涉密载体管理制度

涉密载体管理制度第一章总则第一条为规范本单位涉密载体全生命周期管理，保障国家秘密安全，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》《国家秘密载体管理规定》等法律法规及相关规范性文件，结合本单位保密工作实际，制定本制度。第二条本制度所称涉密载体，是指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载国家秘密信息的纸介质、磁介质、光介质、电磁介质等各类物品，具体范围包括：（一）纸介质涉密载体：记载国家秘密信息的文件、文稿、档案、电报、信函、图纸、图表、会议材料、宣传资料、合同协议、试卷、答卷等纸质物品；（二）磁介质涉密载体：记载国家秘密信息的硬盘、移动硬盘、U盘、软盘、磁带、录音带、录像带等磁性物品；（三）光介质涉密载体：记载国家秘密信息的CD、DVD、蓝光光盘等光学存储物品；（四）电磁介质涉密载体：记载国家秘密信息的存储卡、闪存芯片、涉密计算机、涉密服务器、涉密打印机、涉密复印机、涉密扫描仪等具备存储功能的电子设备及内置存储部件；（五）其他符合国家秘密载体定义的物品。第三条本制度适用于本单位及所属分支机构所有部门、岗位人员，以及受本单位委托承担涉密任务、参与涉密项目的外部单位及人员。第四条涉密载体管理遵循“统一领导、归口管理、全程管控、权责清晰、确保安全”的原则，实现从产生、流转、使用到销毁的全链条可追溯管理，杜绝国家秘密泄露风险。第二章管理职责第五条单位保密委员会是涉密载体管理的最高决策机构，主要职责包括：（一）贯彻落实上级保密行政管理部门关于涉密载体管理的政策要求、工作部署，审定本单位涉密载体管理相关制度规范；（二）统筹协调涉密载体管理工作中的重大问题，配置涉密载体管理所需的人员、经费、设备、场地等资源；（三）组织开展涉密载体管理专项检查、隐患排查，审定涉密载体管理违规行为的处理意见；（四）每年至少组织1次涉密载体管理工作专题研判，评估管理风险，优化管理措施。第六条单位保密办是涉密载体管理的归口执行部门，主要职责包括：（一）制定、修订涉密载体管理具体操作流程、标准规范，组织开展涉密载体管理相关的保密宣传教育、业务培训；（二）负责涉密载体的统一标识、登记备案、集中销毁工作，建立全单位涉密载体总台账，动态更新涉密载体状态信息；（三）监督指导各部门涉密载体日常管理工作，定期核查各部门涉密载体台账与实物一致性，每季度抽查比例不低于各部门涉密载体总量的30%；（四）受理涉密载体制作、复制、收发、传递、携带外出、销毁等事项的审批，对违规管理涉密载体的行为及时制止、调查并提出处理建议；（五）配合上级保密行政管理部门开展涉密载体专项检查、失泄密案件查处工作，按要求上报涉密载体管理相关统计数据、工作情况。第七条各部门负责人是本部门涉密载体管理第一责任人，主要职责包括：（一）落实本单位涉密载体管理各项制度要求，明确本部门涉密载体管理员岗位及职责；（二）监督本部门人员严格执行涉密载体操作规范，定期组织本部门涉密载体自查，每月自查覆盖率达到100%；（三）对本部门涉密载体相关事项的申请进行初审，确保申请事项符合保密管理要求；（四）发现本部门存在涉密载体管理隐患、违规行为或失泄密线索，第一时间向保密办报告，配合开展调查处置。第八条各部门涉密载体管理员是本部门涉密载体管理直接责任人，主要职责包括：（一）建立本部门涉密载体台账，详细记录每一件涉密载体的密级、编号、产生日期、载体类型、信息内容摘要、知悉范围、流转轨迹、状态等信息，确保账实相符、账账相符；（二）负责本部门涉密载体的收发、清点、保管、归档、移交等日常工作，对本部门人员使用涉密载体的情况进行登记、核查；（三）每月底对本部门所有涉密载体进行一次全面盘点，将盘点结果报送保密办，发现载体缺失、状态异常等情况第一时间报告部门负责人及保密办；（四）协助保密办开展涉密载体管理培训、检查、销毁等工作。第九条全体涉密人员及接触国家秘密的工作人员，对本人使用、保管的涉密载体负有直接保管责任，主要职责包括：（一）严格遵守涉密载体管理各项规定，按照操作规程使用、保管涉密载体，严禁擅自复制、留存、传递、处置涉密载体；（二）使用完涉密载体后及时归还部门涉密载体管理员，不得私自留存涉密载体；（三）发现涉密载体丢失、被盗或存在失泄密风险，立即采取补救措施并第一时间报告部门负责人及保密办，不得隐瞒或擅自处置。第三章涉密载体的产生与制作第十条国家秘密的确定严格遵循“谁产生、谁定密、谁负责”的原则，涉密载体产生前，承办人应当依据《国家秘密及其密级具体范围的规定》，对拟制作的载体所承载的信息进行密级研判，准确拟定密级、保密期限和知悉范围，填写《国家秘密定密审批表》，报本单位定密责任人审批。第十一条定密责任人应当对承办人提交的定密申请进行审核，重点审查信息内容是否属于国家秘密、密级判定是否准确、保密期限设定是否合理、知悉范围是否最小化，在3个工作日内作出审批意见。对经审批确定为国家秘密的载体，应当按照国家保密标准标注统一的国家秘密标志，标志形式为“密级★保密期限”“密级★解密时间”或“密级★解密条件”；无法标注标志的，应当由承办人作出书面记录，报保密办备案。第十二条涉密载体制作应当优先在本单位内部符合保密要求的场所进行，确需委托外部单位制作的，必须选择具有国家保密行政管理部门颁发的《国家秘密载体印制资质证书》的单位，签订《保密协议》，明确保密责任和要求，并由保密办对制作过程进行全程监督。第十三条内部制作涉密载体应当符合以下要求：（一）制作涉密载体的计算机、打印机、复印机等设备必须为涉密设备，且与互联网及其他公共信息网络物理隔离，严禁使用非涉密设备制作涉密载体；（二）制作过程中产生的草稿、修改稿、清样、废页、废件等中间材料，应当按照正式涉密载体同等密级进行管理，不得随意丢弃，需要留存的应当标注密级纳入台账管理，不需要留存的及时送交保密办统一销毁；（三）涉密载体制作完成后，承办人应当将涉密载体及《定密审批表》一并交本部门涉密载体管理员登记、编号、入库，涉密载体编号规则为“单位简称+密级代码+年份+流水号”，其中密级代码为：绝密级“JM”、机密级“JL”、秘密级“MM”；（四）制作过程中的所有操作应当留痕，承办人、制作人员、审核人员应当在《涉密载体制作登记表》上签字确认，相关记录留存期限不少于该涉密载体解密后2年。第十四条委托外部单位制作涉密载体的，应当遵守以下规定：（一）承办部门应当提前向保密办提交《涉密载体外部制作审批表》，说明制作内容、密级、数量、委托单位资质情况，经部门负责人初审、保密办审核、保密委员会分管领导审批同意后方可实施；（二）涉密载体制作内容应当进行脱密处理，确需完整提供涉密信息的，应当严格限定委托单位的知悉人员范围，在《保密协议》中明确相关人员的保密责任、脱密期管理要求等内容；（三）涉密载体制作完成后，承办部门应当安排2名以上涉密人员现场清点、核对数量，检查载体质量，将成品、半成品、残次品及存储有涉密信息的存储介质全部带回，不得遗留在委托单位；（四）制作完成的涉密载体应当按照内部制作流程进行登记、编号、入库，相关审批材料、《保密协议》、交接记录等资料交保密办归档留存。第十五条严禁任何部门、个人委托不具备涉密载体印制资质的单位或个人制作涉密载体，严禁在打印店、照相馆、图文店等非涉密场所制作、复印、扫描涉密载体。第四章涉密载体的收发与传递第十六条涉密载体的收发实行统一登记、双人核对制度，所有涉密载体的收发必须由各部门涉密载体管理员负责，其他人员不得擅自收发涉密载体。第十七条接收外来涉密载体时，应当遵守以下流程：（一）核对载体密级、编号、数量、来源单位、收件信息等内容，检查载体包装是否完好、密封标识是否intact，对绝密级载体应当由2名涉密人员共同拆封核对；（二）对接收的涉密载体进行逐项登记，录入本部门涉密载体台账，属于上级单位或其他单位发来的涉密文件，应当在《外来涉密载体接收登记表》上注明发件单位、发件日期、文件编号、密级、份数等信息；（三）核对无误后，按照本单位涉密载体管理要求标注单位内部编号，根据知悉范围和工作需要提出拟办意见，报部门负责人审批后流转使用。第十八条向外单位传递涉密载体，应当遵守以下规定：（一）承办人填写《涉密载体外发审批表》，说明传递对象、载体内容、密级、数量、传递方式，经部门负责人初审、保密办审核、分管保密工作领导审批同意后方可传递；（二）传递绝密级、机密级涉密载体，应当通过机要交通、机要通信或者符合保密要求的涉密载体运输单位传递，严禁通过普通邮政、快递、物流等非涉密渠道传递；（三）传递秘密级涉密载体，确因工作需要无法通过机要渠道传递的，应当安排本单位2名以上涉密人员专人专车传递，传递过程中载体必须随身携带、全程监控，不得委托他人代为传递，不得在传递过程中擅自停留、办理与传递无关的事项；（四）涉密载体传递前应当密封包装，包装上应当标注密级、编号、收件单位名称，不得标注载体具体内容，绝密级载体还应当加装防拆封标识；（五）涉密载体传递完成后，承办人应当及时索要接收单位的签收凭证，将审批表、签收凭证等资料交本部门涉密载体管理员归档，传递后10个工作日内未收到签收凭证的，应当立即核实载体状态，防止载体丢失。第十九条单位内部涉密载体流转应当遵守以下要求：（一）涉密载体在本单位内部不同部门、人员之间流转时，转出方和转入方的涉密载体管理员应当共同核对载体信息，填写《涉密载体内部流转登记表》，双方签字确认后更新台账信息；（二）涉密载体流转应当严格控制知悉范围，不得传递给定密时确定的知悉范围以外的人员，因工作需要扩大知悉范围的，应当报原定密责任人审批同意后方可流转；（三）严禁将涉密载体传递给非涉密人员，严禁在非涉密办公区域传递涉密载体，严禁在微信、QQ、钉钉等非涉密即时通讯工具中传递涉密信息或涉密载体扫描件、照片。第五章涉密载体的使用与保管第二十条涉密载体的使用严格限定在符合保密要求的涉密办公场所内，非涉密场所严禁存放、使用涉密载体。第二十一条工作人员使用涉密载体应当向本部门涉密载体管理员申请，填写《涉密载体使用登记表》，说明使用用途、使用时间、使用地点，经部门负责人审批同意后方可领取使用。使用过程中应当遵守以下规定：（一）严格按照批准的用途使用涉密载体，不得擅自复制、摘抄、扫描、拍摄涉密载体内容，确因工作需要复制、摘抄的，应当填写《涉密载体复制审批表》，按程序报保密办审批；（二）使用涉密载体时应当采取必要的保密防护措施，使用过程中离开办公场所的，应当将涉密载体锁入保密柜中，不得随意放置在桌面、文件架等无防护的位置；（三）绝密级涉密载体必须在符合保密要求的专门阅文室使用，且使用过程中应当有2名以上涉密人员在场，严禁将绝密级载体带出阅文室；（四）涉密载体使用完毕后，应当在2个工作日内归还部门涉密载体管理员，不得私自留存，确因工作需要长期使用的，应当办理长期借用手续，最长借用期限不得超过6个月，到期后应当归还或办理续借手续。第二十二条涉密载体复制应当符合以下要求：（一）复制涉密载体不得改变其原有的密级、保密期限和知悉范围，复制件应当加盖单位保密专用章，标注“复制件”字样及复制编号，按照原件同等密级进行管理；（二）绝密级涉密载体原则上不得复制，确因工作需要复制的，应当经原定密机关、单位或其上级机关批准；（三）复制涉密载体应当在本单位内部涉密复印机、打印机上进行，严禁在非涉密设备上复制涉密载体，确需外部复制的，按照本制度第十三条关于外部制作的规定执行；（四）复制完成后，复制件的数量应当严格控制，多余的复制件应当及时销毁，承办人应当对复制过程进行登记，记录复制时间、数量、用途、使用人员等信息，报部门涉密载体管理员纳入台账管理。第二十三条涉密载体的保管应当符合以下安全要求：（一）各部门应当配备符合国家保密标准的保密柜存放涉密载体，保密柜应当放置在具备视频监控、防盗报警设施的涉密办公区域内，保密柜钥匙、密码由部门涉密载体管理员专人保管，密码应当定期更换，更换周期不超过6个月；（二）绝密级涉密载体应当由保密办统一存放，实行双人双锁管理，单独建立绝密级载体台账，每月盘点一次，确保账实绝对相符；（三）工作人员离开工作岗位、调动工作或离职时，应当将本人保管、使用的所有涉密载体全部归还部门涉密载体管理员，办理移交手续，由保密办监督移交过程，不得私自留存或带离单位；（四）各部门每年12月底前应当对本部门所有涉密载体进行一次全面清退、归档，将需要长期保存的涉密载体移交单位档案管理部门，档案管理部门接收涉密载体时应当核对台账，办理移交手续，按照档案管理相关规定进行保管。第二十四条严禁将涉密载体带回家中、公共场所等非涉密场所，严禁将涉密载体借给无关人员，严禁在出国（境）、探亲、旅游等非公务活动中携带涉密载体。第二十五条确因工作需要携带涉密载体外出的，应当遵守以下规定：（一）承办人填写《携带涉密载体外出审批表》，说明外出事由、目的地、外出时间、携带载体的密级、编号、数量、保密防护措施，经部门负责人初审、保密办审核、分管领导审批同意后方可携带；（二）携带绝密级涉密载体外出的，必须经单位主要负责人审批，安排2名以上涉密人员同行，采取必要的防盗、防丢失、防窃照防护措施，确保载体始终处于携带人的有效管控之下；（三）外出期间应当在符合保密要求的场所使用涉密载体，不得在公共场所、境外机构、境外人员面前使用、展示涉密载体，不得擅自委托他人代管涉密载体；（四）外出返回后，应当在2个工作日内将携带的涉密载体归还部门涉密载体管理员，管理员应当核对载体状态、数量，确认无误后办理归还手续，相关审批材料归档留存。第二十六条携带涉密载体赴境外的，应当按照国家有关规定办理审批手续，优先通过外交信使携带，确需自行携带的，应当经单位保密委员会审核后，报上级保密行政管理部门批准，采取严格的保密防护措施，返回后立即将载体交保密办核查。第六章涉密载体的归档与解密第二十七条涉密载体办理完毕后，属于归档范围的，应当按照《中华人民共和国档案法》及本单位档案管理相关规定及时归档，归档的涉密载体应当保持完整、准确，载体及相关审批、流转记录一并归档。第二十八条档案管理部门应当对归档的涉密载体进行分类整理，单独建立涉密档案台账，明确档案密级、保管期限、查阅审批流程，存放涉密档案的库房应当符合防火、防盗、防潮、防磁、防光等安全要求，配备必要的保密防护设施。第二十九条查阅、复制涉密档案应当填写《涉密档案查阅审批表》，说明查阅用途、查阅内容，经档案管理部门负责人、保密办审核、分管领导审批同意后方可查阅，查阅过程应当在档案阅览室进行，严禁将涉密档案带出档案库房，绝密级档案原则上不得查阅复制，确需查阅的应当经单位主要负责人批准。第三十条涉密载体的解密工作按照国家有关规定执行，保密办每年应当组织各部门对本单位产生的涉密载体进行一次解密审核：（一）对保密期限已满、原定密机关单位已经公开或解密、保密事项范围调整后不再属于国家秘密的涉密载体，由承办人提出解密建议，填写《涉密载体解密审批表》，报原定密责任人审批；（二）对需要提前解密或延长保密期限的涉密载体，由承办部门提出意见，报原定密机关单位或其上级机关批准；（三）经审批解密的涉密载体，应当及时作出解密标识，解除保密管理措施，解密后可以公开的，应当按照信息公开相关规定进行审查后予以公开；（四）解密后的载体仍然涉及工作秘密、商业秘密的，应当按照相应的管理规定进行保护，不得随意公开。第七章涉密载体的销毁第三十一条涉密载体无留存价值的，应当及时销毁，任何部门、个人不得擅自销毁涉密载体，不得将涉密载体作为废品出售、丢弃或捐赠。第三十二条涉密载体销毁应当遵循“统一收集、定点销毁、全程监督、确保不可恢复”的原则，由保密办统一组织实施。第三十三条涉密载体销毁流程：（一）各部门涉密载体管理员每季度梳理本部门待销毁的涉密载体，核对台账、确认无留存必要后，填写《涉密载体销毁审批表》，说明待销毁载体的密级、编号、数量、产生时间、销毁原因，经部门负责人初审、保密办审核、分管保密工作领导审批同意后，统一送交保密办；（二）保密办对各部门送交的待销毁涉密载体进行清点、核对，建立《涉密载体销毁总台账》，与各部门提交的审批表核对一致后，分类存放至待销毁保密柜中；（三）保密办每年至少组织2次集中销毁，选择具有国家保密行政管理部门颁发的《涉密载体销毁资质证书》的单位进行销毁，签订《销毁保密协议》，明确销毁责任和要求；（四）销毁涉密载体时，应当由2名以上保密办工作人员全程监销，待销毁的涉密载体在运输、销毁过程中不得离开监销人员视线，销毁完成后应当索取销毁单位出具的《销毁证明》，归档留存；（三）纸介质涉密载体应当采用碎纸机粉碎（碎纸颗粒应当符合国家保密标准，粒径不超过1×2毫米）、化浆、焚烧等方式销毁，磁介质、光介质、电磁介质涉密载体应当采用消磁、物理粉碎、高温焚毁等方式销毁，确保涉密信息无法恢复；（四）严禁将待销毁的涉密载体与普通垃圾、废品混合处理，严禁在无资质的单位销毁涉密载体。第三十四条因工作需要即时销毁少量涉密草稿、废页的，可以使用本部门符合保密标准的碎纸机销毁，销毁过程应当有2名涉密人员在场，对销毁情况进行登记，报部门涉密载体管理员备案。第三十五条涉密设备淘汰、报废的，应当先由保密办对设备内置存储部件进行消磁、物理销毁处理，确认涉密信息完全清除后，方可按照固定资产处置流程进行报废，严禁未经消密处理就淘汰、报废涉密设备。第八章监督检查与责任追究第三十六条保密办应当建立涉密载体管理常态化监督检