票据管理制度

票据管理制度第一章总则第一条为规范公司各类票据的全生命周期管理，强化财务内控体系建设，防范票据伪造、遗失、挪用、滥用等合规风险与资金损失风险，保障公司资产安全与经营活动有序开展，根据《中华人民共和国票据法》《支付结算办法》《企业内部控制基本规范》及国家相关监管规定，结合公司实际经营情况，制定本制度。第二条本制度适用于公司及下属全资子公司、控股子公司（以下统称“各单位”）的所有票据管理活动，参股公司可参照执行。第三条本制度所指票据分为四大类：1.有价票据：包括银行承兑汇票、商业承兑汇票、银行本票、银行汇票、支票（现金支票、转账支票）、各类有价证券（国债、企业债、可转换债券等）、用于结算的各类定额/非定额票据（旅行支票、外汇票据等）；2.税务发票：包括增值税专用发票、增值税普通发票（含电子普通发票、卷式发票、通行费发票）、机动车销售统一发票、二手车销售统一发票、农产品收购/销售发票、通用机打发票、定额发票及其他符合税务监管要求的收付款凭证；3.内部票据：包括公司内部印制使用的收款收据、费用报销单、付款申请单、借款单、出入库单、领料单、内部调拨单等用于内部核算与流程审批的自制凭证；4.其他外部票据：包括财政非税收入票据、行政事业单位往来结算票据、公益事业捐赠票据、医疗收费票据、交通出行票据（机票、火车票、打车票、停车费票据）、住宿餐饮发票等外部单位出具的合法合规入账凭证。第四条票据管理遵循“统一标准、分级负责、归口管理、全程管控、岗责分离、安全高效”的原则：1.公司财务中心为票据管理归口部门，负责制定统一制度、指导监督各单位票据管理工作、统筹总部票据的申购、保管、开具、核销等全流程操作；2.各单位财务部门为所在单位票据管理责任部门，负责落实本单位票据的日常管理工作，指定2名及以上专职票据管理员负责具体操作，票据管理员需具备1年以上财务工作经验、无不良职业记录，人员发生变动时需提前15个工作日向公司财务中心备案，并完成完整的工作交接；3.票据管理严格执行不相容岗位分离原则：票据的申购、保管与开具、审核岗位分离，票据开具与印章保管岗位分离，票据核销与票据稽核岗位分离，严禁同一人员兼任票据全流程两个及以上不相容岗位。第二章票据的申购与入库管理第五条各类票据的申购需遵循“按需申领、严控库存”原则，各单位不得超量囤积票据，具体申购流程如下：1.税务发票申购：由各单位票据管理员根据本单位30天内的预计开票量计算申购量，填写《发票申购审批单》，经财务负责人审批、单位负责人签字确认后，通过电子税务局线上申领或前往主管税务机关现场领购；首次领用增值税专用发票的单位，需提前将开票人员信息、最高开票限额申请资料提交公司财务中心审核后，再向税务机关提交行政许可申请，最高开票限额原则上不得超过100万元，特殊业务需超过该标准的，需报公司财务中心总经理审批；2.银行票据申购：现金支票、转账支票、银行汇票申请书等银行空白票据，由各单位出纳填写《银行票据申购单》，经财务负责人审批后，向基本户或一般户开户银行申请购买，每次购买数量控制在1本/种类以内，业务规模较大的单位最多不得超过3本/种类；3.内部票据申购：公司内部使用的收款收据、报销单等自制票据，由公司财务中心统一制定格式、明确印制标准，各单位根据3个月使用量填写《内部票据申购单》，经财务负责人审批后提交行政部门统一印制，不得私自印制内部票据，内部票据需连续编号，印制完成后需核对编号连续性、印刷清晰度，不合格票据需当场退回销毁；4.其他外部票据：需提前向相关单位预领的非税收入票据等，由业务经办部门提交预领申请，说明用途、预计使用量，经财务部门审核、单位负责人审批后，由指定人员前往出具单位领取。第六条所有票据入库必须执行双人验收制度：1.票据管理员与财务稽核人员共同核对申购的票据种类、数量、起止编号、防伪标识，核对无误后共同在《票据入库登记簿》上签字确认，登记簿需永久留存；2.税务发票需通过增值税发票综合服务平台核对领购信息与实物是否一致，银行票据需核对银行出具的申购回单与实物编号是否匹配，内部票据需核对印制数量与编号连续性；3.验收过程中发现票据缺号、错号、重号、防伪标识缺失的，需第一时间与出票/印制单位联系更换，同时登记问题票据台账，不得直接入库使用；4.票据入库后需按种类分类存放于专用保险柜，保险柜需配备双人密码+钥匙管理模式，密码由票据管理员掌握，钥匙由财务稽核人员保管，非工作时间保险柜必须锁闭，存放票据的办公区域需安装24小时监控设备，监控记录留存时间不得少于90天。第七条各单位需建立票据库存动态管理制度，每月末由票据管理员与稽核人员共同盘点库存票据，核对库存数量、编号与《票据库存台账》《票据入库登记簿》是否一致，盘点差异需在2个工作日内查明原因，形成盘点报告上报财务负责人，差异原因无法核实的需第一时间上报公司财务中心。正常情况下，票据库存周转天数不得超过30天，超过该标准的需核减下一次申购量。第三章票据的领用与开具管理第八条票据领用实行“实名登记、限量发放、缴旧领新”原则，具体要求如下：1.业务人员领用票据需填写《票据领用申请单》，说明领用用途、业务背景、预计使用时间，经部门负责人审批、财务部门审核业务真实性后，方可领取；2.每次领用税务发票不得超过50份，业务量较大的人员最多不得超过100份；每次领用收款收据不得超过2本，领用银行支票不得超过10张；3.票据管理员发放票据时需在《票据领用登记簿》上登记领用日期、票据种类、起止编号、领用人员姓名、工号，领用人员需现场核对票据信息无误后签字确认；4.领用人员需在票据使用完毕后5个工作日内办理缴销手续，前次领用票据未缴销的，不得再次领用新票据；领用人员离职的，需在离职前完成所有领用票据的缴销或退回，财务部门需在离职交接单上签字确认票据清缴完成后，人事部门方可办理离职手续。第九条票据开具必须基于真实合法的业务背景，严格执行“三流一致”（资金流、发票流、货物流/服务流）原则，不得开具与实际业务不符的票据，具体开具要求如下：（一）税务发票开具要求1.开票人员需根据业务合同、送货单、验收单、收款凭证等业务资料开具发票，不得根据客户不合理要求变更品名、金额、税率；2.增值税专用发票需完整填写购买方的名称、纳税人识别号、地址电话、开户行及账号，所有项目填写齐全，字迹清楚，不得压线、错格，发票联与抵扣联需加盖发票专用章；3.增值税普通发票需填写购买方名称与纳税人识别号，个人消费者、个体工商户以及行政机关、事业单位等非企业性单位无需填写纳税人识别号；4.开具红字发票需严格符合税务监管要求：发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者销货部分退回及发生销售折让的，需由业务部门提交红字发票申请，附相关证明资料（退货协议、拒收证明、折让协议等），经财务负责人审批后，方可开具红字发票；增值税专用发票红字信息表需按照税务要求上传，审核通过后方可开具红字发票；5.发票作废需满足以下条件：开具当月、收到退回的发票联/抵扣联且未认证、销售方未抄税且未记账、购买方未认证或者认证结果为“纳税人识别号认证不符”“专用发票代码、号码认证不符”，作废发票需全部联次注明“作废”字样，完整留存备查；6.电子发票开具后需及时发送给购买方，同时留存电子版式文件至公司电子档案系统，电子发票不得重复打印、重复报销，财务部门需建立电子发票报销台账，登记发票号码、开具日期、金额、报销日期、报销人员，避免重复入账。（二）银行票据开具要求1.银行票据需使用碳素墨水或墨汁填写，内容填写齐全，出票日期需使用中文大写，小写金额需与大写金额一致，出票人签章需与预留银行印鉴一致；2.现金支票仅可用于提取备用金、支付员工工资奖金等符合现金使用范围的业务，不得开具空白现金支票、不得开具远期现金支票，现金支票收款人需为本单位名称，支取现金时需在支票背面加盖预留印鉴；3.转账支票需填写收款人全称、账号、开户行，不得开具收款人空白的转账支票，不得将转账支票直接交由供应商自行填写，支票开具后需在存根联注明收款人、金额、用途，由领取人签字确认；4.银行承兑汇票、商业承兑汇票的开具需基于真实的贸易背景，提供交易合同、增值税发票等资料，经公司财务中心、总裁办公会审批后，方可向银行申请承兑或开具商业承兑汇票，票据承兑期限原则上不得超过6个月，单张票面金额原则上不得超过1000万元。（三）内部票据开具要求1.内部收款收据仅可用于收取员工押金、内部往来款项、非经营性代收款项等，不得用于经营性收入的开具，经营性收入必须开具税务发票；2.收款收据需按编号顺序开具，内容填写齐全，注明收款日期、交款单位/个人、款项性质、金额大小写，开票人、收款人需签字，加盖财务专用章，收据存根联需完整留存，不得撕毁；3.费用报销单、付款申请单等内部流程票据需由业务人员如实填写，附相关业务支撑资料，经部门负责人、财务审核人员、审批人签字后，方可作为入账依据。第十条票据开具完成后，需由稽核人员对票据内容、业务支撑资料进行复核，复核无误后在票据存根联签字确认，方可交给业务人员或客户；复核发现票据开具错误、业务资料不全的，需退回开票人员重新开具，不得发出不合格票据。第十一条任何单位和个人不得有下列票据违规开具行为：1.为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的发票；2.让他人为自己开具与实际经营业务情况不符的发票；3.介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票；4.转借、转让、代开票据；5.拆本使用票据、扩大票据使用范围；6.私自印制、伪造、变造票据。第四章票据的收取与审核管理第十二条各单位在经营活动中收取外部单位或个人出具的票据，需严格执行前置审核制度，未经审核的票据不得接收、不得入账，具体审核要求如下：（一）税务发票收取审核要求1.审核发票的真实性：通过国家税务总局全国增值税发票查验平台、各省电子税务局发票查验系统对发票信息进行查验，核对发票代码、号码、开票日期、金额、购销双方信息与查验结果是否一致，增值税专用发票需同时核对认证抵扣结果是否正常，异常凭证、虚开发票不得接收；2.审核发票的合法性：发票需为税务机关统一监制的合法票据，发票专用章加盖清晰且与开票方名称一致，票面无涂改、污损、缺联，开具内容符合发票使用范围，非税收入票据、行政事业单位往来票据等不得用于经营性支出的报销；3.审核发票的合规性：发票开具内容需与实际业务一致，货物或应税劳务、服务名称需与合同约定、实际交付的货物/服务一致，税率适用正确，金额大小写一致，购买方信息填写准确无误；4.审核发票的时效性：当年取得的发票需在当年12月25日前完成报销入账，上年12月开具的发票最多可延迟至次年3月31日前报销，超过时限的发票原则上不予报销，特殊情况需报公司财务中心审批；5.电子发票收取后需查验是否已被报销，核对电子签章是否有效，版式文件是否完整，不得接收截图、拍照等非正规版式的电子发票。（二）有价票据收取审核要求1.银行承兑汇票审核：审核票据票面要素是否齐全（出票日期、出票人全称、账号、开户行、收款人全称、账号、开户行、出票金额大小写、汇票到期日、承兑银行签章、出票人签章），票据背书是否连续，粘单使用是否规范、骑缝章是否清晰，票据无涂改、污损、伪造痕迹，通过开户银行的票据系统查询票据真实性与状态，公示催告、挂失止付、冻结的票据不得接收，票据剩余到期日原则上不得超过6个月，信用等级较低的村镇银行、民营银行承兑的票据需谨慎接收，单张金额超过500万元的银行承兑汇票需上报公司财务中心审核后方可接收；2.商业承兑汇票审核：审核承兑人的信用等级、经营状况，原则上仅可接收公司合作的核心客户、信用等级AA+及以上的企业开具的商业承兑汇票，票据背书需连续，无瑕疵，单张金额不得超过300万元，剩余到期日不得超过3个月，接收商业承兑汇票前需报公司财务中心、风控部门审批，未经审批不得接收；3.支票审核：审核支票要素是否齐全，出票日期填写规范，大小写金额一致，出票人签章清晰，支票无涂改，未超过提示付款期限（出票后10天），远期支票、空头支票、印鉴不符的支票不得接收，收到转账支票后需在2个工作日内送存银行办理入账，确认款项到账后方可办理后续业务。（三）其他票据收取审核要求1.财政非税收入票据需审核是否为财政部门统一监制，票据号码、监制章清晰，收费项目符合相关规定，金额与实际缴纳的费用一致；2.交通出行、住宿餐饮等小额票据需审核票面是否加盖出具单位的发票专用章，日期、金额清晰，与业务行程、实际消费情况一致，手撕定额发票需核对防伪标识，假发票、涂改后的发票不得报销。第十三条业务人员收到票据后需在3个工作日内提交财务部门审核，审核通过的票据由财务部门登记台账，按流程办理入账、抵扣、托收等手续；审核不通过的票据需退回业务人员，要求开票方重新开具，业务人员需在15个工作日内完成更换，不得滞留不合格票据。第十四条收取的银行承兑汇票、商业承兑汇票等有价票据，需在收取当日存入专用保险柜，同时登记《应收票据台账》，详细登记票据种类、票号、出票人、承兑人、票面金额、出票日期、到期日、背书转让记录，每月末与银行票据系统核对，做到账实相符。第五章票据的保管与背书转让管理第十五条各类票据的保管需遵循“专人负责、分类存放、定期盘点、安全保密”原则，具体要求如下：1.空白票据与已开具未发出的票据由票据管理员统一保管，存放于专用保险柜，保险柜不得存放私人财物、其他无关物品，票据管理员不得将保险柜密码告知他人，稽核人员不得私自保管保险柜钥匙；2.已入账的票据存根联、记账联需作为会计凭证附件装订成册，按照会计档案管理要求保管，保管期限为30年，保管期满后需按照档案销毁流程，经公司财务中心、档案管理部门审批后，由双人监销，不得私自销毁；3.电子票据的版式文件需存储于公司指定的电子档案系统，定期备份，备份频率不得低于每月1次，备份数据需异地存储，防止数据丢失，电子票据的保管期限与纸质票据一致；4.票据保管人员发生岗位变动时，需办理完整的交接手续，由财务负责人作为监交人，交接双方共同盘点库存票据、核对台账，确认账实相符后，填写《票据交接清单》，由交接双方、监交人共同签字确认，交接清单需永久留存；5.各单位每年至少开展1次票据管理专项盘点，由财务部门、内审部门共同参与，对所有库存票据、已使用票据、作废票据进行全面核查，形成盘点报告上报公司管理层。第十六条银行承兑汇票、商业承兑汇票等有价票据的背书转让需严格履行审批流程，不得随意背书转让：1.业务部门需背书转让票据的，需填写《票据背书转让申请单》，说明转让原因、收款人信息、对应业务合同，附相关业务资料，经部门负责人、财务负责人、单位负责人审批后，方可办理背书手续；2.背书转让时需由票据管理员在票据背面被背书人栏填写完整的收款人名称，背书日期、背书人签章齐全，不得背书给与公司无业务往来的单位，不得进行部分背书、附条件背书；3.背书转让完成后，需留存票据正反面复印件，作为记账凭证附件，同时更新《应收票据台账》，登记背书转让日期、被背书人、对应业务编号；4.票据质押、贴现需报公司财务中心审批，原则上贴现利率不得超过同期LPR+50BP，贴现产生的利息费用需计入当期损益。第十七条票据遗失、被盗的处理流程：1.相关责任人发现票据遗失、被盗后，需第一时间向财务负责人、单位负责人报告，同时通知票据管理员；2.对于银行票据、有价票据，需在24小时内通知付款银行、承兑银行办理挂失止付手续，同时向人民法院申请公示催告，或者向人民法院提起诉讼，避免款项被冒领；3.对于空白税务发票遗失的，需在发现当日向主管税务机关报告，填写《发票挂失损毁报告表》，在税务机关认可的报刊、媒体上刊登遗失声明，接受税务机关的相关处理；4.对于已开具的发票联、抵扣联遗失的，按照税务机关相关规定办理：增值税专用发票抵扣联遗失的，可凭发票联复印件认证抵扣；发票联与抵扣联均遗失的，可凭销售方提供的记账联复印件、销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》作为抵扣凭证；5.票据遗失后需由内审部门开展责任认定，对相关责任人进行追责，同时完善管理漏洞，避免同类事件再次发生。第六章票据的核销与销毁管理第十八条票据核销实行“凭号核销、逐张核查、账实一致”原则，具体要求如下：1.领用人员缴销票据时，需将已使用票据的存根联、未使用的空白票据、作废票据的全部联次一并交回票据管理员；2.票据管理员按照领用登记的编号逐张核对，核查已开具票据的内容是否规范、金额是否与入账金额一致、作废票据是否联次齐全、未使用票据是否完整，核对无误后在《票据缴销登记簿》上登记缴销日期、已使用份数、作废份数、未使用份数，由缴销人、核销人共同签字确认；3.税务发票需在使用完毕后或领购满6个月后向主管税务机关办理验旧缴销手续，验旧时需携带作废发票全部联次、红字发票相关证明资料，经税务机关审核通过后，方可领购新发票；4.内部收款收据缴销时，需核对收据开具的款项是否全部入账，有无截留、挪用资金的情况，发现款项未入账的，需立即查明原因，上报财务负责人处理。第十九条超过保管期限、已完成核销的票据存根、作废票据，可按照以下流程销毁：1.档案管理部门、财务部门共同梳理待销毁票据清单，列明票据种类、起止编号、开具时间段、保管期限，形成销毁申请，报公司财务中心、总裁办公会审批；2.销毁申请获批后，由内审部门、财务部门、档案部门共同派员监销，监销人员需按照销毁清单逐一核对待销毁票据，确认无误后，采用碎纸机粉碎或送指定销毁机构销毁的方式处理，不得随意丢弃、售卖；3.销毁完成后，监销人员共同在《票据销毁清单》上签字确认，清单需永久留存；4.尚未核销的票据、涉及未结诉讼、未清往来的票据不得销毁，需继续保管至相关事项完结后，再按流程处理。第七章岗位责任与监督考核第二十条票据管理各岗位职责明确如下：1.票据管理员：负责票据的申购、入库、保管、发放、开具、核销、盘点等日常工作，登记各类票据台账，及时上报票据管理异常情况，对票据保管的安全性、开具的准确性负责；2.财务稽核人员：负责票据入库验收、开具复核、收取审核、盘点监盘、核销核查等工作，对票据的合规性、业务真实性负责，及时发现票据管理中的违规问题；3.财务负责人：负责票据申购、领用、开具、背书转让、核销、销毁等流程的审批，组织本单位票据管理工作的开展，对本单位票据管理的合规