文明单位创建档案规范化管理制度

文明单位创建档案规范化管理制度第一章总则第一条为深入推进文明单位创建工作，实现档案管理的科学化、规范化、制度化，确保文明单位创建全过程各类文件材料的完整、准确、系统与安全，充分发挥档案在创建活动中的凭证作用和在日常管理中的查考利用价值，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案管理规定》以及文明单位创建测评体系的有关要求，结合本单位实际，特制定本制度。第二条本制度所称文明单位创建档案，是指本单位在申报、创建、巩固各级文明单位过程中，直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。这些档案是全面反映单位精神文明建设成就、展示职工良好精神风貌、记录创建工作轨迹的重要载体。第三条文明单位创建档案管理工作是单位整体档案工作的重要组成部分，必须遵循统一领导、分级负责、规范整理、集中管理的原则。将创建档案管理纳入单位年度工作计划和目标管理考核体系，与创建工作同部署、同实施、同检查、同奖惩，确保创建活动与档案建设同步进行。第四条本制度适用于单位内部各职能部门、各科室及全体职工在文明单位创建活动中形成的文件材料的管理工作。所有参与创建工作的部门和人员均有收集、整理、移交创建档案材料的义务和责任。第二章管理体制与职责第五条单位成立文明单位创建工作领导小组，作为档案管理的最高决策机构，负责审定档案管理工作的规章制度，研究解决档案管理中的重大问题，如人员配备、经费预算、馆舍建设及信息化建设等。领导小组组长由单位主要领导担任，对创建档案管理工作负总责。第六th文明单位创建办公室（或指定综合管理部门）是创建档案的归口管理部门，履行以下主要职责：（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和上级业务主管部门的档案管理规定；（二）制定和完善文明单位创建档案管理工作的各项规章制度，并负责监督执行；（三）负责对各部门形成的创建文件材料进行指导、监督和检查，确保材料形成的质量；（四）负责创建档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和编研工作；（五）组织档案人员参加业务培训，提高档案管理人员的专业素质和业务能力；（六）负责档案信息化建设，推动创建档案管理数字化进程。第七条各职能部门应设立兼职档案员，负责本部门在创建活动中产生的各类文件材料的日常积累、初步整理和按时移交工作。兼职档案员应熟悉本部门业务流程和创建活动要求，确保文件材料不遗漏、不散失。第八条档案管理人员应具备良好的政治素质和职业道德，忠于职守，严守秘密，具备相应的档案专业知识和业务技能。单位应保持档案管理人员的相对稳定，确因工作需要调整岗位时，必须办理严格的交接手续，做到账物相符、交接清楚。第三章文件材料的归档范围与分类第九条文明单位创建档案的归档范围应全面覆盖创建工作的各个方面，主要包括以下内容：（一）组织领导类：包括创建工作领导小组成立文件、会议记录、年度工作计划、工作总结、责任分工、经费预算及使用情况、表彰决定等；（二）思想道德建设类：包括政治理论学习计划、记录、心得体会，社会主义核心价值观宣传教育活动材料，道德讲堂活动方案、讲义、视频、签到表，先进典型评选表彰材料，诚信建设相关制度及记录等；（三）业务工作实绩类：反映单位主要职能工作完成情况、业务指标数据、获得上级表彰奖励的证书、奖牌、文件等；（四）志愿服务与社会责任类：包括志愿服务队注册登记材料，年度志愿服务计划，各类志愿服务活动（如社区服务、公益慈善、帮困助残等）的通知、方案、照片、视频、总结，结对共建协议及活动记录等；（五）单位文化建设类：包括职工文体活动方案、照片、视频，文化体育设施建设维护记录，宣传栏、内部刊物、网站文化阵地建设资料等；（六）环境建设类：包括办公区域环境整治、绿化美化、节能减排、卫生防疫等管理制度、检查记录及前后对比照片等；（七）民主管理类：包括职代会、工代会材料，厂务公开记录，职工意见征集及反馈处理情况，民主评议材料等；（八）创建活动动态类：包括各类创建专项活动的通知、方案、过程记录、媒体报道、总结报告等；（九）测评考核类：包括申报材料、自查报告、测评体系得分表、上级考核反馈意见、整改落实情况等。第十条为便于管理和利用，文明单位创建档案采用“年度—问题—保管期限”的分类方法。根据档案内容特征，将档案划分为综合管理、思想道德、业务实绩、志愿服务、文化建设、环境建设、民主管理、创建考评等一级类目，必要时可设二级类目。第十一条文件材料的保管期限划分为永久、定期（30年、10年）两种。（一）永久：反映单位主要创建活动、具有长远利用价值的文件材料。如申报请示与批复、荣获的荣誉称号、重要的会议记录、年度工作总结、测评体系标准等；（二）定期：反映一般性创建活动、在一定时期内有利用价值的文件材料。如一般性活动通知、阶段性工作简报、过程性草稿等。具体划分参照本单位《文书档案保管期限表》执行。第四章档案的收集与整理规范第十二条文件材料的收集实行“谁主办、谁归档”的原则。各职能部门在每项创建活动结束后或阶段性工作完成时，应及时将形成的文件材料进行系统整理，经部门负责人审核后，向创建办公室移交。任何个人不得私自保存应归档的文件材料。第十三条归档文件材料必须符合以下质量要求：（一）文件材料必须是原件，确无原件的须注明原因并加盖公章，复印件应清晰可辨；（二）文件材料应手续完备，符合公文处理规范，签发、盖章齐全；（三）字迹材料必须耐久、清晰，禁止使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水等易褪色书写材料；（四）照片、录音、录像等声像材料必须注明事由、时间、地点、人物、拍摄者，并配有相应的文字说明，应转换为通用、不可修改的电子格式存储；（五）电子文件应具备可读性，符合电子文件归档与管理规范，并同时归档电子文件的元数据及背景信息。第十四条档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持其有机联系，便于保管和利用。（一）组件：将同一事由、同一活动、同一办理过程的文件材料作为一件进行整理。正本与附件、原件与复制件、转发件与被转发件、请示与批复等应作为一件；（二）排列：归档文件材料应按事由结合时间、重要程度进行排列。结论性文件在前，依据性、过程性文件在后；批复在前，请示在后；正本在前，附件在后；（三）编页：去除文件上的金属钉，按件对文件材料重新编号，编写页码；（四）装订：对已整理好的文件材料进行左齐装订，装订应牢固、整齐，不掉页，不压字，不损坏文件；（五）编目：依据分类方案和排列顺序，逐件编制归档文件目录。目录项目应包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。题名应简明、准确，能够揭示文件内容。第十五条特殊载体档案的整理规范：（一）照片档案：按照《照片档案管理规范》进行整理。照片应洗印成标准规格，连同文字说明一起放入照片册。数码照片除打印外，必须存储在专用存储介质中，并建立相应的机读目录；（二）录音录像档案：应将模拟信号转换为数字信号，采用通用格式（如WAV、MP3、AVI、MP4等）存储。录音带、录像带应注明内容、时间、长度等，并定期倒带、转录以防磁带老化；（三）实物档案：包括奖牌、奖杯、锦旗、证书等。应拍摄照片归档，实物本身应建立实物档案目录，注明名称、来源、授予单位、日期、存放地点，并妥善保管。第五章档案信息化建设与管理第十六条加快推进文明单位创建档案信息化建设，建立符合国家标准的档案管理数据库。配备必要的计算机、扫描仪、服务器等硬件设备和档案管理软件，实现档案存储、检索、利用的数字化和网络化。第十七条电子文件的归档应与纸质文件同步进行。在纸质文件归档的同时，必须将对应的电子文件一并归档。电子文件归档应采用符合长期保存要求的格式，如XML、PDF/A、JPEG等。第十八条建立电子档案备份制度。对重要的电子档案实行在线备份和离线备份相结合，定期进行异地备份。备份介质应实行标签化管理，定期进行读取测试，确保数据安全可读。第十九条严格电子档案网络利用管理。档案管理系统应设置身份认证、权限控制、访问日志等安全措施。严禁在非涉密计算机上处理、存储涉密档案信息。上网发布档案信息必须经过严格的保密审查和审批程序。第二十条推进传统载体档案的数字化转换。对利用率高、珍贵、易损的纸质档案、照片档案和录音录像档案，应有计划地进行数字化扫描和转换，建立数字档案副本，以保护档案原件并提高利用效率。第六章档案的保管与保护第二十一条文明单位创建档案实行集中统一管理。档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防高温、防有害气体等“八防”措施。第二十二条档案库房应配备温湿度控制设备，保持适宜的温湿度。标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45%—60%。定期对库房温湿度进行监测记录，并根据实际情况采取调节措施。第二十三条档案装具应符合档案保管要求，使用无酸卷皮、卷盒，排列整齐有序。档案入库前必须进行严格的消毒处理，防止霉菌、虫害带入库房。定期对库房档案进行安全检查，发现虫害、霉变、破损等情况，应及时采取措施并修复。第二十四条建立健全库房管理制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。库房内严禁吸烟、存放易燃易爆物品及食品。库房钥匙应专人保管，下班前应检查电源、门窗是否关闭。第二十五条加强对档案的抢救和保护工作。对已经破损、褪色的重要档案，应及时进行修裱、复制或数字化处理。对字迹模糊的文件，应及时进行字迹加固或恢复处理。第七章档案的利用与保密第二十六条建立健全档案利用制度。本单位工作人员因工作需要查阅、复制、摘抄档案，须经档案管理部门同意，并履行登记手续。查阅涉密档案，须经单位分管领导批准。第二十七条外单位查阅档案，须持有单位介绍信和有效身份证件，说明查阅目的和范围，经单位分管领导批准后，在档案管理人员陪同下查阅。原则上不得查阅涉密档案和未公开的档案。第二十八条查阅档案必须在档案阅览室进行，不得将档案带出阅览室。确因特殊情况需要借出档案，须经档案管理部门负责人批准，严格履行借阅手续，限期归还。借阅期间，借阅者对档案的安全、保密负全部责任，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。第二十九条档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得泄露档案内容。在档案提供利用、编研、数字化加工等过程中，严禁泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私。对于涉及敏感信息的档案，应严格控制利用范围。第三十条建立档案利用效果反馈制度。档案利用者应反馈档案利用所产生的效益，档案管理部门应定期收集、统计、分析档案利用情况，编写档案利用效果典型案例，充分发挥档案的作用。第八章档案的统计、鉴定与销毁第三十一条建立档案统计制度。对档案的收进、移出、利用、销毁等情况进行准确统计，并按规定向上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。建立档案台账，做到账物相符。第三十二条建立档案鉴定制度。对保管期限已满的档案，由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组进行鉴定。对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对确无保存价值的档案，应按规定程序予以销毁。第三十三条销毁档案必须严格按照规定程序办理。鉴定小组提出销毁意见，报单位分管领导批准后，由两人以上负责监销。销毁前应对照销毁清册进行清点核对，销毁后在销毁清册上签字注销，严禁个人私自销毁档案。销毁清册应永久保存。第三十四条档案发生丢失、损毁、泄密等事故时，应立即向单位领导和上级档案部门报告，及时采取补救措施，并查明原因，分清责任，严肃处理。第九章考核与奖惩第三十五条单位将文明单位创建档案管理工作纳入年度绩效考核体系。对在档案收集、整理、保管、利用等工作中做出显著成绩的部门或个人，给予表彰和奖励。第三十六条有下列行为之一的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、通报批评、经济处罚直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）不按规定归档，造成文件材料丢失、严重损毁的；（二）擅自涂改、抽取、伪造、销毁档案材料的；（三）在档案工作中玩忽职守，造成档案严重丢失或泄密的；（四）违反规定擅自提供、抄录、复制、公布档案的；（五）明知档案存在安全隐患，未及时采取措施消除隐患的；（六）拒绝接受档案部门监督、检查，拒不移交档案材料的。第三十七条奖惩措施由文明单位创建办公室提出建议，报单位领导小组批准后执行。第十章附则第三十八条本制度未尽事宜，按照国家有关档案法律法规和上级主管部门的规定执行。第三十九条本制度由单位文明单位创建办公室（或综合管理部门）负责解释。第四十条本制度自发布之日起施行。此前发布的有关文明单位创建档案管理的规定与本制度不符的，以本制度为准。附件：文明单位创建档案分类大纲及保管期限表序号一级类目二级类目归档范围保管期限1一、组织领导1.1机构与职责创建工作领导小组及办公室成立、调整、职责分工文件永久1.2规划与计划创建工作长远规划、年度计划、实施方案永久1.3会议与决策创建工作专题会议纪要、重要决策记录、领导讲话稿30年1.4经费管理创建工作经费预算、拨付、使用凭证30年1.5责任考核创建工作目标责任书、考核办法、考核结果通报30年2二、思想道德2.1理论学习政治理论学习安排、记录、心得体会汇编30年2.2核心价值观社会主义核心价值观宣传教育活动方案、记录、照片30年2.3道德建设道德讲堂活动方案、讲义、视频、签到表；道德模范评选材料30年2.4诚信建设诚信教育实践活动材料、诚信缺失问题专项治理记录30年2.5节俭养德“文明餐桌”、“节约型单位”建设制度、活动记录10年3三、业务实绩3.1主要指标反映单位核心业务指标完成情况的报表、分析报告永久3.2获奖情况获得上级部门表彰奖励的证书、奖牌、通报文件永久3.3服务效能行风建设、便民服务措施、服务承诺及兑现情况记录30年3.4执法规范（如适用）执法依据、程序、结果公示材料，典型案例30年4四、志愿服务4.1队伍建设志愿服务队伍注册登记表、名册、培训记录30年4.2活动记录各类志愿服务活动通知、方案、照片、视频、总结30年4.3结对共建与社区、乡村结对共建协议、活动记录、帮扶台账30年4.4网络文明网络文明传播志愿者名单、传播记录、网评文章10年5五、文化建设5.1文化活动职工文化艺术节、运动会、读书节等文体活动材料30年5.2文化设施职工书屋、活动室、宣传栏等建设维护记录10年5.3宣传阵地内部刊物、网站、公众号等宣传阵地管理制度及样刊/截图30年5.4文体荣誉职工在文体比赛中获得的奖项及证书30年6六、环境建设6.1环境整治办公区域环境整治、绿化美化方案及效果照片10年6.2节能减排节能管理制度、能耗统计报表、节能改造记录30年6.3卫生健康爱国卫生运动记录、健康教育资料、食堂卫生管理10年6.4安全管理消防安全、安全生产检查记录、整改报告、演练照片30年7七、民主管理7.1职工权益职代会、工代会材料，集体合同及协商记录永久7.2厂务公开厂务公开栏内容、职工意见征集及反馈处理记录30年7.3人文关怀职工体检、困难职工帮扶、慰问记录30年8八、创建考评8.1申报材料文明单位申报表、申报报告、自查评分表永久8.2测评反馈上级考核组反馈意见、测评记录永久8.3整改落实针对反馈意见的整改方案、落实情况报告30年8.4媒体宣传新闻媒体对本单位创建工作的报道原件及截图30年文明单位创建档案整理作业流程细则为确保档案整理工作的标准化和规范化，特制定以下详细作业流程，所有档案整理人员需严格按此步骤操作。一、前期准备阶段1.工具准备：准备好档案整理所需的工具，包括起钉器、剪刀、胶水、档号章、铅笔、黑色签字笔、直尺、卷皮、卷盒、标签纸、扫描仪、计算机及档案管理软件等。2.场地清理：清理出足够面积的整理工作台，确保环境清洁、干燥、通风，具备良好的照明条件。3.材料预检：在正式整理前，对接收的文件材料进行粗略检查，确认材料是否齐全，是否存在霉变、虫蛀、污损等情况，如有严重问题应及时上报并处理。二、组件与分类阶段1.文件鉴别：仔细甄别每一份文件，剔除重份文件、无保存价值的草稿、过程稿（除非有特殊批示）以及与创建工作无关的文件。2.确定件号：以“件”为整理单位。原则上，正文与附件为一件，转发文与被转发文为一件，请示与批复为一件，报表与说明为一件。会议记录、花名册、刊物等一本（册）为一件。3.归类调整：依据《文明单位创建档案分类大纲》，将鉴别后的文件材料分别归入相应的类目中。对于跨年度、跨类目的综合性文件，应根据其主要内容或主导因素归入相应类目。三、修整与排序阶段1.修整文件：拆除金属物：使用起钉器拆除文件上的订书钉、大头针、回形针等所有金属装订物，防止锈蚀损坏纸张。修补破损：对破损、撕裂的文件纸张进行托裱或修补，修补材料应与原纸质地相近。折页展平：对于大幅面折叠的图表、报表，应按照A4纸幅宽进行折叠，确保整齐划一。2.页号编制：以“件”为单位编制页号。凡有效文件页面（空白页不编），均需编写页号。页号位置：正面在右上角，背面在左上角。使用铅笔编写页号，便于修改。3.件内排序：结论性文件在前，依据性、过程性文件在后。正本在前，定稿在后；定稿在前，草稿在后。转发文在前，被转发文在后。原件在前，复制件在后。文字材料在前，照片、图表在后。四、编目与录入阶段1.档号编制：档号由全宗号、年度、期限、分类代码、件号组成。结构清晰，确保唯一性。2.数据录入：将文件信息录入档案管理软件系统。题名：准确概括文件内容，不得随意简化或修改。若原题名不能反映内容，应重新拟写题名并加方括号[]。责任者：填写文件的