《办公室管理》期末复习指导

09年秋期开放教化(专科)

《办公室管理》期末复习指导

2009年11月修订

第一部份课程考核说明

1.考核目的

通过本次考试，了解学生对本课程基本内容和重、难点的驾驭程度，以及运用本课程的基本学问、基

本理论和基本方法来分析和解决办公室中出现的问题的堤力，同时还考察同学们对办公室事务的管理实

力，理解和运用相结合。

2.考核方式

本课程期末考试为开卷笔试，考试时间为90分钟。

3.适用范围、教材

本复习指导适用于中心广播电视高校开放教化专科汉语言文学专业的选修课程。

本课程考试命题依据的教材采纳陆瑜芳主编，上海复旦高校出版社出版的《办公室实务》(2005年2

月笫版)。

4.命题依据

本课程的命题依据是《办公室管理》课程的教学大纲、教材、实施看法。

5.考试要求

考试主要是考核学生对基本理论和基本问题的理解和应用实力。在实力层次上，从了解、一般驾驭、

重点驾驭3个角度来要求。主要考核学生对办公室管理的基本理论、重难点的理解和利用基本理论与学问

综合分析的实力。

6.试题类型及结构

考题类型及分数比重大致为：单项选择题(20%),推断题(20%),简答题(20%),设计题(10%),案

例分析题(30%)。

其次部份期末复习重点范围

第一章办公室实务概述

一、重点驾驭

1.文员办公室的布置。

2.办公用易耗品的种类。

二、一般驾驭

1.办公室事务管理的特征。

2.办公器械的运用。

其次章文员实务

一、重点驾驭

1.简要阐述文员工作的三个步骤，及相互关系。

2.文员进言的定义。

3.文员进言的作用。

4.文员进言的方法和要求。

二、一般驾驭

1.文员管理好自己时间的措施。

2.如何节约开支。

第三章电话、电子通讯

一、一般驾驭

1.文秘人员接触的专线电话的类型。

2.电话接打的礼仪。

3.交互式电话会议。

第四章邮件收发

一、重点驾驭

1.邮件的处理。

2.上司不在时邮件的处理。

二、一般驾驭

1.邮件的拆封。

2.邮件寄发前的打算。

第五章接待实务

一、重点驾驭

1.接待方案的设计。

2.接待的基本礼节。

3.接待平常来访者的实务。

二、一般驾驭

1.握手的礼仪。

第六章信访实务

一、重点驾驭

1.来信受理的范围。

2.来信的受理与处理的程序和基本要求。

第七章会议及会谈实务

一、重点驾驭

1.会议通知的拟写。

2.文员所作的完整的会议记录应当包括的事项。

3.座谈会召开的留意事项。

4.记者款待会召开的留意事.项。

二、一般驾驭

1.为上司参与会议作支配。

2.如何主持会议。

第八章日程支配

一、一般驾驭

1.向对方要求约会时应留意的事项。

2.被要求约会时的处理。

第九章差旅事宜

一、重点驾驭

1.文秘人员在单独或伴同上司旅行结束后，要做好的工作。

二、一般驾驭

1.差旅的预订工作。

第十章照料上司身边琐事

一、重点驾驭

1.文秘人员常常要代替上亘选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑的事情及做法。

二、一般驾驭

1.文秘人员对上司主要工作的辅佐。

第十一章交际与礼仪

一、重点驾驭

1.日常举止规范。

二、一般驾驭

1.名片的运用。

2.宴会礼仪。

3.宴会的打算。

4.收赠礼品。

第十二章办公室用语

一、重点驾驭

1.文员所作的口头报告的基本方法。

2.文员作口头报告的要求。

二、一般驾驭

1.社交话题的选择。

2.拒绝的方法。

第十三章印信、值班工作

一、重点驾驭

1.单位印章主要种类。

8.下列选项中，不属于办公用易耗品的是（）。

A.书报架B.修正带C.剪刀D.台历

9.以下文员订购和储备办公用品的行为中，不相宜的是（）。

A.保留一张购货订单，攻到货物时一一核对打勾

B.让员工们随意领取办公用品

C.通过电话订购或传真订购，可以提高交货速度

D.用库存一览表来储备办公用品

10.<）不是文员在打算办公用品时的职责。

A.订购B.制造

C.安排D.储备

11.以下文员的工作依次中，不正确的是（）。

A.没有任何设想就应着手从事该项工作

B.文员也应具有适当推断状况，机灵应对的应变实力

C.上司分派两项以上工作时，依据先来后到依次进行

D.上司所指示的工作假如不合适，可以不实施

12.文员依据“优先依次”处理工作，不符合这一原则的行为是（）。

A.先将自己想做的工作以重要程度为标准分类

B.其次以紧急程度和重要程度为标准分类

C.同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率

0.可以依据文员自己的习惯进行工作

13.文员必需管理好金钱，学会节约开支，以下行为中没有做到的是（）o

A.最好到价格便宜的商店去购买，质量并不重要

B.作出预算，按月或季度预料办公室的开销来限制开支

C.选购大量物品时可以享受批量折扣，就一次多购买一些办公用品

D.限制不必要的长途电话，轻易不要选择快递服务

14.以下文员对办公室零用现金管理的行为中，不相宜的是（）。

A.现金通常放在一个带领的盒子里，再放在带锁的办公桌抽屉里

B.把每一次支出的数额都记在零用现金单据中

C.标准的零用现金单据芍一个签名

D.不允许任何人从零用现金基金里借钱

15.文员传达上司的指示时，不应当（）o

A.传达可以依据上司主要意思，夹进自己的看法

B.必要时可形成文字材料，照本宣科

C.不行在一般电话、一般函件里传达有隐私内容的指示

D.重要的指示，应当要求被传达者史述•遍，以免漏听或漏记

16.文员接受和领悟上司意图时，应当（）。

A.用大脑专心记住

B.随时借助录音机记录

C.只需接受和领悟、并贯彻执行即可，不要提问

D.留意倾听，专心推断指示的用意

17.文员必需具有合作精神，以下合作方法中不相宜的是（）。

A.擅长同他人合作，亲密协作，步调一样

B.应当有自己的特性，尽可能使别人听从自己

C.配备文秘人员时遵从异质结合的原则

【）.公允地与同事共享成功的成果，分担失败的责任

18.下列选项中，不属于文秘人员解除的专线电话的种类的是（）。

A.市长电话B.报警电话

C.投诉电话D.监督电话

19.文秘人员在接听电话时，不应当（

A.假如上司不在办公室，先询问对方是谁，再告知对方他要找的人不在

B.接听电话首先传达必要的信息

C.电话铃响3声就接听

D.由始至终保持礼貌和耐性

20.关于接打电话的行为，不正确的是（）。

A.受到通话对方极大的责难，应针锋相对予以回击

B.给上司的留言下面朝下放在他的办公桌上

C.做记录时可以在便笺下垫•张复写纸，以防遗失后备用

D.中途因有事需放下电话请对方等待时，应把话筒轻轻地朝下放置

21.以下文员应遵守的电话礼仪中，不相宜的是（）。

A.考虑打电话的时间是否合适

B.打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话

C.有时候上司过于繁忙，要求文秘人员编织一些“美丽的谎言”

D.对待投诉电话先安抚他，以友善的看法表达歉意，并告知肯定立刻调查此事

22.以下关于交互式电话会议的功能中，不具备的有（）。

A.审查功能B.保密功能

C.欢迎词播放功能D.报数功能

23.邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，（）与文员的工作要求不

一样。

A.每天开箱次数与邮局投递次数一样

B.取出邮件马上返回办公室

C.事先带上包袋返回办公室

D.应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办

24.文员分拣邮件不应当遵守（）标准。

A.按收件人姓名分拣B.按收件部门名称分拣

C.按私人公务标准分拣D.换邮件重要性分拣

25.文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印依次应当是（

A.国名、地址、部门、姓名B.姓名、地址、部门、国名

C.姓名、部门、地址、国名D.姓名、国名、部门、地址

26.邮件的寄发不要考虑（）因素。

A.时间B.便利

C.经济D.爱好

27.文员在处理信访工作时，当（）状况发生时，要由收信人（单位）复信的状况。

A.初次写信，或有过激言行的B.有过激言行或漫骂领导的匿名信

C.已做结案处理的D.没有详细内容的匿名信

28.正确的握手方法应是（）。

A.男士与女士握手时，为了表示对对方加倍的亲切和敬重，应双手相握

B.握手应保持较长时间

C.可以戴着帽子握手

D.许多人同时握手时，应按依次进行

29.文员在带领来访者上下楼梯时，不应（

A.上楼梯时，自己紧跟在来访者后面

B.下楼梯时，自己走在前面，并将身体倒转•直访者

C.让来访者走在楼梯的中间，因为楼梯中间的位置是二位

I）.上下楼梯时，提示来访者：“请当心”

30.在写会议通知时，下列选项中，不肯定要有（）。

A.会议经费B.会议名称

C.会议的议事日程D.会议时间和地点

31.在会议起先前和进行过程中，文员的以下活动中，不恰当的是（）。

A.帮助签到B.分发资料

C.作会议记录时离开会议室接听电话D.短暂保管与会者的物品

32.文员做会议记录时，可以在会议记录中（）。

A.加入自己的主观看法B.不记录议题

C.与发言者用词不一样但意思完全一样D.对所记内容作评论

33.有时应上司要求，文员参与会见或会谈，（）不是文员的任务。

A.打算资料B.发表看法

C.现场服务D.会议或会谈记录

34.（）型适合自由谈话、或是收集创意的会议。

A.口字B.教室

C.圆桌D.U字

35.文员制作日程支配支配表时，应避开（）。

A.上司没有经过文员而确定的日程支配支配，也必需填写在支配表上

B.假如表上的空白处太少，可以运用速记符号或自己能够了解的简洁符号

C.制作FT程支配支配表时，要留意上司变更思索的时间和路途上的时间

D.日程支配支配笔记本假如已经运用•年以上，可以废弃

36.文员依据上司指示，向对方要求约会时，（）是错误的。

A.假如用写信的方式，在估计对方收到信后，再打电话确认

B.告知你或.上司的联系电话，以便有变更时可马上通知

C.对方越忙越必需早一点联络

D.假如上司出差，可以在他回来的当天支配约会

37.以下关于预订工作的行为中，不相宜的是（）。

A.与人联系要登记对方姓名（同时告知你的姓名），需再打电话弄清疑点应找同一人

B.苜先要了解火车运行时间，上司对铺位的要求

C.假如预订须要有保证，应事先申明，假如想取消预订，也要在结帐之前打电话

D.不肯定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明

38.以下关于名片的运用方式，错误的是（）。

A.文员应在任何时候、任何场合携带名片

B.向别人递送名片时应双手捧交，将文字下面朝向对方

C.假如对方给你名片，而你恰好没有带在身边，应说明并表歉意

I）.名片只能当面递送，寄去是不礼貌的

39.社交场合很讲究次序礼仪，一般（）o

A.以右为次B.以右为尊

C.以后为次D.以左为尊

40.以下关于文员的宴会礼仪中，正确的是（）。

A.用叉、匙进食时，将餐具的整体放入嘴里，或用舌头去舔

B.站起身来在餐桌的另一边夹取自己喜爱的食物

C.口内含有食物与人说话

D.吃西餐时，用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去

41.以下文员应遵守的参与宴会的礼仪中，不相宜的是（）。

A.应选择轻软而富于光泽的衣料，用黑、红、白等纯色为宜

B.白天赴宴应选用香味较浓的香水，夜晚则应选用香味优雅的香水

C.未用完一道菜时，应将刀叉平行排放在盘子上右侧，叉尖向上，刀刃向内

D.文员应在上司之后与对方碰杯，碰杯时应目视对方以示敬意

42.文员帮助实行宴会时，不用考虑（）。

A.宴会的形式与气氛B.交通是否便利

C.有无停车场D.有无休息室

43.文秘人员在代替上司选择礼品，并向他人赠送礼品时，应当（）。

A.选择价值不菲的礼物B.去掉包装上的标价

C.不用特意包装D.不用在外包装上署名

44.以下关于说话的要领中，不正确的是（）

A.语句要简短B.由过程先说

C.利用重复的效果

D.说话时考虑时间、地点、场合、对象因素，运用模糊语言

45.接受忠告的正确反应是（）。

A.以烦躁的心情倾听B.尽量把责任推给别人

C.应辩解说：“那是因为……”D.切勿感情用事

46.办公室人员在社交活动中应如何选择话题，（）属于合适的话题。

A.有共同利益的话题B.夸耀自己的话题

C.保密的话题D.应当忌讳的话题

47.将同文多页沿边取齐后匀称错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页的

确是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是（

A.骑边章B.封存章

C.骑缝章D.证见章

48.值班人员不应当做（）。

A.签发文件B.分发会议通知

C.询问状况D.传达指示

49.文员要做好档案收集，应当收集的文书资料是（）o

A.下级单位报送的报告，统计报表等B.未经签发的文电草稿

C.单位内部相互抄送的文件材料

D.本单位负竞人兼任外单位职务所形成的文件材料

50.以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函等用（）。

A.按通讯者特征立卷B.按地区特征立卷

C,按文种特征立卷D.按作者特征立卷

二、推断题

1.办公室的灯泡照明要避开自然光，最好用人工灯光。

2.办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。

3.在阳光光明的教室和会议室内运用投影机，效果不受影响。

4.收到新的办公用品应当分类摆放，把不常用的办公用品存放在架子的最上面或最下面，或放在贮

存柜的最里面。

5.文员第一次做一项工作时应当快一些，假如错误可以再做一遍。

6.文员在工作中一旦有疑难时，应当刚好向上司请示。

7.文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或削减，以个人的口吻来转达。

8.文员打电话给对方时，在对方接听电话后，应先问好，再请问对方的姓名。

9.替上司筛选电话，把不必由上司接触和知悉的电话挡驾在外，是文秘人员的职责之%

10.文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜爱的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊

架上供大家阅读。

11.文员在寄发邮件时，应尽量避开不必要的通信和邮寄，尽可能把常见的联系集中起来分批进行。

12.按英美国家习惯，文员接待来访者，应当站起来与来访者讲话。

13.文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。

14.介绍地位相同的人时，应依据到职的先后，先介绍新进的职员；若同时到职，就先介绍年纪较轻

的人。

15.文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人起先介绍。

16.假如会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门。

17.假如会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。

18.为来自外地的与会者支配宾馆住宿，最便利的支配是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清

有多少人数即可。

19.假如是你主持会议，则要做好笔记，并把每次会议纪要的打印件存放进•个会议文件夹，假如以

后出现问题，可以查看笔记，证明某一天你曾给某人支配了某件工作等。

20.假如上司不打算参与某个会议，应马上将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。

21.办公会议的议题应当相对集中、详细。每次会议探讨的议题不多，但力求解决。通常每次议题几

乎都不同，有新的变更、发展和补充。

22.代表会议依法定期召开，与会代表必需达到法定人数方为有效，因此文员应细致核对出席人数。

23.文秘人员应当将上司自己支配的约会和自己为上司支配的约会都记录在日程表上；每天早上或前

一天接近卜班时，文秘人员都必需笑容可掬地坚持和上司核对当天或其次天的口程表。

24.假如不当心发生日程支配支配重复的情形，就要排定能够动用的空档，自己确定优先依次.

25.假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不行独断地拒绝，应当问明

上司的意思，因为或许那是件必需取消原定约会的重要事情。

26.假如上司一年之中交往许多，但很难记住每一个人和每一次见面的状况，文员应把有关资料输入

电脑，打算交往提示文件。

27.文秘人员对上司主要工作的辅佐主要有提神醒脑的服务、私事方面的梢助、财物管理及其他活动。

28.文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应当一同锁入挣屉。

29.文员在工作时间如须要补妆，应随时随地进行。

30.男女之间，男士先伸手了，女士才能与之相握。

31.交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。

32.无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式。请咕上指定打“黑领结”，便表示穿无尾正式

礼服。

33.宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早支配，已经口头约定的就不要补发请柬了。

34.宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必需有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒。

35.不要在酒宴.卜.评论或附加别人对某人的争论，也不行评论菜肴的优劣。

36.探望长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。

37.假如要拒绝别人，最好是依照臼己和对方的人际关系程度，分别运用表示方法，以避开因为拒绝

而发生不必要的困扰。

38.对于重要的指示，文员在传达时应当要求被传达者备好纸和笔记录下来，以免遗漏。

39.要发问或有看法时，应当等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。假如上司不加采纳，

应劝服上司。

40.受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够支配办理，而且不会影响到直属上司所指示的

工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作确定。

41.合适的话题可以有双方都感爱好的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。

42.凡是单位撤消，原公章应马上停用，不用通知有关单位。

43.公章停用后即为废章，由文秘人员或文秘部门统一丢弃即可。

44.值班人员要细致填写值班接待登记表或值班日志，干脆解决不了的问题要报请领导批示或转交有

关部门处理。

45.办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和平安、保密制度，但没有岗位责任制

度，

46.档案是指运用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。

47.文书部门立好的案卷，必需逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围和要求，但

没有期限。

48.在平常的归卷工作中，对于一些不便归卷的文件，可短暂不归卷；但要锁在自己的文件柜或者抽

屉里。

49.年终组卷，简称组卷，指年终或次年年初对归卷的各个条款内的文件材料进行调整立卷、卷内文

件排列和编号以及拟写案卷标题等一系列工作。

三、简答题

1.办公用易耗品主要包括哪些？

2.简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？

3.文员进言是指什么？进言具有什么作用？方法和要求是什么？

4.来信受理的范围包括哪些？受理与处理的程序和基本要求是什么？

5.文员所作的完整的会议记录应当包括哪些事项？

6.文员所作的口头报告的基本方法是怎样的？有什么要求？

7.单位印章主要有哪些？印章在运用上有哪些规定？

8.依据2000年《国务院行政机关公文处理方法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？

9.什么是文书的立卷特征？通常可以依据哪几种特征立卷？

四、设计题

1.小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架，办公室主任给她配置了

带领的办公桌、电脑、电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、须要

翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸(2包)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适

当的位置。小李应当怎么做？

2.康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业打算在11

月15日上午9:00到12：00召开全厂中层干部大会，探讨其次年产品发展和销售支配，地点就在康桥宾

馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责支配。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应当考虑

哪些问题？

3.麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，确定召开专家座

谈会，对新产品进行评估，办公室人员应当如何打算和开好这次座谈会？

4.东南汽车公司为了推出三菱蓝瑟(lancer)这款新车型，打算召开一个记者款待会，办公室人员

应当如何打算和开好这次记者款待会？

5.文秘人员常常要代替上亘选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做？

五、案例分析题

1.某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3月5日至3月12日，预定12

日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信一封，一

个邮包，总经理办公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信，总经理曾关照过让销售科科特长理。

正好销售科的小李走过办公室，小王说：“小李，把这封信交给你们科长”，小李把信带走了。

小卫把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里，又拆开总经理办公室收件，一封是邀请总经理参与

定于3月12日下午的研讨会，小王想，总经理前几天还谈到打算参与这次研讨会，12日他正好回来，肯

定会参与的。于是小王打印了接受邀请的回信，明确告知对方总经理将参与会议，并替总经理签了名。拆

开其次封信，拿出信纸，里面还有两张产品样品的照片，小王看了信的内容，附件里说明有三张照片，小

王不知道如何处理，她把照片又放回了信封中。

小王拆开邮包，发觉是产品研发中心为了开发新产品，在前几天订购的新型材料，一共有五个品种，

小王凭印象觉得订购的是三种，多了两种。心想，是供应商主动送来的，不拿白不拿，于是她打电话让研

发中心的人取走了。

请分析：（1）小王处理邮件的做法是否正确？为什么？

（2）假如不正确，正确的做法应当是怎样的？

2.文员邓小姐第一天上班，上司让她负责处理公司的邮件。早上第一批邮件到了，邓小姐正忙着打

电话，她让送信者把信就堆放在已有一些信件的办公桌上，一边打电话，一边拿过笔签了字。打完电话，

心不在焉地把全部的信都剪开了，其中一封信被剪掉了回信地珏的一角，她也没有留意。她抽出全部的信

纸，放在一边，而把全部的信封放在了另一边。邓小娟拿起一收信纸看了起来，只见上面写着：“敬爱的

红；……”，她意识到拆错了信.匆忙看完了信，她把信又用胶水粘了起来（但是外表还是有些痕迹）。

她又看了几封信，其中有一封急件，觉得应当由上司回信，于是，她把几封信混在一起放在上司的办