食品样品信息确认作业指导书

食品样品信息确认作业指导书1范围本指导书规定了食品检验检测工作中食品样品信息确认的术语定义、岗位职责、操作流程、信息核查要点、异常情况处置、质量控制要求、记录管理、人员培训、应急处置及持续改进等内容。本指导书适用于食品监督抽检、风险监测、委托检验、企业自检、应急抽检等各类场景下的食品样品信息确认工作，覆盖食用农产品、预包装食品、散装食品、特殊食品、餐饮食品等全品类食品样品，各级食品检验检测机构、食品生产经营企业质量管控部门、食品安全监管部门采样及收样人员均可参照执行。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件；凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB2760食品安全国家标准食品添加剂使用标准GB7718食品安全国家标准预包装食品标签通则GB28050食品安全国家标准预包装食品营养标签通则GB14880食品安全国家标准食品营养强化剂使用标准GB31621食品安全国家标准食品经营过程卫生规范《食品安全抽样检验管理办法》（国家市场监督管理总局令第15号）《食用农产品抽样检验和核查处置规定》（市监食检〔2020〕182号）《食品检验检测机构资质认定评审准则》（国市监检测〔2021〕84号）3术语和定义3.1食品样品信息确认指采样人员、收样人员在样品采集、交接、流转、检验前，对样品的基本属性、标识信息、采集信息、状态信息等进行逐一核查验证，确保信息真实、准确、完整、可追溯的操作过程。3.2样品唯一性标识指为区分不同样品，按照统一编码规则赋予样品的独立标识，包含采样批次、样品类型、序号等信息，贯穿样品采集、交接、检验、留样全流程。3.3感官状态异常指样品存在破损、渗漏、霉变、异味、胀袋、胖听、冻融、腐烂、变色等不符合产品正常感官特征的情况。3.4信息偏差指样品实际信息与采样文书、委托协议、产品包装标注信息存在不一致的情况。4岗位职责4.1采样人员职责4.1.1负责在采样现场对样品信息进行第一重核查，确保采集的样品与采样计划要求一致，现场采集的信息真实、准确、完整。4.1.2负责规范填写采样文书、样品标签，粘贴唯一性标识，对样品信息的真实性、准确性承担首要责任。4.1.3负责在样品交接时向收样人员说明样品特殊储存要求、异常信息备注等内容。4.2收样人员职责4.2.1负责对送达实验室的样品进行第二重信息核查，核实样品与采样文书、委托协议的一致性。4.2.2负责对信息不全、状态异常的样品进行拒收或登记备注，及时反馈采样人员或委托方。4.2.3负责将确认无误的样品信息录入实验室信息管理系统（LIMS），确保系统信息与实物信息一致。4.3检验人员职责4.3.1负责在领取样品、检验前进行第三重信息核查，确认样品信息与检验任务单一致。4.3.2负责在检验过程中发现样品信息异常时，第一时间反馈收样部门，暂停检验并做好记录。4.4质量管理人员职责4.4.1负责对样品信息确认工作进行定期监督检查，核查确认记录的规范性、完整性。4.4.2负责对信息确认过程中出现的异常情况、偏差进行调查分析，制定纠正预防措施。4.4.3负责组织开展样品信息确认相关的人员培训及考核工作。5作业流程食品样品信息确认工作分为三个阶段：采样现场信息确认、实验室收样信息确认、检验前信息复核，全流程形成“三级确认”机制，具体流程如下：5.1采样现场信息确认采样人员到达采样地点后，严格按照以下步骤开展信息确认：5.1.1核对采样计划首先对照采样任务通知单，确认采样点名称、地址、样品类别、采样批次、抽样数量、检验项目等核心要求，避免错采、漏采。例如监督抽检需确认采样点是否属于本次抽检覆盖的经营主体类型，样品是否属于本次抽检的指定品类，不得随意更换采样地点或样品种类。5.1.2核查被采样主体资质查验被采样单位的营业执照、食品经营许可证、食品生产许可证等资质文件，确认资质在有效期内，且经营/生产范围包含拟采集的样品类别。对于餐饮服务单位，还需核查其食品安全等级公示、从业人员健康证明等；对于食用农产品批发市场经营户，需核查其食用农产品进货查验记录、产地证明等。5.1.3样品基本信息核查针对不同类型的样品，分别开展信息核查：（1）预包装食品：对照GB7718要求，逐一核查食品名称、配料表、净含量和规格、生产者或经销商的名称地址联系方式、生产日期和保质期、贮存条件、食品生产许可证编号、产品标准代号等强制标识内容，确认标识清晰、无涂改、无缺失。对于进口预包装食品，需核查是否加贴中文标签，中文标签是否符合我国标准要求，是否标注原产国国名或地区区名，以及在中国依法登记注册的代理商、进口商或经销商的名称、地址和联系方式。（2）散装食品：核查盛放容器或外包装上标注的食品名称、生产日期或生产批号、保质期、生产者名称及联系方式等内容，对于现场制售的散装食品，还需核查制作时间、最佳食用期限、储存条件等信息，询问销售人员样品的加工方式、配料组成等关键信息并记录。（3）食用农产品：核查产地证明、购货凭证、合格证明文件，询问种植/养殖主体、采收时间、是否使用农兽药、休药期/间隔期是否符合要求，对于畜禽肉产品需核查动物检疫合格证明、肉品品质检验合格证明，进口食用农产品需核查入境货物检验检疫证明。（4）特殊食品（保健食品、特殊医学用途配方食品、婴幼儿配方食品）：除核查预包装食品通用标识内容外，还需核查保健食品的“蓝帽子”标识、批准文号、不适宜人群、保健功能、注意事项；特殊医学用途配方食品的适用人群、食用方法、注意事项、注册证书号；婴幼儿配方食品的适宜月龄、营养成分表、注册证书号，确认产品不属于明示或暗示具有保健功能的普通食品。（5）餐饮食品：核查食品的加工时间、加工方式、主要配料、储存条件，对于冷食类、生食类、裱花蛋糕等高风险餐饮食品，确认加工完成至采样的时间间隔不超过2小时，加工过程符合食品安全操作规范要求。5.1.4样品状态核查现场检查样品的感官状态，确认预包装食品无破损、渗漏、胀袋、胖听、锈蚀、标签脱落等情况；食用农产品无腐烂、霉变、虫蛀、异味等情况；餐饮食品无变质、掺杂、异物等情况。对于有特殊储存要求的样品，核查被采样单位的储存条件是否符合产品标注要求，例如冷冻食品需核查储存温度是否在-18℃以下，冷藏食品是否在0-4℃范围内。5.1.5采样文书填写与确认现场规范填写抽样单，所有信息需采用黑色签字笔填写，字迹清晰、无涂改，内容包括被抽样单位信息、样品信息、采样时间、采样地点、采样数量、检验项目、抽样人员签字、被抽样单位负责人签字并加盖公章。抽样单一式三份，分别由被抽样单位、采样单位、检验机构留存。同时在样品包装上粘贴唯一性标识，标识内容包括样品编号、样品名称、采样日期、被抽样单位名称，标识粘贴牢固，避免在运输过程中脱落。5.1.6样品运输前确认按照样品储存要求选择合适的运输工具和包装，冷藏、冷冻样品需放置在装有冰袋、干冰的保温箱内，放置温度记录仪全程监测运输温度，确保运输过程中温度符合要求。运输前再次核对样品数量、样品编号与抽样单是否一致，确认样品包装完好，无交叉污染风险。5.2实验室收样信息确认样品送达实验室后，收样人员在2小时内完成收样信息确认，具体步骤如下：5.2.1运输条件核查首先核查运输过程的温度记录，冷藏样品运输过程中温度波动不超过±2℃，冷冻样品运输过程中温度不得高于-12℃且无反复冻融情况，常温样品运输过程无暴晒、雨淋、挤压情况。对于温度不符合要求的样品，直接予以拒收并告知采样人员。5.2.2样品与文书一致性核查对照抽样单或委托检验协议，逐一核对样品数量、样品编号、样品名称、规格型号、生产日期/批号、被抽样单位名称等信息，确认实物与文书信息完全一致。对于委托检验样品，还需核对委托方名称、联系方式、检验项目、检验依据、报告交付时间等协议内容，确认与委托方需求一致。5.2.3样品标识与状态核查核查样品唯一性标识是否完整、清晰，无涂改、脱落情况；再次检查样品感官状态，确认运输过程中未出现破损、渗漏、变质等情况。对于液体样品，检查是否有渗漏、分层；对于固体样品，检查是否有破碎、霉变；对于冷冻样品，检查是否完全解冻。5.2.4补充信息核查对于采样现场未完整记录的信息，收样人员需及时联系采样人员或委托方补充核实，包括产品的执行标准、特殊配料信息、加工工艺、储存条件等。例如对于地方特色食品，需确认其执行的地方标准或企业标准编号；对于食品添加剂产品，需确认其使用范围和使用量符合GB2760要求。5.2.5信息录入与任务分配确认所有信息无误后，收样人员将样品信息准确录入LIMS系统，录入内容包括：①基础信息：样品编号、样品名称、类别、规格型号、生产日期/批号、保质期、储存条件；②主体信息：生产单位名称/地址、被抽样单位名称/地址、委托方名称/联系方式；③采样信息：采样时间、采样地点、采样数量、检验项目、检验依据、抽样人员姓名；④特殊说明：样品是否有异常、是否需要加急、是否有保密要求等。录入完成后生成检验任务单，连同样品一起移交至检验部门，同时做好样品交接记录，交接双方签字确认。5.2.6不合格样品拒收规则出现以下情况之一的样品，收样人员有权拒收，并出具《样品拒收通知书》，说明拒收理由：①样品数量不足检验和留样要求，且无法补充采集的；②样品运输温度不符合要求，可能影响检验结果准确性的；③样品出现破损、渗漏、变质、交叉污染等情况，无法进行检验的；④样品标识模糊不清，无法确认样品来源、生产日期等核心信息的；⑤抽样单信息填写不全，且无法补充核实的；⑥样品不在被采样单位资质经营范围内，或属于过期、三无产品，且采样目的非不合格产品检验的。5.3检验前信息复核检验人员领取样品后，在检验开展前完成第三轮信息复核，步骤如下：5.3.1任务单与样品一致性核查对照检验任务单，核对样品编号、样品名称、检验项目、检验依据、样品数量是否一致，确认领取的样品与任务要求匹配，避免错检。5.3.2检验适用性核查根据检验项目要求，核查样品状态是否符合检验要求，例如检验微生物的样品需确认包装完好，无破损、无渗漏，未受到污染；检验农药残留的食用农产品需确认无腐烂、变质部分，未受到其他化学物质污染；检验重金属的样品需确认包装材料未引入目标元素污染。5.3.3检验依据匹配性核查根据样品的类别、执行标准，确认检验依据是否适用，例如预包装食品的标签检验需依据GB7718、GB28050等标准，食用农产品的农药残留检验需依据GB2763《食品安全国家标准食品中农药最大残留限量》，避免出现检验依据适用错误。5.3.4异常信息反馈复核过程中发现样品信息与任务单不符、样品状态不符合检验要求的，检验人员需第一时间填写《样品信息异常反馈单》，提交至收样部门，暂停检验工作，待异常问题核实解决后再开展检验。6不同品类食品信息核查要点6.1食用农产品6.1.1种植类农产品（蔬菜、水果、谷物、油料作物等）需核查的核心信息包括：①产地信息：具体到乡镇/街道一级，注明是规模化种植基地、散户种植还是收购自批发市场；②采收/上市时间：精确到日，用于判断农兽药残留的代谢周期；③品种信息：明确具体品种，例如蔬菜需区分普通白菜、油麦菜、生菜等，不同品种的农药残留限量要求不同；④合格证明：核查是否有农药残留快速检测合格证明、产地准出证明，是否使用过禁限用农药，休药期是否已满。6.1.2养殖类农产品（畜禽肉、水产品、鲜蛋等）需核查的核心信息包括：①养殖主体信息：养殖场名称、地址、养殖规模；②检疫检验证明：畜禽肉需核查动物检疫合格证明（A证或B证）、肉品品质检验合格验讫印章，水产品需核查产地检疫证明，进口水产品需核查入境货物检验检疫证明；③饲喂信息：是否使用过禁限用兽药，休药期是否符合要求，水产养殖是否使用孔雀石绿、硝基呋喃类等禁用药物；④储存条件：冷鲜畜禽肉需确认储存温度在0-4℃，冷冻畜禽肉在-18℃以下，鲜蛋需确认无破损、散黄、发霉情况。6.2预包装食品6.2.1普通预包装食品需核查的核心信息包括：①标签合规性：所有强制标识内容齐全，生产日期、保质期清晰，无篡改痕迹，产品标准代号现行有效，食品生产许可证编号在有效期内且与生产单位资质匹配；②配料合规性：配料表标注顺序符合GB7718要求，所使用的食品添加剂均在GB2760规定的使用范围和使用量内，未添加国家明令禁止的非食用物质；③净含量符合性：单件样品净含量偏差符合《定量包装商品计量监督管理办法》要求，检验批次的平均净含量不低于标注净含量；④进口食品：中文标签内容与原外文标签一致，入境货物检验检疫证明编号可查询，货证相符。6.2.2特殊食品（1）保健食品：核查保健食品注册证书或备案凭证，确认产品名称、保健功能、适宜人群、不适宜人群、原料辅料、用量、食用方法等与注册/备案内容一致，标签上标注“本品不能代替药物”，未声称具有疾病预防、治疗功能。（2）特殊医学用途配方食品：核查产品注册证书，确认适用人群、营养成分、食用方法与注册内容一致，标签上标注“请在医生或者临床营养师指导下使用”，不适用于非目标人群使用。（3）婴幼儿配方食品：核查产品注册证书，确认产品配方、营养成分含量、适宜月龄与注册内容一致，0-6月龄婴儿配方食品不得声称“益智”“增强免疫力”等功能，标签上不得使用婴儿和妇女的形象。6.3散装食品与餐饮食品6.3.1散装食品需核查的核心信息包括：①标识信息：盛放容器或外包装上标注的信息齐全，无虚假标注生产日期、保质期的情况，分装食品需标注分装日期、分装单位名称；②储存条件：散装食品的储存环境符合产品要求，无交叉污染，直接入口的散装食品有防尘防蝇设施，销售人员佩戴口罩、手套；③进货台账：核查被采样单位的进货查验记录，确认食品来源可追溯，采购的食品原料符合食品安全标准要求。6.3.2餐饮食品需核查的核心信息包括：①加工信息：加工时间、加工地点、加工人员姓名，是否使用食品添加剂，使用的食品添加剂名称、使用量是否符合GB2760要求；②原料来源：主要原料的采购来源、合格证明，例如食用油的品牌、生产日期，肉类的检疫证明；③储存条件：加工完成后未立即食用的食品，核查其储存温度和时间，热食类食品储存温度在60℃以上，冷食类在0-8℃之间，存放时间不超过24小时。7异常情况处置7.1信息偏差处置7.1.1轻微偏差：指信息缺失但不影响样品溯源和检验结果判定的情况，例如样品标签上生产者联系方式缺失、抽样单上采样人员签字不规范等。收样人员需第一时间联系采样人员或委托方，24小时内补充完善信息，做好偏差记录，样品正常进入检验流程。7.1.2一般偏差：指信息存在不一致但可核实的情况，例如样品标注的生产日期与抽样单填写的生产日期不符、样品名称填写不规范等。收样人员需暂停样品流转，向采样人员出具《信息偏差核实通知书》，要求3个工作日内提供相关证明材料，包括被采样单位出具的情况说明、产品批次证明等，核实无误后样品进入检验流程，偏差情况记录在检验报告备注栏中。7.1.3严重偏差：指信息存在伪造、无法核实，可能影响检验结果公正性的情况，例如样品编号涂改、样品被调包、被抽样单位信息与实际不符等。收样人员需立即拒收样品，上报质量管理人员，启动偏差调查程序，对采样过程进行回溯，追究相关人员责任，同时通知被采样单位和监管部门。7.2样品状态异常处置7.2.1轻微异常：指样品外包装轻微破损但内容物未受污染、样品局部轻微变质但不影响目标项目检验的情况。检验人员需拍照记录异常情况，上报质量管理人员，经评估不影响检验结果准确性的，可继续开展检验，异常情况在检验记录和报告中注明。7.2.2严重异常：指样品内容物渗漏、霉变、受到污染，无法开展检验的情况。检验人员需立即停止检验，将样品退回收样部门，做好异常记录，收样人员联系采样人员或委托方，说明情况，如需重新采样的，按照采样流程重新开展工作。7.3假冒伪劣样品处置信息确认过程中发现样品属于假冒伪劣、三无产品、过期食品、添加非食用物质的，需第一时间上报食品安全监管部门，留存好样品和相关证据，配合监管部门开展核查处置工作，不得擅自处理或销毁样品。8质量控制要求8.1记录控制要求所有信息确认过程需形成完整的记录，包括抽样单、收样登记表、样品交接记录、信息异常反馈单、偏差处置记录等，记录需字迹清晰、内容完整、签字齐全，保存期限不少于6年，法律法规另有规定的从其规定。8.2过程监督要求质量管理人员每月至少开展1次样品信息确认工作监督检查，抽查比例不低于当月收样量的10%，检查内容包括：①抽样单填写是否规范、信息是否完整；②样品信息与LIMS系统录入信息是否一致；③异常情况处置是否符合程序要求；④确认记录是否留存完整。检查中发现的问题需及时反馈责任部门，要求限期整改，整改完成后进行跟踪验证。8.3溯源性要求所有样品的信息需具备可追溯性，通过样品唯一性标识可查询到采样时间、采样地点、被采样单位、生产单位、检验过程、检验结果、留样情况等全流程信息，确保出现不合格结果时可快速溯源到问题来源。8.4保密要求样品信息确认过程中涉及的被采样单位商业秘密、委托方保密信息、未公开的检验结果等，工作人员需严格保密，不得向任何第三方泄露，违者按照机构保密规定追究责任。9人员培训与考核9.1培训要求机构每年至少组织2次样品信息确认相关的培训，培训内容包括：①食品安全相关法律法规、标准规范；②不同品类食品的信息核查要点；③信息确认操作流程、异常情况处置程序；④抽样单填写规范、LIMS系统录入要求；⑤食品安全典型案例分析。新入职人员需经过岗位培训并考核合格后方可独立开展样品信息确认工作。9.2考核要求每年对采样人员、收