《文体写作》-第七单元教学用

第一节行政公文概述一、公文的概念二、行政公文的特点三、行政公文的作用四、行政公文的主要种类下一页

返回第一节行政公文概述一、公文的概念

公文是公务文书的简称，它是国家机关、人民团体、企事业单位用来处理公共事务的一类文书。公务文书有广义与狭义之分，广义的公务文书包括国家机关、人民团体、企事业单位用来处理公共事务时所使用的各种文书；狭义的公务文书专指国家机关用来处理公共事务的、具有规范体式和法定效力的文书。狭义的公务文书又可称为通用公文，它主要包括国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种公文。上一页

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返回第一节行政公文概述二、行政公文的特点

1.鲜明的政治性从概念中来看，不管是广义的公文还是狭义的公文，它的形成主体都是一定的社会政治集团及其组织机构(党务机关、行政机关、群众团体、企事业单位)。公文就是这些政治集团、组织机构表达意志行使职能的工具，而它们尤其是党务机关和行政机关在我国现阶段又主要承担着传达党和国家的路线、方针、政策，实施党的领导和具体行政措施，指导党和国家各级机关、各类单位行政活动的职能，因此公文从内容上就总是直接反映出党和国家明确的政治意向、政治立场和政策原则等，这就决定了它必然带有鲜明的政治色彩。实际上从广义上来讲，公文本身就是政治的一种表现，它既是一定政治制度的产物，又要为一定的政治路线服务。上一页

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2.法定的权威性

(1)制定者：它是由党政机关、社会甘I体、企事业单位等法定机关制发的，制发者本身具有法定权威性。

(2)内容：它必须是法定制发者对特定问题的权威意见、看法和要求，体现发文机关行使法定权力的权威性。

(3)对受文者的制约：公文一经发出，受文单位及有关人员就要根据公文的要求做出相应的反应。上一页

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返回第一节行政公文概述3.效用的现实性

这一特性也称之为“限定的时效性”。所谓的时效性，一方面是指公文特别讲究“时间性”，另一方面则是指公文讲究“实用性”。时间性是指公文从拟稿到印发都有严格的时间要求，什么时间内应该完稿，完稿后应及时传达，及时处理不仅如此，公文所要求办理的内容也有时间限制，如很多文件中都有这样的话“该法规从颁布之日起施行”，这些都是时间上的要求；实用性是指任何公文都是针对实际工作中的特定问题而写的，具有指导工作，反映实际情况，解决实际问题的作用。上一页

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4.特定的程式性

(1)体式上，体式即指公文的体裁和格式，这在国家的相关文书都有明确的规定。

(2)行文程序上，如公文一般都要经过发文办理，收文办理，公文归档等程序，以及每一环节中的具体步骤，如发文办理要经草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发；收发办理要经签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序，这些也在《国家行政机关公文处理办法》中有明确规定。上一页

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返回第一节行政公文概述5.制作者和读者的特定性

(1)制作者：公文的制作者是法定机关成员或法定机关的负责人，这个负责人与一般文章的写作者并不一样，因为他在制作公文时，并非是以他私人的名义在行使职权，而是以他所在机关或单位的法定领导者的身份在行使职权，因此他具有特定性

(2)读者。除了公开发布和张贴的公文外，它的读者只是指该公文要发送的单位成员或要发送单位的相关负责人，其他人则不可阅读，尤其是保密性公文，这就是公文读者的特定性。上一页

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返回第一节行政公文概述三、行政公文的作用

(1)领导与指导作用

(2)联系沟通作用

(3)宣传教育作用

(4)凭证与依据作用上一页

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返回第一节行政公文概述四、行政公文的主要种类按其性质、作用划分，我国行政机关的公文种类主要有命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要13种。

按其行文方向，可将公文分为上行文、下行文、平行文三类。上行文是下级机关向上级机关报送的公文，主要文种有请示、报告等。下行文是上级机关向下属机关发送的公文，主要文种有命令(令)、意见、决定、公告、通告、通知、通报、批复等。平行文是同级机关或不相隶属机关之间往来的公文，主要有函、议案等。上一页

返回第二节行政公文的基本格式一、公文格式的概述

公文格式，指的是公文的外部组织形式，它包括公文用纸幅面及版面尺寸、公文的书写与排版规格、公文的图文颜色、公文的印刷装订要求、公文的文面结构等。下一页

返回第二节行政公文的基本格式(一)公文用纸幅面及版面尺寸

1.公文用纸

2.公文版面尺寸公文页边与版心尺寸如下：公文用纸大头(上自边)为：37毫米公文用纸订口(左自边)为：28毫米版心尺寸：宽156毫米x长225毫米(不含页码)上一页

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返回第二节行政公文的基本格式(二)公文的书写

1.公大的书写公文文字从左到右横写、横排；少数民族按其习惯书写、排版；在民族自治地方，可并用汉字和通用的少数民族文字。

2.公大的排版规格正文用3号仿宋体字；文中如有小标题，可用3号小标宋体字或黑体字；一般每面排22行，每排28个字。上一页

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(三)公文的图文颜色公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的间隔线和落款印章为红色体外，其余部分均为黑色。

(四)公文的印刷装订要求公文要求双面印刷，页码套正；公文应左侧装订，骑马订或平订的订点为两钉，钉锯外钉眼距书心上下约四分之一处。

(五)公文文面结构公文的文面结构一般由份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关名称、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件内容、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期18个部分组成。上一页

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返回第二节行政公文的基本格式二、公文文面格式的制作

(一)眉首部分眉首又称文头、版头等，由份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识(红色印刷)、发文字号、签发人6部分组成。由一条间隔横线(红色印刷)将它与主体部分隔开。如果是党的各级机关文件，则要在这条间隔线中间印一颗红色五角星，以示同行政机关的文件区别开来。1.下行文眉首的制作(见图7一2)2.上行文眉首的制作(见图7-3)3.平行文(信函式)眉首的制作(见图7-4)上一页

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返回第二节行政公文的基本格式(二)主体部分1.标题标题位于红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当，公文的标题很重要，它要概括地揭示出文件的主要内容，一般包括发文机关名称、事由、文种三部分。其中事由部分常用“关于”引起。组成一个介词结构。公文标题中除法规、规章名称加书名号以外，一般均不出现标点符号。上一页

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2.主送机关

主送机关即公文的受文机关，要写全称或规范化简称、统称。位置在标题下空1行处。左侧顶格用3号仿宋体标识，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关过多使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。上一页

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3.正文

正文是公文的核心部分，主送机关下一行第三格写起，每自然段左空两格，回行顶格写起，数字、年份(用阿拉伯数码标识的)，均不能回行。

(1)缘由部分：主要是说明发文原因，开宗明义，极其概括地交代行文的目的、依据等。

(2)事项部分：要围绕行文的基本意向展开内容，叙述情况、分析问题、说明做法、提出要求。

(3)结尾部分：是正文收束。因文种和行文关系不同，其结语也有所区别。如请示用“以上请示当否，请批示”，函用“特此函告”等。有的公文事项说完即结束，没有独立的结尾部分。上一页

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返回第二节行政公文的基本格式4.附件说明公文如有附件，在正文下空一行左空两格用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1.xxxxx")；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。需要说明的是，附件并不是每份公文都必须有的，是否附列附件，应根据具体情况和实际需要决定。上一页

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返回第二节行政公文的基本格式5.成文日期

即成文的具体日期。一般情况下，成文时间以领导人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准，会议通过的文件，以通过日期为准。法规性文件以批准日期为准，电报以发出日期为准。成文时间应用汉字书写，将年、月、日标全，“零”写为“0”。成文时间在公文中的位置一般有两种：一是安排在正文之后的右下方，并压在印章的弧线之下另一种是安排在标题下面，年、月、日用圆括号括起来，多用于会议通过的公文。上一页

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返回第二节行政公文的基本格式6.印章

印章是发文机关对文件生效认可的凭证，公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，均应加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章。印章位置在成文时间上侧，要求上不压正文，下要骑年盖月，印章用红色。当联合行文须加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7格，主办机关印章在前，两个印章均压成文时间。两印章互不相交或相切，相距不超过3毫米，当联合行文须加盖3个以上印章时。为防止出现空自印章，应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间不相交或相切；在最后一排印章之下右空两格标识成文时间。上一页

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返回第二节行政公文的基本格式7.附注

附注一般是对公文的发放范围，使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至县团级”、“此件可见报”等；《办法》规定：写“请示”时，要在附注处注明联系人的姓名和电话。上一页

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返回第二节行政公文的基本格式8.附件内容

正文下面附件标识是标明附件的序号和名称，让受文单位知道本公文有几个附件，名称是什么，不写内容。而附件的全部内容写在公文生效印章之后，版记之前，必须在附件内容的首页一行顶格标注附件的序号和名称，这序号和名称必须与前面正文之后标识的附件序号和名称一致，以显示附件和正文不可分割的关系。如果正文之后的附件序号和名称与印章后的附件序号和名称不一致，在法律意义上讲，可以不承认该附件是本公文的附件，附件便失去了其本应有的与正文同等的效力。上一页

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返回第二节行政公文的基本格式(三)版记部分

1.主题词公文应当标注主题词。主题词是标注在公文上，概括地反映公文主题或中心内容的一组规范化名词或名词性词组。上行文要按照上级机关的要求，在有关的主题词表中选择有关的主题词标注。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋标字，词目之间空1格。上一页

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返回第二节行政公文的基本格式2.抄送机关

抄送机关是除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。抄送机关位置在主题词下一行，左空1格用3号仿宋体标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。上一页

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返回第二节行政公文的基本格式3.印发机关和印发时间

印发机关指缮印、封发公文的机关或部门，一般是发文机关的办公部门。印发日期即缮印日期。两者均位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)共占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1格，印发时间右空1格。印发时间以公文付印日期为准，用阿拉伯数码标识。上一页

返回第三节常用公文的写作一、通知二、报告三、请示四、函下一页

返回第三节常用公文的写作一、通知

(一)通知的概念通知是批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公文；是发布规章、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，任免和聘用干部所使用的公文。通知是公文中使用范围最广、使用频率最高的文种。它不受机关级别的限制，所有的行政机关、社会团体、企事业单位都可使用。上一页

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返回第三节常用公文的写作(二)通知的特点

(1)种类的多样性：在13种行政公文中，通知的使用范围最广，即种类最多，它是机关行政管理中使用频率最高的文种。

(2)写作的灵活性：通知的写作灵活自由，形式多种多样。同一类通知的结构也可有多种安排

(3)受文对象的执行性：通知多用于下行文，其内容是要求下属单位予以执行或办理的事项，即使是会议通知或任免干部的通知也同样要求受文单位服从通知的安排，执行通知上所述的事项。上一页

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(三)通知的分类

(1)发布性通知：上级机关发布一般行政性法规和规章时使用的通知。

(2)指示性通知：用于对下级机关布置工作，要求办理执行时使用的通知。

(3)批转、转发性通知：用于批转下级机关的公文，或者转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文时使用的通知。

(4)会议通知：会议通知是最常用的行政公文，这里所指的会议通知是指按公文要求制作的会议通知，一般用于召开比较重要的会议

(5)任免通知：上级机关在任免下级机关的领导人或上级机关的有关任免事项需要下级机关知道时所发布的通知。上一页

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返回第三节常用公文的写作(四)通知的写作格式

1.标题通知的标题一般均由发文机关、事由、文种三部分组成，还有一种写法可由事由加文种组成。发布性通知标题中的“事由”一项，由“关于发布”、“关于颁布”等词与原文件名称组成。转发性的通知，其标题中的事由就是所转发公文的名称，如《国务院办公厅转发国家计委关于取消地方限制经济型轿车使用的意见的通知》。如果被转发的公文是法规性文件，则需要在法规性文件名称上加书名号。2.主送机关主送机关应在标题下、正文前顶格书写。上一页

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3.正文

通知的正文，包括通知缘由、通知事项、通知要求三部分。由于通知的分类较多，内容性质各异，不同类型的通知有不同的写法。

(1)发布性通知

(2)指示性通知

(3)批转、转发性通知

(4)会议通知

(5)任免通知

4.印章和成大日期

成文日期写在正文右下方，印章盖在成文日期上面。发文日期有的也可以提前，写在标题之下。上一页

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返回第三节常用公文的写作(五)通知的写作要求

通知由于使用广泛，种类复杂，写作方法也不尽相同，因此，在写作时一定要注意不同种类通知的具体要求。总而言之，拟写通知，主题要集中，重点要突出，措施要具体，要求要明确，同时还要讲求时效，以便提高效率，不贻误时机。上一页

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返回第三节常用公文的写作二、报告(一)报告的概念报告是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的公文。这是一种陈述性的上行公文。上一页

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返回第三节常用公文的写作(二)报告的特点

报告应用广泛，使用频率高。它适用于下级机关向上级机关汇报工作及存在的问题，或答复上级机关的询问。报告还可用于向上级机关报送物件或有关材料。因此，报告是沟通上下级机关联系的重要工具。上级机关可通过报告了解下情，收集信息，作出正确决策。下级机关通过报告反映情况，可取得上级的支持、指导，更好地贯彻执行有关方针政策，做好工作。上一页

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返回第三节常用公文的写作(三)报告的分类

报告的种类很多，按性质分，可分为专题报告和综合报告。专题报告，内容单一，是就某一个专项内容而写的报告。综合报告具有综合性，是全面反映情况的报告。按内容分，报告又可分为作报告和情况报告。作报告，是下级机关定期或不定期向上级领导机关汇报。作情况的报告。情况报告，它主要侧重的不是汇报作进展情况，而是讲客观存在的情况、问题，如某一突发事件或灾难的情况等，也可答复上级的询问和要求。上一页

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返回第三节常用公文的写作(四)报告的写作格式1.标题一般由发文机关、事由和文种三要素组成，或由事由和文种两要素组成。2.主送机关在标题下正文前顶格书写受文对象，一般为直属上级机关或业务主管部门。3.正文正文部分大致可以分为开头、主体和结尾三个部分4.印章和成文日期上一页

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(五)报告的写作要求

反映情况，必须经调查核实，准确无误；必须真实具体，实事求是。所提意见或建议要明确、恰当，便于领导批转后有关单位参照执行。报告是国家法定的公文，写作格式要符合公文格式、规范要求。报告中不能夹带请示的事项。如有需要请示的事项应另行行文。否则，会贻误工作。上一页

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返回第三节常用公文的写作三、请示(一)请示的概念请示是一种适用于向上级机关请求指示、批准的公文。请示属于上行公文。其行文目的是请求上级机关对工作中某一问题给予批示、答复。单位在遇到属于本机关职权范围内无权处理或确实难以处理的问题，需要上级机关帮助解决等，均可用请示。上一页

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返回第三节常用公文的写作(二)请示的特点

请示的特点是主送机关明确，内容单一，使用范围广泛。请示和报告虽然都是上行文，但却有着根本的区别。报告是向上级汇报工作，反映问题，一般不需要批复。请示是向上级机关请求指示、批准，需要给予答复。上一页

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返回第三节常用公文的写作(三)请示的分类

请示按内容和目的大致可分为三类：一是请求指示的请示。这类请示一般是下级在工作中遇到一些问题，政策上缺乏依据，请求上级予以指示。二是请求批准的请示。其内容如请求上级批准增减或变更人员编制、机构设置、领导班子组成、干部任免等人事组织问题以及协助解决工作经费、工作任务等问题。三是请求批转的请示。对本单位无权无力解决，需要其他职权部门协助解决的问题，可以请求上级机关批转发送到相关单位协助执行。上一页

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(四)请示的写作格式

1.标题一般由发文机关、事由、文种三部分组成。有时也可以采用事由加文种的方式。

2.主送机关请示的主送机关只能写一个上级机关名称，若还要报给其他上级机关，可用“抄送”的形式在文后注明。

3.正大正文一般由请示的缘由、请示的具体事项及意见、结束语三部分组成，开头先说明请示的缘由、起因，简要而允分地说明提出请求的背景或依据。

4.印章与成大日期在正文的右下方，盖上发文机关印章，并写上成文日期，印章要盖在发文日期上面。上一页

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返回第三节常用公文的写作(五)请示的写作要求

请示只对上级机关使用，行文也只能主送一个主管的领导机关，不能多头主送。如系双重领导，也只能同时抄报给另一个上级机关。请示只能一文一事，不能将几件事并在一文中请示。请示应按隶属关系逐级请示，不得越级请示，若因特殊情况需要越级请示，须抄报被越过的上级机关，请示与报告是两个不同的文种，不能混用。常见的错误是将请示这一文写成“请示报告”，极不规范，应避免。上一页

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返回第三节常用公文的写作四、函

(一)函的概念函是用于不相隶属机关之间商洽工作、询