制度合同管理办法

制度合同管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范公司合同管理，防范合同风险，保障公司合法权益，提高合同履约效率，依据国家相关法律法规及公司实际经营情况，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司及所属各单位在经营管理活动中与自然人、法人或其他组织之间订立、履行、变更、解除、终止各类合同及相关法律文件的管理。公司内部管理类文件的制定与执行，不适用本办法。第三条基本原则合同管理遵循以下原则：（一）合法性原则：合同的订立、履行、变更、解除等行为必须符合国家法律法规及行业规范的要求。（二）审慎性原则：合同谈判、起草、审核等环节应充分评估风险，确保公司权益得到充分保障。（三）效益性原则：在合法合规的前提下，力求实现合同利益最大化，降低合同成本。（四）权责对等原则：明确各部门及相关人员在合同管理中的职责与权限，确保责任落实到人。（五）全过程管理原则：对合同从立项、谈判、起草、审核、签署、履行、监控、变更、归档至纠纷处理的全过程进行规范化管理。第二章组织与职责第四条管理部门公司法务部门是合同管理的归口管理部门，负责统筹、指导、监督全公司的合同管理工作。各业务部门是合同的发起部门和履行部门，负责本部门合同的初步洽谈、文本起草、履行跟踪及信息反馈。第五条法务部门职责法务部门主要履行以下职责：（一）制定和完善公司合同管理相关制度及标准合同文本；（二）对公司重大合同或疑难合同的谈判、起草提供法律支持；（三）负责合同的合法性审核，出具法律意见；（四）监督、检查合同履行情况，参与合同纠纷的处理；（五）组织合同管理培训，提供合同法律知识咨询；（六）负责合同专用章的管理及合同档案的最终归档。第六条业务部门职责业务部门主要履行以下职责：（一）负责合同项目的可行性分析与立项；（二）负责与合同相对方进行初步洽谈，收集对方主体资格、履约能力等相关资料；（三）根据谈判结果或业务需求，参照标准合同文本起草合同草案；（四）负责合同履行过程中的具体对接、协调、跟踪，及时反馈履行中出现的问题；（五）参与合同纠纷的协商处理，提供相关证据材料；（六）负责合同履行完毕后的总结及相关资料的初步整理与移交。第七条其他相关部门职责财务部门负责对合同的经济性、付款方式、税务条款等进行审核，并根据合同履行情况办理款项支付；审计部门负责对合同管理的合规性进行审计监督。第三章合同的订立第八条合同立项与准备业务部门在开展业务活动需要订立合同时，应首先进行项目可行性分析，并根据公司规定履行立项审批程序。立项批准后，方可启动合同洽谈与起草工作。业务部门应充分了解合同相对方的基本情况，包括但不限于主体资格、经营范围、履约能力、商业信誉等，并收集相关证明文件。第九条合同谈判合同谈判应遵循公平、公正、互利的原则。重大或复杂合同的谈判，应有法务部门人员参与。谈判过程中，应明确合同主要条款，如标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。谈判过程中的重要事项及达成的共识，应做好书面记录。第十条合同文本的拟定与审核（一）合同文本应优先采用公司发布的标准合同文本。无标准文本的，由业务部门根据谈判结果起草。合同文本内容应真实、准确、完整，条款明确、具体，逻辑严谨。（二）合同文本起草完成后，业务部门应填写《合同审批表》，连同合同草案、相对方资质证明、立项审批文件等相关材料，按审批流程依次提交相关部门审核。（三）审核部门应在规定时限内完成审核，并签署明确的审核意见。对审核中发现的问题，业务部门应及时修改完善。未经审核或审核未通过的合同，不得签署。第十一条合同的签署合同经各相关部门审核通过后，由公司法定代表人或其授权委托人签署。授权委托人签署合同的，必须持有有效的《授权委托书》，且不得超越授权范围。合同签署应使用公司公章或合同专用章。合同文本一般应签署一式多份，各方当事人各执一份，公司存档一份或多份。第四章合同的履行与监控第十二条合同履行合同签署生效后，业务部门是合同履行的第一责任人，应严格按照合同约定全面、及时履行己方义务，并积极督促合同相对方履行其义务。在合同履行过程中，应做好履行记录，保存相关凭证。第十三条合同履行的监控业务部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时发现并处理履行中出现的问题。如发现合同相对方可能或已经违约，应立即采取措施防止损失扩大，并及时向法务部门及公司领导报告。法务部门应协助业务部门对合同履行风险进行评估和应对。第十四条合同的变更与解除在合同履行过程中，因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，应经双方协商一致，并签订书面的变更或解除协议。变更或解除协议的订立程序，参照本办法第三章合同订立的相关规定执行。第十五条合同纠纷处理合同履行过程中发生争议或纠纷的，业务部门应首先尝试与相对方协商解决。协商不成的，应及时将纠纷情况、相关证据材料报送法务部门。法务部门应根据纠纷情况，提出处理建议，包括但不限于调解、仲裁或诉讼。第五章合同的归档与管理第十六条合同档案的组成合同档案应包括但不限于：合同审批表、合同文本原件及附件、相对方资质证明文件、谈判记录、履约过程中的往来函件、付款凭证、验收证明、变更或解除协议、纠纷处理文件等。第十七条合同归档合同履行完毕或终止后，业务部门应将整理完毕的合同档案材料及时移交法务部门归档。法务部门应建立合同档案台账，对合同进行统一编号、分类、登记、保管。合同档案的保管期限应符合国家有关规定及公司档案管理办法的要求。第十八条合同查阅与复制因工作需要查阅或复制合同档案的，应履行相应的审批手续。查阅或复制合同档案时，应遵守档案管理规定，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。第六章监督与责任第十九条监督检查法务部门会同公司其他相关管理部门，定期或不定期对公司合同管理情况进行监督检查，检查结果应向公司领导报告。第二十条责任追究对于在合同管理工作中认真负责、严格执行本办法，为公司避免或挽回重大损失的部门或个人，公司将给予表彰或奖励。对于违反本办法规定，导致合同无效、被撤销、违约，或因管理不善造成公司财产损失、信誉受损的，公司将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至追究法律