单位档案管理员工作细则

单位档案管理员工作细则第一章总则第一条为规范单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案资源，服务单位各项事业发展，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法等国家有关法律法规，结合本单位实际情况，制定本工作细则。第二条本细则所称档案，是指单位在直接的职能活动中形成的、对单位和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。包括但不限于文书档案、科技档案（含科研、基建、设备档案）、会计档案、人事档案、声像档案、电子档案等。第三条档案管理工作遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、便于利用的原则。档案管理员需确立“档案是单位核心资产”的理念，实行全面质量管理，确保档案的完整性、准确性、系统性和安全性。第四条本细则适用于单位内部所有部门及所属机构的档案管理工作业务指导与具体操作，档案管理员负责全权执行与监督。第二章档案管理员岗位职责与职业素养第五条岗位基本职责（一）负责本单位档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁工作，建立健全档案管理制度和业务规范。（二）负责对单位各部门形成的文件材料进行归档指导与业务监督，确保应归档文件材料齐全、完整、规范。（三）负责档案库房的科学管理，落实“八防”措施，确保档案实体的绝对安全。（四）负责档案信息化建设，做好电子文件的归档管理和档案数据库的维护与备份。（五）负责编制档案检索工具，汇编档案参考资料，积极开发档案信息资源，为单位决策和工作查考提供高效服务。（六）严格执行保密制度，严守档案秘密，杜绝失泄密事件发生。第六条职业素养要求（一）政治素质：档案管理员必须具备坚定的政治立场，拥护国家法律法规，严守党和国家秘密，具备高度的责任感和使命感。（二）专业技能：熟练掌握档案学基础理论知识、档案保护技术、现代信息技术（如档案管理软件、数据库操作、数字化扫描设备使用等），具备良好的文字组织能力和逻辑思维能力。（三）工作作风：坚持实事求是，严谨细致，一丝不苟。在工作中要耐心、细致，具备良好的沟通协调能力，能够妥善处理各部门在档案归档中的问题。（四）服务意识：变“被动保管”为“主动服务”，深入了解各部门对档案信息的利用需求，提高档案利用率和服务满意度。第三章档案收集与归档范围第七条归档时间与要求（一）文书档案：一般应在办理完毕后的次年上半年内归档。对于重大项目、重要会议、重大活动等形成的文件材料，应在工作结束后三个月内归档。（二）科技档案：应在项目鉴定、竣工验收或设备开箱验收后三个月内归档。（三）会计档案：由财务部门整理立卷，保管一年后，编制移交清册，向档案室移交。（四）声像档案：应在拍摄、录制结束后，及时整理，编写文字说明，并在活动结束后一个月内归档。实物档案应在接收后及时归档。（五）电子文件：应随同纸质文件一同归档，或符合条件的情况下仅归档电子文件，但必须确保其真实性、完整性、可用性和安全性。第八条归档文件材料的质量要求（一）归档的文件材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，真实有效。（二）文件材料书写材料必须耐久，如碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水等易褪色的书写工具。热敏纸文件必须复印后方可归档。（三）文件材料应做到字迹工整、图面清晰、签署完备、装订整洁。破损、霉变、虫蛀的文件材料应进行修复处理后方可归档。（四）外文材料应附有中文译本。（五）照片、录音带、录像带等声像材料，须注明拍摄（录制）时间、地点、人物、事由、摄影（录制）者，并辅以文字说明。第九条文件材料归档范围及保管期限表档案管理员应依据国家相关规定及单位职能，制定详细的《文件材料归档范围及保管期限表》。以下为归档范围的核心要素：序号档案类别归档范围核心内容保管期限建议1党政管理类单位年度工作计划、总结、请示、批复、会议纪要、重要规章制度、机构设置、人员编制、干部任免、奖惩材料等永久/长期/定期2人事劳资类干部职工履历表、录用、转正、定级、调资、退休、死亡、抚恤、人事调动介绍信存根、劳动合同等永久/长期3财务会计类凭证、账簿、财务报告（月度、季度、年度）、审计报告、纳税申报表等15年/30年/永久4基本建设类项目可行性研究报告、立项批复、征地文件、规划许可证、设计图纸（底图、蓝图）、施工记录、竣工验收报告、竣工图等永久/长期5科研项目类开题报告、任务书、实验记录、数据分析、专利申请文件、成果鉴定证书、获奖证书、推广应用材料等永久/长期6设备仪器类购置合同、发票、说明书、图纸、开箱验收记录、安装调试记录、运行维护记录、报废鉴定等设备报废后5年7声像实物类单位重大活动照片、录音录像、领导视察题词、奖杯奖牌、印章样本等永久/长期8电子档案类对应上述各类载体的电子文件、元数据、背景信息、数字签名等与纸质档案一致第四章档案整理与立卷规范第十条分类方案档案整理应采用“年度—机构（问题）—保管期限”或“年度—保管期限—机构（问题）”的分类法。档案管理员需根据单位组织机构沿革，制定科学、稳定的分类方案，保持分类的一致性和连续性。第十一条组卷（件）方法（一）文书档案推行“以件为单位”的整理方法，也可根据传统习惯采用“立卷”方法。以件为单位整理时，正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。（二）科技档案按项目、课题、设备、基建项目等进行组卷。卷内文件材料应按批复、请示、依据性材料、成果性材料、验收材料的顺序排列。（三）会计档案按凭证、账簿、报表等形式分别组卷。（四）声像档案按时间、事由、专题分类组卷（册）。第十二条编页与装订（一）归档文件材料应逐页编写页号，页号位置在正面右下角、背面左下角。（二）案卷装订应牢固、整齐、美观，不掉页、不压字。拆除文件上的金属物，对破损文件进行修补。（三）超出卷幅大小的图纸、表格，应按规定折叠，折叠后图纸的标题栏应露在右下角。第十三条编目与著录（一）编制案卷目录、卷内目录。目录项目应包括：档号、文号、责任者、题名、日期、页数、密级、备注等。（二）题名应准确概括文件内容，避免过于简单或使用“文件”、“材料”等模糊词汇。（三）档案著录应按照《档案著录规则》进行，确保数据准确、规范，便于计算机检索。第十四条档号标识档号是档案的“身份证”，由全宗号、目录号（类别号）、案卷号（件号）组成。档号标识应清晰、醒目，可采用盖章或粘贴不干胶标签的方式。标签粘贴位置应统一，一般在案卷脊背或封面左上角。第五章档案保管与保护第十五条库房管理“八防”要求档案管理员必须严格执行库房安全管理制度，落实防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗（简称“八防”）措施。（一）防火：库房内严禁吸烟和使用明火，配备足量的灭火器材（如气体灭火器），并定期检测更换。严禁堆放易燃易爆物品。电路安装应符合安全规范，定期检查线路，下班前切断电源。（二）防水/防潮：库房应安装空调、除湿设备，严格控制温湿度。标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45%—60%。每日监测并记录温湿度，发现异常及时调节。严禁水管通过库房顶部。（三）防霉/防虫：定期放置防霉防虫药剂，定期检查档案霉变、虫蛀情况。发现虫害应及时通知专业人员进行杀虫处理。（四）防光：库房应采用遮光窗帘，避免阳光直射档案。照明灯具应使用白炽灯或防紫外线灯，避免强光对档案纸张的损害。（五）防尘：定期进行卫生清扫，保持库房清洁。档案入库前应进行除尘处理。（六）防盗：库房门窗应安装防盗设施，重要档案库房应安装防盗报警系统和视频监控系统，实行24小时监控。第十六条档案入库检查档案入库前必须进行严格检查。对霉变、虫蛀、破损、字迹褪变的档案，应及时进行消毒、修复、复制等技术处理，处理后方可入库。外来人员未经批准严禁进入库房。第十七条全宗卷管理档案管理员应建立健全全宗卷，将单位在档案管理过程中形成的说明性、记录性材料，如档案交接凭证、销毁清册、库房检查记录、档案数量统计表、全宗介绍等，集中管理，作为全宗管理的历史记录。第十八条档案安全应急处置档案管理员应制定档案安全应急预案，对可能发生的火灾、水灾、盗窃等突发事件做出应急响应计划。每年至少组织一次应急演练，熟悉应急预案流程，确保在突发事件发生时能够优先抢救档案，最大限度减少损失。第六章档案统计与鉴定第十九条档案统计工作（一）建立健全档案统计台账，包括档案收进、移出、利用、销毁、库存数量等情况。（二）定期对档案进行清点核对，做到账物相符。每年年底对馆藏档案进行全面统计，编制年度档案工作基本情况统计报表，并报送单位领导和上级档案管理部门。（三）统计分析：定期对档案利用情况进行统计分析，分析利用规律，为档案资源建设和服务改进提供数据支持。第二十条档案鉴定工作（一）档案管理员应会同单位相关部门组成档案鉴定小组，定期对已到保管期限的档案进行鉴定。（二）鉴定工作应以《档案保管期限表》为依据，全面审查档案的价值，对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对确无保存价值的档案，应按规定程序予以销毁。（三）鉴定工作应形成鉴定报告和销毁清册，销毁清册永久保存。第二十一条档案销毁程序（一）档案销毁必须严格按照规定程序办理。由档案管理员提出销毁意见，编制《档案销毁清册》，列明销毁档案的档号、题名、数量、原保管期限、销毁原因等。（二）《档案销毁清册》需经档案鉴定小组审核，报单位主要负责人批准后方可销毁。（三）销毁档案时，应由档案管理员和至少一名监销人共同负责，在指定地点销毁。严禁将应销毁档案当作废纸出售。（四）销毁结束后，监销人应在销毁清册上签字确认，并注明销毁日期和方式。第七章档案利用与保密第二十二条档案利用制度档案利用应遵循既要方便工作、又要确保安全的原则。实行档案查阅、借阅登记制度。利用类型审批权限利用范围时限要求责任要求内部查阅部门负责人签字本部门形成或已公开的档案阅览室内查阅，不得带出不得涂改、勾画、抽取、撤换档案内部借阅部门负责人签字+档案管理员批准原则上限复制件，原件借阅需严格审批借阅期限一般不超过7天，可续借一次按期归还，负责档案安全，不得转借、复制外单位查阅单位分管领导批准仅限已公开的非涉密档案仅限在阅览室查阅需持单位介绍信及身份证件第二十三条档案复制与证明出具（一）因工作需要复制档案的，须经档案管理员批准。复制件须加盖档案证明章，具有与原件同等的参考效力。（二）出具档案证明，必须以档案原件为依据，如实摘录或复印，不得擅自修改、伪造。证明材料须经档案管理员审核签字并加盖公章。第二十四条档案保密管理（一）档案管理员必须严格遵守国家保密法律法规，严守档案秘密。涉密档案的查阅、复制、传递必须严格按照国家保密规定执行。（二）涉密档案应在专设的保险柜中保管，非经批准严禁任何人查阅。（三）对涉及国家秘密、单位商业秘密和个人隐私的档案，应严格限制利用范围。利用者在利用涉密档案时，必须签订保密承诺书。（四）严禁在非涉密计算机、网络及移动存储介质上处理、存储涉密档案信息。（五）档案离岗离职时，必须办理档案交接手续，清退涉密载体，并签署保密承诺书。第八章档案信息化建设第二十五条电子文件归档要求（一）电子文件归档应实行“前端控制”原则，在文件生成阶段即介入管理，确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性（简称“四性”）。（二）归档的电子文件应具备通用格式，如文本文件采用PDF、XML、RTF格式；图像文件采用JPEG、TIFF格式；视频文件采用AVI、MPEG格式。对于专用格式产生的电子文件，应转换为通用格式或同时归档其专用软件及相关参数。（三）电子文件归档时应一并归档其元数据，包括文件题名、责任者、形成时间、格式、版本、计算机系统环境等信息。第二十六条数字化加工管理（一）档案数字化加工应遵循国家标准和行业规范，优先对利用率高、价值珍贵、易损的档案进行数字化。（二）数字化加工过程应实行全过程监控，外包加工需签订保密协议，加工场所应封闭管理，严禁无关人员进入。加工数据严禁留存、外泄。（三）数字化成果应进行质量检查，包括图像清晰度、目录对应关系、存储格式等，合格后方能挂接至档案管理系统。第二十七条档案管理系统维护（一）档案管理员负责档案管理系统的日常维护、用户权限设置和数据备份。（二）建立严格的用户权限管理制度，根据岗位职责设置不同的操作权限（如浏览、查询、下载、修改、管理等），确保系统安全。（三）实施数据备份策略。实施“3-2-1”备份原则，即至少保留3份数据副本，存储在2种不同类型的存储介质上，其中1份异地保存。定期进行备份数据恢复测试，确保备份数据的可用性。第九章业务监督与协作第二十八条档案管理员有权对单位各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行监督、指导和检查。第二十九条建立档案工作网络。各部门应指定兼职档案员，负责本部门文件材料的收集、整理和移交工作。档案管理员应定期组织兼职档案员进行业务培训和经验交流，提高整体档案业务水平。第三十条在单位重大活动、重点项目开始前，档案管理员应提前介入，提出文件材料归档要求，确保档案工作与业务工作同步部署、同步实施、同步验收。第十章考核与责任追究第三十一条档案管理工作纳入单位年度绩效考核体系。对在档案收集、整理、保护、利用等方面做出突出贡献的部门和个人，给予表彰和奖励。第三十二条对违反本细则规定，有下列行为之一的，档案管理员有权责令其限期改正；逾期不改的，报请单位领导予以通报批评；造成档案损毁、丢失、泄密等严重后果的，依照有关规定追究相关责任人的行政或法律责任：（一）不按规定归档，造成文件材料缺失、延误的；（二）擅自涂改、抽取、伪造、损毁、销毁档案的；（三）在档案利用中违反保密规定，泄露单位秘密的；（四）擅自提供、复制、摘抄档案，或在档案上勾画、涂抹的；（五）玩忽职守，造成档案库房发生火灾、水灾、盗窃等安全事故的；（六）擅自出卖、赠送、交换档案的。第十一章附则第三十三条本细则未尽事宜，参照国家有关档案法律法规执行。第三十四条本细则由单位档案管理部门负责解释。第三十五条本细则自发布之日起施行。原有相关制度与本细则不一致的，以本细则为准。（以下为针对特定业务场景的操作补充规范）补充规范一：图纸折叠与整理技术标准为规范基建、设备档案中图纸的整理，特制定本技术标准。1.底图整理：底图不得折叠，应平放或卷放在专用底图柜中。底图需在蓝晒前进行质量检查，确保线条清晰，无重影、无污染。2.蓝图折叠：折叠后的蓝图应为A4幅面（210mm×297mm）。折叠时，图面应向内折，手风琴式折叠，标题栏应露在右下角外。3.图纸装订：厚度小于5mm的图纸可按案卷装订；厚度大于5mm的图纸应单张折叠，装入图纸袋或卷盒内保管，并在袋（盒）脊背上填写档号和题名。4.破损图纸修复：对于破损不严重的图纸，可用胶带纸在背面粘接；对于严重脆化、破裂的图纸，应进行托裱处理或数字化后作为电子档案保存。补充规范二：声像档案数字化处理参数为确保声像档案数字化成果的质量，设定以下最低参数标准：1.照片扫描：分辨率不低于300dpi（用于打印）或600dpi（用于珍贵档案保存），色彩模式为RGB（彩色）或灰度（黑白），存储格式为JPEG（压缩率选择高质量）或TIFF（无损压缩）。2.录音档案：采样频率不低于44.1kHz，量化位数不低于16位，双声道，存储格式为WAV或MP3（码率不低于192kbps）。3.录像档案：采用MPEG-2或H.264编码，分辨率不低于720×576（标清）或1920×1080（高清），码率不低于8Mbps，存储格式为MP4或AVI。补充规范三：档案库房温湿度调控