电子发票存档留存细则

电子发票存档留存细则随着电子发票尤其是全电发票的全面推广，越来越多的市场主体已经完全习惯了用电子发票完成交易核算，但我做财税合规相关工作快十年，接触过各种各样大小主体的财务工作，见过太多因为电子发票存档不规范，最后被查的时候拿不出合规凭证，要么补税要么交罚款的案例——很多人要么觉得“我打印出来了就不用存电子档了”，要么随便存个截图就完事，等到需要调阅核查的时候才发现打不开、找不到、不合规，平白吃了大亏。为了明确各个环节的操作标准，帮大家避开合规风险，我结合现行的《中华人民共和国发票管理办法》《会计档案管理办法》以及全电发票管理的相关要求，整理了这份可直接落地执行的电子发票存档留存细则，供各类市场主体参考使用。1总则1.1制定目的本细则的核心目的是规范各类主体开具、取得电子发票后的存档留存操作，明确不同场景下的操作要求，解决目前普遍存在的存档标准模糊、操作不规范的问题，帮助开票方、受票方都能合规完成存档，降低不必要的税务风险和财务风险。1.2适用范围本细则适用于所有开具、取得电子发票的单位和个人，包括大中小型企业、事业单位、社会团体、小规模纳税人、个体工商户等，覆盖全电发票、传统PDF/OFD格式增值税电子普通发票、增值税电子专用发票等所有种类的电子发票。1.3基本原则电子发票存档留存需要遵循三个核心原则：第一是合法合规，所有操作都要符合税务和会计管理的相关要求，不能随意简化核心步骤；第二是真实可查，存档的发票必须保证真实可用，需要调阅的时候能随时调出来；第三是便捷高效，不用刻意追求复杂的操作流程，根据自身规模选择适合自己的存档方式即可，满足要求就是合规。讲完总的原则要求，接下来我们先明确电子发票存档最核心的四个基础要求，这是所有操作都必须满足的大前提，不管你是规模多大的主体，都不能跳过这几个要求。2电子发票存档留存的核心基本要求2.1真实性要求存档的电子发票必须是开票方开具的原始真实发票，票面信息必须和开票方上传至税务机关的票面信息完全一致，不允许篡改、PS任何票面内容，也不能用修改后的版本替换原始发票。我之前碰到过一个做工程的小企业，有个员工报销的时候把差旅发票的金额改大了，财务也没仔细看，直接把改后的截图存了档，最后税务局稽查的时候发现票面信息和税务系统里的对不上，不仅调增了应纳税所得额补了十几万的税，还罚了滞纳金，其实就是最开始存档的时候没把好真实性的关，真的很可惜。另外要提醒大家，存档前最好先查验一遍发票真伪，确认是真票再存档，假票就算存了也没有任何效力，还会给你带来风险。2.2完整性要求完整性要求有两层意思：第一层是电子发票本身的信息要完整，必须保留全部票面内容，包括二维码、开票方电子签章、备注栏信息、左下角的发票校验码等所有内容，不能只截一半图、只存票面主体就完事，更不能只存打印后的裁切版本；第二层是除了发票本身，和发票相关的业务佐证材料也要一起存档，比如采购货物的发票要对应采购合同、入库单，报销的差旅费发票要对应差旅审批单、行程单，红冲发票要对应红字信息表、退货说明，不能只存发票，不存配套的业务材料，不然真要查起来，你没法证明业务的真实性，照样会有风险。另外特别强调一点：哪怕你已经把电子发票打印出来入账装订了，也必须留存原始的电子源文件，这是硬性规定，不是可选项，很多人都忽略这一点，一定要记牢。2.3可用性要求可用性就是说你存的电子发票，在整个保管期限内，都要能正常打开、正常读取、清晰显示，不能存完就不管了，等到要调阅的时候才发现U盘坏了、文件乱码了、账号登不上了，那等于没存。我之前碰到过一个个体户，把好几年的发票都存在旧手机里，结果手机掉水里坏了，所有资料都读不出来，最后核税的时候没办法证明成本，多交了好几万的所得税，这个损失真的完全可以避免。所以存档的时候就要考虑到以后用的问题，保证随时能调出来用。2.4安全性要求电子发票包含了交易双方的核心信息，所以存档的时候也要做好安全管理，一方面要做好防病毒、防丢失、防篡改的措施，不要随便把发票存在没有安全保障的公共平台；另一方面要做好信息保密，不能随意向外泄露发票上的企业信息、个人信息，避免出现信息泄露的风险。核心的基本要求讲完了，接下来我们分不同的业务场景，给大家说具体每一步该怎么操作，不同场景的要求不一样，大家对着自己的情况对应就可以。3不同业务场景下的具体存档操作细则3.1自行开具电子发票后的存档操作如果你是开票方，开完电子发票给客户之后，自己的存档要按这几步来做：3.1.1开完票即时下载存档不管你是用税务UKey开票，还是在电子发票服务平台开全电发票，开完票确认没有问题之后，第一时间就要把原始源文件下载到自己的存储设备里，不能只存在平台云端不下载。虽然官方平台一般都会保留开票记录，但是万一遇到系统升级、企业变更税号、账号调整等情况，很可能会出现之前的记录调不出来的问题，提前下好存在自己这里才是最稳妥的。3.1.2分类整理规范命名下载完成后，要按一定的规则分类整理，比如可以按开票月份分类，也可以按季度、按受票方分类，每个文件的命名要清晰，比如“x年x月-某某公司-技术服务费发票”，不要所有发票都放在一个文件夹里，名字都是系统生成的乱码，找的时候要翻半天，既耽误时间又容易找不到。3.1.3特殊情况同步存档如果你开了作废或者红冲的电子发票，也要把作废、红冲的发票和对应的原发票放在一起存档，不能单独分开，更不能删除，这个我们后面还会再强调。3.2接收电子发票报销入账后的存档操作这是大家问得最多的场景，大部分财务人员和报销人员都对这个场景有疑问，具体操作可以按这几步来：3.2.1先查验真伪再存档收到电子发票之后，先去官方的发票查验平台查一下真伪，确认信息一致、是真票之后，再走报销流程，最后存档，不要先报销入账再查验，万一拿到假票，后续再调整就很麻烦。3.2.2必须留存原始源文件这里一定要再强调一遍：原始源文件指的是开票方发给你的OFD、PDF或者全电发票源文件，不是你自己截的图，也不是你转格式之后的图片文件。很多人图省事，报销的时候直接把截图打印出来，然后把截图存进电脑，这是不合规的，因为截图没有电子发票的原始元数据，没有办法验证真伪，税务局是不认可这种存档的。如果是对方从微信、QQ发给你的，一定要下载原文件再存档，不要存聊天框里的压缩预览图。3.2.3配套材料一并存档报销完成后，要把电子发票源文件和对应的报销单、审批单、业务佐证材料放在同一个存档目录里，比如报销办公费的发票，就要和采购清单、审批单放在一起，这样查账的时候，整个业务的脉络清清楚楚，不会出问题。3.3小规模纳税人、个体工商户的简易存档操作很多个体户和小规模纳税人朋友没有专门的财务人员，担心要求太高做不到，其实完全不用慌，政策本身也给了小规模和个体户很多便利，不用搞复杂的流程，按这个简单的方法做就完全合规：3.3.1简单分类存储自己开的发票，按季度分好文件夹，每开一张就下载进去，命名就写清楚“第一季度-批发类发票”就可以，不用弄复杂的编码分类；收到的发票，按开票时间放在对应的季度文件夹里就行，怎么方便怎么来。3.3.2做好备份就行如果你习惯用手机管理，直接把源文件存在手机专门的发票文件夹里，或者存在微信文件传输助手里，定期备份到U盘或者云端就可以，不用买专门的存储设备，也不用弄专业的档案系统，几M的空间就能存几百张发票，根本不占地方。3.3.3打印和电子存档两不误如果你习惯把发票打印出来贴在手工账本里，打完之后随手把原文件存一下就行，花不了十秒钟，别嫌麻烦，等要用的时候找不到就晚了。3.4作废、红冲电子发票的特殊存档要求这是绝大多数人都会错的地方，很多人觉得发票作废红冲了没用了，就直接删掉了，这是完全错误的，作废红冲的发票必须按要求存档：3.4.1所有作废红冲发票都必须留存不管是什么原因作废红冲，所有的源文件都必须留下来，税务局稽查的时候一定会核查企业的作废红冲记录，确认你有没有违规作废发票逃税，你把文件删掉了，没办法证明你的操作是合法的，就会给你带来不必要的麻烦。3.4.2对应匹配存档红冲发票要把红字发票和对应的原蓝字发票、红冲的证明材料（比如红字信息表、退货协议、折让说明）存在一起，一一对应，不要混在其他正常发票里，找的时候一下子就能对上。3.4.3清晰标注作废的发票可以单独整理出来，在文件夹或者文件名上标注“作废”，和当月正常开票的资料放在一起存档就可以，不用单独隔离，更不能删除。操作流程讲清楚了，存好之后不是就完事了，后续的存储管理也有要求，我们接下来讲存档后的管理规范。4存档后的日常管理规范4.1存储方式要求4.1.1必须做好多重备份不管你用什么方式存储，至少要做两个备份：一个日常调取用的主存储，比如存在单位的办公电脑硬盘里，另外再做一个备份，存在移动硬盘里放在财务保险柜，或者备份到正规的云端存储，这样就算一个存储坏了，还有另一个，完全不怕丢失，这个步骤真的花不了十分钟，但是能帮你避免大损失。4.1.2资料统一管理不要存在个人手里所有的电子发票存档都是单位或者经营主体的资料，不要全部存在员工的个人手机、私人电脑或者私人云账号里，万一员工离职，很容易出现资料被带走或者删除的情况，我之前就碰到过一个小公司，离职的会计把存在自己私人账号里的所有发票资料都删了，老板找都找不回来，最后查账只能补税，这个教训一定要记着。人员变动的时候，一定要把电子发票存档资料做好交接，签好交接记录，确保资料不会断档。4.1.3保留原始格式不要随便修改原始发票的格式，原始是OFD就存OFD，是PDF就存PDF，不要转成JPG或者其他压缩格式存档，避免影响文件的可用性和真实性。4.2存储期限要求很多人问电子发票要存多久，我给大家说清楚：4.2.1已经入账作为会计凭证的电子发票，保管期限是30年，和纸质会计凭证的保管期限是一样的，从归档的当年开始计算。4.2.2开票方的发票存根联、未入账的作废红冲发票，保管期限是5年，到期之后再按规定处理。4.2.3如果是涉及未结清债权债务、或者还在税务稽查中的电子发票，要一直保管到事项结清之后，才能按规定销毁，不能提前处理。4.3调阅与销毁流程4.3.1日常调阅要做好登记，单位内部部门调阅电子发票，要登记清楚调阅的时间、发票内容、用途，不要随便让人拷贝带走，避免信息泄露；外部税务或者其他部门检查的时候，按要求提供就可以，做好配合工作。4.3.2保管期限到期之后，不能直接删掉就完事，要按规定流程处理：先由档案管理部门提出销毁意见，和财务部门一起共同鉴定，确认这些发票确实不需要再保留了，编制销毁清册，签字确认之后才能销毁；如果是经营主体已经注销了，个体工商户停止经营了，要把发票档案交给原登记的主管机关保管，不能随便丢弃，避免信息泄露。最后我再给大家梳理几个最常见的错误操作，都是我这些年见得最多的坑，大家对照着避开就可以。5常见错误操作与注意事项5.1最常见的错误就是只存打印版，不存电子源文件，很多人都觉得我已经打出来装订了，为什么还要存电子的？其实规定就是这么要求的，而且电子发票很容易重复打印，只存纸质版很容易出现重复报销的问题，存电子源文件也方便你查重验真，所以一定要存。5.2第二个常见错误就是只存截图，不存原文件，刚才说了很多次，截图是不合规的，千万别图省事这么做。5.3第三个错误就是只存一个地方，不做备份，U盘坏了、电脑丢了，所有资料都没了，哭都来不及，多重备份真的很重要。5.4第四个错误就是把作废红冲的发票直接删掉，这个一定要记住，哪怕发票作废了，也要留下来，不然查账的时候说不清楚。5.5最后说一句，其实电子发票存档真的没有那么复杂，不用追求什么高大上的电子档案系统，你是小公司或者个体户，自己建几个文件夹分类存好，做好备份，就完全合规，满