2026-12-31终止原因劳动合同期满且公司决定不续订特殊状态核查无医疗期、工伤、孕产哺乳期、职业病观察等顺延情形无固定期限核查不符合应订立无固定期限劳动合同条件通知安排2026-12-10送达终止通知，员工签收交接安排2026-12-25前完成客户工单、账号权限、资料交接结算项目工资、绩效奖金、未休年休假工资、经济补偿、报销、借款抵扣复核支付时间2027-01-10工资发放日一并支付并留凭证离职证明2026-12-31出具并由员工签收归档人员HR王娜7.5离职交接与结算确认单填写样例交接类别交接内容确认说明状态工作交接客户投诉工单12件、月度报表模板、客服排班表、未完成事项清单接收人刘洋已签收，未完成事项3项已标注截止日完成资产交接笔记本电脑1台、门禁卡1张、工牌1个、文件柜钥匙1把电脑编号NB-2024-018，信息部已验收完成账号权限邮箱、客服系统、CRM、网盘、门禁系统2026-12-3118:00关闭除工资单查询外权限完成财务结算工资、奖金、未休年休假工资、经济补偿、报销、借款报销680元已审核；无借款；补偿测算另附完成文件资料纸质合同、客户资料、培训材料、印章使用记录客户资料移交部门档案柜并登记完成员工确认已收到离职证明；对交接清单和结算项目已核对员工签名：周婷；日期：2026-12-31完成7.6经济补偿测算表填写样例项目内容项目内容员工姓名周婷入职日期2024-01-01终止日期2026-12-31本单位工作年限3年前12个月应得工资合计144000元月平均工资12000元补偿月数3个月经济补偿金额36000元其他结算2026年12月工资12000元；未休年休假折算经考勤核对为2天支付方式随2027年1月工资批次转账复核结论工资口径、工作年限、补偿月数、扣款项目、税费处理已由HR和财务复核员工确认已核对结算项目与支付时间

八、风险清单与控制措施风险点典型表现等级控制措施续签逾期合同到期后未及时续签，仍安排员工继续工作中建立T-60到期预警，HR每月输出合同到期清单并由负责人签收无固定期限误判连续年限或连续订立次数核查不完整高续签前设置合同类型复核栏，符合条件时单独审批并保留沟通记录特殊保护期终止医疗期、工伤、孕产哺乳期、职业病观察等情形未识别高终止前由HR复核社保、病假、工伤、女职工保护和请假记录单方变更核心条款未经协商调整岗位、地点、薪酬或工时高变更前完成业务必要性说明、员工沟通记录和书面协议解除证据不足严重违纪、不胜任等处理缺少事实证据或制度依据高形成调查记录、制度公示证据、员工申辩记录、审批链和送达记录结算项目遗漏未休年休假、加班费、奖金、报销、借款、经济补偿核算遗漏中财务与HR双人复核，使用统一结算清单并让员工核对离职证明延迟员工离职后未及时出具证明或证明内容不规范中在终止或解除当日准备证明，内容聚焦劳动关系起止和岗位信息竞业限制滥用对不接触商业秘密或知识产权保密事项的人员约定竞业限制高仅对符合范围人员适用，并审查期限、范围、地域和补偿安排的合理性档案不成链只有单个通知或单个协议，缺少沟通、审批、结算、送达资料中按“事实、依据、程序、结算、送达、归档”六类资料装订九、归档目录与保存要求档案类别应归集资料保存要求合同续签档案到期预警表、续签评估表、员工沟通记录、续签审批表、续订合同、签收记录、系统更新记录按员工个人档案归集，纸质与电子扫描件一致合同变更档案变更申请、业务说明、沟通记录、变更审批、变更协议、岗位说明书、薪酬确认、系统变更记录变更协议应与原合同共同保存解除终止档案事实材料、制度依据、审批记录、通知或协议、送达凭证