GC基础使用教程 12

实训目标课前讨论（1）在你目前的学习或社团工作中，处理哪些任务最让你感到耗时费力？（2）你认为哪些工作是AI绝对不能替代你亲自做的？为什么？（3）你会完全相信一份由AI自动生成的报告或数据吗？任务11.1AI办公优化技术的发展历程

AI办公优化技术从基础自动化工具，经历云协作的普及、规则化智能助手的萌芽，最终在大语言模型的驱动下进入生成式、全场景智能化阶段。当前，国内外企业正围绕大模型、跨平台集成和行业垂直化展开竞争，AI已成为提升组织效率、降低运营成本的核心生产力。传统的办公数据分析依赖于人工收集、整理和归纳，决策更多基于经验和直觉，而AI办公优化技术，核心是将办公场景中的数据视为可被智能化挖掘的生产力要素，用数据来支撑决策，实现量化管理。通过人机协同，AI负责处理海量数据、发现隐藏模式、执行重复计算，用户专注于解读分析结果，并做出最终的商业判断。在日常办公过程中，使用智能表格自动分类使数据更清晰。任务11.2

AI智能表格创建和应用——腾讯文档

步骤一：在登录腾讯文档网页端后选择“表格”选项，如图中的“1”所示。进入表格类型选择时，再选择“AI生成表格”选项，如图中所示。任务11.2

AI智能表格创建和应用——腾讯文档

步骤二：进入“AI写作”界面，如图所示。在文本框中输入表格主题，注意在对话框中输入清晰、明确的需求，提前列好关键列，逐步通过对话修改表格样式。随后单击“

”按钮，即可生成表格。任务11.2

AI智能表格创建和应用——腾讯文档

步骤三：生成表格后，可单击左下方的“生成表格”按钮，如图中的“1”所示，进入在线编辑界面。编辑后单击下方的“保存为文档”按钮，即可保存表格，如图中的“2”所示。任务11.2

AI智能表格创建和应用——腾讯文档

步骤四：进入在线编辑界面后，表格上方是表格编辑的菜单栏，可以手动修改表格样式以及字体格式。单击左上方的“

”按钮，如图中的“1”所示，可分享文档，使多人共享文档，提高办公效率。任务11.3

AI辅助数据处理——腾讯文档

步骤一：在腾讯文档中导入要进行数据处理的表格，并为其设置“转为在线文档多人编辑”，如图所示。任务11.3

AI辅助数据处理——腾讯文档

步骤二：单击“

”按钮，在弹出菜单中选择“AI写公式”选项，如图中的“1”所示。使用AI工具描述表格内容的时，要准确、清晰。表格里每个人的工资组成包括基本工资、奖金和扣款，使用AI生成计算实发工资，如图所示。可以看到，若只简单要求单元格“G2”计算工资总和，那么实发工资的计算公式有误，应该是实发工资=基本工资+奖金-扣款。任务11.3

AI辅助数据处理——腾讯文档

步骤三：修改提示词后重新提问，腾讯文档重新生成计算公式，如图所示。将公式输入单元格后按Enter键计算结果。任务11.3

AI辅助数据处理——腾讯文档

步骤四：将鼠标指针移至G2单元格右下角的位置，当鼠标指针变为“+”时，按住鼠标左键并向下拖拽到表格最后一行后松开鼠标左键，便可得到整列单元格的计算结果，如图所示。任务11.4

DeepSeek+Excel数据分析

步骤二：DeepSeek返回结果提供多种“分列”方法，如图11-11所示。用户可根据实际表格情况选择相应方法并按步骤操作

步骤一：打开DeepSeek网页版并输入提示词。

参考提示词：“我有一个Excel文件，其中A列是混合数据，格式是‘姓名-电话-邮箱’。请帮我将这一列拆分成三列独立的数据，并为我生成详细的步骤说明，或者直接提供一个可以处理这个任务的Excel公式。”

步骤三：根据DeepSeek返回结果，选择方法二进行处理，并修改公式里面的行列数。按Excel键后，公式将提取A1单元格中第一个隔号“-”前的“姓名”，如图所示。

步骤四：调整单元格的格式后将鼠标指针放在单元格左下方，当其呈“+”时，往下拖动鼠标完成姓名列的分列，对其余各列按照上述步骤进行分列，如图所示。

步骤五：若使用DeepSeek提供的方法不成功，可根据错误信息优化提示词，如“我用的是Excel2019，没有TEXTSPLIT函数，请给我一个使用LEFT和FIND函数的替代方案”。任务11.4

文件数据对比

步骤一：在DeepSeek中输入提示词处理数据。参考提示词：“有两个Excel文件，都包含产品ID和Q3销量列中列。我需要找出两个文件中产品ID相同但Q3销量列中的所有记录。请告诉我最有效的方法，并给出具体操作步骤或公式。”选择DeepSeek返回结果中的数据处理方法，作为数据处理操作步骤，如图所示。

步骤二：PowerQuery（Excel2016及以上版本内置的强大数据整合工具）处理速度快，步骤清晰，且无需复杂公式。打开《财务结算表》和《季度销售表》选中表格区域并将每个文件中的数据区域转换为

Excel表格（快捷键为Ctrl+T）如图所示。完成两个表格的创建，如图所示。这能让PowerQuery更好地识别数据范围。

步骤三：将数据导入PowerQuery，单击第一个表格中的任意单元格。单击数据→“来自表格/区域”按钮，如图中的“1”所示，将打开PowerQuery编辑器窗口。对第二个表格重复此操作，得到两个查询表格。

步骤四：在PowerQuery编辑器窗口中，选中可查询的表1，如图所示。单击“组合”菜单下的“合并查询”按钮。在弹出的对话框的上部分选择第一个表的产品ID列，下部分选择第二个表的产品ID列。在“联接种类”下拉列表框中选择“内部（仅匹配行）”。这表示只保留两个表中都存在的产品ID。单击“确定”按钮。

步骤五：合并后如图所示。单击它并在弹出窗口中只勾选“Q3销量”复选框，并取消勾选“使用原始列名作为前缀”复选框，单击“确定”按钮。操作完成后，第二个表中的Q3销量列就会作为一个新列出现在第一个表中，如图所示。

步骤六：单击“添加列”菜单下的“自定义列”按钮。在打开的“自定义列”对话框中添加一个自定义列来比较两者是否相等并求出差异值，如图所示。筛选结束后，新增列的差异值会显示在表格里，如图所示。最后单击“主页”菜单下的“关闭并上载”按钮。PowerQuery会将最终筛选出的差异记录加载到一个新的Excel工作表中，如图所示。任务11.5

数据可视化

步骤一：打开腾讯文档，导入名为“社团活动经费明细”的表格。创建列（字段），如图所示，确保数据规范，便于后续创建视图和图表。

步骤二：为了更直观地跟踪每笔经费事务的进度（如“进行中”“已完成”“已结束”），基于“状态”字段新建看板，如图所示。

步骤三：在数据信息菜单栏单击“统计图”，再选择“柱状图”类型，如图所示。在配置区设置“类别字段”为“活动类型”，设定“纵轴（值）”为“金额（数字）”，保存设置后生成柱状图，能让用户直观对比不同活动类型的总花费情况，如图所示，方便找出“开销大头”。

步骤四：在“仪表盘”中新建一个“统计图”，选择“饼图”类型。设置“维度（分类）”为“费用类型”，“数值”为“金额(数字)”，将生成“收支构成分析”饼图，如图所示，清晰展示出总收入与各类支出的占比。

拓展：在腾讯智能表格中创建“网格视图”“看板视图”“统计图表”，并最终将这些组件添加到“仪表盘”中，以便从不同维度可视化社团的经费数据。实训练习练习

1：创建一个名为“个人学习计划”的表格。手动创建以下列：任务名称（文本）、

任务类型（单选：预习、作业、复习、项目）、计划开始日期（日期）、

状态（单选：未开始、进行中、已完成）。练习

2：使用腾讯智能表格的“AI生成数据”功能（如果有此功能）或“AI智能填充”

功能，在任务名称列手动输入2个例子（如“完成数学第三章预习”“撰写语文

读后感”）。选中这两个单元格，使用“AI智能填充”功能让AI自动生成更多

相关的、合理的任务名称。观察AI生成的数据是否符合逻辑，并进行微调。练习

3：创建基础图