重大行政决策档案归档管理制度

重大行政决策档案归档管理制度总则重大行政决策档案是国家治理活动的历史凭证，其归档管理的核心在于确保决策全生命周期可追溯、可核查、可问责，防范决策乱作为与事后无据可查的合规风险。第一条为规范重大行政决策档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》《重大行政决策程序暂行条例》等规定，结合实际，制定本制度。第二条本制度适用于本机关及下属机构重大行政决策事项的档案收集、整理、移交、归档、保管及利用等全流程管理活动。第三条重大行政决策档案管理遵循"前端控制、全程管理、真实完整、便于利用"的原则。档案管理必须与决策程序同步启动、同步推进、同步验收，实现决策过程与档案形成的物理闭环。管理职责与分工档案归档的成败取决于责任边界的清晰界定，业务部门、档案部门与监督部门必须形成相互制衡、协同配合的权责网格，严禁出现管理真空。第四条决策承办部门（承担决策事项起草与执行的处室）是重大行政决策档案归档的第一责任主体，职责包括：明确专人负责决策全过程的材料收集与整理；确保归档材料字迹清晰、签章完备、来源真实；在决策事项办结后30个工作日内完成系统组件与物理移交。第五条办公厅（室）负责统筹协调重大行政决策档案的归档流转，审核决策程序合规性，督促承办部门按时移交。法制审核部门负责对决策材料的合法性审查环节进行把关，确保合法性审查意见书等关键材料完整入档。第六条档案管理部门是归档验收与日常保管的责任主体，职责包括：建立健全重大行政决策档案分类方案与归档范围；对承办部门移交的档案进行质量验收，签发《归档验收合格单》；负责实体档案的入库上架与数字档案的ERMS（电子档案管理系统）挂接。归档范围与质量要求归档范围的界定必须穷尽决策全过程的实质性材料，质量标准必须满足物理留存与数字存储的双重要求，杜绝选择性归档与"重结果轻过程"的漏归现象。第七条归档范围依据《重大行政决策程序暂行条例》规定的五大法定程序设置，具体涵盖以下材料：决策阶段归档材料名称保管期限责任主体启动阶段决策立项请示、草案文本及起草说明永久承办部门公众参与征求意见公告、听证会笔录及纪要、意见采纳情况说明永久承办部门专家论证专家库抽取记录、论证会签到表、专家书面意见永久承办部门风险评估风险评估委托合同、风险评估报告、防范化解预案永久承办部门合法性审查送审函、合法性审查意见书、法律顾问审查意见永久法制部门集体审议常务会议/办公会议纪要、讨论发言记录永久办公厅（室）决策发布与执行决策决定正式文本、执行情况后评估报告永久/定期30年承办部门第八条纸质档案质量要求：归档文件必须为原件，复印件须加盖承办部门公章并注明"与原件一致"；签发手续完备，严禁使用易褪色书写材料（如纯圆珠笔、铅笔），必须使用碳素墨水或黑色签字笔；材料破损的须先行修复，小于A4纸的票据需粘贴于A4纸上，超长表格需折叠为A4幅面。第九条电子档案质量要求：电子文件必须归档为OFD或PDF/A格式，必须包含电子签名或机构公章的数字签章；必须同步捕获元数据（包含文件生成时间、操作人账号、IP地址、系统流转日志等），元数据缺失率必须为0%；必须通过"四性检测"（真实性、完整性、可用性、安全性）。若业务系统（OA）与电子档案管理系统（ERMS）未实现接口对接，依赖人工导出打包归档，极易造成业务元数据（如审批节点时间戳）与文件本体分离，导致归档后的电子文件失去防篡改证据链，在行政复议或行政诉讼中因无法证明文件形成过程的真实性而被判定证据无效。因此，业务系统必须通过标准接口向ERMS推送含元数据的完整数据包。归档程序与时限归档程序的严密性是保障档案凭证价值的根本，各节点必须实现无缝衔接与闭环管理，严禁跨节点流转或材料积压。第十条收集与整理。决策事项办结或决定正式印发后15个工作日内，承办部门档案专员按件或按卷组件，编写页号，填写归档章。归档章内容包含：全宗号、年度、保管期限、机构或问题、件号。第十一条移交与验收。承办部门完成整理后，通过线上发起移交申请，线下同步向档案部门移交实体档案。档案部门在收到移交材料后7个工作日内完成验收。第十二条异常处置。验收不合格的，档案部门出具《归档材料退回补正通知书》，承办部门须在收到通知书后10个工作日内补齐并重新移交。严禁跨年度累积移交，导致档案丢失或散落风险，替代方案为建立月度归档预警台账，由档案部门每月5号前向各处室推送未归档事项清单。若关键决策材料（如合法性审查意见、听证笔录）因不可抗力灭失，须由承办部门出具书面情况说明，经分管领导签字确认后归档说明。严禁伪造或变造缺失材料替代归档，造成历史凭证失真的，直接移交纪检监察部门。保管与利用保管的核心在于延缓载体退化与防范数据篡改，利用的核心在于平衡政务公开诉求与敏感信息保护。第十三条保管环境标准：纸质档案库房温度控制在`14∘C∼24∘C，日温差电子档案机房温度控制在`18∘C∼库房内照度`≤50第十四条数字化与异地备份。重大行政决策纸质档案必须在归档后60个工作日内完成数字化扫描，分辨率`≥300dpi。电子档案必须实行"3-2-1"备份策略（3份数据，2种存储介质，1份异地存放），异地备份距离第十五条借阅与复制审批：内部借阅，须经借阅人所在部门负责人签字批准，借阅期限不得超过7个工作日；涉及决策核心机密或商业秘密的档案借阅，须经办公厅（室）主任审批；严禁私自拍摄未经脱敏处理的涉密决策档案，造成泄密的按泄露国家秘密追究责任，替代方案为通过机要通信渠道申请脱密处理后的纸质复制件。监督检查与责任追究缺乏严厉问责的归档制度等同于纸面文章，责任追究必须按违规程度分级响应，形成不敢漏、不能漏的震慑力。第十六条本机关每年第一季度组织一次重大行政决策档案专项检查，纳入年度绩效考核。检查指标包括归档完整率、按时移交率、四性检测通过率。第十七条违规行为分为三级，按以下标准判定与处置：一般违规。判定标准：材料移交逾期未超15个工作日，或非关键辅助材料缺失且未造成实际影响。处置：全机关通报批评，限期10个工作日内整改，扣减当月绩效考核分5分。严重违规。判定标准：关键决策材料（合法性审查意见、听证笔录、会议纪要等）缺失，或私自截留档案拒不移交。处置：导致该项决策无法进行事后审查或诉讼举证失败的，扣发当月全部绩效，对责任人调离涉密或核心业务岗位，分管领导作书面检讨。涉嫌违法犯罪。判定标准：故意销毁、伪造、变造决策档案，或利用档案谋取不正当利益，造成重大经济损失或恶劣社会影响。处置：启动问责程序，24小时内冻结相关系统权限，将证据材料及责任人移送纪检监察机关或公安机关查处。附则第十八条本制度由办公厅（室）负责解释。下属机构可结合实际制定实施细则，但标准不得低于本制度要求。第十九条本制度自印发之日起施行。原相关档案管理规定与本制度不一致的，以本制度为准。附件1：重大行政决策档案移交验收清单（样表）序号材料名称份数页数是否原件