公务卡使用报销管理工作指南

公务卡使用报销管理工作指南一、公务卡概念及制度背景公务卡是预算单位工作人员持有的，主要用于日常公务支出和财务报销业务的信用卡，其信用额度由发卡银行根据预算单位申请、工作人员资信情况核定，原则上每张公务卡信用额度不超过5万元、不低于1万元，特殊情况可由预算单位向发卡银行申请调整。推行公务卡制度是深化公共财政管理改革、加强财政动态监控、从源头上防治腐败的重要举措，按照现行制度要求，预算单位应当将公务卡作为公务支付的主要结算方式，逐步减少现金结算，所有具备刷卡条件的公务支出必须使用公务卡结算。二、公务卡开立与基础管理（一）开卡资质与流程公务卡开卡申请人仅限预算单位在职在编工作人员，劳务派遣、临时聘用人员确因工作需要开卡的，需经单位人事部门审核确认、单位主要负责人批准后，方可统一向发卡银行申请。开卡流程为：1.个人申请：工作人员填写《公务卡开卡申请表》，附身份证复印件提交单位财务部门；2.单位审核：财务部门对申请人身份、工作岗位进行审核，出具单位确认函，统一提交发卡银行；3.银行制卡发卡：发卡银行按照行内信用卡审批流程审核批卡，制作卡片后邮寄至单位财务部门，由财务部门统一发放至申请人，禁止银行直接向个人发卡；4.激活启用：申请人收到卡片后，按照银行要求完成激活，设置查询密码与交易密码，同时绑定单位预留手机号用于交易提醒。（二）额度管理公务卡初始信用额度由单位财务部门根据工作人员岗位职责、公务支出需求，与发卡银行协商确定：普通工作人员：初始额度为1-2万元；部门负责人：初始额度为2-3万元；单位领导班子成员：初始额度为3-5万元；工作人员因特殊公务支出需要调整额度的，可提前3个工作日向财务部门提出申请，由财务部门协调发卡银行临时调高额度，公务支出完成后自动恢复原额度。（三）变更与注销管理1.信息变更：工作人员姓名、工作岗位、联系方式等信息变更的，需在10个工作日内告知单位财务部门，由财务部门同步更新发卡银行预留信息；2.离职离岗：工作人员调动、退休、离职的，人事部门需在办理手续后3个工作日内告知财务部门，由财务部门通知发卡银行停止该卡片公务消费功能，工作人员办理完报销手续、结清透支余额后，办理销卡手续，未及时办理销卡产生的费用及信用风险由个人承担；3.卡片到期：公务卡到期前3个月，发卡银行将制作新卡邮寄至单位财务部门，财务部门通知持卡人更换，旧卡由持卡人自行剪卡销毁，原信用额度、消费记录自动结转至新卡。三、公务卡使用范围公务卡结算范围严格限定为单位公用经费支出范围内的公务支出，具体包括：1.差旅费：出差发生的交通费、住宿费、会务费、餐费等支出；2.会议费：各类会议场地租赁、资料印刷、餐费等支出；3.培训费：各类培训场地租赁、师资费、资料费、餐费等支出；4.办公用品购置费：日常办公所需笔墨纸张、电脑配件、办公耗材等小额零星购置支出；5.接待费：公务接待发生的住宿费、餐费、交通费等支出；6.其他公用支出：印刷费、咨询费、手续费、水电费、邮电费、物业管理费、维修（护）费、租赁费、专用材料购置费等具备刷卡条件的小额零星支出。以下支出不得使用公务卡结算：1.个人消费支出，严禁将公务消费与个人消费混同刷卡；2.政府采购类大额项目支出、工程类支出，按照国库集中支付相关规定，由单位直接向供应商转账支付；3.按规定应当发放给个人的工资、津贴补贴、奖金、福利等，不得通过公务卡套现发放。四、公务刷卡消费规范要求1.刷卡凭证要求：持卡人刷卡消费后，应当要求商户同时出具发票和POS机刷卡签购单，签购单应当清晰显示商户名称、交易日期、交易金额、卡号后四位等核心信息，发票要素应当完整合规，发票金额与刷卡金额一致，发票抬头必须为单位全称，不得开具个人抬头发票用于公务报销。2.禁止性规定：不得恶意透支、逾期还款，影响个人征信记录；不得出租、出借公务卡，不得转借他人使用公务卡办理公务支出；不得使用公务卡套取现金，不得虚开发票刷卡套取公款；不得拆分大额交易规避财务审批；工作变动后不得继续使用原单位公务卡进行消费。3.时间要求：持卡人应当在公务支出发生后10个工作日内发起报销流程，最长不得超过发卡银行规定的免息还款期到期日之前10天，避免因报销流程延误产生逾期罚息。目前我国商业银行信用卡免息还款期最短20天、最长56天，持卡人应当关注账单日与还款日，原则上账单日之后10天内应当完成当期公务支出报销。五、报销审批流程（一）事前审批所有公务支出都应当按单位内部管理制度履行事前审批程序：1.差旅费、会议费、培训费、接待费等重点支出，持卡人填写《公务支出事前审批单》，注明支出事由、预计金额、支出时间，经部门负责人审核同意后，按支出金额层级审批：单次支出金额不足1000元的，由部门负责人审批；1000元-5000元的，由分管领导审批；5000元以上的，由主要负责人审批，未经事前审批的支出不予报销。2.日常办公用品购置等小额零星支出，单次金额不足500元的，可由部门负责人事前口头同意，报销时补填审批单。（二）整理报销材料持卡人完成公务消费后，整理以下报销材料提交财务部门：1.《公务卡报销审批单》，注明持卡人姓名、公务卡号后四位、支出日期、支出事由、发票金额、刷卡金额；2.事前审批单（按要求需要事前审批的支出提供）；3.合规的发票发票联；4.POS机刷卡签购单原件；5.其他佐证材料：差旅费附出差审批单、会议通知；会议费附会议邀请函、参会人员名单；培训费附培训通知、参训人员名单；接待费附公务接待审批单、接待清单。（三）层级审核审批1.部门审核：部门负责人对报销事项的真实性、合规性进行审核，确认属于公务支出后签字确认；2.财务审核：财务部门对报销材料进行初审，审核内容包括：①支出是否符合公务卡使用范围；②发票是否合规有效，是否通过税务系统验证；③刷卡金额与发票金额是否一致；④是否履行事前审批程序，佐证材料是否完整；⑤是否超过报销时限；对审核不通过的，一次性告知持卡人需要补充的材料，退回补正；3.层级审批：初审通过后，按照支出金额大小履行层级审批，流程与事前审批一致；4.财务报销：审批完成后，财务人员登录公务卡支持系统，核对交易信息，确认消费真实有效后，通过国库集中支付系统将报销资金直接划转至公务卡账户，不得划转至持卡人个人其他银行卡或者现金支付。（四）特殊情况处理1.刷卡金额与发票金额不一致：若刷卡金额大于发票金额，超出部分为个人支出，报销资金按照发票金额划转至公务卡，差额部分由持卡人自行向银行还款；若刷卡金额小于发票金额，差额部分持卡人需要补刷公务卡，无法补刷的，差额部分不予报销；2.商户无法提供签购单：因POS机故障等客观原因无法取得签购单的，持卡人应当要求商户出具加盖商户公章的消费明细单，注明交易日期、交易金额，由持卡人出具情况说明，经部门负责人签字确认后，可替代签购单用于报销；3.公务卡丢失补办：公务卡丢失后，持卡人应当第一时间联系发卡银行挂失补办，新卡办理后，及时将新卡号告知单位财务部门，财务部门更新公务卡支持系统信息，避免还款失败；旧卡未还清的报销款项，可临时划转至新卡，持卡人自行负责资金划转；4.跨年度报销：当年发生的公务支出，原则上应当在当年12月25日前完成报销，因特殊原因无法在当年报销的，应当在次年1月10日前完成报销，逾期无正当理由的不予报销。六、还款与免息期管理公务卡透支消费享受发卡银行提供的免息还款期，在免息还款期内全额还款不需要支付任何利息，财务部门报销流程完成后，资金直接划转至公务卡账户，无需持卡人个人还款，特殊情况需要个人先行还款的，按照以下规则处理：1.因报销流程尚未完成，还款日临近，持卡人可以自行先行还款，报销完成后，财务部门将报销资金划转至公务卡，持卡人可通过刷卡消费或者溢缴款取出方式使用，发卡银行收取的溢缴款手续费由单位承担；2.因个人原因延误报销导致逾期产生罚息、违约金的，由持卡人个人承担，单位不予承担；3.因财务部门审核不及时导致还款逾期产生罚息、违约金的，由单位承担罚息，同时追究财务经办人员责任；4.持卡人个人消费部分产生的所有费用，由个人自行承担。财务部门应当建立免息期提醒制度，每月5日前梳理当期即将到期的公务卡消费，提醒持卡人及时发起报销流程，避免逾期。七、财务核算与监管要求（一）会计核算规范财务部门应当按照《政府会计制度》要求，对公务卡报销业务进行规范核算：1.发生公务卡报销业务时，财务会计分录为：借：业务活动费用/单位管理费用—（对应功能分类、经济分类科目）贷：零余额账户用款额度预算会计分录为：借：行政支出/事业支出—（对应功能分类、经济分类科目）贷：资金结存—零余额账户用款额度2.公务卡报销产生的手续费、短信提醒费等银行费用，由单位承担，计入“业务活动费用—手续费”科目核算，不得转嫁给持卡人个人。（二）对账管理财务部门应当每月与发卡银行核对公务卡消费、还款信息，核对内容包括：①当月报销笔数、报销金额是否与银行入账信息一致；②未报销的公务卡消费笔数、金额，提醒持卡人及时报销；③核对公务卡账户余额、透支金额，确保账实一致，对账工作应当形成书面对账记录，留存归档，保管期限为10年。（三）动态监控单位应当将公务卡支付数据全部纳入国库集中支付动态监控范围，监控内容包括：1.是否违反规定使用现金结算，具备刷卡条件的公务支出未使用公务卡结算的，一律不予报销；2.是否存在虚开发票、虚构公务支出套取资金的情况；3.是否存在违规扩大公务卡使用范围，将个人消费纳入公务报销的情况；4.是否存在拆分交易规避审批的情况；5.是否存在出租、出借公务卡，套现等违规情况。八、违规责任追究有下列情形之一的，视情节轻重对相关责任人进行处理，涉嫌违纪违法的，移送纪检监察机关处理：1.持卡人违规将个人消费纳入公务报销，或者虚开发票套取公款，或者出租出借公务卡、违规套现的，追回违规资金，给予通报批评，情节严重的给予政务处分；2.持卡人未及时报销导致逾期，影响单位征信的，给予通报批评，产生的费用由个人承担；3.财务部门工作人员未按规定审核报销材料，违规报销不符合规定的支出，或者未及时还款导致逾期的，给予通报批评，情节严重的调整岗位，给予政务处分；4.单位未按规定推行公务卡制度，现金使用比例超过规定要求（年度现金支出占公用支出比重超过5%）的，由同级财政部门给予通报批评，扣减下一年度公用经费预算。九、常见问题处理1.问：境外公务支出可以使用公务卡吗？答：带有银联标识的公务卡可以在境外支持银联刷卡的商户使用，报销流程与境内支出一致，刷卡消费以外币计价的，按照刷卡当日中国人民银行公布的人民币汇率中间价折算为人民币报销，持卡人需要提供刷卡消费对账单替代签购单。2.问：使用公务卡在线上渠道支付公务消费，没有纸质签购单怎么报销？答：线上渠道（微信、支付宝、手机银行等）使用公务卡支付的，持卡人可以截取支付成功页面，截图应当显示交易时间、交易金额、公务卡后四位、商户名称，打印后替代纸质签购单用于报销，同时附商户出具的电子发票。3.问：多张公务卡合并支付一笔公务支出可以吗？答：同一笔公务支出可以使用多张公务卡支付，报销时需要提供所有公务卡的刷卡凭证，分别填写报销信息，合计金额与发票金额一致即可。4.问：持卡人办理公务支出，使用个人现金先行支付，可以补刷公务卡报销吗？答：因商户故障等客观原因无法刷卡，持卡人先行支付现金的，支出金额符合规定、履行审批程序的，可以补刷公务卡，按照流程报销，无正当理由使用现金支付的，不予报销。5.问：公务卡的年度刷卡量有要求吗？答：按照财政部门要求，预算单位在职人员公务卡年度使用率应当不低于90%，即每年至少发生一笔公务刷卡消费，连续12个月未发生公务消费的睡眠卡，单位财务部门应当通知持卡人办理销卡，确因工作需要保留的，由持卡人出具情况说明，经单位负责人批准后保留。十、日常管理要求1.单位财务部门应当建立公务卡管理台账，登记内容包括：持卡人姓名、职务、公务卡号、授信额度、开卡日期、销卡日期、年度报销笔数、报销金额，台账信息每年更新一次，留