业务印章使用管理规定

业务印章使用管理规定一、总则（一）目的规范。为加强业务印章管理，确保印章使用安全、规范、高效，防范印章使用风险，特制定本规定。（二）适用范围。本规定适用于公司所有部门及员工涉及业务印章的制作、保管、使用、回收等全流程管理。（三）基本原则。业务印章管理遵循统一管理、分级负责、严格审批、全程留痕的原则。二、印章的种类与刻制（一）印章种类界定。公司业务印章包括但不限于部门印章、合同专用章、发票专用章、财务专用章、法人代表章等。（二）印章刻制要求。印章刻制必须符合以下要求：1.印章形状为圆形，直径一般为50毫米至60毫米；2.印文使用中文，字迹清晰、规范；3.印章边缘应光滑、平整；4.印章材质应符合耐磨损、防伪造的标准。（三）刻制审批程序。1.需要刻制印章的部门应提交书面申请，说明印章用途、使用范围；2.公司办公室对申请进行审核，审核通过后报总经理批准；3.经批准的申请报公安机关备案，领取刻制许可证；4.刻制单位必须凭刻制许可证刻制印章。三、印章的保管与交接（一）印章保管责任。1.部门印章由部门指定专人保管，合同专用章、发票专用章等特殊印章应由公司办公室指定专人保管；2.保管人员应妥善保管印章，不得擅自将印章交与他人使用。（二）印章交接程序。1.印章保管人员因故需要离岗时，应提前一周向公司办公室报告；2.公司办公室对印章进行清点、登记，并监督交接过程；3.新任保管人员应进行印章使用培训，并签订印章保管责任书。（三）印章保管安全要求。1.印章应存放在保险柜内，保险柜钥匙由保管人员单独保管；2.印章使用后应及时收回，不得随意放置；3.保管人员应定期检查印章状况，发现异常及时报告。四、印章的使用审批（一）使用审批权限。1.一般业务用印由部门负责人审批；2.重要业务用印由分管领导审批；3.涉及重大事项的用印由总经理审批。（二）审批流程规范。1.用印申请应填写《业务印章使用申请表》，注明用印事由、用印时间、用印数量；2.审批人员应在申请表上签字或盖章确认；3.用印申请表应作为印章使用记录，由公司办公室存档。（三）紧急情况用印。1.紧急情况下需要用印的，可先口头请示审批，事后补办审批手续；2.紧急用印审批权限不得低于常规审批权限。五、印章的使用规范（一）用印范围界定。1.业务印章仅限于公司授权范围内使用，不得超出授权范围；2.印章不得用于任何违法违规活动。（二）用印操作要求。1.用印前应核对用印申请，确认审批手续完备；2.用印时应填写用印登记表，记录用印时间、用印事由、用印数量；3.用印后应立即收回用印申请表，由保管人员签字确认。（三）禁止性用印行为。1.严禁未经审批擅自用印；2.严禁将印章交与他人代用；3.严禁在空白文件上用印；4.严禁用印后不登记、不存档。六、印章的变更与废止（一）印章变更程序。1.印章保管人员信息变更时，应及时向公司办公室报告；2.公司办公室对印章进行重新登记，并监督交接过程。（二）印章废止程序。1.印章因故废止时，应办理印章废止手续；2.废止印章应予以销毁，并填写《印章废止登记表》；3.废止印章的登记表应作为印章管理档案存档。七、印章的监督检查（一）内部检查。公司办公室每季度对印章管理情况进行检查，重点检查印章保管、使用、记录等情况。（二）外部检查。配合公安机关对印章刻制、保管、使用等情况的检查，发现问题及时整改。（三）责任追究。对违反本规定的行为，视情节轻重给予警告、通报批评、经济处罚等处分；构成犯罪的，移交司法机关处理。八、附则（一）本规定由公司办公室负责解释