机关公文收发流转内控管理制度

机关公文收发流转内控管理制度第一章总则第一条为进一步规范机关公文处理工作，确保公文收发、流转、办理、归档等环节的规范化、制度化和科学化，提高公文处理效率和公文质量，根据《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》及《机关内部控制基本制度》等有关规定，结合本单位实际，制定本制度。第二条本制度所称公文，是指机关在实施领导、履行职能、处理公务过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文处理包括公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第三条公文收发流转内控管理应当遵循实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密和商业秘密的安全。第四条本制度适用于机关各部门、各直属单位及其工作人员的所有公文收发流转行为。所有参与公文处理的人员必须严格遵守本制度，明确岗位职责，强化责任意识，确保公文流转闭环管理。第五条机关办公室（或指定文秘部门）是公文收发流转的归口管理部门，负责对全机关公文处理工作进行统一指导、监督和检查。各部门应当配备专职或兼职文秘人员负责本部门的公文处理工作。第二章组织机构与职责分工第六条建立健全公文处理工作责任制。机关主要负责人对本机关公文处理工作负总责；分管负责人对公文处理工作具体负责；各部门负责人对本部门公文处理工作负直接领导责任；文秘工作人员对岗位职责范围内的公文处理工作负具体责任。第七条机关办公室（文秘部门）职责：（一）负责各类外来公文的签收、登记、分发、拟办、传阅、催办和归档工作；（二）负责机关内部制发公文的核稿、编号、排版、印制、用印、分发和归档工作；（三）负责公文管理系统的日常维护、用户管理和权限配置；（四）负责对各部门公文处理工作进行业务指导和监督检查；（五）负责公文的保密管理，督促检查涉密公文的流转和销毁。第八条各业务部门职责：（一）负责职责范围内公文的承办、起草和审核工作；（二）配合办公室做好公文的催办和反馈工作；（三）负责本部门承办公文的整理和暂存管理。第九条为明确职责边界，现将关键岗位职责梳理如下：岗位类别主要职责关键控制点签收岗负责外来纸质公文的签收、拆封、清点核对信封与实物是否一致，检查封装完整性，确认签收时间登记岗负责公文基本信息的录入、分类确保公文标题、文号、来文单位、密级等信息准确无误，编号唯一拟办岗对收文提出初步的办理建议拟办意见应明确、具体，符合职责分工和政策规定审核岗负责发文的内容、格式、法规符合性审核严格把关文字错误、逻辑漏洞、合规风险及涉密风险签发岗对公文进行最终审批，赋予公文法定效力签发人必须具备相应权限，签署姓名和日期用印管理岗负责公文印章的使用管理见签发单方可用印，登记用印情况，严禁盗用、滥用印章档案管理岗负责公文的收集、整理、归档确保公文材料齐全，符合归档要求，按时移交办理第三章公文接收管理第十条公文签收。机关办公室（文秘部门）签收公文时，必须认真履行清点、核对、签收手续。（一）签收纸质公文时，要逐件清点，核对信封或封套上注明的发文机关、发文字号、份数是否与公文实际一致。发现误投、散包、被拆等异常情况，应当立即向发文机关查询，并作相应处理。（二）签收机要交通渠道传递的涉密公文，必须在机要室或指定的保密场所进行，并严格履行签收登记手续。（三）签收通过电子公文系统传输的公文，应当在系统内自动完成签收确认，并及时查收。如发现系统提示发送失败或文件损坏，应及时通知发送方重发。第十一条公文登记。对签收的公文，应当由登记岗在《收文登记簿》或公文管理系统中及时、准确、完整地登记。（一）登记项目包括：收文日期、来文字号、来文单位、公文标题、密级、份数、缓急时限、分发范围等。（二）对于紧急公文，应当在登记时予以显著标识，并优先办理。（三）对于附件，应当在备注栏中注明附件名称及页数，确保正文与附件不分离。第十二条公文审核。办公室（文秘部门）在收文登记后，应当对公文进行初审。（一）对于应当由本机关办理的公文，进入拟办程序。（二）对于不属于本机关职权范围办理的公文，应当退回原发文机关，并说明理由；必要时，可出具《公文退办单》。（三）对于不符合《党政机关公文格式》要求的公文（如无文号、无印章、缺页等），应当附上具体退文理由，退回原发文机关重新制发。第十三条公文拟办。办公室（文秘部门）负责人或文秘人员根据公文内容、机关领导分工和部门职责权限，提出拟办意见。（一）拟办意见应当简明扼要，明确指出由哪个部门承办、如何办理、是否需要呈送领导批示等。（二）涉及多个部门职能的公文，应当明确主办部门和协办部门。（三）对于重要方针政策性的公文，应当提出具体的贯彻落实建议。（四）拟办意见经办公室负责人审核后，连同公文一并送有关领导批示。第四章公文流转与办理第十四条公文批办。机关领导收到拟办公文后，应当及时进行批示。（一）批示应当明确具体，指示办理原则、办理方法和办理要求。（二）对于需要联合办理的公文，应当明确主办部门的责任。（三）领导批示应当使用钢笔或签字笔，签署姓名、日期和意见，避免使用圆珠笔或铅笔。第十五条公文分办。办公室（文秘部门）应当根据领导批示意见，将公文及时、准确地分送给承办部门或承办人。（一）分送公文应当建立《公文分送登记表》，记录送文时间、接收人签字。（二）严格控制公文传阅范围。传阅公文应当遵守保密规定，不得擅自扩大传阅范围。（三）对于急件，应当采用专递、传真、电子邮件等方式直接送达，并电话提醒承办人。第十六条公文承办。承办部门收到交办公文后，应当抓紧办理，不得延误、推诿。（一）承办部门应当明确专人负责，在规定的时限内完成办理工作。（二）办理过程应当遵循“实事求是、依规办事”的原则，对公文涉及的事项进行深入调查核实，提出切实可行的处理意见或落实措施。（三）需要两个以上部门联合办理的公文，主办部门应当主动与协办部门协商，协办部门应当积极配合；如有分歧，主办部门应当主要负责人出面协调，仍不能取得一致意见时，主办部门应当列出各方理由和依据，提出建设性意见，报请机关领导裁定。（四）承办完毕后，承办部门应当将办理结果（包括形成的复文、会议纪要、情况说明等）书面反馈给办公室（文秘部门），并注明“办结”字样。第十七条公文催办。办公室（文秘部门）负责对公文的承办情况进行督促检查。（一）对紧急公文、重要公文和限时办结的公文，应当重点催办，跟踪办理进度。（二）催办方式包括电话催办、书面催办、上门催办和系统催办等。催办情况应当记录在案。（三）对于超过办理时限尚未反馈结果的部门，办公室（文秘部门）应当发出《督办通知单》，限期办结。（四）对于无故拖延、推诿扯皮造成不良后果的，应当及时向机关领导报告，并按有关规定追究责任。第五章公文制发管理第十八条公文起草。公文起草应当由承办部门具体负责。（一）起草公文必须符合党的路线方针政策和国家法律法规，完整准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。（二）公文内容应当实事求是，重点突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，层次清晰，文字精练，表述准确，字词规范，标点正确，人名、地名、数字、引文准确无误。（三）公文文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。文种使用必须准确，不得混用。（四）涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动征求有关部门意见，经协商一致并签署会签意见后方可行文；如有分歧，应当按第十六条第三款规定办理。（五）起草涉密公文，应当拟定密级和保密期限，并按规定标注涉密等级。第十九条公文审核。公文签发前，应当由办公室（文秘部门）进行严格审核。审核的重点是：（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确；（二）内容是否符合国家法律、法规和政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否符合现行公文管理规定；所提政策措施和办法是否切实可行；（三）文种使用是否准确，格式是否规范（包括字体、字号、行距、页码等）；（四）人名、地名、时间、数字、引文、计量单位是否准确；文字表述、标点符号、逻辑层次是否正确；（五）涉及其他部门职权范围内的事项是否已协商一致并经会签；（六）密级确定是否恰当，保密期限是否合理。（七）审核中发现不符合要求的公文，应当予以退回，由起草部门修改或重新起草。第二十条公文会签。涉及多个部门职能的公文，必须履行会签程序。（一）主办部门应当将文稿送相关部门负责人审阅并签署意见。（二）会签意见应当明确签署“同意”、“不同意”及具体修改理由，不得只画圈不签名。（三）未经会签或会签意见不一致的公文，不得进入签发程序。第二十一条公文签发。公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发；其他公文由机关主要负责人授权的其他负责人签发。（一）签发人应当对公文的内容、文字、格式及政策法规的准确性负全部责任。（二）签发人审批签发公文时，应当签署明确意见（如“同意发”、“发”）、姓名和完整日期。（三）联合发文由所有联署机关的负责人会签，并标注签发日期。（四）未经签发的公文，不得印制和发出。第二十二条公文印制与校对。公文签发后，由办公室（文秘部门）负责排版、印制和校对。（一）文秘人员应当严格按照《党政机关公文格式》国家标准进行排版，确保版面整洁、美观。（二）印制前必须进行校对。校对包括对稿校对、对红校对等。校对应做到“三校三读”，确保文字、格式、版面无误。校对无误后，校对人应当在发文稿纸“校对”栏内签字。（三）印制涉密公文，应当在机关内部保密印制场所或指定的国家秘密载体定点复制单位进行，严格控制接触人员范围。第二十三条公文用印。公文印制完成后，应当由用印管理岗对照签发手续加盖机关印章。（一）用印应当严格履行审批手续，凭签发单用印。（二）印章应当清晰、端正，盖在成文日期上（除另有规定外），做到“骑年盖月”。（三）联合行文，各机关均应加盖印章。（四）严禁在空白纸、空白介绍信或无签发手续的公文上加盖印章。第二十四条公文分发。公文印制用印后，由办公室（文秘部门）负责分发。（一）分发公文应当准确、及时，分发给主送机关、抄送机关。（二）分发纸质公文应当进行封装，填写《发文登记簿》，详细记录发文日期、发文字号、公文标题、密级、份数、收文单位等。（三）通过电子公文系统分发的，应当确保系统传输无误，并保留发送回执。第六章电子公文管理第二十五条积极推进电子公文系统的应用，实现公文处理全过程电子化、网络化管理。电子公文与纸质公文具有同等效力。第二十六条电子公文流转安全控制。（一）系统访问控制：实行用户身份认证和权限管理。用户必须使用强密码（包含大小写字母、数字及特殊符号），并定期更换。严禁共用账号、泄露密码。（二）数据传输控制：电子公文传输必须加密处理，严禁通过互联网渠道传输涉密电子公文。涉密电子公文必须在涉密信息系统内流转。（三）操作留痕：系统必须对公文的创建、修改、审批、传阅、打印、下载等操作进行全过程日志记录，日志内容不可篡改，保留期限不少于3年。第二十七条电子公文归档要求。（一）电子公文在办理完毕后，应当按照档案管理要求，收集齐全电子公文的正文、附件、审批单、元数据等信息。（二）归档的电子公文应当符合长期保存的格式要求（如OFD、PDF/A等），并具备真实性、完整性、可用性和安全性检测条件。（三）电子公文归档后，应当实行异地备份管理，防止数据丢失。第二十八条涉密电子公文管理。（一）严禁将涉密电子公文接入互联网或其他公共信息网络。（二）涉密电子公文的打印、刻录必须使用经过安全认证的设备，并建立严格的登记台账。（三）涉密电子公文的销毁，应当使用符合保密标准的销毁工具或设备，确保信息无法还原。第七章公文保密与安全管理第二十九条严格执行保密纪律。公文管理人员必须严格遵守国家保密法律法规，严守国家秘密，做到不该说的不说，不该问的不问，不该看的不看。第三十条涉密公文管理。（一）涉密公文应当在收文登记时明确标注密级（绝密、机密、秘密）和保密期限。（二）涉密公文的传递必须通过机要通信、机要交通渠道或者指派专人传递，不得通过普通邮政、快递等非保密渠道传递。（三）涉密公文的阅读、传阅必须在办公室或指定的保密场所进行，不得擅自复印、摘抄、拍照、扫描。确因工作需要复印的，须经机关分管领导批准，复印件视同原件管理。（四）绝密级公文应当由专人负责保管，并采取严格的加密、防盗措施。第三十一条公文借阅。因工作需要借阅公文的，必须履行借阅登记手续。（一）借阅人须填写《公文借阅单》，注明借阅公文标题、文号、借阅期限、借阅用途，经部门负责人批准后方可借阅。（二）借阅涉密公文，须经机关保密管理部门或分管领导批准。（三）借阅的公文应当妥善保管，不得带出办公区域，不得转借、涂改、勾画、抽取、撤换。（四）借阅人应当在规定期限内归还，管理人员应当当面核对公文页码及完好情况。第三十二条公文清退与销毁。（一）绝密级公文办理完毕后，应当及时清退回发文机关或机要部门，严禁私自留存。（二）没有归档价值和存查价值的公文，经过鉴别和分管领导批准后可以销毁。（三）销毁涉密公文，应当到指定的保密销毁场所由两人以上监销，严禁向废品收购部门出售或随意丢弃。（四）销毁非涉密公文，应当通过碎纸机粉碎或送造纸厂化浆，确保信息无法复原。销毁情况应当登记造册，监销人应当在销毁记录上签字。第八章公文归档管理第三十三条公文办理完毕后，应当根据《机关档案管理规定》和《文书档案保管期限表》，及时整理（立卷）、归档。第三十四条归档范围。凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的公文（包括正本、定稿、重要修改稿、附件），均属归档范围。第三十五条归档整理。（一）归档公文应当分类准确、排列有序、编号正确、目录清晰。（二）归档公文材料必须齐全完整，正文与附件、请示与批复、转发件与原件应当一起归档。（三）整理归档工作由承办部门负责，文书处理完毕后，应将公文材料交本部门兼职档案员整理，按规定时间向机关档案室移交。第三十六条归档时间。各类公文应当在办理完毕后的第二年底前向机关档案部门移交。因特殊原因需要延期移交的，须经档案部门同意。第三十七条归档交接。移交档案时，双方应当逐卷清点核对，办理交接手续。移交目录一式两份，双方签字后各执一份。第九章监督检查与责任追究第三十八条机关办公室（文秘部门）会同纪检监察、保密等部