行政人事中心操作指南

管埼与IR同

深圳市逸马管理顾问有限企业

行政人事中心工作手册

窗类与顾问

VV—•<3・8f・

受控文献未经许可不得复印

文献编号WI-HR-21版本A0页数共15页

编制贺丽审核批,准

日期2009-12-01□期日期

分发行政人事

研究院财务中心营销中心商务中心品牌中心征询中心客服中心

部门中心

份

11111111

数

文献名称行政人事中心工作手册一行政人事经理

修遑巧顾问

文献编号WI-HR-21版木AO版

生效日期2009-12-01页码第02页共15页

一、行政人事经理岗位职责:

1.1、行政从属

上级主管：总裁

本职工作：负责行政人事中心有关工作。

1.2、工作范围：

1）、全面负责企业的行政人事管理、开发工作及监督、检查各项制度日勺贯彻状况；

2）、设计、推行及完善人力资源管理制度及其作业流程，并保证其有效实行；

3）、根据企业H勺总目的，制定人力资源管理目的及人力资源规划工作；

4）、制定中、短期人力资源规划，并贯彻实行；

5）、根据人力规划，预算行政人事费用，编制本年度人事行政费用支出，并进行控制与管理。计划和审核人

力资源管理成本；

6）、企业绩效考核R勺考核与评估，千里马大会各环节FI勺监管工作；

7）、协调各部门关系，完毕各部门口勺招聘指标，提供人才需求；

8）、企业外联工作的开展，包括工商局、人事局，海关、电信，酒店，机票，办公用品采购等；

9）、受理有关行政人事中心工作方面II勺投诉；

10）、及时处理管理过程中的行政、人事问题；贯彻奖惩制度；

11）、配合企业总目日勺，拟订人力资源管理系统的目日勺及工作计划；

12）、企业会务的I物料准备及检查工作；

13）、请假制度日勺审批，告知的审核，各报销费用的审核;

14）、处理基本劳动争议，并予以处理；

15）、绩效考核成果日勺跟进，并对绩效成果进行核算；

16）、对员工的转正调薪了，以核算，对考勤进行检查、确认签字；

17）、每年度对企业员工做满意度调查；

18）、每年度培训计划安排，（包括企业制度、消防、礼仪、法律适应等有关培训）：培训室使用安排管理：

19）、人事立户，证件的年审、变更等手续的跟进办理；

20）、对前台的接待，管理进行培训,并监督执行；

21）、对劳动协议的签定、社保的购置状况进行跟进，并监督管理；

22）、受理各部门投诉，（包括本部门人员工作态度、制度执行过程中的公平公正投诉等），并做到公正处理；

23）、处理突发事件，带领团体开展正常工作运转及其他有关职能。

24）、完毕副总裁/总裁交付日勺临时性安排的事宜；

1.3、岗位工作关系与协调：

1）、招聘：与招聘网站、深圳人才大市场签定服务协议；跟进用人部门反馈欧I意见。

2）、薪酬福利：对市场薪酬进行调查，并作为企业薪酬利体系的参照。

3）、社保：与社保局进行业务联络，跟进招聘主管每月数据。

4）、考勤：每月兖对招聘主管记录的考勤，并进行查对、检杳签字。

5）、培训：组织各部门人员准时进行培训，跟进培训效果。

6）、入职转正：跟进用人部门对试用期员工进行转正的考核意见并予以提议。

7）、禽职：离职鉴字，并对离职工工做离职心态调查。

8）、档案管理：不定期检查企业档案，包括协议、在职工工档案、离职工工档案。

9）、千里马大会：检查千里马大会的整个环节，跟进状况。

10）、人事立户：针对企业每年度的交税状况，对于部分符合调户原则的人员予以调户。

11）、前台管理：对企业前台进行管理、培训、工作检查。

12）、采购：对企业固定资产、办公用品等进行询价，比价、供应商选择，进行采购。

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修遑巧顾问

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生效日期2009-12-01页码第03页共15页

⑶、固定资产：根据行政专人所盘点的资产进行检查，并贯彻流动状况。

14）、废品处理：针对企业每年度H勺资产盘点状况，对拟报废的物品进行处理。

15）、办公环境：对企业办公环境、清洁卫生、绿化等进行检查，并及时处理存在的问题。

16）、协议：对各类协议进行检查，审阅并签定。

17）、企业文化：对企业工服、工牌制作跟进，检查并贯彻奖惩状况。

18）、文化墙：对企业文化墙制作，跟进设计，并处理存的问题。

19）、付款：针对各协议付款单，报销单据，跟进付款状况，并检杳付款单据，签字。

20）、制度/告知：针对企业的决策，拟稿有关制度和多种告知，并贯彻执行状况。

21）、会务：与酒店签定协议，洽谈、沟通细节；准备有关事宜，对物料准备进行分工，检查进度状况;

会务费用预算，与各有关人员进行沟通协作；

22）、户外活动：筹划活动细节，责任分工，安排组织有关人员进行物料准备，进度殓查，为各部门提

供后勤支持，安全措施准备。

23）、政府部门关系处理：针对企业需要接触到的外联单位：如工商局、人事局、劳动局、海关、消防

等单位关系H勺处理，

1.4、同级职务岗位：

其他部门经理级人员;

1.5、工作权限：

1）、根据企业发展需要，对企业制度提出改善方案的权力；

2）、企业有关费用及行政人事经费预算控制权；

3）、对企业制度拟搞权，修改权，并贯彻执行权；

3）、独立对本部门人员招聘、录取、辞退以及各部门工伦纪律的监督与管理工作;

4）、各部门人事任免提议权，贯彻奖罚权；

5）、对企业固定资产管理权，检杳权，调用权；

6）、对办公用品购置权，审批权；

7）、对每月绩效考核进行审核，修改提议权；

8）、对各类协议H勺审核权，经企业授权，代为签字权；

9）、经企业授权，代表企业处理劳动争议或参与劳动诉讼权。

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生效日期2009-12-01页码第04页共15页

一、招聘主管岗位职责:

1.1、行政从属

上级主管：行政人事中心经理。

本职工作：负责行政人事中心人事有关工作。

1.2、工作范围：

1）、负责招聘中的信息公布、筛选简历、初试、技能测试、跟进复试、告知入职报到等环节。

2）、为新员工办理入职手续，签订劳动协议，讲行入职指导。

3）、对新员工进行入职培训，对企业全员进行规章制度培训，为培训活动提供后勤支持。

4）、跟进试用期员工日勺考核，办理试用期不合格手续或员工转正手续。

5）、对员工调薪申请进行核算，并将获批的调薪申请知会至财务中心。

6）、为员工办理调岗手续，公布员工调岗公告。

7）、核算员工请假申请，记录员工请假状况，并跟进销假。

8）、办理员工离职手续，跟进离职工工财/物及工作交接状况。

9）、检查考勤制度执行状况，将考勤成果报至财务中心。

10）,起草多种人事制度、告知、通告，并负责发文和跟进反馈意见。

11）、负责员工社保的购置、变动、停办，并将有关数据知会上级主管和财务中心；办理居住证。

12）、管理和更新员工电子档和书面档案。

13）、负责劳动协议时签订、变更、续签、存档，建立劳动协议台帐

14）、绩效考核表单的发放、跟进，成果汇总、面谈、绩效指导与改善。

15）、对出现的基本劳动争议进行协商处理。

16）、与各部门人员进行人事工作对接。

17）、与社保局、人事局、社康、人才市场等外联单位进行业务联络。

18）、完毕行政人事中心经理交办H勺其他工作事宜。

1.3、岗位工作关系与协调：

1）、招聘：与招聘网站签定服务协议：为各部门提供人才需求，跟进用人部门反馈的意见。

2）、薪酬福利：将员工变动岗位出现的薪酬福利变更状况及时知会至财务中心。（如：员工岗位异动调薪、

晋级调薪等）

3）、社保：与社保局进行业务联络，并定期将社保数据知会至财务部。

4）、考勤：每月初将考勤记录成果报至行政人事中心经理及财务。（如员工有考勤问题均可征询）

5）、培训1/会议主持：组织各部门人员准时进行培训，跟进反馈的培训效果。（包括培训/会议签到，培训

室，会议室的准备工作，培训室的钥匙管理等）

6）、转正：跟进用人部门对试用期员工进行转正的考核意见。

7）、入职、离职办理：为新员工办理入职手续，检查入职必备资料；与离职工工部门联络交接状况，与

财务部核算借款状况，与行政专人核算办公用品交接状况。

8）、档案管理、人事告知：拟稿人事告知，发放；完善员工档案。

9）、千里马大会主持：与各部门确定名单，准备奖金，及主待工作。

10、工服、工牌、名片制作：与前台协作完毕企业人员工服工牌名片的制作，跟进付款。

11、居住证办理：每月记录一次新进人员名单，汇总后记录时间进行办理。

1.4、同级职务岗位：

其他部门一般职工

1.5、工作权限：

1）、招聘依J初步筛选权。

2）、员工入职资料的索取检查权。

3）、试用期员工考核日勺提议权。

4）、员工调薪、调岗状况H勺核算权。5）、员工社保H勺办理变更权。

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文献编号WI-HR-2I版本AO版

生效日期2009-12-01页码第05页共15页

6）、对未遵守考勤纪律员工的惩罚提议权。

7）、多种人事规章制度检查权和贯彻奖惩权。

8）、人事规章制度II勺修改提议权；人事档案U勺保管权。

1.6.岗位工作流程及流程图：

1）、招聘:

根据《招聘申请表》及职务阐明书公布招聘信息，初步筛选简历，告知应聘者初试，对应聘者进行

初步面试，合格者推荐给用人部门复试，告知复聘者携带有关证书进行复试，查脸应聘者证书，跟

进用人部门反馈的复试意见，复试合格者根据岗位特殊性进行背景调查，无不良记录者告知终试，

汇总应聘者初试、复试、终试状况至行政人事中心经理，确定新员工入职报届时间，告知应聘者携

带入职所需资料准时报到，将新员工入职状况提前一天通报至行政专人、前台及用人部门员，做好

新员工入职前期准备工作。

提前一天知会有关部门负责人、前台、行政协助办理新员工入职手续，前台安排新员工填写《员工

入职申请表》，查验入职所需资料，让新员工阅读《员工手册》并签字，开通邮箱及指纹录入；拍照

片做厂牌•，引导新员工至办公卡位，向各部门简介新员工，由前台公布最新通讯录。一种月内签订

劳动协议。员工办理离职手续后，于三日内取消离职工工指纹。

办理入职手续流程图：

办理离职:

3）、办理试用期员工转正：

试用期员工入职快满二个月时，由本人提前填写《员工转正调薪单》，由用人部门负责人签字，行政

人事中心对试用期员工进行沟通和评估，合格的I予以转正，办理转正手续，将薪资福利调整状况知

会用人部门和财务部；对试用期不合格员工办理离职手续；

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生效日期2009-12-01页码第06页共15页

办理试用期员工转正流程图:

4）、社保：

员工转正后7日内需提供社保电脑号或社保回执单交行政人事中心，每月15日前将已转正员工资料

录入社保网，停交当月离职人员社保并知会财务部。

办理社保流程图：

5）、培训/会议：

公布培训/会议告知至有关部门负责人，由其组织参与培训/会议人员提前五分钟抵达培训地点，会议

/培训组织部门需提前半小时准备投影仪等设备，安排参与培训/会议人员签到，培训/会议记录存档

立案。对现场违规行为进行监督，水果基金收取。

培训流程图：

6）、考勤：

根据员工上下班打卡状况执行考勤制度，办理员工请假手续，每口12点前向行政人事中心经理报当

日上午和昨日下午H勺考勤记录，每月月初汇总上月考勤记录，公布考勤成果,有关人员签字确认,

将考勤报表备份给财务。

考勤流程图：

检查员工'

每天报当日执行考勤月初汇总

打卡状况及昨日考勤制度上月考勤

公布考勤v有关人员《考勤报表》

成果Z签字确认报至财务

7）、档案管理与更新：

新员工提供入职资料，将员工档案存档及录入电脑，将员工请假、调岗、调薪、培训、奖惩记录补

充记入员工书面档案和电子档案。

档案管理与更新流程图：

新员工提供入职资料员工档案存档录入电脑将员工状态变化表补充至员工档案

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文献编号WI-HR-2I版本A0版

生效日期2009-12-01页码第07页共15页

8）、千里马大会颂奖：

每月6号以电子档形式公布千里马投票仪试开始，14号记录投票数量，掂备千里马奖状及奖金准备工作。

9）、工服订做：

员工入职后一种星期内告知工服制作、量尺寸，供应商制作进度跟进，工服发放时，领取工服日勺员工签字,

资料归档。

/衣服制作\——《告知供应\------y/跟进工服

\申请填写，-----人商议尺寸）------八\制作进度

/录入员工\——/签字确认——/知会有关

\状态表/-----\/-----\人员领取人

10）、名片印刷:

A、新员工入职后，由前台填写《名片印刷申请》，由行政人事中心经理确认，副总裁、总裁签字后交

至招聘主管，招聘主管跟据申请单与供应商联络印刷名片，填写付款单跟进付款状况。

B、会务人员出差需要制作名片的，由前台填写《名片印刷申请》，行政人事中心确认由副总裁/总裁签

字后交由招聘主管，招聘主管跟据申请单与供应商联络印刷名片，填写付款单跟进付款状况。

11）、告知：跟据规定拟稿各类人事告知，并发放；贯彻检查告知发放后的效果，反应。

12、居住证办理：每月25号前记录当月新进人员名单，告知人员填写有关表格，为新员工办理居住证。

流程图：

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生效日期2009-12-01页码第08页共15页

一、行政专人岗位职责:

1、1、行政从属

上级主管：行政人事中心经理

本职工作：负责企业行政平常有关工作

1、2、重要工作职责：

1）、负责行政告知的拟制发放，并督促检查实行；

2）、负责企业固定资产、办公用品的采购及入库验收，并进行电子档登记记录；

3）、每季度末或年终组织有关部门人员进行固定资产盘点登记及对固定资产进行调用登记等事宜；

4）、企业租赁协议、固定资产采购协议、办公区域绿化租用协议、通信与网络宽带服务协议等行政协议

管理；

6）、办公室工作环境的管理（包括办公室灯管、会议室日勺桌椅管理、卫生环境监督执行等）；

7）、办公室空调口勺维修，灯管的更换，办公桌椅的维修工作跟进；

8）、负责前台管理、督促前台对客人H勺来访接待、客人走后会议室环境的整顿、办公室钥匙登记管理；

9）、新进员工电脑配置、、网络检查、工作环境熟悉以及新进员工的办公用品领用安排：

10）、企业员工会餐、旅游等户外活动的筹划、组织；

11）、企业文化建设与宣导；

12）.员工生口庆祝活动安排及企业组织日勺户外活动安排等；

13）、企业各项行政管理费用支付、预算与管理；

14）、负责配合财务对办公话费、网络服务费、房租等费用的缴纳及有关发票催收工作；

15）、负责员工会餐、酒店预订、住宿安排等工作；

16）、企业各部门登记表单的印刷、其他印刷等工作；

17）、企业会务工作准备，物料检查，购置等工作；

18）、协助招聘主管进行招聘接待工作，培训室准备工作；

19）、完毕部门经理临时交办的其他工作事项。

1、3、行政工作关系与协调：

I）、行政告知：拟稿各行政告知、发放，并监督执行。对接人一各部门

2）、付款、报销：企业各类协议付款，跟进付款；对于各类报销单据，保留复印件，并对各类报销费用H勺

资料进行分类管理等。

3）、固定资产管理：企业办公用品、办公设备及固定资产口勺部分购置与管理。

办公用品外联对接人：南丰文具林先生

打印机、复印机：迅维办公用品李险峰

家俱企业对接人：欧兰格家俱樊雷锋

装修企业对接人：远胭装修：土志

4）、车辆：企业车辆证件年审、违章查询。（每月查询车辆有没违章，及时上报状况给行政人事经理）

5）、外联对接人：

物业对接人：德宝物业夏先生

网络维护对接人：阳光电脑企业王晨：

电信对接人3）：陈先生（客户经理）

电信对接人（2）：何先生（迁移）

文献名称行政人事中心工作手册一行政

修遑巧顾问

文献编号WI-HR-2I版本AO版

生效日期2009-12-01页码第09页共15页

6）、入职与离职：员工入职、离职过程中协助人事办理有关手续。

A）、员工入职：招聘主管提前一天知会行政专人，行政专人提前准备电脑、及开通网络等有关事宜。

B）、员工离职：招聘主管知会行政专人，由行政专人清点固定资产有无损坏等有关事宜。

7）、办公室环境检查：每天至少一次对办公区域、网络、、绿化、卫生的检查，并贯彻奖惩；

办公环境，绿化对接人：

清洁对接人：王小姐绿化企业：汤小姐

8）、例行检查：每天至少一次对企业内部进行检查，如：设备有无损坏，通道与否畅通，桌椅与否整洁，

员工仪表，佩戴厂牌等状况，如有发现异常状况，应及时处理。

9）、发票：每月与财务部对接每月租金发票、收据、及其他付款发票的回收工作。

协调一财务、物业企业、花卉租凭、喷绘企业、奖怀制作企业等；

10）、会务物料准备：根据每次会务需要准备的物料进行检查，购置，打包整顿。

外联对接人：各酒店负责人

1、4、同级职务岗位:

其他部门一般职工。

1、5、工作权限：

1）、制定各项规章制度时，字有调查权，提议权，拟稿权及监督执行权。

2）、对房租各项费用日勺交付享有调查权，杳对权。费用的报销享有查对权。

3）、对房租、办公网络、管理费用交付后具有对各类发票、收据H勺索要权，查对权。

4）、对固定资产，办公用品，办公设备的购置具有调用权，调查权、初步审核权。

5）、对企业证件年审，变更具有时间灵活安排权，对办公网络、绿化，环境卫生管理具有规划提议权，监

督执行权。

6）、人员异动或离职过程中具有物品回收和签字确认权，物品管理权。

7）、对企业行政有关资料进行整顿和归档并，具有文献保管权，如部门需要借阅时，要约定偿还口期，对

不能准期偿还者，具有追回资料权。

1.6、岗位工作流程及流程图：

1）、固定资产购置与调用：各部门负责人填写《固定资产申请表》，部门负责人同意后交行政人事中心审批，

再交副总裁、总裁同意后返回至行政专人处。行政专人检员库存，有则调用，如没有库存，则由行政专人

请款购置及入库登记。最终发放，领取人签字。

固定资产领用操作流程图：

文献名称行政人事中心工作手册一行政

修遑巧顾问

文献编号WI-HR-2I版本AO版

生效日期2009-12-01页码第10页共15页

2）、员工入职：由招聘主管提前一天知会行政专人新进人员岗位状况，行政专人就电脑配置，，网络等做详

细安排。

员工入职操作流程图:

3）、车辆违规：每月在网上查询企业车辆有无违规，违规信息打印出来，知会有关人员，到就近的交通局处拿

罚单，交罚款。

操作流程图:

4）、房租缴费/各类付款：根据各协议于每月5号前做完《付款申请单》流程，交财务付款，跟进发票回收事

宜交财务。

操作流程图:

填写《付款申请单》亡

行政人事中心签字

1/

文献名称行政人事中心工作手册一前台

文献编号WI-HR-21版木A0版

生效日期2009-12-01页码第12页共15页

一、前台岗位职责:

1.1＞行政从属

上级主管：行政人事中心经理

本职工作：企业前台接待、办公用品的管理等有关工作

1.2、重要职责：

1）、负责本部门文献的接受、传送，接听及外来的转接。

2）、负责企业来访客户接待指导。

3）、负责企业有关信件、邮件收（转）发和费用审核报销。

4）、负责企业办公用品等物品的采购、报销、分发、登记保管。

5）、协助招聘主管办理入职，指纹录入，负责企业通讯录的更新。

6）、前台打印机、复印机、机的管理与平常维护。

7）、快递费用日勺报销，名片，工牌的制作申请及其他有关费用报销。

8）、饮用水的购置以及报销。

9）、为入职新员工办理集群网络，并知会到个人。

10）、会务有关物料H勺准备工作及打包工作；

11）＞音乐播放、广播告知；

12）、完毕行政人事经理交办的其他有关工作事宜。

I.3、岗位工作关系与协调：

1）、部门/员工：各类文献传送，快递/信件的签收与分发，外来口勺转接

2）、对外联络：快递企业、文具店、打印机、复印机、饮用水、集群网等供应商

3）、财务对接：快递费，文具采购费等各类费用H勺报销

4）、协调其他工作及事宜

1.4、同级职务岗位；

其他部门文员

1.5、工作权限:

1）、办公文具的采购申请权

2）、快递单据H勺查对权，快递的跟踪，查访权

3）、办公设备的I维护等平常前台事务日勺处理权

1.6、岗位重要工作流程

1）、办公用品采购；

每月25号前由部门负责人提出采购需求，填写《办公用品采购申请表》，经部门负责人签字后交前台，由

前台整顿汇总，行政人事经理签名确认，财务签字，副总裁、总裁签字后由前台下订单购置。

文献名称行政人事中心工作手册一前台

类马剧同

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生效日期2009-12-01页码第13页共15页

2）、办公用品领用：

A、办公用品申请人在前台登记，前台在每周五按需发放办公用品，固定资产由行政人事经理同意后，申请

人签名领取。（营销部门每月每人领取笔记本为1本；铅笔、笔为1支、超过部分按实价在工资中扣除）

B、纸巾的发放在每月的H号，女性每月2卷，男性每月1卷；

3）、快递签收、分发及登记

快递企业将快递送至前台，由前台联络收件人，收件人不在企业的状况下，由前台确认签收后登记再分

发至收件人，收件人签字确认，前台登记汇总记录。

4）、快递费用报销

前台接受到快递企业月结清单后，仔细查对清单及备份决递单，确认发件数量，记录汇总后填写报销单,

有关负责人审批，报至财务部付款。

前台接受快递企业查对备份快递单号填写付款单及有单据提交财

月结清单—及发件数量关负责人审批—1/务部

5）、企业饮用水订购

每天检查企业用水库存，提前下单送水，确认数量并签字，付款跟进。

6）、名片制作：职能部门：经理级及以上人员、专家顾问、营销中心副经理级及以上人员、或会务组人员等均

需印刷名片。（其他有有关外联工作人员需印刷名片口勺，普副总裁、总裁同意后方可印刷名片）

前台在新进员工入职后3日内填写《名片印刷申请》，由行政人事经理审批，副总裁、总裁同意后交招聘

主管处制作，跟进制作进