公文写作与处理（第七版） 课件 - 第1-5章 开门见山说公文-沟通上下左右

公文写作与处理（第七版）2026/8/301“十四五”职业教育国家规划教材“十三五”职业教育国家规划教材

普通高等教育“十一五”国家级规划教材目录

第一章开门见山说公文——公文就在你我身边

第二章领悟基本规律——把握公文写作一般规则

第三章传播大政方针——如何撰写决策指挥类公文

第四章周知公务信息——如何撰写公布知照类公文

第五章沟通上下左右——如何撰写报请商洽类公文

第六章建立规矩方圆——如何撰写规章制度类公文

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2026/8/302目录

第七章包容大事小情——如何撰写日常事务类公文

第八章传授领导意图——如何撰写领导讲话稿

第九章办文有章可循——如何规范地办理公文

第十章保存历史足迹——做好文书立卷和归档工作

第十一章多样化信息载体——特殊类型文件的处理

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2026/8/303

第一章

开门见山说公文

——公文就在你我身边

2026/8/304【本章导读】公文是常见的文章形式,但不同于普通文章,不同于学术论文,更不同于文学作品。公文是各级各类社会组织在公务活动中普遍形成和使用的并主要为行政管理服务的特有的文章形式。离开公务活动就不可能有公文的形成和使用,没有社会组织的依托也不可能产生公文。要学习公文写作的相关知识,就必须首先了解公文的知识。2026/8/305【职业素养】深刻理解公文担当着中国传统文化重要载体的角色。我国西周时期产生的公文副本制度以及后代逐步健全和完善的公文拟制、传递、保管、归档等一系列制度规范，对于档案文献的积累保存和中华传统文化的传承发展功不可没。高度的文化自信不乏公文力量的支撑。深刻理解公文在传播贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想和治国理政一系列重要论述中的不可替代作用。全面把握公文在党和国家各项事业中发挥的宣布政令、实施政策、沟通政务、传递信息的重要功能。2026/8/306第一节正确认识公文公文是人类社会特有的一种沟通工具,它依托一定的社会环境、技术手段、制发单位、工作缘由、制度规范形成。正确认识公文,是规范地拟写公文和有效地管理公文并发挥公文作用的前提,也是更好地管理其他信息材料的前提。2026/8/307一、公文的含义、产生和定位（一）公文的含义（二）公文的产生（三）公文的定位1.文书2.公文3.文件2026/8/308二、公文的特点（一）明确的法定作者（二）法定的权威性（三）突出的现行效用（四）规范的外观样式（五）特定的处理程序2026/8/309三、公文的作用（一）领导与指挥作用（二）规范与约束作用（三）联系与知照作用（四）宣传与告诫作用（五）依据与凭证作用2026/8/3010第二节公文的分类和文种不同公务活动的内容、要求、方式,公务信息的传递渠道以及收发文双方的关系等因素,使公文形成了适用于各种场合或情况的不同文种,并有不同分类。为了根据工作需要正确使用公文,秘书人员应该全面掌握有关规定和相关知识。2026/8/3011一、公文的分类（一）按照公文的适用范围划分1.通用公文2.专用公文2026/8/3012一、公文的分类（二）按照公文的来源划分1.发文2.收文

2026/8/3013一、公文的分类（三）按照公文的行文方向划分1.上行文2.下行文3.平行文2026/8/3014一、公文的分类（四）按照公文的涉密程度划分1.保密公文2.内部公文3.限国内公开的公文4.对外公开的公文

2026/8/3015一、公文的分类（五）按照公文的办理时限划分1.特急件2.急件3.平件2026/8/3016一、公文的分类（六）按照公文的载体划分1.纸质公文2.电子公文

2026/8/3017二、公文文种及其用途（一）规约性公文文种1.章程2.条例3.规定4.办法5.细则6.制度2026/8/3018二、公文文种及其用途（二）法定公文文种1.决议2.决定3.命令（令）4.公报5.公告6.通告7.意见8.通知

2026/8/3019二、公文文种及其用途（二）法定公文文种9.通报10.报告11.请示12.批复13.议案14.函15.纪要

2026/8/3020二、公文文种及其用途（三）日常事务性公文文种1.计划2.总结3.会议记录4.大事记5.简报6.调查报告

2026/8/3021第三节正确选择文种制发文件时,根据本机关的工作实际正确选择文种,对于准确体现发文的意图和权威性，妥善处理文件、保证公文效用,具有重要意义。正确地选择文种,除了要熟悉常用公文的种类、性质、用途外,还应遵循下述原则。2026/8/3022选择公文文种的根据一、根据有关规定选择文种二、根据工作关系选择文种三、根据本机关权限选择文种

2026/8/3023【本章小结】公文写作与处理,既是公务活动的有机组成部分,也是公务活动正常开展的重要条件,它与公务活动互相依存,有着极其密切的联系。有公务活动之处必然有公文产生;公文的产生,势必针对公务活动。公文是各级各类单位进行行政管理、开展业务活动的一种重要工具。公文起草者拟写与处理公文时必须考虑如何能真正发挥公文功能,并且能够正确选择和使用公文。公文具有法定作者、法定权威性、突出的现行效用、规范的外观样式和特定的处理程序。这是公文与公务活动的其他载体形式的重要区别。公文具有领导与指挥作用、规范与约束作用、联系与知照作用、宣传与告诫作用、依据与凭证作用。这些功能是公文现实效用的具体体现。2026/8/3024第二章

领悟基本规律

——把握公文写作一般规则2026/8/3025【本章导读】起草公文是一项综合性的脑力劳动,苦在准确规范,难在领导满意,贵在不断创新。要写出规范、得体、适用的公文,不仅需要掌握公文的相关知识,而且需要有丰富的工作经验。必须在全面认识公文的基础上,领悟起草公文的专门知识和基本规律,并善于在实践中增长才干,积累见闻。本章旨在从公文起草的主体(起草者)和客体(公文)两个方面阐明基本规则,揭示基本规律。学好本章内容,是做好公文起草工作的重要基础因素。2026/8/3026【职业素养】明确起草和制发公文在推动中国特色社会主义伟大实践中的重要现实价值，深刻领会并自觉遵循公文写作的基本规律。深刻认识公文起草者的理论政策、思想品德、业务知识等各方面良好素养对公文起草工作的直接影响，找到自身“短板”，明确努力方向。确立并不断强化公文起草者的角色意识：不是彰显个人风采，而是“受领导之命，代机关立言”。树立勇于担当的使命感和慎重用笔的良好习惯。2026/8/3027第一节认识公文起草者与阅读者写文章的人通常被称为作者,但是,写公文的人不叫作者,而称为起草者或拟稿人。公文作者是公文所代表的发文机关及其法人,一般叫作法定作者。公文起草者是按照发文机关行使职能的需要,或者根据机关领导人的授意,完成一篇公文文稿或讲话稿的起草任务。因此,公文起草是一种典型的公务行为,而不是一项私人性的写作活动。要出色地完成公文拟稿任务,就必须知道:你自身应当具备哪些条件?你在为谁起草公文?你起草的公文准备给谁看?2026/8/3028一、公文起草者（一）公文起草者的角色特征是一种典型的受命作文的行为。是一种代言作者。2026/8/3029一、公文起草者（二）公文起草者的基本修养1.理论政策修养2.思想品德修养3.业务知识修养4.文体辞章修养2026/8/3030一、公文起草者（三）公文起草者的基本能力1.调查分析能力2.信息处理能力3.文字表达能力2026/8/3031一、公文起草者（四）公文起草者的思维方式1.越位思维方式2.模式化思维方式3.对象化思维方式2026/8/3032二、公文阅读者（一）公文阅读者的类型1.法定读者2.普通读者2026/8/3033二、公文阅读者（二）公文阅读活动的特点1.为公务需要而阅读公文2.为履行职责而阅读公文2026/8/3034二、公文阅读者（三）公文读者的阅读内容上级机关来文,大多属于指示性、政策性或部署性公文。下级机关来文,主要是为了请示或报告工作。同级和不相隶属单位来文,主要是为了联系和商洽有关事宜,寻求支持、配合与协助。2026/8/3035第二节遵循公文写作的基本步骤每起草一篇公文,都有明确的目的、限定的内容、特定的读者对象、严格的格式规范、明确的完成时间等要求。诸多的“条条框框”,使秘书人员没有太多自由发挥的空间。因此,要想做好这项工作,光有热情还不够,还必须遵循公文写作的基本步骤,把握公文写作的规律性要求。2026/8/3036一、领会领导意图（一）领导意图的表达特点（二）获取领导意图的途经和方法2026/8/3037二、广泛收集资料撰写公文要从实际出发,而不能闭门造车。这就需要调查研究,广泛收集资料。收集充足的资料,是确保公文内容真实可靠的物质基础。收集资料不能漫无边际,而是要根据公文主题的要求,围绕主要观点收集和选择资料,还要保证收集的资料真实、准确、新鲜、典型,并且能够反映事物的本质特征。公文起草人员要从“平时”勤于积累和“战时”有目的地收集这两个方面做好材料收集工作。2026/8/3038三、完成总体构思首先,要确定公文内容的组成情况。应当明确公文划分为几个部分,要说明哪些情况,重点问题是什么。其次,要确定公文正文的表达顺序。比如,可以按照事物发展的自然顺序安排;或者按照“提出问题→分析问题→解决问题”的思维过程安排;也可以按照因果顺序(先因后果或先果后因)、总分顺序(先总后分或先分后总)、工作的实际步骤或内容的重要程度安排;等等。最后,安排公文的首尾和衔接过渡,解决开头、结尾以及各层次之间有序表达的问题。2026/8/3039四、草拟公文文稿首先,要有时效观念。其次,做好会商工作。再次,讲究材料与观点和谐统一。最后,撰写公文要使用规范的发文稿纸。2026/8/3040五、加工修改文稿（一）加工修改是提高文稿质量的重要保障（二）明确加工修改的范围1.看文稿的思想内容2.看文稿的表达形式（三）掌握加工修改的方法2026/8/3041第三节符合公文写作的基本要求常言道:“没有规矩,不成方圆。”公文写作的规矩有两个层面:其一是公文写作活动必须遵守的具有普遍意义的共同规则;其二是某一种公文所特有的拟写要领。众所周知,文章皆由主题、材料、结构、语言四个基本要素构成,公文也不例外。把好这四个要素的质量关,公文的整体质量就有了根本保障。本节即介绍公文写作的“规矩方圆”——公文主题、材料、结构、语言方面的基本要求。2026/8/3042一、公文的灵魂——主题的确定（一）公文主题的特点1.主题的酝酿过程短暂2.主题的内容构成往往包含行文目的和中心思想3.主题的表达形式直截了当2026/8/3043一、公文的灵魂——主题的确定（二）公文主题的确立依据1.依据领导意图确立主题2.依据工作需要确立主题3.依据实际材料确立主题4.依据政策法规确立主题2026/8/3044一、公文的灵魂——主题的确定（三）公文主题的要求1.正确2.务实3.集中4.鲜明2026/8/3045二、公文的砖瓦——材料的选择（一）收集材料的要求——“多”1.既要有历史的材料,也要有现实的材料;2.既要有本单位、本地区的材料,也要有外单位、外地区的材料;3.既要有正面材料,也要有反面材料;4.既要有直接材料,也要有间接材料;5.既要有文字型材料,也要有数字型材料;6.既要有典型材料,也要有一般性材料;7.既要有来自领导层的材料,也要有来自基层组织和群众的材料。2026/8/3046二、公文的砖瓦——材料的选择（二）选用材料的要求——“严”1.材料要真实2.材料要典型3.材料要新颖4.材料要适用2026/8/3047三、公文的骨架——结构的设计（一）公文结构的基本要素1.开头2.结尾3.层次4.段落5.过渡6.照应2026/8/3048三、公文的骨架——结构的设计（二）公文的篇章类型1.篇段式2.条款式2026/8/3049三、公文的骨架——结构的设计（三）公文结构安排的原则要求1.根据表达主题的需要安排结构2.根据事物的内在联系安排结构3.根据思维的逻辑规律安排结构4.根据不同文种的特点安排结构2026/8/3050四、公文的细胞——表达方式与语言规范（一）公文表达方式的应用要求1.公文中的叙述2.公文中的说明3.公文中的议论2026/8/3051四、公文的细胞——表达方式与语言规范（二）公文语言的基本要求1.准确严密2.简练明了3.庄重严肃4.得体适用2026/8/3052四、公文的细胞——表达方式与语言规范（三）公文常见要素的表述方法1.对时间的表述要精确、完整、恰当2.对空间的表述要准确、具体、标准3.对数量的表述要认真核实，做到确切、规范2026/8/3053第四节明确公文的格式规范根据《党政机关公文格式》(GB/T9704-2012）的规定，并参照中国标准出版社2012年7月1日出版的《GB/T9704-2012党政机关公文格国家标准应用指南》的解读精神，现将党政机关公文格式要素介绍如下：2026/8/3054一、版头部分（一）份号（二）密级和保密期限（三）紧急程度（四）发文机关标志（五）发文字号（六）签发人（七）版头中的分隔线2026/8/3055二、主体部分（一）标题（二）主送机关（三）正文（四）附件说明（五）发文机关署名（六）成文日期（七）印章1.加盖印章的公文2.不加盖印章的公文3.加盖签发人签名章的公文（八）附注（九）附件2026/8/3056三、版记部分（一）版记中的分隔线（二）抄送机关（三）印发机关和印发说明（四）页码2026/8/3057四、公文页面安排(1)公文用纸要求。(2)公文字型字号要求。(3)公文行数和字数要求。(4)公文制版要求。(5)印刷要求。(6)公文装订要求。2026/8/3058【本章小结】拟写公文是一项艰苦的脑力劳动,也是一种典型的公务行为。起草公文在行文目的、思想内容、表现形式、语言运用、时限要求、制作程序、格式安排等方面都有明确规范。起草人员必须熟悉这些规范,并且严格按照领导意图完成拟文任务。在公文写作过程中,追求个性化写作是不切实际的。公文写作的步骤与要求,是人们在公文写作实践中总结提炼出的规律性的认识。遵循这些规律,有助于增强公文写作活动的科学性、减少盲目性,为提高公文质量、充分发挥公文效能奠定坚实的基础。2026/8/3059第三章

传播大政方针

——如何撰写决策指挥类公文2026/8/3060【本章导读】决策指挥类公文的基本功能,是传播大政方针,体现领导机关的领导意志与决策。这类公文规格高,政策性强,强制力明显,对社会生活的影响力大。起草这类公文的难度较大。本章旨在阐述决策指挥类公文的起草规范和相关要领,为读者学习起草此类公文提供借鉴。当然,读者朋友们要知道“功夫在诗外”的道理,应当自觉加强政治理论以及党和国家方针政策的学习。这对于起草决策指挥类公文很有必要。2026/8/3061【职业素养】正确理解“决策指挥类公文具有传播大政方针、体现领导机关的领导意志和决策的基本功能”的含义，以及其作为党和政府出台重要方针政策、统一人们思想和行动，不断推进各项事业的行动纲领和主要载体的特殊属性。深刻理解决策指挥类公文在建设中国特色社会主义和治国理政伟大实践中的独特而重要的功能。深刻认识起草决策指挥类公文是具有很强思想性和政策性的工作。“打铁先得本身硬”，起草者要为起草这类公文奠定坚实的思想理论基础。舍此，难当大任。2026/8/3062第一节决定、决议的写作一、决定（一）认识和了解决定1.决定的用途2.决定的基本特征3.决定的分类2026/8/3063第一节决定、决议的写作一、决定（二）学习拟写决定1.标题2.主送机关3.正文4.发文机关署名与成文日期2026/8/3064第一节决定、决议的写作一、决定（三）通过例文说要领部署性决定奖励性决定2026/8/3065第一节决定、决议的写作一、决定经验提示决定的写作要求2026/8/3066第一节决定、决议的写作二、决议（一）认识和了解决议1.决议的用途与适用范围2.决议的类别2026/8/3067第一节决定、决议的写作二、决议（二）学习拟写决议1.标题2.题注3.正文2026/8/3068第一节决定、决议的写作二、决议（三）通过例文说要领批准性决议2026/8/3069第一节决定、决议的写作二、决议经验提示撰写决议的注意事项2026/8/3070第二节批复、意见的写作一、批复（一）认识和了解批复1.批复的用途和特点2.批复的类型2026/8/3071第二节批复、意见的写作一、批复（二）学习拟写批复1.标题2.主送机关3.正文4.发文机关署名5.成文日期2026/8/3072第二节批复、意见的写作一、批复（三）通过例文说要领表态式批复阐发式批复否定性批复2026/8/3073第二节批复、意见的写作一、批复经验提示批复的写作要求2026/8/3074第二节批复、意见的写作二、意见（一）认识和了解意见意见的行文关系特点2026/8/3075第二节批复、意见的写作二、意见（二）学习拟写意见1.标题2.题注或落款3.正文2026/8/3076第二节批复、意见的写作二、意见（三）通过例文说要领《国务院办公厅关于进一步优化支付服务提升支付便利性的意见》2026/8/3077第二节批复、意见的写作二、意见经验提示意见的写作要求2026/8/3078【本章小结】决策指挥类公文承担着传播大政方针的重要职能。制发好这类公文,对于实现国家管理职能,保障社会生活稳定运行,维护人民群众的根本利益,促进社会主义物质文明、政治文明和精神文明的建设和发展,具有重大现实意义。决策指挥类公文必须严格依照有关法律规范,在法定的职权范围内制发,务必保证制发单位以及制发程序的合法性。决策指挥类公文的内容要切合实际,讲求实效。要特别注重进行可行性论证分析,维护公文的严肃性,严禁随意滥发公文。决策指挥类公文涉及国家政治、经济、文化等各项事业以及社会生活的方方面面,稍有疏忽就会给有关方面的工作造成很大损失,甚至严重损害党和国家的声誉。因此,起草人对文稿的文字表达情况要仔细推敲,确保其准确、严谨、规范、得体,避免产生歧义。起草人的政治素质、政策水平及法律意识,是保证决策指挥类公文质量的重要基础性因素。因此,起草人加强自身全面修养极为重要。2026/8/3079第四章

周知公务信息

——如何撰写公布知照类公文2026/8/3080【本章导读】在社会组织的日常行文当中,公布知照类公文数量最大。无论是在社会组织之间,还是在社会组织与广大公众之间,公文都像是一座桥梁、一条纽带,发挥着联系公务事项、周知公务信息的重要功能。写好这类公文,是广大公文起草人员的基本功,也是秘书专业大学生应当掌握的基本技能。本章旨在阐明公布知照类公文的基本特征,说明其写作要领,为起草这类公文提供一些可以借鉴的知识和经验。愿读者朋友们在研习和借鉴的过程中,真正掌握这类公文的写作常规。2026/8/3081【职业素养】宣传党的方针政策，动员群众、组织群众，号召群众与党同心同德、共创伟业，离不开公布知照类公文。深刻理解公布知照类公文是党和政府周知公务信息、实现民主治理的重要途径。深刻理解制发公布知照类公文，实现信息公开透明，有助于化解公共危机，降低沟通成本，提升管理效能。2026/8/3082第一节公告、通告的写作一、公告（一）认识和了解公告1.公告的用途与种类2.公告的特点2026/8/3083第一节公告、通告的写作一、公告（二）学习拟写公告1.标题2.正文3.签署4.发文日期2026/8/3084第一节公告、通告的写作一、公告（三）通过例文说要领事项性公告公布性公告2026/8/3085第一节公告、通告的写作一、公告经验提示公告的写作要求2026/8/3086第一节公告、通告的写作二、通告（一）认识和了解通告1.通告的用途2.通告的特点2026/8/3087第一节公告、通告的写作二、通告（二）学习拟写通告1.标题2.正文3.发文机关署名4.成文日期2026/8/3088第一节公告、通告的写作二、通告（三）通过例文说要领周知性通告禁止性通告2026/8/3089第一节公告、通告的写作二、通告经验提示通告的写作要求2026/8/3090第二节通知、通报、会议纪要的写作一、通知（一）认识和了解通知1.通知的功能和类型2.通知的基本特征2026/8/3091第二节通知、通报、会议纪要的写作一、通知（二）学习拟写通知1.标题2.主送机关3.正文4.署名5.成文日期2026/8/3092第二节通知、通报、会议纪要的写作一、通知（三）通过例文说要领规定性通知事务性通知知照性通知批转性通知转发性通知2026/8/3093第二节通知、通报、会议纪要的写作一、通知经验提示撰写通知的注意事项2026/8/3094第二节通知、通报、会议纪要的写作二、通报（一）认识和了解通报1.通报的含义及种类2.通报的特点2026/8/3095第二节通知、通报、会议纪要的写作二、通报（二）学习拟写通报1.标题2.主送机关3.正文4.署名5.发文日期2026/8/3096第二节通知、通报、会议纪要的写作二、通报（三）通过例文说要领表彰先进个人通报表彰先进典型通报批评性通报情况通报2026/8/3097第二节通知、通报、会议纪要的写作二、通报经验提示撰写通报的注意事项2026/8/3098第二节通知、通报、会议纪要的写作三、会议纪要（一）认识和了解会议纪要1.会议纪要的用途2.会议纪要的分类2026/8/3099第二节通知、通报、会议纪要的写作三、会议纪要（二）学习拟写会议纪要1.会议纪要的格式构成（1）会议纪要版头（2）会议纪要主体（3）会议纪要版记2026/8/30100第二节通知、通报、会议纪要的写作三、会议纪要（二）学习拟写会议纪要2.会议纪要主体内容的表述方式（1）条款式（2）概述式（3）归纳分类式（4）发言记录式2026/8/30101第二节通知、通报、会议纪要的写作三、会议纪要（三）通过例文说要领决议性会议纪要研讨性会议纪要协议性会议纪要2026/8/30102第二节通知、通报、会议纪要的写作三、会议纪要经验提示会议纪要的写作要求2026/8/30103【本章小结】公布知照类公文在现实工作中使用范围极为广泛,是党政机关和各企事业单位交流公务信息的主要方式之一。它们或用来传达上级的重大决策与指示意图,或用来部署工作,或公布需要人们周知和遵守的重要事项。上述功能与用途的特点,决定了它们主要采用说明的表达方式。起草过程中,要讲究政策依据,以增强发文的权威性;要尽可能采用分项说明的表述形式,确保表意清晰、简洁明了,以便贯彻实施。直接面向广大人民群众的公布性文件,必须做到深入浅出,通俗易懂,避免使用一般读者不易理解的专业术语或冷僻词语。2026/8/30104第五章

沟通上下左右

——如何撰写报请商洽类公文2026/8/30105【本章导读】法定的社会组织可以在职能范围内独立行使管理职权和担当相应义务。但是,在公务运转过程中,总会遇到一些困难和问题。这些事项只有在上级机关或相关单位的支持与配合下,才能完成。报请商洽类公文是沟通信息、联系公务的重要工具。本章旨在阐明报请商洽类公文的基本特征,说明其写作要领,为起草这类公文提供相应的知识和可借鉴的经验。掌握和运用好这些要领,对于实现上下左右工作协调、密切机关之间的联系、促进问题的解决、推动相关工作,大有裨益。2026/8/30106【职业素养】深刻理解国家治理中必须建立上下沟通、左右联系、运转协调、反馈高效的组织管理体系的重要意义。正确认识报请商洽类公文是国家治理体系的有机构成部分。报请商洽类公文所承载的公务信息，真实反映了各行各业改革发展中取得的可喜成绩与宝贵经验，客观记录了前进道路上存在的矛盾与问题。获取正反两方面信息，对领导机关制定科学决策具有不可或缺的重要作用。正确认识建立报告制度的重大现实意义