行政档案管理制度

行政档案管理制度一、总则行政档案是单位在各项行政管理活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。为规范本单位行政档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，提高管理效率，服务单位发展大局，特制定本制度。本制度适用于单位内所有部门及员工在公务活动中形成的各类行政档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定和销毁等管理工作。档案管理工作遵循统一领导、分级负责、真实准确、安全保密、便于利用的原则。二、档案管理机构与职责单位档案工作实行统一领导、归口管理的体制。综合管理部门是行政档案管理的职能部门，负责统筹、协调、指导和监督全单位的档案管理工作。各部门应指定专人（兼职档案员）负责本部门形成档案的初步收集、整理和向综合管理部门移交工作。综合管理部门档案管理职责主要包括：贯彻执行国家及上级有关档案工作的法律法规和方针政策；制定和完善单位档案管理制度及工作细则；负责对各部门档案工作进行业务指导和培训；组织档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁工作；确保档案的安全和保密。各部门兼职档案员职责主要包括：负责本部门日常工作中形成的各类文件材料的及时收集、初步分类、整理和保管；定期向综合管理部门移交符合归档要求的档案材料；协助综合管理部门做好档案利用和相关调研工作。三、档案的收集与接收各部门在公务活动中形成的具有保存价值的文件材料，均属归档范围。主要包括：单位各类会议文件、决议、纪要；工作计划、总结、报告；各项管理制度、规定、办法；对外行文、内部请示与批复；重要合同、协议；人员任免、奖惩、考核材料；财务、审计、统计报表（注：财务专业档案按财务制度另行管理）；重要的声像、电子文件材料等。文件材料的收集应遵循“谁形成、谁负责”的原则。各部门兼职档案员应及时收集本部门办理完毕的文件材料，确保其齐全、完整。对于重要会议、重大活动等，应指定专人负责现场材料的收集。档案材料的移交应履行规范的交接手续。各部门应在每年规定时间前，将上一年度形成的、已整理完毕的档案材料向综合管理部门移交。移交时，双方需共同清点核对，并填写《档案移交清单》，签字确认后各执一份。电子档案的移交应符合相关技术标准和格式要求。四、档案的整理与归档档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理工作包括分类、编号、排列、编目、装订等环节。归档文件材料应齐全完整，手续完备，书写规范，字迹清晰，符合长期保存要求。复印件作为归档材料时，应注明原件保管处。声像材料应注明拍摄时间、地点、人物、事由等要素，并配以文字说明。档案分类应根据单位实际情况，采用适当的分类方法，如年度-机构-问题分类法或年度-问题分类法等，并保持分类体系的一致性和稳定性。档案编号应遵循一定的规则，确保每份档案都有唯一的标识。档案应按照分类和编号顺序进行排列，并编制《案卷目录》、《卷内文件目录》等检索工具，以方便查找和利用。归档完毕的档案应装入规范的档案盒，并填写档案盒封面、盒脊各项内容。五、档案的保管与维护档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。档案入库前应进行严格检查，防止不合格或带菌档案入库。档案应按编号顺序上架存放，科学排列，便于取放。库房内严禁存放易燃易爆、易腐蚀等危险品。建立档案库房管理制度，严格执行库房出入登记制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员应定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。定期对档案进行维护，包括除尘、除湿、防虫、修复等。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。对于重要档案，应采取备份措施，可根据需要制作副本，异地保存。六、档案的利用与借阅档案利用是档案工作的目的。单位内部因工作需要查阅档案，须由所在部门负责人批准，填写《档案查阅登记表》，方可查阅。查阅涉密档案，须经单位分管领导批准。外单位查阅本单位档案，须持单位介绍信及有效身份证件，经综合管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案一般应在指定的阅档室进行。档案借阅一般限于本单位内部。确因工作需要借出档案，须经综合管理部门负责人批准，严格履行借阅手续，明确借阅期限。档案借出时间一般不超过规定期限，确需延长的，应办理续借手续。查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。严禁擅自复制、拍摄、摘录涉密档案内容。查阅完毕，档案管理人员应认真核对，确认无误后方可收回。档案利用过程中形成的复制件，须经档案管理人员核对并加盖档案证明章后，方可作为有效凭证使用。七、档案的鉴定与销毁对于已到保管期限的档案，由综合管理部门会同相关业务部门组成档案鉴定小组，按照国家有关档案保管期限的规定进行鉴定。经鉴定确无继续保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，报单位分管领导批准后，方可销毁。档案销毁应在指定地点进行，并由两人以上负责监销。监销人员应对照《档案销毁清册》，逐一核对所要销毁的档案，确认无误后，在《档案销毁清册》上签字。销毁情况应作详细记录。对于具有历史价值或未定价值的档案，应延长保管期限或移交相关档案馆保存。八、档案的信息化管理积极推进档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化。配置必要的硬件设备和档案管理软件，建立档案信息管理系统。电子文件的形成、积累、归档应符合国家有关电子文件归档与管理的规定，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。电子档案与纸质档案具有同等效力。加强档案信息系统的安全保密工作，建立健全数据备份、病毒防护、访问控制等安全管理制度，确保档案信息不丢失、不泄露。九、责任追究各部门及员工应严格遵守本制度规定，认真履行档案管理职责。对在档案收集、整理、归档、保管、利用等工作中做出显著成绩的单位和个人，予以表彰和奖励。对违反本