麦肯锡官方《有效沟通和商业报告》培训材料p55

有效沟通和

商业PPT报告课程安排商业PPT报告目录篇章结构页面设计实用技巧一份制作精良的商业PPT报告通常由6个部分组成可选回答观众的问题我们这次的目的是什么？我这次的预期产出是什么？我们要涵盖什么内容？每部分需要多少时间？你想要告诉我什么？接下来如何？关于这个问题还有什么详细情况可提供？标题幻灯片目标（可包含摘要）议程内容下一步工作安排附录整套PPT内容部分应选择合理的陈述结构总体观点ABC1234576abcd

金字塔结构示例陈述主线在没有形成明确的陈述主线之前，不要匆匆忙忙画PPT，以免做无用功总体观点分支观点A理由1理由2支持数据a支持数据b分支观点B理由3理由4分支观点C理由5理由6支持数据c支持数据d理由7写下你的“故事线”，然后设计相应的幻灯片–这两个顺序不能颠倒错误流程正确流程将手里所有的数据先放到PPT上面调整数据到合适的位置调整幻灯片标题，让它们读起来通顺一点反复调整根据关键内容的结构安排故事线考虑如何以幻灯片的形式最好地呈现相关内容编制/完善幻灯片故事的主线应充分反映在每页的标题上如果你做的正确……你应该能够把幻灯片……像这样叠起来……就能了解整个故事主线……而不用去看……每页的内容你的标题要能讲一个好故事，而后您需要做的就是确保每个幻灯片上的内容能够“支持”这个标题故事梗概有助于我们规划和编制演示文稿123456执行摘要及高阶思路客户企业的问题是某省市场份额正在下降全国食品某省市场的组成如下图所示某省市场份额较大的企业具有下列共同特征客户企业目前具备的主要特质如下所示客户企业的下列因素在全国食品某省市场中排名靠前我们要编制的页数？每个页面如何以金字塔图表形式来展现整个故事？关键点标题要能以金字塔图表的形式展现整个故事标题要简洁明了、引人入胜图表格式要体现出在线索中突出的数据相互关系故事的关键组成部分：背景–冲突–（问题）–解决方案1.如果问题很明显/能够从上下文推导得出，则本部某省市略12故事线介绍你对问题作出回答，提出解决问题的核心思想“启动新一轮营销活动和客户忠诚

计划”解决方案首先描述产生问题的背景以及要解决的问题“过去十年以来，我们一直在各某省市场占据垄断地位”背景在读者的脑海中提出问题“我们要如何应对这种局面?”问题1

然后解释情况为什么变得严重？“如今由于放松管制，我们要面临激烈的竞争”冲突描述示例根据受众的情况调整演示形式描述适合于…调整这是最经典的结构，能够给受众形成胸有成竹的印象听众对背景没有充分的了解听众对问题或解决方案比较“敏感”，会受到感染背景冲突解决方案-(S-C-R)从结论或建议开始，但仍然体现故事背景，这种结构具有直截了当的风格听众对背景和冲突已经有了一定了解，迫切想要了解你的观点听众更关注具体解决方案解决方案背景冲突–(R-S-C)这种结构突出问题，给受众造成迫切感。有时候你可能希望明确询问与冲突相关的问题听众心态放松，并不急于做出改变听众没有意识到问题的存在冲突背景解决方案–(C-S-R)这种结构只是提出核心思想。仅用于特殊情况，比如时间有限或有其他

限制听众非常知情听众非常了解目前的状况解决方案–(R)篇章设计练习生产部参观上海，发现上海5S方面做得很好，尤其是工厂生产线上工具摆放非常规范。这大大减少了操作工来回行走的路程和找工具零件的时间，并且有效减少了错漏装的现象。因为工厂料盒上都采用目视化标签，可以有效的避免操作过程的错漏装。同时必需品和非必需品的规范摆放可以有助于操作工迅速进入工作状态。想某钢铁企业，料架摆放杂乱无章，零件放置混乱，操作工拿取零件时需要消耗过多的精力，浪费大量时间。枪具等使用完后随便乱放，一不注意可能会掉落，存在安全隐患。水杯等生活用品与物料混在一起，造成视觉上的不整洁，对于公司的形象有影响。这样的情况使得公司产品质量让人感到担忧。是组织专项小组研究如何做好5S改善。研究方案出来后，表明改善可以实行：对员工进行相关培训，使用醒目的目视化标签并且加强执行力度，组织专员进行不定期抽查，以确保措施有效落实。定是时候向总经理报这个事情了。如果你是会如何整理你的汇报内容框架呢？请用不超过5页PPT框架完成本次汇报（只需梳理每页标题和核心内容），10分钟准备，每组2分钟分享。篇章设计练习现在工段上物品摆放混乱对工段的进一步改善是可以实现的有先进的理念可以对学员进行学习培训采取绩效考核制度，加强执行力度组织专员对工段进行不定期抽查料架摆放过多零件放置混乱水杯等不必要物品放置混乱我们应该对现在的工段进行5S改善5S改善有助于提高效率，提升产品质量工具规范摆放，减少操作工的行走路程和找工具零件的时间料盒上的目视化标签有助于避免操作过程的错漏装必需品和非必需品的规范摆放有助于操作工迅速进入工作状态篇章设计练习现场工段物品摆放混乱现场5S改善活动带来

好处工具规范摆放，减少操作工的行走路程和找工具零件的时间料盒上的目视化标签有助于避免操作过程的错漏装必需品和非必需品的规范摆放有助于操作工迅速进入工作状态料架摆放过多零件放置混乱水杯等不必要物品放置混乱如果想提高产品质量和产量，我们需要对现场工段做好5S改善活动物品乱摆放带来的影响造成不稳定因素，对产品质量造成影响现场管理混乱，影响公司产量存在安全隐患，可能会造成员工受伤目录篇章结构页面设计实用技巧不可取练习：请评价图例PPT不可取过于复杂又看不出关键意思的PPT是不可取的

资料来源：麦肯锡分析批发2019零售+166%主题和内容互相配合每页幻灯片清楚表达一个主题内容简洁统一简单的版面设计结构尽量简化成功的商业幻灯片须具备5大条件需求量,1998-2002百万元需求量在过去5年增加超逾一倍初步统一简单的版面设计：请比较左右两边的PPT设计不统一的排版

显得不专业保持幻灯片结构简单每页内容只用一个字号保持同类图形大小（或长度、或宽度）一样图形保持在纵向或横向，或双向对齐或平均分布整体版面分布要平均，充分利用空白地方文字一般左对齐，在矩形以外形状的文字居中数字一般右对齐，小数位保持一致有限度使用阴影和三维效果统一简单的版面设计：制作幻灯片的8个窍门幻灯片的内容要服务于所要表达的信息每个图表必须只传达同一个信息，以明确表达观点数据型图表正文正文正文正文正文正文正文正文正文标题标题文字型图表流程复杂概念结构框架相关性…关系大小比较趋势排序…摘要索引或目录解释结果组成部分描述引用…概念型图表信息文字型图表–需要用文字表述的相互关系文字型图表的组成部分必须平行编排文字型图表显示在故事中所处的位置索引页面整体思维结构图议题显示如何将各种想法进行组合分组描述问题建议供研讨的问题下一步安排显示信息的支持性证据核心洞见案例型故事引语量化评估的结果原因显示观点的来源推演关系结论推导组成部分描述定性评估结果显示主要观点总结页面故事情节的概要各部分总结文字型图表–需要用文字表述的相互关系(1/3)文字型图表总结页面索引页面让听众知道目前处于整个思维结构的什么地方。各要点应体现金字塔结构的情节要点，可用陈述或疑问的方式来表述。用于超过10–15页的文件显示整个故事情节或单个部分的主要观点。通常作为一个前置的概要，让时间有限、兴趣不大的听众了解主要内容文字型图表–需要用文字表述的相互关系(2/3)多个幻灯片之间要一致：单元格的颜色、尺寸…文字型图表分组描述核心洞见显示信息标题的支持性证据，往往用于讲述案例型故事、展示引语、或陈述拟定解决方案的原因显示总结性的重要观点分组，例如，问题、结论、建议、或后续步骤。往往用于文件或演示文稿某个部分的开始或结束推演关系文字型图表–需要用文字表述的相互关系(3/3)多个幻灯片之间要一致：单元格的颜色、尺寸…文字型图表显示从上下文得出的重要结论或推导出结论的重要因素。往往用于评述、组成部分描述和核心洞见幻灯片的内容要服务于所要表达的信息每个图表必须只传达同一个信息，以明确表达观点数据型图表正文正文正文正文正文正文正文正文正文标题标题文字型图表流程复杂概念结构框架相关性…关系大小比较趋势排序…摘要索引或目录解释结果组成部分描述引用…概念型图表信息3.数据图：量化关系2.

图表

类型散点图线形图柱形图条形图饼形图1.比较类型成分排序时间序列频率分布关联性部份与整体的对比个别在整体里的排列在不同时段的变化在渐进比例上的分布显示两个可变因素的关系数据型图表–数据之间的关系成分对比显示每个部分的大小占整体的百分比分层柱状图饼状图相关性显示两个变量之间的关系是否遵循某个预期模式对比条形图散点图时间系列显示相互关系如何随时间变化柱状图线性图频率分布显示有多少个数据点归属某个数量范围柱状图线性图项目对比显示各个项目的排序条形图瀑布图组成部分对比–每个部分的大小占整体的百分比(100%)(1/2)触发词：占比、分解、成分、部分、百分比、单个、细分、份额、整体饼状图分层柱状图显示多个整体的各个组成部分。图表中整体的各个分层部分在垂直柱状图中显示。使用组成部分不太多的柱状图(≤5)。如组成部分>5，则使用项目对比图显示每个部分的大小占整体的百分比（以一个圆圈表示）。利用饼状图将一个整体的多个组成部分进行比较（分块≤6）通常将最大或最重要的一块从12点钟位置开始，各个分块按顺时针方向排列使用颜色或阴影突出最重要的部分，视信息内容而定公司1公司2公司3当前公司3公司2公司1组成部分对比–每个部分的大小占整体的百分比(100%)(2/2)触发词：占比、分解、成分、部分、百分比、单个、细分、份额、整体饼状图–柱状图结合柱状图–柱状图结合用一个柱状图突出显示另一个柱状图中的某个部分显示整体的各个部分，突出显示饼状图中某个分块的组成部分为避免误解，将饼状图的一个分块分解到柱状图，而不是另外画一个饼状图100组成部分3组成部分1组成部分2公司2公司1公司3公司3公司2公司1组成部分1组成部分3组成部分2项目比较–排列近似项目，通常以高到低或低到高的方式排列(1/3)触发词：更高/更低、相同、波动、比…大、同等规模、比…小条形图反向条形图区分增长和减少显示可比项目之间的排序。如果与所传达的信息相关，利用颜色或阴影来强调最重要的项目公司2公司1公司3因素3因素1因素2项目比较–排列近似项目，通常以高到低或低到高的方式排列(2/3)触发词：更高/更低、相同、波动、比…大、同等规模、比…小细分条状图分层细分柱状图排列多个项目，显示每个项目的组成部分排列多个项目，显示每个项目的组成部分公司1公司2公司3因素2因素1因素3低中高项目比较–排列近似项目，通常以高到低或低到高的方式排列(3/3)触发词：更高/更低、相同、波动、比…大、同等规模、比…小瀑布图显示整体增加或减少的项目。注释：瀑布图为混合图表，同时也用于时间序列比较，呈现项目在整个时间段上增加或减少的情况，如为成分比较，则是呈现各项目加总情况时间序列–随着时间改变的关系，典型的例子就是趋势(1/2)触发词：随时间、趋势、更高/更低、相同、波动、比…大、同等规模、比…小柱状图分组柱状图比较不同时间点中的多个项目，显示关系如何随着时间改变显示一段时间内的变化，强调特定时间段和变化大小。利用柱状图来比较几个时间点(≤6)。如果与所传达的信息相关，利用颜色或阴影来强调最重要的项目20时间序列–随着时间改变的关系，典型的例子就是趋势(2/2)触发词：随时间、趋势、更高/更低、相同、波动、比…大、同等规模、比…小折线图+柱状图混合折线图显示一段时间内的变化，强调大概走势变化。利用折线图显示由据点(>6)组成的趋势。将折线的数量限制在4条或5条，利用粗体或颜色来突显最重要的折线。多条折线走势均不同，分显示一段时间内的变化，强调大概走势变化和特定

时间点公司1公司2公司320频率分布–多少项目（频率）落在某一范围中（分布）触发词：段、集中度、分布、频率、小组、范围、系列、幅度、时间柱状图折线图显示走势变化。利用折线图显示由据点(>6)组成的趋势。将折线的数量限制在4条或5条，利用粗体或颜色来突显最重要的折线。多条折线走势均不同，

区分显示强调特定范围和变化大小。利用柱状图来比较几个时间点(≤6)。如果与所传达的信息相关，利用颜色或阴影来强调5-61-23-47-89-10312关于：人口统计、介于X与Y之间、数据点、X到Y的范围关联性比较–物体之间的关系随着时间变化触发词：随着…变化、关联性、随着…下降、方向、点、范围、相关、趋势、随着…变化成对条状图散点图显示两个项目之间的关系某省市场某省市场份额。利用成对条状图来绘制一些数据点（≤8）。如果数据点数量多（>8），采用散点图显示两个变量之间是否相关/不相关，每个数据点以单点代表，形成可预期模式。利用散点图来绘制据点（>8）。图中数据点过多可能显得模糊不清，可以考虑加上一个趋势箭头使图表更容。同时考虑将数据点分组（利用符号或颜色），为每组加上图例说明FABCDE第1组第2组第3组

单位价格

美金

售出单位

单位数量单位价格美金售出单位数量幻灯片的内容要服务于所要表达的信息每个图表必须只传达同一个信息，以明确表达观点数据型图表正文正文正文正文正文正文正文正文正文标题标题文字型图表流程复杂概念结构框架相关性…关系大小比较趋势排序…摘要索引或目录解释结果组成部分描述引用…概念型图表信息概念型图表：非量化关系交互行动成长3Cs表明发生的活动工作流表明因素的互相影响沟通多维的链式时间静态忠诚S-C-P分层

级的表明元素如何构成一体结构隐含的联想比喻表明具体的、复杂的概念框架流程行动–正在发生的活动，更强调发生的事件而非发生时间(1/2)触发词：反向、过滤、前进、漏斗、水平线、有限的、阶段、进展、筛选、时期、步骤、时间轴、上/下线形环状显示随着时间发展的基本状况。时间通常从左往右某著名企业显示随着时间发展的基本状况。时间通常从左往右某著名企业流程通常显示执行层面的各个流程阶段。图表通常包含文字，说明活动、结果、解决的问题等。流程可能呈线形、环状或垂直的用于：时间、工作流、任务、、日期流程行动–正在发生的活动，更强调发生的事件而非发生时间(2/2)触发词：反向、过滤、前进、漏斗、水平线、有限的、阶段、进展、筛选、时期、步骤、时间轴、上/下步骤水平推进扩大显示活动在某种程度上不断增加，像是复杂性或影响。可以强调在特定点整体增加或减少的情况用于：时间、工作流、任务、、日期流程时间–正在发生的活动，更强调发生的时间而非发生的事件触发词：反向、过滤、前进、漏斗、水平线、有限的、阶段、进展、筛选、时期、步骤、时间轴、上/下

JanFebMarAprMay任务工作流1P规划阶段行动阶段里程碑工作流2规划阶段行动阶段里程碑月份责任A人员B人员A人员B人员时间轴显示事件的时间顺序，通常包含每个事件详细的说明显示单一时间轴上多个工作流/任务的活动、时间和责任。团队通常利用来定义并追踪项目工作和下一步

细节用于：时间、工作流、任务、、日期原因/结果动态交互–各因素之间相互影响，能维持或颠覆现况的能力触发词：影响、平衡、障碍、阻止、打破、引起、促进、结果、因素、力量、停止、影响、限制、阻碍、压力、停止、颠倒作用力量显示力量（或压力）影响行业或行业参与者的方式–通常是客户（来自于波特五力框架）。各因素应对核心概念产生有力影响，而不只是作为整体中的元素显示一件事导致或对另一件事有直接影响静态互动–各因素之间相互影响，尤其是影响平衡的能力触发词：影响、平衡、障碍、阻止、打破、引起、促进、结果、因素、力量、停止、影响、限制、阻碍、压力、停止、颠倒平衡显示两个密切相关的事物如何达到平衡/失衡维恩图显示事物之间重叠的方式，通常着重于交汇之处1000组织金字塔阶层结构–通常最强大的（或最重要的）元素位于最顶端触发词：建立、连接、分开、建造、适合、基础、连结、组织、部分、关系、分解、整体、首要的显示整体从上到下的层级，最常见的是组织内的层级和汇报关系显示等级阶层，基部宽，每一层级逐渐变窄直到成一点多维度结构–复合体各部分如何整合在一起触发词：范围、矩阵、部分某省市场、适合、位于、部分、整体、规模、维度、属性显示各要素以合乎逻辑的方式排列成行和列，形成MECE象限各要素主观地拼凑起来，每块大小成比例，按重要性

摆放矩阵拼图TextTextTextTextTextTextTextTextTextTextTextTextTextTextTextTextTextTextTextText结构S行为C绩效P框架–具体且复杂的概念，通常为深入研究和分析后的结果触发词：分析、职能术语、行业术语、模式、实践、观点认识熟悉考虑购买复购63%80%50%80%40%88%35%25%71%SCP显示行业结构对行业企业的行为和绩效所产生的影响及对结构、行为和绩效的外部影响营销支出有效性漏斗显示营销渠道对实现客户品牌忠诚度的影响；有助于决定资金投入领域，以获得最大成效目录篇章结构页面设计实用技巧一些制作PPT的实用小技巧描述技巧后续介绍五种常用的页面模板日常工作中可以持续积累实用页面模板建议日常工作中对PPT报告的字号、字体有统一要求（例如，标题20号字，正文14号字，标注12号字，中文使用楷体，英文及数字使用Arial）颜色建议采用与公司主题颜色接近的配色确保页面格式规整使用快捷键可以加速PPT报告的制作直接快捷键（例如，ctrl+G）菜单栏导航快捷键（按alt后激活）熟练掌握PPT快捷键5个PPT页面模板达到事半功倍背景与目标论点列举流程数据图表文字表格这一页通常用来确立会议或讨论背景提供相关背景信息和会议目标这一页的作用在于引出一系列讨论要点，可能在之后的报告中会提到这一页可灵活运用，可用于呈现一系列事件或流程通常用于代表价值链图表幻灯片用于呈现任何建模或分析数据结果核心洞见应为幻灯片的重点部分这一页幻灯片显示利用视觉分离的方法来进行文字分类，让内容更好消化采用这样的幻灯片能促进结构化思考模板1：背景与目标这里写会议的主要内容及预期产出目标使用本页介绍会议的背景情况会议原因上次会议回顾近期发生的情况背景模板2：论点列举论点1论点2论点3论点4描述描述描述描述模板3：流程步骤1步骤2步骤3步骤4步骤5方面1TextTextTextTextText方面2TextTextTextTextText模板4：数据图表年度EBIT百万美元洞见1洞见2洞见3p.a.模板5：文字表格描述优势劣势方案1TextTextText方案2TextTextText方案3TextTextTextShift+Drag1

Moveobjecthorizontally/verticallyCtrl+Drag1

DuplicateobjectwhilemovingCTRL+MInsertanewslideCTRL+ENTERMovetoorcreatenextblankplaceholderCTRL+ASelectalltext/objects/slidesCTRL+F/HFindtext/ReplacetextSHIFT+F4RepeatlastfindF2TogglebetweentexteditmodeandobjectmodeF7CheckspellingCTRL+KInsertahyperlinkSHIFT+F10Withanobjectselected,showrelevantshortcutmenu(right-mouseclickmenu)CTRL+SHIFT+G/JGroupingselections/RegroupselectionsCTRL+SHIFT+HUngroupingselectionsCTRL+SHIFT+FChangethefontCTRL+SHIFT+PChangethefontsizeCTRL+SHIFT+“.”/“,”orCTRL+“[”/“]”Increase/decreasethefontsizeCTRL+BBoldtextCTRL+UUnderlinetextCTRL+IItalicizetextCTRL+“=”SubscriptCTRL+SHIFT+“=”Superscript快捷键汇总CTRL+NCreateanewpresentationCTRL+OOpenapresentationCTRL+F9MinimizethecurrentpresentationCTRL+W/CTRL+F4CloseapresentationCTRL+PPrintapresentationCTRL+SSeapresentationCTRL+Q/ALT+F4QuitPowerPointF5RunaslideshowSHIFT+F9ShoworhidethegridCTRL+SHIFT+F9Toggleon/offsnaptogridfunctionALT+F9ShoworhideguidesCTRL+GShowGridsandGuidesdialogboxCTRL+DDuplicateselectedslidesorobjectsCTRL+XCutselectedobjects/text(copyintoClipboard)CTRL+CCopyselectedobjects/text(copyintoClipboard)CTRL+VPastecut/copiedobjects/textCTRL+SHIFT+CCopyobject/textattributesCTRL+SHIFT+VAppl