采购业务流程介绍模板

目录

采购管理...........................

1.1采购标准业务步骤............

1.2采购暂估业务步骤.............

1.3采购退货业务步骤.............

采购管理

采购管理系统，是经过电子单据将采购申请、采购订货、仓库收

料、采购退货、购货发票处理等功效综合利用管理系统，对采购物流

全过程和采购过程中形成应付账款处理，进行有效控制和跟踪，完善

企业物资供给信息管理。

1.1采购标准业务步骤

采购业务是每个企业全部有日常业务步骤，包含赊购、现购等采

购方法下，进行原材料采购，这其中包含到和供给商签署订单，关购

原物料入库、应付账款确实定等等。

采购业务基础步骤：采购申请单一T采购协议---►采购订单一

T收料通知单一-►外购入库单一-►采购发票--►费用发票

(1)采购申请单：用户吴伟登录K/3主界面后，点击【供给链】

—【采购管理】一【采购申请】一【采购申请单一新增】，依此路径

进入采购申请单录入界面，图所表示：

N皮・山■•■■*FIT(X94i)

**(B>

金蝶K/3

GIM^B

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：:♦»，•1♦4••・护

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口

LjiWAt

口停号N8

CJ^MW

采购申请单进入路径界面

(2)双击【采购申请单一新增】，进入采购申请单录入界面，录

入使用部门、日期、物料代码、数量、申请人等信息，然后点击工具

栏上【保留】按钮，将此单保留，再点击【审核】按钮审核此单，

图所表示:

剧编辑单番1□1x|

文件(力铜指(Q查看3)选项9)帮助(U)

昌团漕日帆日用|采购申请ZJ

新增复制保存二复打印审核日除添加替代消息短信邮件退出

采购申请单

话按F7查找相关信息/

采购申请单编辑界面

(3)采购协议：点击【供给链】一【采购管理】一【采购协议】

一【采购协议-新增】，依此路径进入采购协议录入界面，录入协议

日期、协议名称、产品代码、数量及单价等信息，

1.1然后点击【保留】按钮，保留单据，再点【审核】按钮审

核单据，图所表示:

采购协议编辑界面

(4)采购订单：点击【供给链】一【采购管理】一【采购协议】

一【采购协议-维护】，依此路径进入采购协议序时簿界面，点击【下

推】，弹出下拉菜单，选择“采购订单”，图所表示:

-1D1xl

因茶加(5)文件的3徽。查着如国记］格式@«□(»)M取tD,|g|x|

口口MXa矽3购臂发网.通)fit匕中0物

款地X«修改1除»X复制和购窗”U0用)K过潴附件itMS酒，短信邮件退出

采购■遢发n共清?条记录《9UKN阿：094b)

合同(应付)一万

—(&国友K

台磐合同8WI台机

由别付茯，信代屿产息名期念金界业务员和人姆・价楸R合)十

应付港网单

I已孑依poo6-d3<?Ksnooooa■”Ooi|crv风82500鼻用WfB11000000|585000058.50000M

Wff*004内存条15000001?5500026.32S00

合评xtisn«94,82582500000M«2$00

付款中谓，

采购协议下推订单界面

（5）调出采购订单编辑界面，协议上相关信息携带了过来并回

填订单对应字段，不过日期、采购方法、员工等需要手工录入，单据

录入完成后点击【保留】，保留成功后点击【审核】。图所表示:

采购订单

采购范圉：典销」------------------------结篁方式：______________

।采购方式：现购一|-----------一，这些地方需要手工录卜、m日期:

因皮高：爹州电子厂L___________币别：人民再

源单类型：合同®付）\选单号：CGKT000002|日期〜210&-Q£；-D21汇率：LOOOOOOOJOOOO

审核：审核日期：主营：|部门：采购部业务员：吴伟制单：吴伟

采购订单编辑界面

提醒录入采购订单有三种方法，一个是下推关联方法，如上例

所表示；第二种是上拉关联方法，点击【供给链】一【采购管理】一

【采购订单】一【采购订单-新增】，进入采购订单新增界面，表头

，，选单类型”处选择，，协议（应付）”，再在“选单号”处按[F7]

调出协议界面，将对应协议选中双击，此时协议信息将回填采购订单

相关字段，此方法实质上和第一个是同一个方法，只是操作方法不一

样；第三种是手工新增方法，点击【供给链】一【采购管理】一【采

购订单】一【采购订单-新增】，进入采购订单编辑界面，手工录入

全部信息。（6）收料通知单：点击【供给链】一【采购管理】一【收

料通知】一【收料通知单-新增】，进入收料通知单编辑界面，表头

“选单类型”处选择“采购订单”，再在“选单号”处按F7调出订

单界面，将对应订单P00RD000001选中双击，此时订单信息便回填收

料通知单相关字段，手工录入日期、仓库等其它信息后，保留、审核

单据，以下图所表示：

收料通知单

采购方式：现购卜

亲购范困嬴一\

交货也点：收料仓库|编号DD000001

|供应商名i诉广

摘要：m别ARffi

源单类型/购订单\\

走单号：P00RD000001日期：2008-08-03____________汇率1.000000000000

国核：节核日期：主营：部门.业务员：吴伟制电呈奥____________

收料通知单编辑界面

注意采购订单上没有仓库信息，收料通知单上“收料仓库”是

由单据上物料属性中“默认仓库”回填，能够修改；若物料属性中没

有录入“默认仓库”，则收料通知单上“收料仓库”为空，需要手工

录入，也能够不录，在做外购入库单时再进行维护。而且表头“收料

仓库”显示为空，仓库信息在表体显示。（7）外购入库单：点击【供

给链】一【采购管理】一【外购入库】一【外购入库单一新增】，进

入外购入库单编辑界面，表头“选单类型”处选择“收料通知单”，

再在“选单号”处校F7调出收料通知单序时簿界面，将对应收料通

知单DD000001选中【双击】，此时收料通知单信息便回填到外购入

库单相关字段，手工录入日期、员工等其它信息后，保留、审核单据，

以下图所表示：

刘_偏_事_整_军___________________________________________________________

文件野膏⑨选项@警吗

□电|QP国1|13If屈国多多H<►N而强后3日外同丽I三

到嫡豆利|保存|打印预五即|批录K字HW,湎加首张前张后张东张sw号洎JBfSfg军件退出

外购入库单编辑界面

提醒1、审核后单据是不能进行修改，若发觉错误需要修改已经

审核单据，要先反审核，在单据序时簿界面选择需要反审核单据，点

击【编辑】菜单下【反审核】即可。2、若已经关联了下游单据则需

要先删除下游单据，再反审核目前单据来进行修改。（8）采购发票:

点击【供给链】一【采购管理】一【采购发票】一【采购发票-新增】，

进入采购发票编辑界面，表头“选单类型”处选择“外购入库单”，

再在“选单号”处按【F7】调出外购入库登序时簿界面，将对应外购

入库单WIN000002选中【双击】，此时外购入库单信息便回填采购发

票相关字段，手工录入日期、单价等其它信息后，保留、审核单据，

图所表示:

文件(£)编辐⑥25(v)透项(2)帮助但)

园国|小：y星巴金回钞|购货发票它用)

|红字改字|查看消息邈信部件退出

购货发票(专用)

合同号

备注:

贷方科目钠方式：现购付款日期2008-08-06

供应商苏州电子厂年利率(%)000枝薰号码ZPOFPOOOOOl

业务类型外购入库沟里苍记号开户极行而别人民币

调单券力外购入库寻：VIW000002日期2008~08«JT】OOOOOOOCOOOO

含税单价金额金常住税率第)

行号物科代吗单价税联价税合计

01.001%。00000058S.00000050,00000sczooo0017.008,500.008,500.0058,501.8

01004iso.000000175.50000022,50000225000017003,825003Z8250026,32S00

000000C00

6根据实际收到的采购发

票价款录入。

8这些内容由关联的收料通知单回填过来。

2SO.000072500001250000123250012325008482600▼

__________________>T

主管部门采购部记咻业务员吴梏制单人费全

审核审核日期钩稽人钩稽期间开索人:

iff技F7查找相关信息

图采购发票编辑界面

(9)在采购发票编辑界面【查看】菜单下，选择“采购费用发

票”，图所表示，系统会调出费用发票录入界面，以下图所表示:

关联生成采购费用发票界面

费用发票编辑界面

提醒费用发票表头“应计成本费用”有两个选择“计入成本”

和“不计成本”，本案例中运费是要计入材料成本，此处选择“计入

成本”。(10)将外购入库单、采购发票和费用发票进行钩稽，点

击【供给链】一【采购管理】一【采购发票】一【采购发票-维护】，

进入采购发票序时簿界面，点击【编辑】菜单下【钩稽】，以下图所

表示：

前条购管理(供应SS)藻线［采购发票后时痔】

|®系统(S)文件(目编辑(目查看⑦格式(2)下推(切SO(W)帮助®

口助瞰/Ctrt+N

|口Mx□

国。⑥中日昌。囱号srHW

陷修改例)

新增修改删除追彳无证上查下垂附件费用打印预览刷新过渔消息短信邮件退出

X删除@Del

购货发票□查看⑦

13审核®F4

反审核(5方ft+F4

日期付款日期部门业务员币别物科名称规格型号单位数量

拆分单18

口mi：nn回口川退:印阳采购郃吴伟人民用CPU片1050000

合并单据1

内存条个150.0000

合计：作废⑵2SO.OOOO

反作废(E)

0核销Q)

反核销①

的复佑脩选单好H)

复禽拴部单原I)

1/翎g(a)Ctrl+HIJ

X反钩稽

■补充钩稽

0友补充钩稽

采购发票序时簿界面

系统会调出钩稽界面，上半部分为采购发票，下半部分为外购入

库单，图所表示，在“费用发票”页签下是关联费用发票，以下图所

表示，点击【钩稽】按钮，将外购入库单、采购发票和费用发票进行

钩稽，系统提醒钩稽成功，以下图2774所表示

采购发票和外购入库单钩稽界面

、来购发票钩格

文件（E）翁辑（2查看（Y）帮助出）

部7

鼎建鑫嘉册隼看空

采购发票钩稽

名称苏州电子厂

发票藏用鳄口

费用长费用名可抵扣税不含税金额应计成本费

日期供货单位采购发索号发票号码金额金领体位而）!

代吗称版印住m:本位为）层

昌!;雪是以哂子厂ZPOFPOOGOOlZXPEISE00000101运费200.00

费用发票钩稽界面

钩稽成功界面

提醒已经钩稽采购发票能够经过反钩稽取消钩稽操作，具体操

作是在采购发票序时簿界面【编辑】菜单栏下进行【反钩稽】。（1D

进行外购入库核实：点击【供给链】一【存货核实】一【入库核实】

一【外购入库核实】，系统调出采购发票界面，选择需要核实发票，

点击“分配”按钮，以下图所表示:

心存;?核笠（供应能）不狡【外的入K犊苴］

费用分配完成界面

提醒

1、费用分配作用：将该笔采购业务中发生费用按一定方法分配

到物料上，计入对应原材料成本中。在【外购入库核实】界面，【核

实】菜单下，参数【费用分配方法】

有两个选择“按数量分配”和“按金额分配”，本案例选择“按

数量分配”。本案例中采购CPU和内存条业务中，有200元运费，

经过费用分配后，分别更新了采购发票上“应计成本费用”字段c分

配原理以下：CPU:80=100X2004-(100+150);内存条:120二150

X2004-(100+150)o费用发票分配完成后，进行入库成本核实。

仍然在此界面，点击【核实】按钮，以下图所表示，核实完成后系统

会提醒核实成功，以下图所表示：

采购发票/'R•/

日期发票号码宙核就部门业务员而别嚼f嘿名单位数量实糅税单税率㈤税锹，鲁爵价税合计11兼界

||2008-08-C6|ZPOFFOOOOO|Y斥购部限伟|人民币；01.001|CPUg|100.00001585.OOOCOO|1?|8,500.00|80.00158,500.00158.500001

0184内存条个1500000175.SOOCOO173,825CO120.0026,325.0026,32500

"正在核苴入库单单价

外购入库核实界面

核实成功界面

2、核实作用在于将该笔采购业务最终经过采购发票上实际金额

来确定物料入库成本，包含两部分：原材料实际价款和价外费用(二

者全部不含税)，分别更新了外购入库单上“金额”字段。在该外购

入库核实界面上【查看】菜单下“对应入库单”中能够查看到该笔采

购业务中物料入库成本，以下图所表示：

核实后外购入库单序时簿界面

注意外购入库核实完成后若想查询核实结果，除上述方法外，

还能够经过【供给链】一【采购管理】一【外购入库】一【外购入库

单一维护】，进入外购入库单序时簿界面进行查询。(12)账务处理:

首先要进行凭证模板设置。点击【供给链】一【存货核实】一【凭证

管理】一【凭证模板】，进入凭证模板编辑界面，选择“实际成本法

——外购入库”事务类型，点击【新增】接钮，新增一个凭证模板，

以下图所表示:

凭证模板新增界面

凭证模板具体设置以下图所表示:

已凭证模板凶

删除添加首张前张后张末张声看退出

记账凭证模板

模板编号外购入库001模板名称外购入库一现购|

凭证字2）：RE

科目来源科目金额来源摘要核算项目

单据上物料的存货科目

凭证模板应费采购发票税额

用证模板应交税费费用发票可抵扣税金金额

凭证模极工商银行-人民币采购发票价税合讨

以上红棺内的信息需要一一维护，再进行保存!

<1।，F

计“万法实际成本里登生生外购入库制单人Administrator

凭证模板设置界面

提醒

新增凭证模板完成后，需要设置为默认模板，生成凭证时直接取

该模板，若此处不进行设置，则在生成凭证时需手工制订，不然就是

取系统自带模板。（13）凭证模板设置完成后，点击【供给链】一

【存货核实】一【凭证管理】一【凭证生成】，进入凭证生成界面，

选择“实际成本法——外购入库”事务类型，点击【重设】按钮，将

需要生成凭证采购发票过滤出来，以下图27-21所表示。勾上【选

择标志】点击【生成凭证】按钮，系统会自动生成一张外购入库凭证,

以下图所表示:

文件（E）舆播《£）a«y）

交1¥国0&03工*

技单生成凭证

保存选项打即XKW全选鬲除单更凭证过ifi关用

女证制作只有点击・至设”后.对应的采的发票才会在下面显示出来!合计金Q（成本）：84,825

堇新设置

外购入.摩

门外购入岸对好孩情

口采购发烹（五这条购）

口产2JS

口盘盈入岸

口委外加工人乐坛亥息）

口委外加工入库国乐烹）

n安外加工入洋6a工奥苫6冲【

□X处入唐

口怕匕出用一现怕

口晌售出国-■■购才百

口情售出型-9明我就

口怕售出原一委凫代悄

口晌售出座一隼售

口棺售出牌--受光代销

口生产用

生成凭证界面

垃记账凭iff-新增-!□!x|

生成外购入库凭证界面

1.2采购暂估业务步骤

实际采购业务中常常出现本期收到向供给商购置货物，不过当月

并未收到供给商开具采购发票账单等结算凭证，无法确定应付账款情

况。为了比较正确反应企业库存材料情况，往往需要对材料价格进行

暂估，并按暂估价入账。

原材料暂估入账后，怎样进行后续处理？系统提供两种暂估凭证

冲回处理方法：月初一次冲回和单到冲回，它们分别基础步骤以下：

月初一次冲回：材料入库时直接做外购入库单，期末发票未抵达，做

暂估入账，然后期末结账，系统在期末结账后，会自动按依据上期生

成暂估凭证，对应生成暂估冲回红字凭证c若在当期发票仍未到，则

应继续生成暂估凭证，下期继续自动冲回。在此种方法下，当暂估

存货发票长久未收到时，会数次生成暂估和暂估冲回凭证。直到收到

发票时才确定应付账款和材料实际入库成本。具体做法为：在系统中

录入采购发票，将此发票和对应外购入库单钩稽，进行外购入库核实，

以后重新根据采购发票金额生成外购入库凭证。具体步骤以下所表示

月初一次冲回步骤图

单到冲回：材料入库时和前操作相同，做暂估入库，期末结账后

系统不予自动冲回，直到收到供给商采购发票时，才对暂估外购入库

单进行操作，具体做法为：在系统中录入采购发票，和之前暂估外购

入库单钩稽，进行外购入库核实，生成暂估冲回凭证，然后再做外购

入库凭证。具体步躲以下所表示

外购入库

单到冲回步骤图

(1)采购订单：点击【供给链】一【采购管理】一【采购订单】

一【采购订单-新增】，依此路径进入采购订单录入界面，录入日期、

供给商、物料代码、数量等信息，然后将理据保留并审核，以下图所

表示:

采购订单

采购范困：购消结算方式

采购方式：赊购结篁日期______蛹号.POORBOOOOQ2

供应商：石家庄电子厂摘要」币别人民币

源单类型:选单号.|日期.2008-08-05汇率.1.000000000000

审核:审核日期:主管:部门采购学业务员：崔小燕制单：崔小燕

采购订单编辑界面

(2)外购入库单：点击【供给链】一【采购管理】一【采购订

单】一【采购订单-维护】，依此路径进入采购订单序时簿界面，选

择P00RD000002号订单，点击【下推】下“外购入库单”，进入外购

入库单编辑界面，录入日期、保管等信息后保留单据并进行审核，以

下图所表示:

剧编辑单需-1□!x|

文件⑹编招⑹S«(v)选项@相助3

国血2)n国屋郢出笔।屋］।国国回।外购入库~~3

保存恢复打印预览审核批录"字蓝字删除添加查看5N号消息短信邮件退出

外购入库单对方单据号

条购方式：迪______________付款日期：2008-08-08往来科目：

供应商：石家庄电子厂___________摘要：______________编号：WIN0CICI003

汽单类型东购订单选率号：HJUKUUUUUUZ|日期：308-06-06J收料仓库：

行号物料编码物料名称批号单位应收数量实收数量单价金额收料仓库源单单号合同单,

101.005硬盘个100.000010000000.000.00原料仓P00RD000002

201.007电源个100.000010000000.000.00原料仓POORDOOOOQ2

3

4-

1

8

9

200.0000200.00000.00▼

<1/豫：―11

保管：何佳负责人：部门：枭购部睑收：何佳业务员：崔小燕

审核：审核日期：记账：制单：照__________

外购入库单编辑界面

(3)外购入库单拆分：点击【供给链】一【采购管理】一【外

购入库】一【外购入库单一维护】，依此路径进入外购入库单序时建

界面，选择【编辑】菜单下【拆分单据】，以下图所表示：

拉采购倍球供应籥)东掠［外购入尾声时痔］

四家嫩5)文南E)［色线©I查看⑦格式(8下推M雷口出招助的-佰Ix

口匿X0□新除U)QrkN

理修改也

班增修点树防查N:查下查店品附件打印预览«JWa流涓息短信邮件退出

xm除⑼

a查着M

外购入库共计：2张单寤,4条记录常数时间：0.05杪)

-------35®(K)F4

皮申赅(6Shft-rf=4

日期审核行_------收料仓际物网长代吗物料名称军位单价金领部门业务员

拆分中猖

2008-09-031原料仓01.001CPU片500.80100.000050,030.00领部昊侪

合并单遇

原料仓01.004内存条个150.80150.000022,620.00宗购部吴H5

作废⑵F厂原料仓01.0050.00100.00000.UU木购郡

反作废6原以仓01.007电便个00010000000.00条购部

合计:

450.000072z?00.00

%核做2)

反核，B©

般复制所限中据(6

复制全55单!S(D

外购入库单序时簿界面

系统会调出外购入库单编辑界面，此界面上会多出“拆分数量”

一列，把需要拆分数量录在此字段下，然后保留单据，系统会提醒拆

分单据成功，以下图所表示:

外购入库单对方单亮号

采购方式：赊购付款日期2008-06-08往来科目

供我很石家庄电子厂摘要：______________编号.WDP00003

源单类型采购订卑选单号日期：2008-03-08收料仓库

行号牧取编码物料之孙批号单位应收数星实收数最单01金颤拆分数公拆分耀电数星收料仓库诲单单号

01005键盘个100.000000C100000000000原料仓P00RD000002

01007电墟个100.00000.0C0.00000.0000原料仓POORDOOOOC2

0.0000r

保管.何佳负费人业务员崔小燕

审核何佳审核日期2008-06T1记减制由何佳

外购入库单拆分界面

系统控制不许可部分钩稽，所以在碰到上述部分到票情况时,

就需要做拆分单据处理。

(4)采购发票：点击【供给链】【采购管理】【采购

发票】【采购发票-新增】，依此路径进入采购发票录入界面,

源单类型选择外购入库单，选单号处录入WIN000003A,回车后即可

带出外购入库单上对应信息，手工录入日期、保管等信息后保留单据

并进行审核，以下图所表示：

剧录入单u

文件（E）鳏（0查看（匕选项（Q）帮助出）

口跑）。9印者筝日世|购茸发簟（专用）

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