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文档简介

秘书中级考试试题及答案一、单项选择题(本大题共20小题,每小题1.5分,共30分。在每小题给出的四个备选项中,只有一个是符合题目要求的,请将其代码填写在题后的括号内。)1.秘书在整理领导的办公桌时,发现一份标有“机密”字样的文件被随意放置在桌面上。按照保密规定,秘书的正确做法是()。A.立即将其拍照发给档案室确认是否归档B.放入领导桌面的抽屉中上锁,并提醒领导注意保密规定C.直接带出办公室交由保密室统一销毁D.阅读后向其他同事核对文件内容是否完整2.在公文写作中,“请示”应当遵循“一文一事”的原则,其主要目的是()。A.减少公文篇幅,节约办公纸张B.便于领导机关审阅和批复,提高办事效率C.避免文秘人员写作时出现逻辑混乱D.符合《党政机关公文格式》的排版要求3.某公司将于下周举行新产品发布会,秘书小王负责发送邀请函。在发送邀请函的时间安排上,最合适的是()。A.提前一天发送,以确保嘉宾不会忘记B.提前三至四周发送,并提前一天进行电话确认C.提前半年发送,让嘉宾尽早安排时间D.会议当天直接电话通知嘉宾前来4.秘书在接听重要电话时,为了确保信息记录的准确性,除了使用5W1H原则外,还应当()。A.在挂断电话后凭记忆补记,以免对方等待B.在电话结束后立即将内容转告无关同事分享C.在通话过程中向对方复述关键信息,如时间、地点、人名等D.使用录音电话代替手工记录,无需向对方核实5.在会议进行中,秘书做好会议记录是一项核心工作。下列关于会议记录的说法,错误的是()。A.会议记录应当忠实于发言者的原意,不能随意增删B.会议记录只需记录主要发言人的观点,其他与会者的讨论无需记录C.会议记录应包括会议名称、时间、地点、出席人员等基本要素D.会议记录整理完毕后,通常需要经过发言人或会议主持人审阅签字6.领导日程安排是秘书日常事务管理的重要内容。当领导的私人行程与公司紧急会议发生冲突时,秘书应遵循的优先原则是()。A.私事优先,因为涉及领导个人隐私B.公事优先,但需委婉向领导说明情况,由领导最终定夺C.直接取消领导的私人行程D.隐瞒公司紧急会议,替领导推脱7.在商务接待中,引导客人进入会议室时,秘书应走在客人的()。A.左前方约一步距离B.右前方约一步距离C.正后方约一步距离D.左侧并排位置8.下列关于电子邮件礼仪的表述,不正确的是()。A.邮件主题应简明扼要,概括邮件核心内容B.发送正式商务邮件时,应使用规范的公司签名档C.为提高效率,可随意使用红色感叹号标记所有重要邮件D.回复邮件时,应注意引用原邮件内容,保持上下文连贯9.秘书在为领导拟定出差行程时,不需要考虑的因素是()。A.沿途的气候与交通状况B.领导的身体状况及饮食偏好C.公司其他部门员工的私人度假计划D.目的地的风俗习惯与节假日安排10.下列文种中,属于平行文的是()。A.通知B.请示C.函D.批复11.在档案管理工作中,遵循“来源原则”的核心要求是()。A.同一来源的档案应当与其他来源的档案相区分B.所有档案按照时间先后顺序混合排列C.档案的保存期限应依据其载体材质决定D.电子档案与纸质档案必须合并存放12.办公环境中,5S管理的核心目的是()。A.增加办公用品的采购量B.提升员工的外在形象C.创造整洁、高效、安全的工作环境,提升工作效率D.减少员工的工作量,延长休息时间13.秘书在审核下属部门提交的文稿时,发现其中存在多处错别字且数据未核实。此时,秘书的正确做法是()。A.直接修改错别字并编造数据以按时发文B.将文稿退回原起草部门,要求其核实数据并校对文字C.直接将文稿提交给领导,让领导自行发现错误D.将文稿销毁,并通报批评起草人14.在进行跨部门沟通协调时,秘书最应具备的心态是()。A.本位主义,一切以本部门利益为重B.强势压人,利用领导权威强迫其他部门执行C.换位思考,寻求共赢,以公司整体目标为导向D.回避矛盾,将问题全部上交给领导处理15.在处理突发事件时,秘书的第一要务是()。A.追究相关责任人的责任B.迅速控制局面,向领导准确汇报事实,并启动应急预案C.立即召开新闻发布会向公众说明情况D.估算事件造成的经济损失16.下列关于名片递交礼仪,正确的是()。A.单手随意抛给对方B.将名片倒置(字面朝向自己)递给对方C.双手捏住名片两个上角,字面朝向对方递出D.在递出名片的同时,大声宣读自己的职务17.在会议经费预算中,属于固定成本的是()。A.会议期间的餐饮费B.会议代表的交通费C.会场租赁及基础设备搭建费D.会议资料的临时印刷费18.秘书小赵在起草一份总结报告时,需要引用大量的历史销售数据。为了确保数据的真实性和严谨性,小赵应()。A.凭借个人记忆进行估算B.从网络上搜索类似行业数据进行替换C.直接调取公司财务系统的原始报表进行核对D.询问资深老员工的意见并以此为准19.关于印章的使用管理,下列行为不符合规定的是()。A.专人专管,印章存放于带锁的保险柜中B.遇紧急情况需外带印章时,需经主管领导批准并由专人陪同C.为方便工作,可预先在空白信笺上加盖公章备用D.盖章时需做到印模端正、清晰20.在信息工作中,秘书对收集到的初级信息进行加工,提炼出对领导决策有参考价值的高层次信息,这一过程称为()。A.信息收集B.信息传递C.信息反馈D.信息综合加工二、多项选择题(本大题共10小题,每小题2分,共20分。在每小题给出的五个备选项中,有二至五个是符合题目要求的,请将其代码填写在题后的括号内。错选、多选或少选均不得分。)21.秘书在日常工作中,需要具备良好的倾听技巧。有效的积极倾听包括()。A.保持目光接触,适时点头B.在对方未说完时急于打断并表达自己的观点C.适时提出开放式问题以引导对方深入阐述D.避免分心动作,如看表或玩手机E.复述对方的核心观点以确认理解无误22.拟定大型会议的应急预案时,应重点考虑的突发事件类型有()。A.嘉宾突发疾病或受伤B.会场停电或重要设备故障C.火灾等极端安全事件D.临时改变会议议程E.媒体负面报道及网络舆情危机23.下列公文要素中,属于版记部分的有()。A.抄送机关B.印发机关C.印发日期D.附注E.附件说明24.在安排领导差旅住宿时,秘书需要提前确认的细节包括()。A.酒店距离会议地点或拜访公司的路程及交通状况B.领导对房间楼层、朝向及床型的特殊偏好C.酒店是否提供符合领导饮食习惯的餐饮服务D.酒店周边是否有合适的休闲或购物场所E.酒店的安全保障措施及保密级别25.作为现代办公环境中的秘书,应当熟练掌握的数字化办公技能包括()。A.使用云盘或协同办公平台进行文档共享与版本控制B.利用专业软件进行数据可视化与图表制作C.具备基础的信息安全防范意识,防范钓鱼邮件D.编写复杂的系统后台代码与服务器运维E.使用在线会议软件组织跨国视频会议并处理突发网络延迟26.下列关于述职报告与个人工作总结的区别,表述正确的有()。A.述职报告具有较强的述职性,侧重于履职情况的汇报B.个人工作总结更侧重于工作经验的提炼与成绩的展示C.述职报告通常需要面对特定受众进行口头陈述D.述职报告必须由上级领导亲自执笔E.两者都强调客观事实与数据支撑27.在处理客人的抱怨或投诉时,秘书应遵循的原则有()。A.倾听同理心原则,让客人将情绪充分表达B.推诿扯皮原则,将责任划归其他部门C.迅速响应原则,第一时间给出初步安抚D.适度承诺原则,不超出自身权限随意答应客人要求E.跟进反馈原则,在问题解决后及时回访客人28.秘书在为领导准备演讲稿时,应当注意的要素有()。A.明确演讲的受众群体及心理预期B.语言风格需符合领导个人的讲话习惯与性格特征C.篇幅控制得当,预留适当的停顿与互动时间D.包含核心观点、有力论据及富有感染力的结尾E.使用大量生僻字词以彰显学术水平29.团队协作中,冲突是不可避免的。处理团队建设性冲突的有效方法包括()。A.回避与冷处理,让时间冲淡一切B.妥协与让步,寻找双方都能接受的折中方案C.合作与共赢,深入分析问题本质,共同寻找最优解D.强制与命令,利用职权强行推行一方观点E.建立规范的沟通机制,消除信息不对称30.下列属于秘书职业基本职业道德规范的有()。A.忠于职守,保守国家与企业机密B.服从大局,主动服务但不越权C.实事求是,不虚报瞒报工作情况D.追求个人利益最大化,利用职务之便获取资源E.谦虚谨慎,平等待人,不狐假虎威三、判断题(本大题共10小题,每小题1分,共10分。判断下列各题正误,正确的在题后括号内打“√”,错误的打“×”。)31.秘书的职业形象主要指穿着打扮,只要外表光鲜亮丽就能胜任秘书工作。()32.在正式宴请中,主宾应坐在主人的右侧,副主宾坐在主人的左侧。()33.收到带有附件的涉密公文时,应当先对附件进行杀毒处理后再在连接互联网的电脑上打开阅读。()34.在向上级机关请示工作时,为了避免公文流转缓慢,可以直接在主送机关中同时写明多个上级机关。()35.办公用品的库存控制应当遵循“零库存”原则,即用即买,以彻底消除库存成本。()36.在接听电话时,如果遇到对方情绪激动,秘书应当保持冷静,语调平稳,切勿与对方发生争吵。()37.电子档案的保管期限一旦确定,就绝对不能更改,即使其参考价值发生了重大变化。()38.介绍他人相识时,应先将职位低者介绍给职位高者,将年轻者介绍给年长者。()39.会议签到是会议组织的重要环节,其目的仅在于统计参会人数和发放会议资料。()40.秘书在陪同领导考察时,应当主动走在领导前面挡住人群,大声呵斥无关人员以保障领导安全。()四、简答题(本大题共4小题,每小题5分,共20分。)41.简述会议记录与会议纪要的主要区别。42.在日常办公事务中,有效的时间管理对秘书至关重要。请简述“四象限法则”在秘书时间管理中的具体应用。43.简述处理群众来访(信访)时的基本工作原则。44.在商务沟通中,非语言沟通扮演着重要角色。请列举至少三种非语言沟通形式,并简述其在沟通中的意义。五、案例分析题(本大题共2小题,每小题10分,共20分。)45.案例一:某大型集团公司的总经理秘书小李,今天上午面临着多项繁杂的工作任务:(1)一份提交给总经理审阅的季度销售分析报告,需要小李立即进行数据核对与排版校验;(2)外地一位重要客户抵达本市,需要小李去机场接机,且航班预计在一个小时后落地;(3)公司临时通知,下午两点将召开紧急高管会议,需要小李在中午前准备好会议室并下发会议通知;(4)人力资源部催促小李提交本月部门考勤表,逾期将影响工资发放。面对这四项任务,小李应当如何合理安排工作顺序?请运用秘书时间管理或工作统筹的原则进行分析,并给出具体的处理方案。46.案例二:星辰科技公司即将举办一场关于新战略发布的重要内部会议,参会的有公司高管及各部门负责人,共计30人。会议议程包括总经理主题发言、各业务线负责人汇报及分组讨论环节。作为会议的主要筹备秘书,小王在会前两天对会场进行了检查,发现以下问题:(1)会议桌签摆放时,有两个部门负责人的名字出现错别字;(2)会议使用的投影仪与总部的视频会议软件不兼容,无法连线海外分公司参会;(3)会议资料中,关于新战略的核心数据图表版本为旧版,与最新发布的口径不一致。问题:面对上述突发情况,小王应当如何迅速妥善处理?并请分析导致这些问题出现的根本原因,提出后续的预防改进措施。六、实务计算题(本大题共1小题,共20分。)47.星辰科技公司计划在市区某四星级酒店举办为期两天的年度客户答谢会。会议规模为50人。作为统筹秘书,你需要预先编制本次会议的经费预算方案。已知各项费用的基础数据如下,请按照要求计算总预算,并保留计算过程与公式。(1)场地租赁费:酒店提供大会议室,日租金标准为R=5000元/天,会议共需使用(2)餐饮费用:包含会议期间的午餐及茶歇。其中,午餐标准为L=120元/人/天;上午及下午茶歇标准为(3)住宿费用:外地参会客户共=20人,需在酒店住宿一晚,标准间单价为S(4)交通费用:租赁一辆50座大巴负责接送,单次接送费用为B=(5)物料与宣传费用:会议资料印刷费预计P=35元/人;定制伴手礼单价为(6)不可预见费用:按上述各项费用总和的5预留作为备用金。请根据上述数据,使用标准的LaTeX公式写出各项费用的计算表达式,并计算本次会议的总预算金额(单位:元)。参考答案及解析一、单项选择题1.【答案】B【解析】机密文件随意放置违反保密规定,秘书不能拍照外传(A错),不能直接销毁(C错),更不能阅读核对(D错)。正确的做法是妥善保管,将其放入上锁的抽屉并提醒领导。故选B。2.【答案】B【解析】“一文一事”原则要求一份请示只请示一件事情,目的是避免多个事项交叉导致批复意见不一或流转延误,从而提高公文处理和领导决策的效率。故选B。3.【答案】B【解析】邀请函发送时间需适中。提前一天太仓促,嘉宾可能已有安排;提前半年太久容易遗忘;会议当天通知极不礼貌。提前三至四周发送并提前一天确认是最符合商务礼仪规范的做法。故选B。4.【答案】C【解析】向对方复述关键信息(时间、地点、人名、数字等)是确保信息记录准确性的最有效方法,可以有效避免听错或记错。A凭记忆补记易出错,B泄露隐私,D录音不能完全替代人工记录和核实。故选C。5.【答案】B【解析】会议记录不仅要记录主要发言人的观点,也应客观记录其他与会者的讨论意见和会议决议,特别是存在争议时的不同观点。B选项表述错误。故选B。6.【答案】B【解析】秘书在处理日程冲突时,不能擅自做主取消领导行程或隐瞒事实。应遵循公事优先的原则,但必须如实向领导汇报,由领导本人权衡并最终定夺。故选B。7.【答案】A【解析】在商务接待引导中,引导者应走在客人的左前方约一步距离,让客人走在右侧(国际礼仪中以右为尊),并适时侧身回头用手势指引。故选A。8.【答案】C【解析】红色感叹号通常用于极为紧急或特殊的邮件,随意使用会导致“狼来了”效应,降低收件人对邮件重要性的敏感度。ABD均是规范的邮件礼仪。故选C。9.【答案】C【解析】领导出差行程安排需考虑交通、气候、饮食偏好、风俗习惯等,以确保行程顺利和领导状态良好。公司其他员工的私人度假计划与领导行程无关,不属于考虑范围。故选C。10.【答案】C【解析】函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项的公文,属于典型的平行文。通知多为下行文或泛行文,请示为上行文,批复为下行文。故选C。11.【答案】A【解析】来源原则是档案学的核心原则之一,要求同一来源(同一机构或个人)形成的档案作为一个整体保存,不能与其他来源的档案混淆,以维护档案的有机联系和历史真貌。故选A。12.【答案】C【解析】5S管理(整理、整顿、清扫、清洁、素养)的目的是通过规范现场物品和环境,消除浪费,创造整洁、高效、安全的工作环境,从而提升工作效率和员工素养。故选C。13.【答案】B【解析】秘书审核文稿具有把关责任。发现错别字和数据不实,应退回原起草部门修改,不可自行编造数据(A错),也不可直接上交领导(C错)或销毁通报(D错,越权)。故选B。14.【答案】C【解析】跨部门沟通最忌讳本位主义和强权压制,应以公司整体利益为出发点,换位思考,寻求共赢方案。回避矛盾也是不负责任的表现。故选C。15.【答案】B【解析】突发事件发生后,第一要务是迅速控制事态恶化,向领导准确汇报真实情况,并立即启动相应的应急预案,而非急于追责或向公众发声。故选B。16.【答案】C【解析】递交名片应双手捏住名片两角,字面朝向对方,以方便对方直接阅读。不可单手抛掷,不可倒置递出。大声宣读职务显得做作。故选C。17.【答案】C【解析】会场租赁及基础设备搭建费不随参会人数的增减而变化,属于固定成本。餐饮费、交通费、印刷费等均会随人数变化,属于变动成本。故选C。18.【答案】C【解析】数据引用必须真实准确,最严谨的做法是调取公司原始财务报表进行核对。估算、网络搜索替代、询问老员工经验均缺乏数据严谨性。故选C。19.【答案】C【解析】严禁在空白信笺上加盖公章,以免被他人挪作他用,造成严重的管理风险和法律纠纷。这是印章管理的绝对红线。故选C。20.【答案】D【解析】信息综合加工是指对初级、零散的信息进行归纳、分析、提炼,形成有深度、有参考价值的高层次信息,以辅助领导决策。故选D。二、多项选择题21.【答案】ACDE【解析】积极倾听要求专注、同理心和有效反馈。A、C、D、E均属于积极倾听技巧。B选项急于打断是不礼貌且影响倾听效果的行为。故选ACDE。22.【答案】ABCDE【解析】大型会议应急预案需全面考虑各类突发状况。嘉宾伤病、设备故障、火灾安全、议程突变以及舆情危机等均属于必须预案应对的范围。故选ABCDE。23.【答案】ABC【解析】公文版记部分主要包括抄送机关、印发机关和印发日期。附注和附件说明属于主体部分。故选ABC。24.【答案】ABCDE【解析】差旅住宿安排需细致入微。路程交通、房间偏好、餐饮习惯、周边环境及安全保障均是确保领导休息与工作状态的重要因素。故选ABCDE。25.【答案】ABCE【解析】现代秘书需具备数字化办公能力,包括协同办公、数据可视化、信息安全防范及在线会议组织。编写系统后台代码属于专业IT人员职责,非秘书常规技能要求。故选ABCE。26.【答案】ABCE【解析】述职报告侧重于职责履行情况的汇报,常需口头陈述;个人总结侧重经验与成绩提炼。两者都需客观数据支撑。述职报告必须由履职者本人或其代表执笔,不能由领导代写(D错)。故选ABCE。27.【答案】ACDE【解析】处理投诉需倾听、迅速响应、适度承诺并跟进反馈。B项推诿责任是严重错误的服务态度。故选ACDE。28.【答案】ABCD【解析】准备演讲稿需考量受众、领导风格、篇幅时间、核心观点与论据。E项使用生僻字不仅不能彰显水平,反而会影响演讲效果和听众理解。故选ABCD。29.【答案】BCE【解析】建设性冲突有利于团队发现问题、优化方案。处理方法包括妥协、合作共赢及建立沟通机制。A项回避和D项强制可能导致矛盾激化或埋下隐患,不适用于建设性冲突的有效解决。故选BCE。30.【答案】ABCE【解析】秘书职业道德要求忠于职守、服从大局、实事求是、平等待人。D项追求个人私利及利用职权属于严重违反职业道德的行为。故选ABCE。三、判断题31.【答案】×【解析】秘书的职业形象不仅包括外在的穿着打扮,更重要的在于内在的职业素养、业务能力、沟通技巧及职业操守。32.【答案】√【解析】在中式宴请礼仪中,通常以右为尊。因此主宾坐主人右侧,副主宾坐主人左侧。33.【答案】×【解析】涉密公文严禁在连接互联网的电脑上处理或打开,即使进行了杀毒处理也不符合保密规定,必须在指定的涉密计算机上操作。34.【答案】×【解析】请示应当主送一个上级机关,受双重领导的机关向上级机关请示,应写明主送机关和抄送机关,不得多头主送,以免造成推诿或重复批复。35.【答案】×【解析】办公用品库存控制需平衡采购成本与缺货风险,“零库存”在现实中难以完全实现且容易导致紧急情况无物可用,应根据实际需求和消耗规律设定合理的安全库存。36.【答案】√【解析】面对情绪激动的来电者,秘书保持冷静、语调平稳是专业的体现,有助于安抚对方情绪,争吵只会使事态恶化。37.【答案】×【解析】电子档案的保管期限并非一成不变。随着档案价值的变化,经过档案鉴定委员会审批后,保管期限是可以进行调整的。38.【答案】√【解析】介绍他人相识的顺序遵循“尊者有知情权”原则,即先将职位低的介绍给职位高的,将年轻的介绍给年长的,将男士介绍给女士。39.【答案】×【解析】会议签到不仅是为了统计人数和发资料,更重要的是确认参会人员身份、保障会议安全、履行会议组织程序,以及为后续会议纪要和责任追溯提供依据。40.【答案】×【解析】秘书保障领导安全应采取隐蔽、合理的方式,大声呵斥无关人员既不符合职业礼仪,也容易引发冲突,是不专业的表现。四、简答题41.【参考答案】(1)性质与时效不同:会议记录是会议情况的原始、实时记录,具有原始凭证性质;会议纪要是在会议记录的基础上经过整理、提炼而形成的记实性公文,具有指导性和执行性。(2)内容详略不同:会议记录要求详尽,需尽量原话记录每位发言人的具体言辞、讨论过程及分歧;会议纪要要求精炼,只需概括会议的核心议题、主要观点及最终形成的决议或部署。(3)发布形式不同:会议记录通常作为内部档案保存,不对外正式发文;会议纪要则需按公文格式排版,作为正式文件下发执行或上报。(4)撰写主体要求不同:会议记录由会议记录员实时完成;会议纪要通常由秘书或专门起草小组在会后统筹撰写,并需经领导审阅签发。42.【参考答案】“四象限法则”将工作按照“重要性”和“紧急性”两个维度划分为四个象限,秘书应用如下:(1)第一象限(重要且紧急):如突发危机处理、领导即刻需要的紧急文件。处理策略是:立即亲自去做,优先解决。(2)第二象限(重要但不紧急):如拟定年度工作计划、秘书职业技能培训、建立办公文件归档系统。处理策略是:制定计划,按部就班投入精力去做,这是提升工作效能的核心。(3)第三象限(紧急但不重要):如突然的无关推销电话、同事临时请托的小事。处理策略是:尽量授权给他人做,或集中快速处理,避免占用过多核心时间。(4)第四象限(不重要且不紧急):如闲聊、无目的浏览网页。处理策略是:严格控制,尽量不做。43.【参考答案】处理群众来访的基本原则包括:(1)实事求是原则:深入调查事实真相,不偏听偏信,以客观事实为依据处理问题。(2)依法依规原则:严格按照国家法律法规和党的方针政策处理信访事项,不随意许诺或违规操作。(3)分级负责、归口办理原则:按问题性质和部门职责权限,将信访事项转交有权处理的部门办理,不越权包揽。(4)疏导教育原则:对群众进行政策法规宣传和思想疏导,引导其依法有序信访,及时化解矛盾,防止激化。(5)保护信访人隐私与权益原则:严禁将信访材料泄露给被举报人或无关人员,保障信访人合法权益不受侵害。44.【参考答案】非语言沟通在商务交流中传递了超过一半的信息量,常见的非语言沟通形式及意义包括:(1)体态语(身体姿势与手势):开放的身体姿势(如不交叉双臂)表示接纳与自信;适度的手势能增强表达的感染力;传递尊重和专注的信号。(2)面部表情(眼神与微笑):眼神交流能展现诚意与关注,微笑能拉近人际距离,缓解紧张气氛;面部表情是情绪最直观的晴雨表,帮助判断对方真实心理。(3)空间距离(人际距离):根据关系的亲疏保持适当的物理距离。在商务场合保持适当距离既体现专业素养,又避免侵犯对方私人空间造成压迫感。(4)副语言(语调、语速、音量):同一句话因语调不同可能表达截然相反的意思。平稳的语调显沉稳,适当的停顿能强调重点,副语言极大影响信息的情感传达。五、案例分析题45.【参考答案】面对四项任务,小李应运用“四象限法则”及统筹工作原理进行合理安排:(1)任务分析:任务(1)核对销售报告:重要且紧急,直接影响领导决策,需亲自且迅速完成。任务(2)去机场接机:重要且紧急,且时间具有刚性约束,但可进行工作委派或并行处理。任务(3)准备高管会议:重要且紧急,时间节点在中午前,涉及多环节统筹。任务(4)提交部门考勤:重要但不具紧急性,且操作简单。(2)具体处理方案:第一步(优先且并行处理):立刻投入核对销售分析报告(任务1),这是秘书核心智力工作,必须亲力亲为,确保在最短时间内完成提交给总经理。第二步(委派与协调):接机任务(任务2)虽然必须按时完成,但小李若亲自去将耗费大量时间导

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