长期岗位交接细则

长期岗位交接细则长期岗位是支撑企业日常运转的核心固定岗位，交接质量直接影响工作的连续性，甚至会给企业带来不必要的风险和损失。我做了近十年的人力资源管理工作，刚入行的时候就碰见过一件印象极深的事：公司一位做了五年的老出纳离职，交接的时候嫌麻烦，只交了U盾和钥匙，没提有一笔十几万的预付款已经付出去，但对方还没开票、也没挂往来账，结果新人接岗后大半年都没发现这件事，年底审计查出来的时候，差点让公司多交了好几万的税款，那段时间整个财务室天天加班补材料，所有人都怨声载道。从那之后我就打定主意，不管什么岗位、不管是谁走，长期岗位的交接必须按规则来，半分都含糊不得。本文结合我这些年的实际经验，整理出完整的长期岗位交接细则，给大家做参考。1交接前期筹备工作正式交接开始前，做好提前准备能避免现场手忙脚乱漏项，这是做好交接的基础，很多人忽略这一步，直接上来就交，最后肯定会出漏洞。1.1明确交接触发场景很多人以为只有员工离职才需要做长期岗位交接，其实不然，只要原岗位人员长期离开岗位，都需要做完整的正式交接。具体的触发场景包括：员工因个人原因离职、内部跨部门调岗或轮岗、员工因病因事需要请假三个月以上、员工达到法定条件退休、公司安排员工长期外派离开原岗位，以上这些情况都需要按长期岗位交接的要求完整走流程，不能随便找个人顶岗就算完事，不然等几个月后再交接，很多事情原经办人都记不清了，很容易出问题。1.2确定交接参与人员及各自职责一次完整的交接需要三方参与，每一方的职责都要提前说清楚，避免推诿。第一方是移交人也就是原岗位任职人员，职责是如实整理所有工作内容，不隐瞒不遗漏，认真回答接交人的所有疑问，配合完成所有核对工作；第二方是接交人也就是新到岗的人员，职责是提前了解岗位基本情况，主动提问核对，不懂就问不要装懂，对自己接手的内容逐一确认；第三方是监交人，普通员工岗位的监交人是部门直属负责人，主管级以上岗位或是核心涉密岗位，监交人需要加上人力资源部门的对接负责人，分管领导也要到场监督，监交人的职责是把控整个交接流程，核对内容的真实性完整性，协调交接过程中出现的分歧，最后对交接结果负责。1.3提前完成交接材料的预整理要求移交人提前三个工作日开始整理交接材料，按类别分好，不要现场想到哪交到哪。第一类是待办事项清单，把已经启动还没完成的工作，按紧急和重要程度排序，标注清楚每一项的截止时间、核心要求和目前的进展；第二类是文档资料，纸质文档按年份和类别装订好，外面贴上清晰的标签，电子文档统一整理到指定的共享文件夹，做好内容目录，提前开放权限给接交人提前浏览；第三类是物品和权限清单，把公司配发的所有办公资产、各类门禁钥匙、系统账号都列清楚，方便现场核对。提前整理完，部门负责人可以先过一遍，看看有没有明显漏项，提前补全，省得现场浪费时间。2现场交接阶段的核心内容细则准备工作做好之后，就进入正式的现场交接环节，这部分是整个交接的核心，一定要按内容逐一核对，不能跳项。2.1基础固定工作与物品权限交接长期岗位最大的特点就是有很多固定周期的日常工作，这部分首先要交接清楚。移交人要把每周、每月、每季度、每年固定要做的工作一条一条列出来，不光要说清楚做什么，还要说清楚找谁做、有什么注意事项，比如每个月10号之前要给财务部报部门考勤，财务部经理习惯看带批注的版本，不要只发一堆raw数据过去，不然肯定会被打回来重写；再比如每年年底要做部门固定资产盘点，之前盘的时候哪台电脑已经坏了挂账待报废，都要标注清楚，不要让新人再浪费时间核对。交接物品和权限的时候，一定要当面测试，所有门禁卡要当面刷一下确认能用，所有系统账号要当面登录，修改密码，U盾要当面试转账登录，办公电脑要当面开机，确认所有文件都能正常打开，公司配的手机、平板、钥匙都要逐一清点，别等移交人走了才发现缺了东西，找不到人就麻烦了。2.2在途项目与内外部对接资源交接这是长期岗位最容易出问题的部分，因为长期岗位的很多项目都是跨季度甚至跨年度的，不可能一下子做完。移交人要给每一个在途项目写清楚背景，目前做到了哪一步，下一个节点是什么时候，需要协调哪个部门的哪个对接人，有什么潜在的问题或者之前说好的口头约定，我之前碰见过一个展会项目，前任和展馆负责人谈好了降价五个点，但是没写进正式合同，交接的时候忘了说，结果新人按原价签了合同，平白多花了好几万，这个就是典型的交接漏项。所有的内外部对接人，都要当着移交人的面拉群介绍，明确说清楚之后这个项目由新人对接，有什么事直接找新人，之前的口头约定也可以在群里再确认一遍，避免后面出问题不认账。对于那种半年甚至一年才做一次的长期待办事项，比如营业执照年审、知识产权续展，一定要给标注在新人的日程日历里，提前三个月提醒，不然很容易忘记，真忘了补救的成本很高。2.3隐性工作经验与不成文惯例交接很多人交接只交明面上的工作，忽略了这部分，其实这部分才是老员工留给岗位最值钱的东西。说白了就是老员工摸了几年摸出来的窍门，这些东西不会写在岗位说明书里，但是能帮新人少走很多弯路。比如哪个部门的审批流程慢，要提前三天找负责人签字，别卡着截止点去，不然肯定赶不上；比如楼下打印店便宜但是出活慢，要急着打材料就去对面那家，虽然贵五毛但是立等可取；比如系统出了常见的登录问题，不用找信息部，直接清一下缓存就能解决，这些小事看起来不起眼，但是能帮新人省很多时间和精力。还有一些公司不成文的惯例，比如每年年会每个部门要出一个节目，提前两个月就要开始准备，每年重要节日要给长期合作的客户准备小礼物，这些都不是硬性规定，但是你不做，对方就会觉得你不懂事，影响合作关系，所以移交人一定要把这些能想到的都告诉新人，其实大家共事一场，哪怕要走了，给后人留点方便，也不是什么难事，没必要藏着掖着。3交接完成后的确认与后续保障很多人觉得签完字交接就结束了，其实不对，长期岗位还有后续的跟进保障，才能真正确认交接到位。3.1三方逐一核对内容并签字确认所有内容都交接完之后，监交人要带着移交人和接交人，再按交接清单一条一条核对一遍，确认没有漏项、没有问题之后，三方都要在交接清单上签字，一共三份，移交人留一份，接交人留一份，人力资源部门存档一份。很多人觉得签字就是走形式，其实不是，这是对三方的保护，真出了问题，拿出来一看就清楚责任在哪，不用扯皮。接交人千万不要觉得不好意思提问，有疑问一定要当场提，哪怕你觉得问题很小，也比后面出了问题自己背锅强，监交人也不要坐在那里随便签个字就完事，一定要负起责任，核心内容一定要亲自核对，不能偷懒。3.2设置合理的交接缓冲跟进期签字完成之后，我们一般都会设置一到三个月的缓冲跟进期，如果移交人还在公司内部调岗，那就要求移交人每天抽半小时给接交人答疑，如果移交人已经离职了，也提前和人家打好招呼，新人碰到解决不了的问题，方便的话帮忙解答一下，大部分人都愿意配合，毕竟之前也共事过，不会不近人情。部门负责人也要在这三个月里多和新人沟通，每周问问有没有哪里不懂，有没有发现交接遗漏的内容，及时补全，很多新人刚到岗位不好意思主动问，负责人主动问问就能避免很多问题。3.3明确交接问题的责任划分规则说在前面，后面就不会有矛盾，责任划分的规则很清楚：如果移交人故意隐瞒重要信息，导致后续工作出了问题，责任由移交人承担；如果移交人已经把所有内容都写清楚、交代清楚了，接交人自己不核对、不落实，出了问题由接交人承担；监交人没有尽到核对监督的责任，也要承担对应的管理责任。这个规则只是提前说清楚，不是为了追责，主要是让大家都上点心，认真对待交接，一般也不会出什么大问题，大部分都是小问题，提前说清楚大家都踏实。4不同类型长期岗位的交接补充要求不同的长期岗位有不同的特点，有些特殊岗位需要额外增加交接要求，不能一概而论。4.1核心涉密岗位的特殊交接要求财务、人事、核心技术、涉密岗位这些核心岗位，要求比普通岗位更严格。比如财务岗位，现金和银行存款一定要当面点清，银行余额对账单要当场打印核对，所有凭证、账本都要逐一核对，监交人必须有财务负责人到场；人事岗位，所有员工的劳动合同、档案都要核对数量，检查有没有漏存，社保公积金的缴费情况要核对清楚，有没有欠缴漏缴；核心技术岗位，所有代码、技术文档、服务器权限都要当面测试，确认能正常访问，所有核心文档都要做双备份，防止丢失；涉密岗位交接完成后，要立刻回收所有涉密权限，重新签订保密承诺书，避免出现泄密风险。4.2前任无法到场交接的特殊处理方式有时候会碰到特殊情况，比如前任突然病重，或是紧急离职没法当面交接，这个时候不要慌，先由部门负责人和监交人一起，把原岗位所有的物品、文档都整理出来，登记造册，先交给接交人接手，保证工作正常运转，后面等前任方便的时候，再补做核对和确认，有不清楚的地方再随时联系，不能因为没法当面交接就把工作放着没人管，影响公司正常运转。总的来说，长期岗位交接从来不是死板的走流