集团公司年会会务人员名单及分工

为确保集团公司XXXX年度年会的顺利、圆满举办，充分展现集团风貌，提升年会整体品质与参会体验，经集团研究决定，成立年会筹备工作领导小组及各专项工作组。现将具体人员名单与分工明确如下，以期责任到人、协同高效，共同推进各项筹备工作。一、年会筹备工作领导小组职责：负责年会筹备工作的总体决策、统筹协调、重大事项审批及资源保障。*组长：[集团主要领导姓名]-负责全面指导，审定年会整体方案、预算及重要环节。*副组长：[集团分管领导姓名]-协助组长，主抓筹备工作的具体推进与各组协调。*成员：[集团办公室主任姓名]、[人力资源部总监姓名]、[行政部经理姓名]、[市场部总监姓名]等相关部门负责人。二、专项工作组及人员分工（一）总协调组职责：负责年会筹备期间的整体协调、进度跟踪、信息传达、跨部门沟通及领导小组交办的其他事宜。*组长：[集团办公室副主任姓名]-全面负责本组工作，协调解决各组遇到的问题，向领导小组汇报筹备进展。*副组长：[行政部副经理姓名]-协助组长处理日常协调事务，负责会议纪要、文件流转及资料归档。*成员：*[集团办公室文员A姓名]-负责各组工作进度的汇总与上报，筹备工作相关通知的拟定与发布。*[行政部专员B姓名]-协助副组长进行文件管理，以及筹备期间的后勤支持。（二）内容策划与执行组职责：负责年会主题拟定、议程设计、领导致辞/讲话稿撰写、节目征集与筛选、主持团队搭建、颁奖环节策划及现场流程把控。*组长：[市场部副总监姓名]-负责整体内容方向的策划与审定，协调节目与议程的有机融合。*副组长：[企业文化部经理姓名]-协助组长进行内容细化，负责节目质量的把控及企业文化元素的融入。*成员：*[市场部策划专员C姓名]-负责年会主题及整体创意方案的初步拟定，议程流程的细化设计。*[总裁办秘书D姓名]-负责领导讲话稿、主持词的撰写与修改，确保文稿质量。*[人力资源部企业文化专员E姓名]-负责节目征集、筛选、排练组织及演职人员的沟通协调。*[集团内部优秀主持人F姓名]、[集团内部优秀主持人G姓名]-担任年会主持人，参与主持词撰写与流程彩排。（三）场地与物料组职责：负责年会场地的考察、选择与预订，现场氛围布置（舞台、背景板、灯光、音响、指示系统等），物料的设计、采购、制作与管理（奖杯奖状、礼品、签到用品、宣传品等）。*组长：[行政部经理姓名]-负责场地最终确认、预算控制及物料整体质量把关。*副组长：[采购部主管姓名]-协助组长进行供应商筛选与谈判，确保物料采购的性价比与及时到位。*成员：*[行政部场地专员H姓名]-负责前期场地调研、比价、合同洽谈与签订，场地各项需求的对接。*[行政部物料专员I姓名]-负责各类物料的清单梳理、设计稿跟进、制作过程监督及现场物料的分发与管理。*[市场部设计师J姓名]-负责年会视觉形象（VI）设计，包括背景板、邀请函、奖杯奖状、指示牌等物料的设计工作。*[行政部实习生K姓名]-协助进行物料的清点、搬运及现场布置的辅助工作。（四）嘉宾与参会人员统筹组职责：负责内外部嘉宾的邀请、信息统计与确认，参会人员的组织、报名统计、座位安排、签到引导及参会证件制作。*组长：[集团办公室主任姓名]-负责重要嘉宾的邀请与对接，统筹参会人员整体安排。*副组长：[人力资源部薪酬绩效经理L姓名]-协助组长进行内部参会人员的组织与统计。*成员：*[集团办公室外联专员M姓名]-负责外部嘉宾的名单拟定、邀请函发送、信息确认及到场接待协调。*[人力资源部员工关系专员N姓名]-负责内部员工参会信息的收集、统计、座位编排及签到表制作。*[各部门行政联络员]-负责本部门参会人员的通知、报名汇总及信息核实。（五）宣传与记录组职责：负责年会前期预热宣传、现场摄影摄像、即时图文直播（如有）、后期宣传报道（新闻稿、视频集锦等）的制作与发布，以及年会过程的全程影像记录。*组长：[市场部总监姓名]-负责宣传策略的制定与宣传效果的把控。*成员：*[市场部新媒体专员O姓名]-负责年会前期及后期的新媒体平台宣传（公众号、视频号等），现场图文信息的编辑与发布。*[市场部平面设计P姓名]-协助设计宣传物料，配合新媒体宣传内容的视觉呈现。*[外聘专业摄影团队负责人Q姓名]-负责现场高清照片拍摄。*[外聘专业摄像团队负责人R姓名]-负责现场视频录制、后期剪辑及视频集锦制作。（六）餐饮与后勤保障组职责：负责年会餐饮方案的制定、供应商选择、菜单审定、食品安全监督，以及参会人员（尤其是外地嘉宾）的交通、住宿协调，现场茶歇安排及其他后勤支持。*组长：[行政部副经理姓名]（可由总协调组副组长兼任，或另行指定）-负责餐饮与后勤服务的整体规划与质量监督。*成员：*[行政部后勤专员S姓名]-负责餐饮供应商的考察、比价、合同签订，菜单的确认与调整，现场餐饮服务的协调。*[行政部司机班班长T姓名]-负责年会相关的车辆调度与交通保障。*[行政部前台U姓名]-协助进行外地嘉宾的住宿信息统计与预订协调，现场茶歇的摆放与补充。（七）安全与应急保障组职责：负责年会现场的安全保卫、消防安全检查、医疗急救准备、应急预案的制定与演练，以及处理现场可能发生的各类突发情况。*组长：[集团安保部经理姓名]-全面负责安全与应急工作的组织与实施。*成员：*[安保部安保专员V姓名]-负责场地安全隐患排查，现场安保人员的部署与协调，维持会场秩序。*[行政部医务室医生W姓名]-负责现场医疗急救点的设置，常见药品的准备，以及突发医疗状况的初步处置。*[各专项工作组指定联络员]-负责本小组与安全应急组的信息对接，在突发情况下协助进行人员引导与疏散。三、工作要求1.高度重视，落实责任：各工作组成员须充分认识年会筹备工作的重要性，严格按照本分工安排，将各项任务落实到人，确保责任明确。2.密切配合，协同作战：各小组之间要加强沟通，密切协作，形成工作合力，确保各项工作无缝对接。3.注重细节，追求卓越：年会筹备工作繁琐复杂，务必精益求精，关注每一个细节，力求呈现一场高质量的年会。4.及时沟通，反馈进展：各小组每周需向总协调组汇报工作进展、存在问题及需协调事项，确保领导小组及时掌握筹备动态。5.严守纪律，廉