2026年档案查阅借阅管理制度及流程

2026年档案查阅借阅管理制度及流程一、第一章总则档案查阅借阅制度的目标不是把档案锁起来，而是让该用的档案用得方便、不该露的档案守得严密——本制度所有条款均围绕这一平衡展开，凡涉及保密、审批、时限、验收的表述均为可执行硬性指标。第一条（目的与依据）为规范本单位档案查阅与借阅行为，在保障档案安全的前提下提高档案利用效率，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）、《干部人事档案工作条例》及本单位实际，制定本制度。本制度中所有审批痕迹（纸质签批或系统记录）保存期限不少于3年，任何环节不得以口头请示代替审批记录、以口头通知代替书面台账。第二条（适用范围）本制度适用于：1.本单位全体员工因工作需要查阅、借阅档案的行为。2.外单位因公务或司法需要查阅本单位档案的行为。3.受本单位委托开展档案整理、数字化、修复的第三方机构及其人员。第三条（名词定义）•查阅：在档案室现场阅读档案，档案实体不离开档案库房所在建筑物。•借出：档案实体或电子档案载体脱离档案室保管区，进入借阅人办公区或其他场所。•复制：通过复印、扫描、拍照、打印、录屏、下载等方式留存档案内容。•涉密档案：带有密级标识、按国家保密法律法规管理的档案。第四条（管理原则）1.最小必要原则：查阅、借阅范围以完成工作任务所需的最小信息范围为限。2.一事一申请原则：每项工作任务单独提交申请，禁止一次审批、多次使用。3.先审批后操作原则：未经审批不得调卷、不得出库、不得复制。4.全程留痕原则：每卷档案的调出、归还、复制行为均须登记台账，确保账实相符、可追溯。二、第二章职责与权限档案安全管理的失效多数发生在职责交叉地带——审批人、管理员、借阅人三方之间若没有清晰的权限边界，安全管理就会退化为人人有责、无人负责。本章为每类角色划定唯一责任主体。第五条部门职责分工责任主体主要职责对什么负责档案室（档案管理员）台账登记、库房管理、调卷归卷、验收查验、逾期催还档案实体安全、流程合规、账实相符各部门（部门负责人）本部门人员申请内容的真实性审核、借阅用途把关申请内容与实际工作的一致性保密办公室乙、丙级档案复核、泄密事件初查、复制授权评估敏感信息与涉密信息不外泄单位分管负责人丙级档案查阅与借出的终审终审决策的合规性综合办公室制度建设、监督检查、违规处理组织制度执行状况与持续改进第六条档案管理员任职条件与权限1.任职条件：从事档案或资料管理工作满1年，通过本单位保密知识考核（百分制不低于85分）。2.档案管理员权限：◦对身份核验不符、材料不齐的申请，有权当场拒绝并书面说明理由。◦对超出审批范围的调卷申请，有权暂缓执行并立即报告综合办公室。◦持有档案室钥匙的唯一日常副本，备用钥匙由单位分管负责人封存于保密柜，每次启封须双人见证并登记。3.档案管理员严禁事项（违反即按第二十三条严重违规处理）：◦严禁代替审批人签署审批意见。◦严禁私自出借、外带档案。◦严禁删除、涂改或伪造借阅登记台账。第七条借阅人义务1.如实申报查阅事由与用途，不得虚报、瞒报。2.遵守查阅区行为规范与档案室管理规定。3.按期归还借出档案，逾期按第十八条、第二十三条承担相应责任。4.经批准复制留存的档案内容只能用于审批载明的用途，不得转交他人、不得对外发布。三、第三章档案分级与查阅权限矩阵档案分级的实质不是给档案贴标签，而是给谁能看、看多久、能否复制三个问题设定唯一裁决依据——分级一旦错误，信息滥用会比泄密事故更隐蔽、更难以追溯。第八条档案分级级别定义典型范围管理强度甲级（普通档案）不涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的档案非涉密公文、已发布的制度汇编、会议通知、一般性请示批复、已结案的非涉密事项审批简捷，当日办结乙级（受限档案）涉及商业秘密、技术秘密、个人隐私或未公开决策过程的档案技术图纸、客户合同、人事档案、薪酬材料、招投标未公开阶段文件、董事会非涉密会议记录部门负责人审批，复制受控，保密办备案丙级（涉密档案）依法确定为国家秘密或单位核心机密的档案定密文件、涉密项目全套档案、密钥与口令资料、涉及国家安全或重大利益事项的案卷专库专柜专人管理，流转全程双人见证第九条查阅借阅权限矩阵操作甲级乙级丙级查阅员工本人申请，档案管理员核验身份后15分钟内提供服务部门负责人审批，审批时限4个工作小时部门负责人初审＋保密办复核＋单位分管负责人终审，全程不超过3个工作日借出部门负责人审批，借期15个自然日部门负责人审批＋保密办备案，借期7个自然日严禁借出（例外见第十四条）复制登记后即可复制申请表注明用途，审批人在复制授权栏签批严禁复印、扫描、拍照；确需摘录的，手写摘录且每页不超过原页幅面的30%，离场前交档案管理员审阅第十条特殊情形1.外单位人员查阅：须持加盖公章的介绍信、本人身份证原件，由接待部门负责人担保并全程陪同，只能在查阅区内阅读甲级档案，禁止借出与复制。介绍信原件留存档案室备查，保存期2年。2.离职离岗人员查阅：参照外单位人员管理，且只能查阅其在职期间经办的非涉密档案。3.紧急调用（安全生产事故调查、纪检监察取证等）：由调用单位出具正式函件，经单位分管负责人批准后可不经预约直接调卷，但须在正式调用后4个工作小时内补齐全部审批手续，审批手续存档备查。四、第四章档案查阅流程查阅流程是档案服务的窗口环节，其成败不取决于速度，而取决于身份核验—调卷—阅览—归卷四个环节是否形成闭环——任意一环断裂，都会在后续追溯中埋下死结。本章规定按步骤、按时限执行。第十一条现场查阅流程1.预约（可选，建议采用）：查阅人可提前1个工作日在档案管理系统中提交预约申请，预约优先排期；未预约的随到随办，受理时限按本条执行。2.申请。查阅人填写《档案查阅申请表》（附录一），注明案卷档号、案卷题名、查阅事由。事由须写明具体工作事项（如"编写2026年中期经营分析报告，核对一季度合同签订数据"），禁止填写"查阅资料备查""写材料用"等模糊表述。3.审核。◦甲级：档案管理员15分钟内核验申请人身份（工作证或身份证），信息无误即同意受理。◦乙级：部门负责人4个工作小时内作出同意或驳回决定，驳回须书面或系统内说明理由。◦丙级：按第九条三级审批，每一审批环节须在1个工作日内完成，逾期未反馈视为驳回。4.调卷。档案管理员按"库位索引—架位定位—逐卷点验"三步调卷。严禁凭记忆直接抽取——凭记忆抽错架位会导致错卷出库，错卷流转后真实案卷的保管状态将无从追踪。调卷时限：甲级10分钟内，乙级30分钟内（库房距查阅室超过200米的，超出部分按每百米加时3分钟计）。5.登记。查阅人在查阅登记簿或系统台账上签名，记录入场时间。登记字段包括：档号、案卷题名、查阅人、审批单号、入场时间、离场时间。审批单号是后续追溯的唯一索引，登记时不得留空。6.阅览。单次连续阅览不超过2小时，可续阅1次、续阅时限1小时，续阅须重新登记。查阅区开放时间为工作日8:30—11:30、13:30—17:00；闭室前30分钟停止受理新查阅申请。7.归卷。查阅结束由档案管理员当面查验档案，确认无缺页、无涂改后5分钟内上架归位。上架须按档号顺序放回原架位，严禁随意插放——错位档案在下次检索时无法定位，等同于物理丢失。案卷归架前，不得再次向他人出借该卷。第十二条查阅区行为规范禁止事项具体后果替代方案携带饮料、食物进入查阅区液体泼溅致纸张粘连、字迹洇化，单页修复费用约50—200元入口设储物柜，随身物品入柜寄存使用手机、相机等设备拍照影像外流后传播路径不可控、无法撤回确需留存的，按第十三条申请正式复制在档案原件上做标记、折角折角致纸张纤维断裂，勾画污染原件致后续利用失真使用档案室提供的铅笔与便签纸，摘录于便签纸将档案带出查阅区实体脱离管控区域即视为借出，追溯链断裂一经发现按借出手续补办，无审批手续的按第二十三条处理多人同时传阅同一案卷损毁后无法确定责任主体每卷限1人阅览，同一案卷多人查阅时逐人单独登记第十三条复制管理1.甲级档案复制：申请表中勾选复制，档案管理员登记复制份数与用途，复制件右下角加盖"档案复制件·仅限××用途"印章，印章为实体章，存档记录不可涂改。2.乙级档案复制：审批人在申请表复制授权栏明确签批"同意复制（限××页）"或"不同意复制"。复制操作由档案管理员在指定复印区完成，查阅人不得自行操作设备。3.复制件在流转中会被再次传播，因此须全程标注用途。复制人应在任务完成后30天内自行销毁复制件，或将一份交档案室存档；涉密复制件须交保密办专柜保管，交接留痕。4.严禁使用个人手机、私人扫描仪、私人U盘对乙级、丙级档案进行任何形式的采集。五、第五章档案借出流程借出环节是档案离开管理员视线的起点，也是安全管理的最薄弱环节——制度的核心在于让每卷档案在库房之外都有明确的去向、期限、责任人与归还路径。本章给出借出、续借、归还、催还的全流程硬性约束。第十四条可借出档案范围1.借出仅限下列必须使用档案实体的情形：司法诉讼、审计、专项检查、工程项目验收复检、产权登记、资产处置评估。2.严禁借出情形：◦丙级（涉密）档案一律严禁借出。例外：确因国家安全或重大公共利益需要使用实体的，由单位主要负责人逐卷签批专项手续，由两名保密人员全程押送，使用场所须具备保密条件并全程录像。◦人事档案实体严禁借出，按《干部人事档案工作条例》执行。3.同一借阅人、同一时段内累计在借案卷不超过5卷。第十五条借出审批与出库流程1.申请。借阅人填写《档案借出申请表》（附录二），写明卷号、案卷题名、借出事由、拟用场所、预估归还日期。事由栏必须写清具体事项名称及依赖该档案的环节，例如"××项目竣工结算审计，需核对2021年3月工程变更签证单"。2.审批。◦甲级：部门负责人审批，1个工作日内完成。◦乙级：部门负责人审批＋保密办备案，1.5个工作日内完成。◦丙级：按第十四条例外情形执行，不适用常规流程。3.台账登记。档案管理员核验审批单与借阅人身份后，在《档案借出登记簿》（附录三）登记卷号、审批单号、借出日期、应还日期，借阅人签名、经办管理员签名齐全后方可离库。4.离库要求。借出档案由借阅人本人携带；借出超过20卷或重量超过5千克的，部门须指定1名专人随行，并在登记簿随行人员栏签字确认，随行人员与借阅人承担同等保管责任。第十六条借期与续借档案级别借期续借规则续借申请时限甲级15个自然日可续借1次，延长7个自然日原到期日前2个工作日提出乙级7个自然日可续借1次，延长3个自然日原到期日前2个工作日提出1.续借须沿用原审批程序，期限届满前1个工作日未获续借批准的必须归还。逾期后提出的续借申请一律不予受理，按逾期处理。2.该档案已被他人预约使用的，不得续借。3.借出期间保管责任由借阅人承担。借阅人出差、休假超过3天的，离岗前应办理保管移交，由部门指定接替人，双方在台账保管人变更栏签字；未办理移交导致逾期或遗失的，由借阅人与部门负责人共同承担责任。第十七条归还与验收1.归还时限：到期日17:00前。逾期即按第十八条启动催还程序。2.验收流程由档案管理员执行，全程不超过30分钟：◦第一步—核对完整性：逐卷清点页数与附件数。对照页码连续号点验，单卷超过300页的按每50页抽点1页并复核页眉连续号，确认无缺页、无撕剪。◦第二步—查验整洁度：翻页检查有无水渍、油渍、笔迹污染、勾画、折角；对页面用60瓦白炽灯斜照检查——斜照光线可使刮擦、涂改、胶带残留产生反光差异，肉眼平视难以发现。◦第三步—核对附件：确认印章、图纸、光盘、照片等附件齐全，附件缺失视同缺件，当场记录。◦第四步—签署验收：验收合格后借阅人与档案管理员在《归还验收单》（附录四）签字，档案10分钟内上架归位。3.验收发现异常：当场出具《归还验收异常单》，注明异常类型（缺页、污损、附件缺失）、发现时间、涉及卷号，借阅人确认签字；借阅人拒绝签字的，由档案管理员注明情况并由部门负责人见证。异常档案立即隔离存放、暂停出借，按第二十三条、二十四条处理。第十八条逾期催还管理逾期天数措施执行人执行时限第1天电话或短信提醒借阅人档案管理员到期次日上午10:00前第3天发出书面《逾期催还通知单》（附录五），抄送借阅人所在部门负责人档案管理员第3天16:00前第7天综合办公室发出《限期归还函》，明确3日内必须归还综合办公室第7天当天发出超过10天系统自动冻结该部门全体成员档案查阅借阅权限，直至案卷归还综合办公室第10天自动执行配套机制：逾期期间该卷档案同步在系统中标记"逾期未还"，冻结出借；逾期记录纳入部门年度档案管理考核。催还全过程留痕，电话提醒记录要点，书面通知留存签收联。六、第六章电子档案查阅管理电子档案的便利性与风险成正比——点一下鼠标就能完成复制的现实，要求管控手段必须前置到系统层面，而不是依赖事后追责。本章按"权限最小化、行为可追踪、传输受管控"三条主线执行。第十九条平台与权限配置1.电子档案统一存放于单位档案管理系统，服务器部署于机房核心区，严禁接入外部互联网。2.访问权限按岗位职责开通，遵循最小必要原则：◦员工默认开通本部门甲级电子档案在线浏览权限。◦乙级电子档案浏览权限由部门负责人书面审批后开通，有效期不超过90天，到期自动失效。◦丙级电子档案一律不在系统内提供在线浏览，实行纸质专库管理。3.权限开通时限：部门负责人审批通过后，系统管理员在1个工作日内完成配置。第二十条在线阅读行为管控1.在线阅读禁止截屏、录屏、下载、打印。系统前端强制开启防截屏检测，页面实时叠加登录人姓名＋工号＋时间戳水印，水印间距不大于20像素——任何截屏都会携带使用者身份信息，既形成威慑，也保证追溯可行。2.乙级电子档案在线阅读时，页面自动叠加"仅限内部使用"水印，打印预览中同步可见。3.全部检索与浏览行为自动记录操作日志，字段包括：用户账号、访问时间、查阅档号、浏览起始页与结束页、IP地址、设备标识。日志保存期不少于180天，每季度归档至档案室。4.同一账号同时在线会话数超过2次的，系统自动终止新会话并通知该账号所属部门负责人，防止账号共享。第二十一条电子档案导出与传输因报送上级机关、审计取证、项目归档等确需导出电子档案的，经部门负责人审批后执行：1.导出文件自动加注防伪信息（导出人账号、导出时间、用途编号），以密码压缩包形式传输，解压密码通过其他渠道（短信或企业微信）另行发送接收人。2.严禁通过个人邮箱、个人微信、云盘等非受控渠道传输电子档案——非受控渠道的转发链路无法追踪，一旦外流无法定位源头。3.接收人须在5个工作日内反馈签收确认；未反馈的，由档案管理员电话催办并记录在案。七、第七章监督管理与违规处理制度的效力最终靠检查频率和违规成本兑现——没有检查的制度只是文字，没有量化处罚的检查只是表演。本章按计划、执行、检查、改进（PDCA）闭环运行，违规处理按三级递进。第二十二条监督检查（PDCA闭环）1.计划：综合办公室每年1月制定年度检查计划，覆盖不少于4个批次，包括季度台账抽核（每季度1次，抽核率不低于台账总数的10%）、半年库房盘点（每年2月、8月全量盘点）、年度制度评审（每年12月）。2.执行：季度抽核按编号随机抽取台账记录，核对应还日期与实际归还日期，比对审批单纸质痕迹与系统记录一致性；库房盘点按架位顺序全数清点，盘点数与台账数不一致的即列为差异项。3.检查：每次检查后5个工作日内出具检查报告，列明差异卷号、差异原因（未登记、审批缺失、归错架位、实体缺失）及责任人。4.改进：按严重程度分类处理——一般问题（台账笔误、审批单未及时归档）7个工作日内整改；较重问题（未登记借出、超期未催）由综合办公室约谈责任人，15日内整改完毕；严重问题（档案遗失、涉密外泄）立即启动第八章应急预案并按第二十三条处理。整改后30天内复查，复查未通过的提交单位办公会讨论处理。第二十三条违规行为分级处理等级行为表现处理措施处置时限与程序一般违规超期未还（10天内归还）；携带饮料进入查阅区但未造成损毁；未按规范登记查阅信息口头警告＋记入档案管理台账档案管理员发现后10分钟内指出，当日记入台账较重违规超期10天以上；涂改勾画档案（未损毁内容）；复制乙级档案未登记；未经审批将档案带出查阅区；账号共享通报批评＋暂停查阅借阅资格1—6个月＋责令书面检查档案管理员24小时内报告综合办公室，5个工作日内作出书面处理决定，送达本人并抄送所在部门严重违规泄露丙级档案内容；故意损毁、撕毁、隐匿档案；伪造审批手续；擅自将档案转借第三方；拒绝配合检查移交保密办公室、纪检监察机关或公安机关依法处理；取消12个月以上查阅借阅资格发现后1小时内通知综合办公室与保密办，24小时内完成书面材料移交经济赔偿责任：档案损毁、遗失造成经济损失的，按修复费用、重置成本或评估价值赔偿。赔偿标准：单页撕毁、污损致不可用的，按每页50元计赔；整卷遗失的，按档案形成与归档的重置成本（含人工整理与数字化费用）计赔，具体金额由综合办公室会同财务部门核定。第二十四条责任倒查发生较重及以上违规事件后启动责任倒查，追溯范围包括：1.审批环节：审批人是否核验申请内容真实性、是否符合用途把关义务。2.执行环节：档案管理员是否按规程操作、是否漏记台账。3.监督环节：检查计划是否覆盖涉事案卷、上轮检查是否发现预兆。倒查结果10个工作日内出具报告，纳入当事人及部门负责人年度考核，倒查报告存档3年。八、第八章档案损毁、丢失与泄密应急预案应急预案的使命不是祈祷意外不发生，而是把每次意外收敛为有判定、有人管、有台账的受控事件——预案的生命力在于等级划分足够清晰，使现场人员不需请示即可作出正确判断。第二十五条事件分级等级判定标准（满足其一即触发）启动权限处置原则三级（一般异常）单卷档案轻微污损，修复成本低于500元；台账与实体核对发现1卷差异；电子档案操作日志出现1次异常访问档案管理员自行启动1小时内向综合办公室通报，72小时内完成修复与记录，不中断日常服务二级（较大事件）非涉密档案遗失；批量污损5—10卷；非涉密电子档案疑似外泄；借出档案逾期超15天且无法联系借阅人档案管理员报告综合办公室主任后启动2小时内启动，立即停用相关账号，24小时内完成相关范围盘点，48小时内形成书面报告一级（重大事件）丙级（涉密）档案遗失、泄密、被窃；火灾、水浸致档案批量损毁超过10卷；档案管理系统数据库损坏或数据丢失综合办公室主任或单位分管负责人启动15分钟内启动，同步启用备用库房与备份数据，30分钟内报告单位主要负责人，并按法律法规要求报告上级档案行政管理机关第二十六条一级事件处置流程（以火灾为例）1.发现与报警（前10分钟）：现场人员立即切断库房电源（在确认安全前提下使用库房门边总电闸），拨打119及单位应急电话，按下库房火警按钮。严禁在火情未明时使用水基灭火器扑救电气火灾——水雾导电会扩大短路燃点并危及施救人员；应优先使用二氧化碳灭火器，二氧化碳不导电、不留残渣，适合电气与纸张初起火灾。2.抢救转移（前2小时）：按"丙级、乙级优先，甲级其后；现行期档案优先于历史档案"的顺序搬运至备用库房（见附录七）。搬运使用塑料周转箱，每箱不超过20千克，严禁徒手抱卷搬运——散落会扩大污损面并打乱档号顺序。人员清点与伤员救治同步进行，30分钟内将人员清点结果报现场指挥。3.数据应急（同步进行）：档案管理系统按"本地备份每2小时1次、异地备份每24小时1次"的策略自动接管。主库故障30分钟内切换至异地备份点，恢复完成后4小时内校验数据完整性（比对备份时间戳与日志连续号）。4.损失评估（48小时内）：成立评估组（综合办公室、保密办公室、档案室、财务部门），逐卷登记受损档案编号、损毁类型（烧毁、水浸、霉变）与可修复性。水浸档案严禁晾晒或烘干——湿润状态下纸张强度极低，翻动即粘连断裂，须在24小时内送有资质的档案修复机构冷冻脱水保存，冷冻可阻止霉变蔓延。评估报告72小时内提交单位办公会。5.灾后重建：库房重新启用前须经专业机构检测温湿度、空气颗粒物、霉菌孢子浓度，合格后回迁档案；回迁后1周内完成全量盘点确认账实相符。第二十七条泄密事件处置流程1.信息阻断（15分钟内）：保密办公室立即封存相关档案、冻结涉事账号、收回涉事复制件、留存操作日志快照。严禁当事人自行删除记录——删除行为会破坏取证链，使后续责任认定无法进行。2.核实定级（4小时内）：保密办公室核查泄密范围（涉及案卷数、涉及内容、可能传播渠道），判定密级影响程度，形成《泄密事件初步核查报告》。3.报告与追责（24小时内）：按《中华人民共和国保守国家秘密法》规定将核查报告报单位负责人及上级保密部门，同时启动责任倒查，确定直接责任人与管理责任人。4.整改防范（72小时内）：完成口令更换、泄露渠道账号吊销、相关系统漏洞排查；30天内对全员开展保密警示教育，培训不少于2学时并考核记录存档。第二十八条预案演练与维护1.火灾应急演练每年1次（每年6月），参加人员为档案管理员、综合办公室、保密办公室全体人员。演练以实操方式进行，包括断电操作、灭火器使用、周转箱搬运、备用库房启用。演练后5个工作日内出具评估报告，问题项列入下年度演练计划改进。2.应急预案文本每年12月评审1次，依据演练发现的问题与库房条件变化修订，修订后版本号更新并重新培训。3.应急通讯录（附录七）每季度更新1次，由综合办公室负责，更新后下发档案室并留存签收记录。九、第九章附则制度的生命力取决于定期评审与配套表单，没有评审机制的制度会在业务变化中迅速脱节，没有表单配套的制度只能靠口头执行，而口头执行从第一天起就开始走样。第二十九条本制度由综合办公室负责解释，自发布之日起施行，此前发布的档案查阅借阅相关制度同时废止。第三十条本制度涉及的表单与登记簿格式见附录一至附录九。各部门可结合自身档案类型增补明细字段，但不得降低本制度规定的审批层级、时限与安全标准。第三十一条本制度每年12月由综合办公室牵头进行一次适用性评审，评审内容包括：审批时限是否与业务节奏匹配、台账字段是否覆盖追溯需求、应急预案是否与实际库房条件一致。评审结论提交单位办公会审定后修订发布。十、附录：配套表单、清单与工具（可直接打印使用）表单是制度的执行载体——没有表单的制度只能靠口头执行，而口头执行从第一天起就开始走样。以下表单均按本制度正文条款设计，打印后即可使用。10.1附录一档案查阅申请表字段填写内容申请人姓名张某某工号/证件号YA00*所在部门工程管理部申请日期2026年月日案卷档号DA-2026-工-0123案卷题名2026年3月工程变更签证单档案级别□甲级□乙级□丙级查阅事由（写明具体工作事项，禁止填"查阅资料备查"）预计阅览时长□2小时以内□续阅1次复制需求□不复制□复制（限页）部门负责人审批□同意□不同意签名：日期：（乙、丙级必签）保密办公室复核意见□同意□不同意签名：日期：（乙、丙级必签）单位分管负责人终审意见□同意□不同意签名：日期：（丙级必签）档案管理员执行记录调卷时间：归卷时间：档案状态：□完好□异常签名：填写要求：查阅事由与审批意见不得空白；审批意见涂改无效，须重新签批。10.2附录二档案借出申请表字段填写内容申请人姓名：工号：部门：联系电话：借出档案信息卷号：案卷题名：件数：档案级别：□甲级□乙级□丙级借出事由（具体事项名称＋依赖档案的环节，如"××项目竣工结算审计，需核对签证单"）拟用场所□本部门办公区□外部机构（写明地址）：预计借期自年月日至年月日随行人员（借出超20卷或超5千克时填写）姓名：工号：部门负责人审批□同意□不同意签名：日期：保密办公室备案（乙级）备案人：日期：台账登记登记人：借出日期：应还日期：借阅人签名：10.3附录三档案借出登记簿（页样）序号日期审批单号卷号案卷题名级别借阅人部门应还日期实际归还日期归还验收人备注12026-03-02SP-2026-018DA-2025-工-00872025年一季度合同汇编甲李某某合同部2026-03-172026-03-16档案管理员A无210.4附录四归还验收单项目信息卷号审批单号：借阅人部门：应还日期实际归还日期：验收项目验收标准验收结果页码完整性连续无缺页，附件数量与登记一致□合格□异常洁净度无水渍、油渍、涂改痕迹，无胶带粘贴□合格□异常折角与压痕无新增折角、无压痕变形□合格□异常装订状态装订线完好，无散页松动□合格□异常附件核验印章、图纸、光盘、照片等附件齐全□合格□异常验收结论：□验收合格，已归架□异常，按《归还验收异常单》处理借阅人签字：＿＿＿＿档案管理员签字：＿＿＿＿日期：＿＿＿＿10.5附录五逾期催还通知单致：＿＿＿＿（借