档案交接与移交制度

档案交接与移交制度第一章总则第一条目的与依据为规范本单位档案管理工作，确保档案在流转过程中的完整、安全与有序，明确档案交接与移交的责任，保障档案的历史凭证价值与利用效能，依据国家相关档案法律法规及本单位档案管理规定，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于本单位内部各部门及所有涉及档案形成、管理、利用的人员在档案收集、整理、保管、利用、销毁等各环节中发生的档案交接与移交行为。无论是日常工作中的临时交接，还是因人员变动、机构调整、项目结束等原因引发的正式移交，均须遵守本制度。第三条基本原则档案交接与移交应遵循以下原则：（一）真实性原则：交接的档案材料必须真实反映单位各项活动的历史面貌，严禁伪造、篡改或抽换。（二）完整性原则：确保交接档案的齐全完整，包括各类载体形式的档案及相关说明材料。（三）规范性原则：严格按照规定的程序和要求进行，确保交接手续完备、记录清晰。（四）安全性原则：在交接过程中采取有效措施，防止档案遗失、损毁或泄密。第二章档案交接与移交的范围与条件第四条交接范围档案交接与移交的范围包括：（一）各部门在工作中形成的，已办理完毕且符合归档条件的各类文件材料。（二）档案管理人员因工作调动、离职、休假等原因，需向接替人员移交的所保管的全部档案及相关管理工具、资料。（三）因机构合并、分立、撤销等原因，需在部门间或单位间进行划转的档案。（四）根据规定需向档案馆或其他指定机构移交的具有永久或长期保存价值的档案。（五）其他依法依规或根据工作需要应当进行交接与移交的档案。第五条移交条件档案移交应符合以下基本条件：（一）档案材料已按照本单位档案分类、整理、编目规则进行系统化整理，装订规范。（二）档案内容真实、准确，手续齐全，符合形成规律。（三）已编制完整、规范的档案移交清册（目录），并经部门负责人审核。第三章档案交接与移交程序第六条交接前准备（一）移交方应在规定期限内，对拟交接的档案进行全面清点、整理，确保档案材料齐全、顺序正确、保管状况良好。（二）移交方负责编制《档案交接（移交）清册》，清册应包括档案的年度、类别、案卷号（或件号）、题名、起止日期、页数（或件数）、备注等基本要素，并确保与实物相符。清册一般应准备一式三份（或根据实际需要确定份数）。（三）如涉及电子档案，移交方应确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，并提供相应的读取工具、说明文档及备份介质。（四）移交方应提前通知接收方及相关监交人员交接的时间、地点和主要内容。第七条交接过程（一）交接双方及监交人员（如需）应同时在场。移交方应按照《档案交接（移交）清册》逐一核对档案实物，接收方应对照清册认真清点、核对。（二）核对过程中，如发现档案材料短缺、破损、错号、漏号或与清册不符等情况，接收方应立即向移交方提出，由移交方负责查找、补充或作出书面说明。未解决的问题应在清册备注栏中注明，并由双方签字确认。（三）对电子档案的交接，应进行数据有效性、完整性检测，并进行必要的读取测试。（四）核对无误后，交接双方及监交人员（如需）应在《档案交接（移交）清册》上逐项签字，并注明交接日期。第八条交接后事宜（一）交接双方应根据签字确认的《档案交接（移交）清册》办理档案实体及相关材料（如检索工具、参考资料等）的移交。（二）接收方应及时将接收的档案入库存放，并更新档案管理系统中的相关信息。（三）《档案交接（移交）清册》由交接双方各执一份，一份（或指定份数）交单位档案管理部门（或档案室）存档。（四）对于重要或大量档案的移交，可根据需要组织交接后的抽查工作，以确保交接质量。第四章各方职责第九条移交方职责（一）对所移交档案的真实性、完整性、准确性负主要责任。（二）负责按规定要求整理、清点拟移交档案，并编制交接清册。（三）主动配合接收方的核对工作，对交接中发现的问题及时处理和说明。（四）移交前妥善保管档案，防止档案在交接期间发生遗失、损坏或泄密。第十条接收方职责（一）负责对接收的档案进行认真、细致的核对与验收。（二）及时办理接收手续，对接收的档案负有妥善保管和后续管理的责任。（三）发现问题及时与移交方沟通，并在清册中注明。第十一条监交方职责（一）监交方通常为移交方或接收方的上级主管部门负责人、单位档案管理部门人员或指定的其他人员。（二）对整个交接过程进行监督，确保交接程序规范、手续完备。（三）对交接中出现的争议或问题，应协助双方协调解决。（四）在《档案交接（移交）清册》上签字，对交接的真实性、合规性进行见证。第五章交接凭证与档案第十二条交接凭证《档案交接（移交）清册》是档案交接的重要凭证，具有法律效力。其格式应规范统一，内容应详实准确。清册封面应注明交接单位（或部门）、交接事由、交接日期等。第十三条凭证归档交接双方签署后的《档案交接（移交）清册》应作为重要档案材料，随接收的档案一同归档保存，或按单位档案管理规定单独整理归档，以备查考。第六章特殊情况处理第十四条档案材料不齐全或有疑问交接中发现档案材料不齐全、不完整或存在其他疑问，接收方有权拒绝接收。移交方应在规定时间内补齐或作出书面说明，经双方协商一致并签字确认后方可接收。第十五条档案损坏如发现档案有明显破损、涂改、霉变等情况，移交方应负责修复或作出合理解释。无法修复且影响档案价值的，应按规定程序处理。第十六条交接争议交接双方在交接过程中如发生争议，应首先自行协商解决；协商不成的，可提请单位档案管理部门或上级主管部门协调处理。第七章监督与责任追究第十七条监督检查单位档案管理部门负责对本单位各部门的档案交接与移交工作进行指导、监督和检查，确保本制度的有效执行。第十八条责任追究对于在档案交接与移交工作中违反本制度规定，造成档案遗失、损毁、泄密或其他不良后果的，将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、通报批评，直至按有关规定给予纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第八章附则第