文稿归档留存分类管理办法

文稿归档留存分类管理办法我干文稿档案管理快十年了，太懂乱存乱放带来的糟心感受：几年前领导要找一份对外汇报的旧材料，我们翻遍了三个旧U盘、四个撰稿人的旧电脑，找出了七个版本，谁也说不清哪个是最终报送的定稿；还有一次整理旧文件，发现好几年前的重要项目审批稿，因为没分类归档，居然和一堆废弃的通知放在一起，边缘都受潮发霉了。这些坑踩得多了，就越来越觉得，一套清晰明确的文稿归档留存分类管理办法，不是给大家添麻烦的条条框框，是真真正正能帮所有人省时间、少出错的实用规则。为了规范单位各类文稿的归档、留存、分类管理工作，方便日常调阅利用，保障单位信息完整安全，结合我们实际工作的经验教训，制定本办法。1总则1.1制定目的本办法的核心目的，就是解决长期以来文稿管理中“存找不到、找版本不对、丢了没备份”的问题，通过统一分类标准、规范归档流程、明确管理责任，让所有产生的文稿都能“存得进、分得清、找得到、用得上”，既保障单位重要信息的完整留存，也能提升日常工作效率，避免因为文稿混乱耽误工作进度。1.2适用范围本办法适用于本单位所有部门、所有岗位人员产生的各类文稿，不管是正式对外的发文，还是内部使用的草稿，不管是纸质打印的签字稿，还是电脑里存储的电子稿，全部纳入管理范围，没有例外。哪怕是临时活动的一份串词草稿，只要是正式使用过的，都要按本办法要求归档留存。1.3管理原则1.3.1谁产生谁整理原则文稿是哪个岗位、哪个人员撰稿产生的，就由撰稿人先做初步整理分类，再移交归档。说句实在话，只有撰稿人自己最清楚哪个是终稿、哪个是修改稿、哪些材料是配套的，扔给档案管理员乱猜，出错概率太高了，我之前就收过打包过来的一堆修改稿，名字全是“终稿改”“再改改”，最后还是把撰稿人找过来才分清楚，所以这个原则就是省大家共同的时间。1.3.2统一标准、方便查找原则所有人员都必须按本办法规定的统一分类标准整理，不能自己想怎么分就怎么分，保证不管是谁来调阅，只要按目录找就能一次找对，不会出现“你存A类我存B类”，换个人就找不到的情况。1.3.3安全与利用兼顾原则既要做好保密和安全保管，该加密的加密该隔离的隔离，也不能为了安全把所有文稿锁起来不让用，要在符合规定的前提下，尽可能给大家调阅提供方便，不能让归档变成“锁起来就再也用不了”。做好文稿归档管理，分类标准是整个工作的核心基础，如果分类错了，后面流程再规范也找不到需要的内容，接下来就明确统一的分类规则。2文稿归档分类标准2.1按载体形态划分一级类别所有文稿首先按载体分成两大类，两类分别按不同要求管理，互不混淆。2.1.1纸质文稿类凡是打印出来、有实体载体的文稿都归到这一类，包括正式发文的盖章原件、有领导签字的签发稿、需要永久留存的原始手改稿、对外报送的纸质材料原件等等，所有实体纸质文稿都走纸质归档流程。2.1.2电子文稿类所有在创作、修改、传输过程中产生的电子版本文稿都归到这一类，不管是Word格式的初稿，还是PDF格式的终稿，甚至是聊天记录里传输过的版本，只要是正式文稿的电子档，都要按电子归档要求整理存储。2.2按内容用途划分二级类别分完载体之后，再按文稿的内容和用途划分二级大类，不管纸质还是电子，都按同一个内容标准分类，方便交叉查找。2.2.1对外行文类凡是本单位对外发送、报送的所有正式文稿都归这一类，包括给上级单位的请示、报告、工作总结、汇报材料，给平级单位的函、通知，给下级单位的批复、公告，还有对外申报项目、参加评选的各类申报材料等等。这里要特别提醒一句，所有对外行文的文稿，一定要把对应的发文审批单、领导签批件和终稿放在一起，不能把审批单单独放，以后要查这个发文是不是走了正规流程，审批单就是唯一依据，丢了根本说不清楚，这都是之前踩过的坑。2.2.2内部管理类单位内部使用的所有管理类文稿都归这一类，包括单位制定的各类规章制度、内部发布的通知公告、各类办公会议的会议纪要、内部调研报告、人事管理、财务管理相关的内部文稿，都放在这个大类里。2.2.3会议活动类单位举办各类会议、培训、线下线上活动产生的专项文稿都归这一类，包括会议议程、领导讲话稿、主持人串词、嘉宾发言材料、活动方案、培训课件讲稿等等。建议大家把同一场会议活动的所有材料都放在同一个子分类里，不要分开存，以后要复盘这场活动，一次就能把所有材料找全，不用东找西找。2.2.4项目业务类各个业务部门开展具体业务、推进具体项目产生的文稿都归这一类，包括项目立项申请、可行性研究报告、项目中期汇报、结项验收报告、业务往来的沟通文稿、客户对接的相关材料等等，这一类可以再按具体项目做细分，同一个项目的所有文稿放在一起，方便项目跟进和后期复盘。2.2.5过程修改类很多人觉得修改稿没用，用完就扔，其实这个想法不对，重要文稿的修改过程本身就是有留存价值的，比如过了好几年要梳理单位的政策调整思路，就能从修改稿里看出来某个观点是哪一轮调整加上的，某个表述是因为什么原因修改的。所以所有重要文稿的各版修改稿，都要整理出来，要么放在对应终稿的子目录下，要么统一归到过程修改类，按时间和对应文稿标注清楚。2.3三级分类细化规则分完二级大类之后，还要再做三级细化，方便精准查找。2.3.1按产生部门细分同一个二级大类下面，按文稿产生的部门再细分，比如对外行文类下面再分办公室、财务部门、业务一部、业务二部等等，哪个部门产生的就归到哪个部门的子分类，各部门找自己的文稿直接进对应分类就能找，不用翻整个大类。2.3.2按时间顺序细分同一个部门同一个二级分类下面，再按文稿产生的时间排序，标注清楚大致的时间段，找不同时期的文稿能快速缩小范围，不用全量翻找。2.3.3按留存期限细分最后还要按留存期限标注，方便后期清理到期文件，一共分三个等级：第一是永久留存，就是单位发展历程中需要一直保存的重要文稿，比如单位成立文件、章程、重大项目的终稿、重要领导的重要讲话稿等等，永久留存不能销毁；第二是长期留存，就是需要留存三十年以上的一般性业务文稿、内部管理文件，满足后续工作查考需要；第三是短期留存，就是只需要留存若干年的临时性通知、一般事务性文稿，到期之后确认没用就可以销毁。这里说句实在话，不是存得越多越好，把没用的短期文稿都永久存，只会占满存储空间，找重要东西的时候更难找，所以该分期限一定要分清楚。分类标准明确之后，接下来就要规范完整的归档流程，保证所有该归档的文稿都能按时按质入库，不会遗漏丢失。3文稿归档流程管理3.1撰稿人初步整理3.1.1及时收集整理要求撰稿人在文稿定稿、使用完成之后的一周之内完成初步整理，绝对不能拖，拖得时间长了，别说别人，就是你自己也记不清哪个是终稿了，我之前就碰到过撰稿人换了岗位，交接的时候没提，过了两年要找稿子，根本找不到，所以一定要用完就整理，别攒着。3.1.2按标准分类标注整理的时候就要按前面说的分类标准分好，电子文稿一定要按规范命名，命名规则统一为“分类-部门-文稿名称-版本”，比如“对外行文-办公室-年度工作总结-终稿”，绝对不能叫“新建文档1”“终稿最后改”这种名字，谁看了都懵，这个小小的细节真的能省超多时间。纸质文稿要按顺序装订好，在封面标注清楚和电子文稿一样的名称信息，方便核对。3.2分级审核移交3.2.1部门初审撰稿人整理好之后，先交给部门的兼职档案管理员做初审，部门检查一下有没有遗漏配套材料，分类对不对，标注清不清楚，不合格的直接打回去重新整理，不要把乱七八糟的材料直接交给单位档案管理部门，这也是对大家的工作负责。3.2.2档案部门复核部门初审通过之后，再移交给单位档案管理部门做复核，档案部门会核对分类是否正确、材料是否完整、版本标注是否清晰，要是有涉密文稿，会单独拿出来按保密规定管理，确认全部没问题之后，再录入单位统一的归档目录，给文稿编好档号。3.3入库存储3.3.1纸质文稿入库复核通过的纸质文稿，按档号放到对应的档案柜位置，档案管理部门会更新台账，把档号、存放位置、文稿信息全部记录清楚，调阅的时候一查台账就能直接找到位置，不用翻整个档案柜。3.3.2电子文稿入库电子文稿存到单位专门的档案存储服务器里，按分类建对应的文件夹，同时必须做异地备份，一份存在本地服务器，一份存在异地的存储设备里。我见过太多单位因为服务器硬盘损坏，没做备份，所有存档的电子文稿全没了，哭都没地方哭，所以备份这个步骤绝对不能省，别嫌麻烦，真出事的时候你就知道有多重要了。归档完成不是就万事大吉放着落灰了，归档的目的就是为了需要的时候能用，所以接下来还要做好日常留存管理和调阅利用的规范。4归档文稿的留存管理与利用4.1日常保管维护4.1.1纸质文稿维护纸质档案库房要做好防火防潮防虫，档案管理员每半年会检查一次所有纸质文稿，看看有没有发霉、受潮、虫蛀的情况，发现破损及时修复，避免放的时间长了损坏无法使用。4.1.2电子文稿维护电子文稿每三年会做一次全面检查，一方面检查存储设备有没有损坏，文件有没有丢失，另一方面把一些老格式的文件转成现在通用的PDF或者Word格式，避免因为格式淘汰，原来的文件打不开，同时会定期对存储设备查杀病毒，防止文件被病毒损坏。4.1.3保密管理所有涉密文稿，不管是纸质还是电子，都必须存放在专门的保密存储设备里，绝对不能存到公共服务器或者连接互联网的电脑里，调阅也要严格走保密审批流程，不该接触的人员绝对不能接触，这是红线，不能有一点马虎。4.2调阅利用规范其实我们做归档管理就是为了方便大家用，不会故意卡着不给，只要按流程走，很快就能拿到你要的材料。4.2.1内部调阅本单位员工调阅非涉密文稿，只要到档案管理部门登记清楚姓名、部门、调阅用途，就能直接调阅，要是需要带走复印，登记清楚就行，非常方便。如果调阅涉密文稿或者永久留存的重要文稿，需要经部门负责人和档案管理部门负责人审批，批准之后才能调阅，主要是为了保证重要信息安全，不是故意为难大家。4.2.2外部单位调阅外部单位因为工作需要来调阅本单位的文稿，需要提供单位介绍信，经本单位分管领导审批同意之后，登记清楚单位名称、调阅人信息、调阅用途，才能提供相关内容，涉密内容绝对不对外提供。4.3到期文稿销毁短期留存的文稿到期之后，档案管理部门会先列出需要销毁的文稿清单，发给所有相关部门核对，确认没有留存需要之后，再报单位领导审批，批准之后再销毁，纸质文稿统一粉碎处理，电子文稿彻底删除，不能随便当废纸卖或者随便扔旧硬盘，防止信息泄露。任何办法都要有人落实，有监督才能真正执行下去，所以最后明确责任划分和监督考核要求。5责任划分与监督考核5.1责任划分5.1.1撰稿人责任撰稿人是文稿归档的第一责任人，要保证按时整理归档，保证文稿完整、版本准确，要是因为撰稿人没有及时归档，导致文稿丢失或者找不到，影响工作开展，由撰稿人承担相应责任。5.1.2部门责任各个部门的负责人要督促本部门人员按时按要求归档，部门兼职档案员要做好初审把关，要是部门长期不归档，出现大量文稿遗漏丢失，部门负责人要负管理责任。5.1.3档案管理部门责任档案管理部门要做好归档后的保管维护，保证文稿安全，保证调阅顺畅，要是因为保管不善导致文稿损坏丢失，由档案管理部门承担相应责任。5.2监督考核5.2.1定期检查档案管理部门每半年会对各部门的文稿归档情况做一次全面检查，检查结果会在单位内部通报，发现该归档没归档的，会要求限期整改。5.2.2奖惩挂钩文稿归档工作会纳入部门年度绩效考核，每年会评选一次归档工作做得好的部门和个人，给一点小小的奖励；对长期不整改、大量该归档文稿没归档的部门，会做通报批评，扣减相应的绩效考核分数。其实说穿了，考核也不是为