建筑工程公司材料采购管理制度

建筑工程公司材料采购管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范公司建筑工程材料采购行为，加强采购过程管控，确保工程质量，降低采购成本，提高资金使用效益，防范采购风险，依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有在建工程项目的材料采购活动，包括主要材料、辅助材料、周转材料及小型机具等的采购管理。公司下属各分公司、项目部及相关职能部门均须遵照执行。第三条基本原则材料采购应遵循“质量优先、价格合理、廉洁高效、规范有序”的原则，确保采购的材料符合工程设计及质量标准要求，兼顾经济性与时效性，并严格遵守廉洁从业规定。第四条管理职责公司采购管理部门（或指定负责部门，下同）是材料采购的归口管理部门，负责采购制度的制定、修订、监督执行及供应商管理等工作。项目部负责根据工程进度提出材料需求计划，参与材料验收，并对到场材料的质量和适用性负责。财务部门负责采购资金的审核与支付。其他相关部门应按照各自职责配合做好材料采购管理工作。第二章采购计划与审批管理第五条计划编制项目部应根据施工组织设计、工程进度计划及设计图纸要求，结合库存情况，编制详细的材料采购计划。采购计划应明确材料名称、规格型号、数量、质量标准、预计单价、预计总价、供货时间、交货地点等要素。计划编制应做到准确、及时，避免盲目采购或遗漏。第六条计划审批材料采购计划须履行严格的审批程序。项目部编制完成后，首先由项目负责人审核签字，然后报送公司采购管理部门复核。采购管理部门应对计划的合理性、必要性及合规性进行审查。对于大额或重要材料的采购计划，还需报请公司相关领导审批。未经审批的采购计划不得执行。第三章供应商管理第七条供应商选择标准公司应建立合格供应商名录。选择供应商时，应综合考虑其资质信誉、生产能力、产品质量、供货周期、价格水平、售后服务及财务状况等因素。优先选择具备完善质量保证体系、良好市场口碑和较强履约能力的供应商。第八条供应商准入与评估供应商准入需经过申请、资料审查、实地考察（必要时）、样品检测（必要时）等环节。对符合要求的供应商，纳入合格供应商名录进行管理。公司应定期对合格供应商的履约情况、产品质量、服务水平等进行评估，实行动态管理，优进劣出。第四章采购方式与执行第九条采购方式确定根据采购材料的特性、金额及市场情况，合理选择采购方式。主要包括公开招标、邀请招标、询比价采购、单一来源采购等。对于达到公司规定招标标准的材料采购，必须严格按照招标程序执行，确保公平、公正、公开。第十条询比价采购管理对于不适宜招标或金额较小的材料采购，应采用询比价方式。原则上应向不少于三家合格供应商发出询价单，获取书面报价。询价单应包含清晰的材料需求信息。采购人员应对报价进行分析比较，不仅关注价格，还应综合考虑质量、交货期等因素，择优确定供应商。第十一条采购合同签订确定供应商后，应及时与其签订书面采购合同。合同内容应规范、完整，明确标的物、数量、质量标准、价格、付款方式、交货时间、地点、运输方式、验收标准、违约责任及争议解决方式等关键条款。合同签订前须履行相应的审核审批手续。第五章材料验收与入库第十二条材料进场验收材料运抵指定地点后，项目部材料管理人员、质检员（必要时）应会同监理单位（若有）及供应商代表共同对材料进行验收。验收内容包括材料的规格型号、数量、外观质量、产品合格证、出厂检验报告等质量证明文件。对需要进行抽样送检的材料，应按规定送检，合格后方可使用。第十三条验收异议处理对验收不合格的材料，应立即通知供应商，明确异议内容，并根据合同约定进行处理，如拒收、退货、换货或索赔等，严禁不合格材料用于工程。第十四条入库管理验收合格的材料，应及时办理入库手续，登记材料台账，做到账物相符。材料存放应符合要求，做好标识，防止损坏、变质或混用。第六章付款管理第十五条付款申请与审批财务部门应根据采购合同约定、经审核无误的验收凭证、发票等，办理付款手续。付款申请需经过相关部门及领导审批。严格控制预付款，除合同另有约定外，一般应在材料验收合格后支付货款。第十六条资金支付财务部门应按照审批后的付款申请，及时、准确地向供应商支付款项，并做好相关账务处理。第七章仓储与领用管理第十七条仓储保管仓库管理人员应熟悉所管材料的特性，做好防潮、防火、防盗、防变质等工作。定期对库存材料进行盘点，确保账实相符，发现问题及时处理并报告。第十八条材料领用材料领用应遵循先进先出原则，凭经审批的领料单发放。严格控制领用数量，避免浪费和积压。第八章监督检查与责任追究第十九条监督检查公司采购管理部门及相关监督部门应定期或不定期对材料采购管理制度的执行情况进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。第二十条责任追究对于在材料采购过程中出现的玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊、收受回扣、采购假冒伪劣产品等行为，一经查实，将依照公司相关规定对责任人进行严肃处理；构成犯罪的，移交司法机关