DB62∕T 2343-2020 农业科学技术研究档案管理规范

DB62DB62/T2343—2020代替DB62/T2343-2013农业科学技术研究档案管理规范2020-09-28实施20202020-09-28实施甘肃省市场监督管理局发布IDB62/T2343—2020前言 III IV 12规范性引用文件 13术语和定义 14总则 35农业科研文件材料产生 46农业科研文件材料形成 47农业科研文件材料收集 58农业科研文件材料归档范围 59农业科研文件材料整理 610农业科研文件材料的鉴定 711农业科研文件材料立卷 912农业科学技术研究档案案卷(件)移交归档 13农业科学技术研究档案案卷(件)的整理 1214农业科学技术研究档案检索目录的著录 16农业科学技术研究档案的保管保护 17农业科学技术研究档案的查阅利用 18农业科学技术研究档案的鉴定与销毁 19农业科学技术研究档案资源的开发与保密 20农业科学技术研究档案的统计 16 附录B(规范性附录)卷内备考表式样 附录C(规范性附录)专题(项)简介式样 附录D(规范性附录)名单式样 21 22附录F(规范性附录)案卷(件)移交表式样 23附录G(规范性附录)案卷封面式样 24附录H(规范性附录)档号章式样 25DB62/T2343—2020附录I(规范性附录)档案案卷目录式样 26附录J(规范性附录)登记簿式样 27附录K(规范性附录)鉴定表式样 28DB62/T2343—2020III本标准依据GB/T1.1给出的规则进行起草。本标准替代DB62/T2343-2013《农业科学技术研究档案管理规范》,与DB62/T2343-2013相比主要技术变化如下：——更新了引用文件●GB/T13667.3《钢制书架第3部分：手动密集书架》替代GB/T13667.3《手动密集书架技术条件》;·GB/T13667.4《钢制书架第4部分：电动密集书架》替代GB/T13667.4《电动密集书架技术条件》;●GB/T18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》替代GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》;·DA/T28-2018《建设项目档案管理规范》替代DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》;●DA/T22-2015《归档文件整理规则》替代DA/T22-2000《归档文件整理规则》;●引用了最新行业标准：DA/T70文书类电子档案检测一般要求DA/T85政务服务事项电子文件归档规范——扩充并完善了术语定义；——更新了总则；——改进了农业科研文件材料的鉴定、整理的规则、方法；——改进了农业科学技术研究档案案卷著录、档号标引技术方法；——更新了农业科学技术研究档案检索目录著录技术方法；——更新改进了农业科学技术研究档案开发、保密技术规则；——改进完善了附录I。本标准的附录A、B、C、D、E、F、G、H、I、J、K为规范性附录。本标准由甘肃省档案局提出、归口并监督实施。本标准起草单位：甘肃省农业科学院。本标准主要起草人：郭秀萍、马忠明、汪建国、胡新元、樊廷录、常涛、方蕊、张开乾、王润琴、赵华、陈大鹏、周晶、张延梅、席春艳、李明泽。本标准于2013年首次发布，版本发布情况：DB62/T2343-2013本次是第一次修订。DB62/T2343—2020IVDB62/T2343-2013的发布实施，从科学管理、规范流程与技术标准方面针对农业科学技术研究档案管理工作建立了指导规范。经实践应用，切实提升了农业科学技术研究档案科学化、规范化管理的水平和能力，在丰富档案资源建设、服务农业科研事业发展中发挥了积极作用。为进一步促进农业科学技术研究档案工作的科学化、规范化、标准化发展，确保农业科学技术研究档案的真实、齐全、完整、准确、系统，更好地发挥档案利用服务的作用价值，修订本规范。由于DB62/T2343-2013所应用文件有了更新，同时，随着时间推移与社会发展，农业科学技术研究领域不断拓展延伸，农业科学技术研究档案来源、背景及其利用服务需求等随之演进。因此，非常有必要对DB62/T2343-2013进行创新完善，与时俱进。1DB62/T2343—2020农业科学技术研究档案管理规范本标准规定了农业科学技术、农业科学技术研究、农业科研文件材料、农业科学技术研究档案，以及卷内目录、立卷说明书、档号等术语定义。针对农业科研文件材料产生、形成、收集、整理、鉴定、立卷、移交，以及农业科学技术研究档案归档、著录、保管保护、查阅利用、鉴定与销毁、开发与保密、统计等全过程业务，逐一提出操作规则、技术方法和质量要求。本标准适用于农业科研单位、相关组织、个人，对农业科学技术研究档案的科学规范化管理。其它科技档案管理工作可参考执行。2规范性引用文件下列文件对于体文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T9704党政机关公文格式GB/T106093技术制图复制图的折叠方法GB/T11821照片档案管理规范GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T13667.3钢制书架第3部分：手动密集书架GB/T13667.4钢制书架第4部分：电动密集书架GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范DA/T1档案工作基本术语DA/T13档号编制规则DA/T15磁性载体档案管理与保护规范DA/T18档案著录规则DA/T22归档文件整理规则DA/T25档案修裱技术规范DA/T28建设项目档案管理规范DA/T50数码照片归档与管理规范DA/T52档案数字化光盘标识规范DA/T70文书类电子档案检测一般要求DA/T78录音录像档案管理规范DA/T85政务服务事项电子文件归档规范JGJ25档案馆建筑设计规范3术语和定义DA/T1、DA/T13界定的以及下列术语和定义适用于本文件。2DB62/T2343—20203.1农业科学技术在农业领域经过实践验证、具有严密逻辑论证依据的，达到提高土地产出率、资源利用率、劳动生产率、科学创造率等讲求效率和效益的知识、方法、技能的统称。3.2农业科学技术研究以自然生态环境、农作物业、畜牧草业为研究对象，根据一定的科学原理，不断探求其真相、性质、规律，取得具有一定实用价值和学术意义，影响和促进农业发展的综合智能、技能和物能的一种复杂的以脑力劳动为主的高水平的社会活动。3.3农业科研文件材料在农业科学技术研究活动过程中，形成的具有参考利用价值的文字、数据、图表、图册、样本以及照片、音频、视频等不同形式载体的客观记录。3.4农业科研文件材料产生从农业科学技术研究活动过程开始，以书写、绘制、标记、图示、样品、拍照、录音(像)、多媒体音视频等方式，呈现研究过程记录记忆的现实需要形式。3.5农业科研文件材料形成指在农业科学技术研究活动过程中产生的农业科研文件材料，履行一定办理程序、成为具有法律效力或应用效用的农业科研文件材料的过程。3.6农业科研文件材料收集将完成办理程序、散存在部门、个人手里的农业科研文件材料，实行集中统一保管，持续积累的过程。3.7农业科研文件材料鉴定对农业科研文件材料的真实性、完整性、准确性、有效性及其利用价值、保管期限、密级等进行全面分析、衡量判断，做出是否保存并界定保存期限和密级的过程。3.8农业科研文件材料整理对具有保存价值的农业科研文件材料，按照形成周期与重要程度，结合内在联系，进行梳理排序，便于查阅利用与保存的过程。3.9农业科研文件材料立卷将经过整理的农业科研文件材料，依据鉴定结果，标注保管期限、密级，以同一专题(项)为集合，遵循形成规律与内在联系有序排列，附加立卷说明书、卷内目录、卷内备考表进行组卷(件)的过程。3.10卷内目录著录案卷内农业科研文件材料题名、责任者(作者)、形成日期、保管期限、密级等元素特征并固定文件材料排列次序的表格。3.11卷内备考表DB62/T2343—20203反映案卷内农业科研文件材料状况的记录单。3.12农业科研文件材料立卷说明书针对农业科学技术研究专题(项)起始过程的综合情况说明。包括农业科研专题简介、研究人员名单、农业科研文件材料立卷审查意见等。3.13著录指将农业科学技术研究档案案卷及其卷内文件材料的题名、内容、形式、背景信息等，登录于卷内目录、卷内备考表、立卷说明书和检索目录的编写过程。3.14案卷将互有联系的反映同一研究专题(项)的若干农业科研文件材料组合的档案保管单元。3.15装订将农业科学技术研究档案案卷(件)加以固定的特定形式。3.16移交将农业科学技术研究档案案卷(件)向档案部门移交的过程。3.17归档将农业科学技术研究档案案卷(件),遵循农业科学技术研究档案分类与形成规律，标引档号、保管期限、密级使之有序化的过程。是农业科研文件材料转化为农业科学技术研究档案的临界点。3.18档号以字符形式赋予农业科学技术研究档案案卷(件)以固定其形成者、背景信息及其排列顺序的一组代码。以表达档案馆(室)著录和管理本卷农业科学技术研究档案的从属类别与存放序列，呈现其唯一性。按DA/T13的规定执行。3.19农业科学技术研究档案指具有保存价值的若干农业科学技术研究档案案卷(件)的组合体系。3.20农业科学技术研究档案保管对完成档号、案卷(件)标引并登录检索目录等著录工作后的农业科学技术研究档案案卷(件),放置于档案库房特定装具中使之有序排列，实行安全管护并查检、调取案卷(件)的管理工作。4总则4.1农业科学技术研究档案，是在农业科学技术研究活动过程中产生形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、照片、录音(像)、音(视)频等各种不同形式载体的历史真实记录。它是农业科学知识、技术储备的一种重要形式，是国家档案资源的重要组成部分。必须实行统一管理、统一制度、统一标准。4.2农业科学技术研究档案管理，是农业科研工作的重要组成部分。应纳入农业科研事业发展规划，在人员配备、设施设备、人才培养等方面给予保证。业务上接受档案行政管理部门和上级主管部门的监督和指导。4DB62/T2343—20204.3农业科研管理部门，应将农业科学技术研究档案管理与农业科研计划、研究试验(实验)、检查验收和科研成果管理等紧密结合，同部署、同推进、同检查、同验收。即，下达农业科研计划与提出农业科研文件材料的立卷要求同步；检查科研计划进度与检查科研文件材料的形成同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研文件材料收集整理同步；成果登记、成果奖励与本单位档案部门出具的农业科研文件材料移交归档证明同步。成果登记、奖励过程中遗漏、缺失的应归档文件材料，应及时补充归档。4.4农业科研部门、单位，应当遵循国家档案法律和相关法规，建立农业科研文件材料产生、形成、收集、鉴定、整理、立卷、移交，以及农业科学技术研究档案著录标引、保管保护、查阅利用、鉴定与销毁、开发与保密、统计等工作制度，加强全过程规范化管理。4.5凡移交归档的农业科研文件材料，应是制成载体优良，格式通用，内容完整、详实，易于识读、理解的正式文稿。纸张一般应采用国家标准A4型(210mm×297mm),字迹牢固耐久，字体工整，图样清晰，签章手续完备。电子文件材料记录信息、载体性能优良可靠、能够识别读取，有利于长期保存和反复利用。农业科研文件材料质量要求如下：——农业科学技术研究中形成的纸质文件材料的用纸技术指标、格式，按GB/T9704的规定执行。内容、形式、结构技术质量，按GB/T11822、DA/T22的规定执行；——农业科学技术研究中形成的电子文件材料的内容、格式、属性及其归档功能需求、数据保存技术质量，按GB/T18894、DA/T70、DA/T85的规定执行。4.6凡形成的农业科研文件材料，有纸质版本、电子介质、照片、磁(光)盘等不同形式载体的，应当同步移交归档，实行分类管理，在主题内容、相关说明及描述上保持一致，并在各自的备考表中标注互见号。5农业科研文件材料产生5.1自农业科学技术研究准备工作开始，应以正式文本、拍照、录音(像)、多媒体音视频等形式，将研究流程、技术、工艺、数据、结论等记录下来。主要有农业科研专题(项)研究计划、研究人员名单及分工、试验(实验)方案、研究数据、图表图册、总结、报告以及电子文件、照片、音视频、样品、实物等。5.2农业科研文件材料应当有标题，内容真实、准确、完整，图样清晰，表达方式、记载形式通用、先进，责任者(作者)、形成日期、签章等记录要素完备、有效。5.3农业科学技术研究过程中产生的照片、录音、录像、音频、视频等，其运行载体的性能应当先进可靠、质量优良、耐久性好，能够被计算机及其相关软件识别、读取和阅览利用。6农业科研文件材料形成6.1农业科研部门、单位，在制定农业科研计划(含横向委托协作)时，同时向承担农业科学技术研究的责任者，提出农业科研文件材料、照片、音视频等使用记录的建档、归档任务。6.2农业科研专题(项)负责人，对农业科研文件材料的产生、形成工作负责，建立农业科研文件材料产生、形成管理制度，指定资料管理员具体负责。6.3农业科研文件材料，应是完成研究工作程序、具有使用效力的文件材料。主要包括农业科研计划、任务书、合同书、协议，各单项试验计划、研究数据、记载本、研究工作总结、技术报告，以及农业科研检查、成果管理文件、函件等。6.4农业科研文件材料版本要完整。应是经过草稿、定稿、正本、副本、参与各方签章等办理程序的有效文本。注重选择可靠程度高的定稿、正本、任务书等孤本版本的收集归档及安全管理。重要的、日后使用频繁的原件，应酌情增加份数或制作备份，有利于长期提供利用。5DB62/T2343—20206.5农业科研文件材料形成的时间要明确，应准确反映形成者开展研究活动、研究创作的具体阶段，以年月日的形式明示。6.6农业科研文件材料制作载体、文种、表达方式及其标记、标识等，应当揭示或呈现该份农业科研文件材料的现实用途或特定作用。6.7农业科研专题(项)负责人、资料管理员、研究人员，在调动工作或离开研究岗位时，应做好上7农业科研文件材料收集7.1农业科研单位应建立农业科研文件材料的收集制度，设立专(兼)职档案管理员，负责对本单位各项农业科研活动中产生、形成的文件材料的收集管理，确保农业科研文件材料的真实、齐全、完整、准确、有效和安全。同时，为各项农业科研活动的后续研究提供利用服务。7.2专(兼)职档案管理员，负责审查农业科研文件材料的真实性、完整性、准确性、有效性及其制成载体的性能质量，对于内容不完整、要素不全、载体质量不符合档案利用、保护要求的文件材料，应退回源头补充完善，再收集归档。7.3收集时应向文件材料的责任者，提出该份文件材料的保管期限与保密意见。对于不确定密级而有保密要求的文件材料，应标注“内部资料，注意保密”字样。对于有保密要求的文件材料，按照保密级别收存保管，加强管理并依法提供查阅利用。与本标准10.5.3相一致。7.4本单位档案馆(室)负责指导、监督农业科研文件材料的产生、形成、收集工作，督促、检查农业科研文件材料产生、形成、收集制度的制定与落实。8农业科研文件材料归档范围8.1凡是具有长远存史作用意义和在一定时期内具有咨询、参考、查证和利用价值的农业科研文件材料，都应列入收集归档范围。8.2凡是在农业科学技术研究活动中产生的电子文件材料、照片、音频、视频等不同形式载体的记录，亦应列入收集归档范围。8.3农业科研管理工作中应归档文件材料主要包括：a)农业科研计划管理工作中，形成的专题(项)申报书、任务书、合同书、结题验收申请书及验收证书等；b)农业科研成果管理工作中，形成的成果登记表、成果报告表、检验报告、查新报告、经济效益证明等；c)农作物品种登记、审(认)工作中，形成的申报书、生产效益证明、测产报告、专家意见、公告、证书等；d)植物新品种保护工作中，形成的品种权保护申请书、生产效益证明、检测报告、公告、证书等；e)畜牧草业研究管理中，形成的鉴定验收报告、评价报告、成果登记，以及畜禽品种志、图谱、种质检测报告、数据、样本和相关证书，饲料营养分析报告、检测报告、评价报告和相关证书等；f)专利保护工作中，形成的专利申请书、设计文稿、应用证明、专利证书等；g)农业科研成果鉴定、评价工作中，形成的鉴定(评价)申请书、鉴定(评价)意见、报告、证书等；h)农业科研成果奖励工作中，形成的奖励申报书、检测报告、应用证明、经济效益分析报告、获奖证书等；DB62/T2343—20206i)农业科研成果推广(转化应用)工作中，形成的推广计划、方案、应用效益证明、经济效益报告、用户评价及成果转让合同、协议等；j)农业科研管理工作中，形成的照片、录音录像、音频视频、电子文件材料、函件等。8.4农业发展研究(软科学)中应归档文件材料包括：a)农业科学发展研究中，主要有农业科学技术发展前景预测、规划、目标、方法等研究中形成的文件材料，粮食作物发展战略、畜牧与兽医发展战略、农业机械发展战略以及不同类型地区产业发展战略、农业环境治理战略、农业病虫草害防控战略等研究中形成的文件材料；b)农业科技情报研究中，主要有农业自然资源、农业区划等研究进展、概况情报方面的文件材料及相关照片、音像、视频等，农业疫情检测情报、农业科研管理情报、农业情报报道和检索标引体系、农业现代化建设等研究中形成的文件材料及相关照片、音像、视频等；c)农业发展史研究中，形成的文件材料及相关照片、音像、视频等；d)农业生态、农业自然资源调查评价与保护、利用等研究中，形成的文件材料及相关照片、音像、视频等；e)农业经济研究中，主要有农业技术经济、农业经济管理、农业金融经济、区域性农业经济，以及农业经济计量方法在农业经济分析与管理应用等研究中形成的文件材料及相关照片、音像、视频等；8.5农业标准化研制中，主要有农业基础标准、农业种子标准、农产品质量分级标准、农业生产和管理的技术标准、畜牧与兽医研究检测标准、农业机械研制标准、农业环境保护标准，以及农业科研档案管理标准等研究中形成的文件材料及相关照片、音像、视频等。8.6农业科技信息化建设中应归档文件材料包括：a)农业科技信息网站建设、运维、安全防护中，形成的文件材料及相关照片、音像、视频等；b)农业科技信息公布、宣传、报道中，主要有本单位局域网、业务管理系统行使农业科学技术研究管理事项，履行农牧业管理、监督、检查等职务工作中，形成或交换共享的电子文件、科技资源统计(调查)数据、报表、图表、音频、视频及相关图像、数据信息。8.7几个单位协作(合作)承担的农业科学技术研究专题(项),其形成的文件材料应当以主持单位收集归档全部原始记录，协作(合作)单位除收集与自己承担研究任务有关的原始记录外，应制作备份或复制件送交主持单位归档，并在研究任务书、协议中明确该份研究数据、记录材料的归属和权限。8.8研究中断或取得负研究结果的研究专题(项)所形成的文件材料及相关照片、音像、视频等亦应收集归档。8.9各类农业科研专题(项)验收结题前应通知本单位档案馆(室),对收集归档的文件材料进行前期检查验收。对于专题(项)研究中形成的文件材料不履行移交归档的，不得进行验收结题；未经检查验收的农业科研文件材料，农业科研管理部门应督促其移交归档后再验收结题。对已获得奖励或正在报批的农业科研专题(项)成果，如检查发现其档案不符合质量要求或没有移交归档的，主管部门应督促申报人将其文件材料归档，拒不归档的应撤销(终止)对该项成果的奖励。8.10应当收集归档的各类农业科研文件材料，任何个人不得据为己有或拒绝移交归档。9农业科研文件材料整理9.1农业科研文件材料的整理，由其形成者或立卷单位的档案管理员负责。整理的时间，一般按年度或专题研究进展阶段为时限。9.2整理应遵循农业科研文件材料的产生、形成规律和内在联系，结合重要程度或形成时间依次整理，保持文件材料来源、内容、形式等内在联系。9.3农业科研文件材料的整理：7DB62/T2343—2020a)整理应当保持农业科研文件材料在来源、内容、时间及其形式、结构、背景等方面的有机联系：1)农业科研文件材料在来源上不能脱离其产生、形成单位或部门，与本研究专题(项)无任何关系的文件材料不能混淆在一起；2)农业科研文件材料内容应当具体准确地反映形成者从事农业科研专题(项)研究的目标任务、起始过程、试验(实验)实况等事实。所涉及的同一个研究专题、同一项试验(实验)、同一个问题所形成的文件材料，应当以各自形成的时间顺序结合重要程度分项整理。b)整理要充分掌握农业科研文件材料的重要性、演进性和系统性。整理人员应正确分析、理解文件材料在该项农业科研专题(项)活动中的重要程度、内容要素、使用目的及形成特点，科学合理排序。应当尊重原始整理秩序，有利于查找利用；c)反映同一农业科研活动所形成的不同形式载体的农业科研文件材料，应分类整理，便于保管和提供利用。9.4纸质农业科研文件材料的整理，按GB/T11822、DA/T22的规定执行。9.5电子农业科研文件材料、音频视频的整理，按DA/T85的规定执行。录音录像的整理，按DA/T78的规定执行。各类电子文件材料迁移刻录的磁(光)盘的整理，按DA/T52的规定执行。9.6农业科学技术研究过程中形成的纸质照片，按GB/T11821的规定执行：数码照片，按DA/T50的规定执行。9.7与农业科学技术研究专题(项)相关的建设工程文件、图纸的整理，按DAT28、GB/T10609.3的规定执行。9.8在农业科学技术研究过程中形成的各类证书、图册，以“件”整理，按DA/T28、DA/T22的规定执行。10农业科研文件材料的鉴定10.1鉴定原则10.1.1从国家和社会的整体利益出发，充分估计和预测农业科研文件材料在当今和未来农业科研事业发展中的作用意义，衡量其保存价值。避免只从单位的局部利益或个人主观意愿评判其价值。10.1.2以全面的观点，分析农业科研文件材料的形成因素，综合判定其在今后工作中的利用和农业科学技术储备价值，把握该份文件材料在农业科研活动中的纵横联系，预测社会各方面对该份文件材料的利用需要。10.1.3以历史的、发展的、效益的观点，考察、分析农业科研文件材料的整体价值。一方面具有可供人们咨询、参考、查证作用和农业科学技术储备的需要，另一方面能客观反映农业科研事业发展的真实面貌与历史背景，具有资政和存史的价值。10.1.4单位档案管理员负责农业科研文件材料的鉴定工作。遵照档案鉴定原则、标准，结合农业科研文件材料形成者提出的保管期限和密级意见，综合分析每份文件材料的重要性和使用价值，衡量判断划定其保管期限和密级，并准确标注。10.2鉴定的内容10.2.1对农业科研文件材料内容、形式、结构的真实性、完整性、准确性、有效性及其保存价值进行鉴定。10.2.2对农业科研文件材料的保管期限、密级进行判断确定。保管期限分为永久和定期，定期分为30年和10年。密级分为绝密、机密、秘密。8DB62/T2343—202010.3.1农业科研文件材料的鉴定标准，主要包括属性标准和社会利用标准。10.3.2属性标准，主要包括农业科研文件材料的来源、内容、形式特征：a)来源标准，从其形成者的地位、作用和职能情况，确定该份文件材料在完成研究任务、实现目标、取得成果等方面的参考利用程度，确定其保存价值；b)内容标准，从农业科研文件材料所记载的事实、数据、经验、结论等具体内容，判断其真实性、准确性、完整性，并分析其重要性、独特性和效益性，判定其保存价值与保密需要；c)形式特征标准，从制成材料、存储介质的牢固、耐久把握其存储载体的质量性能，从综合反映研究活动过程的整体情况及长期利用方面，确定其保存价值。10.3.3社会利用标准，以社会广泛利用程度为前提，立足当前，面向未来。以能够满足农业生产与社会发展各方面利用需要，并能为应对农业自然灾害、农业疫情防控等特殊需要提供咨询、参考利用服务，确定其保存价值。10.4保管期限的确定10.4.1以开展的农业科学技术研究活动形成的系统文件为单元，按照来源、目标、研究周期、攻关任务、学术意义、技术水平、社会及经济效益等方面，分为重大、重要和一般的农业科学技术研究活动。10.4.2重大并不断延续的农业科学技术研究活动所形成的文件材料，其保管期限为永久；重要的需长期研究所形成的文件材料，其保管期限为长期；一般的短期性研究活动形成的文件材料，其保管期限为短期。10.4.3农业科研专题(项)的普查材料、调研报告、试验(实验)记载、观测记录、研究数据、研究技术报告、工艺图纸等孤本版本，保管期限应为永久。10.4.4保管期限的从宽原则。保存从宽，销毁从严；孤本从宽，复本从严；本专题研究产生的文件材料从宽，外来公文、函件从严。对于介于永久、长期之间和长期、短期两可的文件材料，可采取“就高不就低”的界定方法。在具有密切联系的一组文件材料中，如果有个别文件材料的保存期限是短期，而其他文件材料的保管期限是永久或长期，应合并立卷，按照永久保管。10.5.1农业科研文件材料保密范围10.5.1.1国家批准的农业科学技术研究的关键部分、技术诀窍和核心数据，以及可能成为农业科学技术研究的阶段性成果所形成的文件材料。10.5.1.2国家农业部门和地方农业部门设立的，要求达到国际水平或国内领先水平的农业应用技术，或是国外虽有但系保密的先进农业科研专题(项)研究所形成的文件材料。10.5.1.3特有的自然资源、农作物业品种资源、畜牧饲草种质资源及其目录，各类农作物(畜牧饲草)品种选育、农业资源保护、农业生物技术、农业新技术等尚处于研究阶段所形成的文件材料。10.5.1.4各类农业科研计划、发展规划，以及农业经济战略部署、区域农业综合攻关方案等尚处于办理程序中的文件材料。10.5.1.5属于保密的农业科研专题(项)研究活动中形成的文件材料。10.5.2农业科研文件材料保密要求9DB62/T2343—2020对影响我国、地方农业发展、农业科学技术水平、农牧(副)产品的国际贸易等，关系到国家和地方重大利益的农业科研文件材料实行保密管理。10.5.3农业科研文件材料密级确定10.5.3.1根据《中华人民共和国保守国家秘密法》《科学技术保密规定》,以及《农业工作国家秘密范围的规定》《农业工作国家秘密目录》等有关规定，结合安全和利益的关联程度、泄露后可能造成的损害程度为标准确定密级。10.5.3.2绝密，最重要的农业科学技术研究的秘密，泄露会使农业科研、农牧业发展、生物资源、农牧产品贸易以及国家、地区的农业经济利益遭受特别严重的损害。10.5.3.3机密，重要的农业科学技术研究的秘密，泄露会使农业科研、农牧业发展、生物资源、农牧产品贸易及国家、地区的农业经济利益遭受严重损害。10.5.3.4秘密，一般的农业科学技术研究秘密，泄露会使农业科研、农牧业发展、生物资源、农牧产品贸易、农牧产品质量安全、动植物疫病及国家、地区的经济利益遭受损害。对达到国内先进水平，并在农牧业发展、农业资源保护中起主要作用的农业科学技术和优良品种自交系及杂交种的亲本，以及有特殊性状的地方品种资源种质及其研究活动中形成的文件材料，确定为秘密。10.5.3.5对不列入保密范围而又在一定时间内不宜对外公开的农业科研文件材料不确定密级，但应标明“内部资料、注意保密”字样，规定合理的利用范围和限制时限。10.5.3.6具有密切联系的一组农业科研文件材料中，如果个别文件材料属于保密的，而其他文件材料不属于保密范围，可合并立卷，按保密管理。10.6鉴定的方法档案管理员根据农业科研文件材料的鉴定原则、内容、标准、范围和形成者意见，审查每一份农业科研文件材料，从其来源、内容、文种、责任者(作者)、可靠程度、完整程度、利用价值、载体质量等各方面进行检查考证，综合分析判断，确定保管期限、密级，并准确标注。11农业科研文件材料立卷农业科研专题(项)负责人主持立卷，指定资料管理员完成立卷工作。接受本单位档案管理部门的监督、指导。农业科研专题(项)研究中形成的应当收集归档的文件材料，都应立卷(包括中断或取得负结果的)。11.3立卷的方法11.3.1按照农业科研文件材料的整理、鉴定结果，结合重要程度、形成时间合理组卷。收集的文件材料较多，可组多卷，但每卷厚度不超过2cm。每一案卷独立编写页码、卷内目录、卷内备考表，保持档号连续。11.3.2卷内文件材料的排列，研究任务书、协议等正式文件在前，研究计划、记载、总结等文字材料在后。研究中形成的外文材料，译文在前，原文在后。设计图纸、图表、图册单独组卷，以“件”的形式管理，并在卷内备考表中标注互见号。按DA/T28的规定执行。DB62/T2343—202011.3.3编写页码，按照卷内文件材料的排列顺序，从第1份文件的首页开始，以有书写内容的页面逐页编写页号。页号，从1起依次以有文字的页面逐一标注数字流水号，正面书写在右下角，反面书写在左下角。图样页号编写在标题栏外。页码书写工整、字迹清楚。11.4卷内目录的著录11.4.1卷内目录式样，见附录A。11.4.2序号，用阿拉伯数字，从1起依次标注卷内农业科研文件材料件数的顺序流水号。11.4.3文件编号，填写农业科研文件材料的文号或合同编号、证书编号、图样的图号、设备代号等。11.4.4责任者，填写对农业科研文件材料负有责任的单位、团体或个人名称的全称。11.4.5文件材料题名，填写该份农业科研文件材料标题的全称。11.4.6日期，填写每份农业科研文件材料的形成(定稿)日期。日期书写格式要统一，××x×年××月x×日，填写格式应是×××x×xxx,或者上行×xxx,下行×x×x。如：2019年12月31日，填写格式应是20191231,或者上行2019、下行1231;2020年1月1日，填写格式应是20200101,或上行2019、下行0101。11.4.7页号，填写每份文件材料首页标注的页码。11.4.8卷内目录，排列在本卷的首份文件的首页之前。卷内目录不编写页码。11.5卷内备考表的著录11.5.1卷内备考表式样，见附录B。11.5.2互见号，填写反映同一内容而形式载体不同，且另行保管的农业科学技术研究档案保管单元的档号。11.5.3说明，填写卷内农业科学技术研究文件材料的总件数、总页数，以及在立卷和案卷提供利用过程中，移出或增加等需要说明的问题、状况。11.5.4负责人，指农业科学技术研究专题(项)的负责人(主持人),对案卷内文件材料的真实、完整、准确和有效性负责，并签署姓名及日期。11.5.5整理人，指完成本案卷文件材料收集、整理、装订的人员，并签名。11.5.6整理日期，填写本案卷整理、装订结束的日期，由整理人填写。11.5.7检查人，指对案卷文件材料内容质量及其整理、装订质量全面检查的人员，并签名。11.5.8检查日期，填写本案卷检查结束的日期，由检查人填写。11.5.9卷内备考表，排列在本卷农业科研文件材料的最后。卷内备考表不编写页码。11.6农业科研文件材料立卷说明书的著录11.6.1农业科研文件材料立卷说明书，包括农业科研专题简介、参加研究工作人员名单、农业科研文件材料立卷审查意见表、农业科研文件材料案卷移交表。表内项目填写应当完整、准确，签章手续完备，11.6.2农业科研专题简介式样，见附录C。11.6.3参加研究工作人员名单式样，见附录D。11.6.4农业科研文件材料立卷审查意见式样，见附录E。11.6.5农业科研文件材料案卷(件)移交表式样，见附录F。DB62/T2343—202011.6.6本专题(项)所形成的农业科研文件材料较多需要组成多卷的，其“农业科研文件材料立卷说明书”应当作为一份重要文件，单独成卷；形成的农业科研文件材料少，只有1卷的，“农业科研文件材料立卷说明书”与卷内文件材料一并组卷，作为卷内文件材料的首份文件，统一按序编写页码。11.7案卷封面的著录11.7.1案卷封面，在本案卷或卷盒的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面式样，见附录G。11.7.2档号，由本单位档案馆(室)编制。与本标准13.4相一致。11.7.3立卷单位，填写承担农业科研专题(项)法人单位名称的全称。11.7.4起止日期，填写案卷内农业科研文件材料形成的起止日期。11.7.5保管期限，填写本卷内农业科研文件材料标注的保管期限。11.7.6密级，填写卷内农业科研文件材料的标注密级。11.7.7页数，填写本卷内所编写页码的最后一页的数字。11.8装订方法11.8.1案卷一般采用装订的形式，有利于档案原件原貌的保护。对于各类证书、图纸等不宜装订的，可以采取不装订形式，以“件”的形式管理。按DA/T28、DA/T22的规定执行。11.8.2“件”的管理，应在每份文件材料、证书、图纸的右上角编制档号或加盖档号章。档号章由本单位档案馆(室)编制或加盖。档号章式样，见附录H。11.8.3装订，应采用三点一线法，用细线绳装订。统一在距离文件左侧边沿1.2cm处，上下均匀扎三个相距8cm的孔，穿上线绳打结扎紧即可。11.8.4装订或不装订前，应检查剔除文件材料的金属装订物，如订书针等。归档的案卷(件)不允许有金属装订物。破损的页面应当先行修复后再装订，按DA/T25的规定执行。11.8.5装订或不装订的案卷(件),如果是不同幅面的农业科研项目文件材料，应当折叠为统一幅面，幅面一般为国际标准A4型(297mm×210mm),按GB/T10609.3的规定执行。12农业科学技术研究档案案卷(件)移交归档农业科学技术研究档案的移交由立卷单位负责，建立移交工作制度。12.2移交归档时限12.2.1农业科学技术研究文件材料的移交归档时限如下：a)研究周期长的，按年度于次年2月底前移交归档；研究周期短(2年内)的，应于验收结题后3个月内移交归档。b)农业科研条件建设中形成的工程建设文件材料、图纸等，应在工程完工投入正常运行或工程竣工验收后3个月内移交归档。c)电子农业科研文件材料的逻辑归档可实时进行，物理归档应与纸质文件材料同步移交归档。逻辑归档，一般是在计算机及网络上进行，不改变原存储方式、格式和元数据，将电子农业科研文件材料及相关组件的管理权限向档案馆(室)移交。物理归档，一般是将电子农业科研文件DB62/T2343—2020材料集中下载，迁移到可脱机保存的磁(光)介质载体上，与纸质农业科研文件材料同步移交d)反映农业科学技术研究活动的照片、录音录像、音频视频，应由主要责任人、承担者筛选、整理后，与纸质文件材料同步移交归档。12.2.2农业科研管理工作中，形成的结题验收、成果登记、成果奖励、成果推广，以及品种审(认)定、品种权保护、专利保护的文件材料、证书等，按年度于次年3月底前移交归档。12.2.3有关农业科学技术研究的论文、专著、期刊等纸质载体，一般应于正式出版后1个月内移交归档，相关电子介质、磁(光)盘等应同步移交归档。12.2.4购买、配置的农业科研仪器设备、农业机械工具的安装图纸、说明书等，经调试验收后1个月12.2.5应用信息技术、数字技术、大数据技术等，制作或开发的有关反映农业科学技术研究活动的展览、宣传、报道以及应用新媒体链接技术编辑的电子文件、音频、视频等，与其非通用格式的压缩算法、相关软件及其元数据信息，以数据信息包形式，按年度分阶段移交归档，按DA/T85的规定执行。12.3档案案卷(件)的检查12.3.1本单位档案馆(室)负责对农业科研文件材料的立卷进行检查验收。12.3.2案卷内的农业科研文件材料应真实、齐全、完整、准确、有效，立卷形式、排列秩序、装订质量符合档案质量要求。12.3.3案卷内文件材料如有破损、缺页、字迹模糊或字迹易褪变的，应予以技术补救、更正完善后再移交归档。按DA/T25的规定执行。12.3.4移交归档的电子农业科研文件材料，应对其运行硬件和软件环境的有效性、可靠性及其信息数据记录形式、存储格式、有无病毒感染等进行检测检验，按DA/T70的规定执行。12.3.5移交归档的数码照片、视频、音频等磁(光)介质载体，应当逐一检测、检查、播放、阅览。如不能正常识别、读取、性能质量不佳的，应予以补救或重新迁移刻录后再移交归档。12.3.6存储电子农业科研文件材料、数码照片、视频、音频等磁(光)介质载体，移交归档1式3套，1套封存保管，1套供查阅使用，1套异地备份。按GB/T18894的规定执行。12.3.7移交归档的农业科学技术研究档案案卷(件),不符合档案保护质量要求的，应退回源头补救、完善后再移交归档。12.3.8档案馆(室)工作人员验收合格后，办理交接清点手续。农业科研文件材料案卷(件)移交手续应归档，其保管期限为永久。农业科研文件材料案卷(件)移交表式样，参见附录F。13农业科学技术研究档案案卷(件)的整理13.1整理原则农业科学技术研究档案案卷(件)的整理，由档案馆(室)负责。整理要遵循其形成规律，尊重立卷者的整理成果，保持案卷(件)的系统联系。包括分类，排序，编制档号及检索目录，装盒、入库排放等。依据农业学科、研究专题，结合农业科学技术研究档案分类方案，及其保管期限、密级进行分类。DB62/T2343—2020在分类的最低一级类目内，按研究专题(项)内容，结合时间、重要程度依次排列。13.4编制档号13.4.1档号形式农业科学技术研究档案案卷的档号，包括全宗号、分类号、案卷号、保管期限、页数、互见号。并著录于本案卷(件)封面左上角，距离装订线1CM处。可制作档案号章。档号章式样，见附录图H。13.4.2全宗号档案馆(室)根据立卷单位法人名称及背景信息设立固定的数字序号或代字加数字序号，并登录于档号项目内。全宗号应保持长期一致稳定性。13.4.3分类号根据农业科学技术研究档案分类标准，结合本案卷(件)所表达的农业科学技术研究主题内容，给定的类别及层级序列号码，并登录于档号项目内。13.4.4案卷号依据农业科学技术研究档案案卷(件)的分类号，结合其案卷(件)的排列顺序，给定本案卷(件)的流水号，并登录于档号项目内。13.4.5保管期限13.4.本1.7.5相一致。周与本标准11.7.6相一致。与本标准11.7.7相一致。13.4.8互见号与本标准11.5.2相一致。14农业科学技术研究档案检索目录的著录14.1农业科学技术研究档案检索目录，是遵循农业科学技术研究档案分类，依次编排而成的农业科学技术研究档案案卷(件)的条目汇集。它是农业科学技术研究档案管理、检索、报道与查找实体的工具。按DA/T18的规定执行。14.2档案馆(室)应持续建立健全农业科学技术研究档案检索目录，方便理解、管理和查找利用。检索目录，主要包括全宗号、分类号、案卷号、移交单位、移交时间、案卷题名、页数、起止时间、保管期限、密级、责任者(作者)等。农业科学技术研究档案案卷目录式样，见附录I。14.3著录农业科学技术研究档案案卷(件)类目，保证准确、完整：a)全宗号，与本标准13.4.2相一致。DB62/T2343—2020b)分类号，与本标准13.4.3相一致。c)案卷号，与本标准13.4.4相一致。d)移交单位，应是移交案卷(件)单位名称的全称。e)移交时间，应是双方清点交接案卷(件)实体的日期。f)案卷标题，应填写移交案卷(件)的题名或标题的全称。g)起止时间，应填写案卷内文件材料的起止日期。h)页数，与本标准13.4.7相一致。i)保管期限，与本标准13.4.5相一致。j)密级，与本标准13.4.6相一致。k)责任者(作者),与本标准11.4.4相一致。15案卷(件)入库15.1建立农业科学技术研究档案案卷(件)移交入库工作制度，确保完成标引、著录的案卷(件)全面、完整移交入库。15.2履行案卷(件)移交工作制度，严格移交清点程序，办理交接手续。交接手续1式3份，双方各持1份，归档1份。交接手续的保管期限为永久。16农业科学技术研究档案的保管保护16.1农业科学技术研究档案的保管，应设专用库房，门窗坚固。库房内应具备防潮、防火、防水、防日光，以及紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物(霉、腐、虫、鼠等)和防盗等安全保护措施。档案库房建设，按JGJ25的规定执行。16.2库房内应当保持适当的温度(14℃~24℃。采暖期≥14℃,夏季≤24℃)和湿度(45%～60%。采暖期≥45%,夏季≤60%)。配备温度、湿度检测仪器，做好温湿度调控及检测数据记录。16.3纸质载体农业科学技术研究档案的保管环境，按JGJ25的规定执行。电子农业科学技术研究档案离线迁移于磁性介质的存储环境，按GB/T18894、DA/T15的规定执行。16.4农业科学技术研究档案案卷(件)的装具，质量性能优良，符合安全管理需要。不但安全、美观，还要方便紧急搬运、搬迁需要。农业科学技术研究档案密集柜(架)的建设，按GB/T13667.3、GB/T13667.4的规定执行。16.5农业科学技术研究档案磁(光)盘等离线电子载体的存放，应增加电磁屏蔽等安全防范措施。小规模离线电子载体应配备恒温恒湿防磁柜存放。16.6库房内应建立农业科学技术研究研究档案存放示意图，指引各类农业科学技术研究档案实体的存放地点，方便提供查阅利用。对标有密级的农业科学技术研究档案加强安全管理。16.7农业科学技术研究档案的补充、更改：a)形成农业科学技术研究档案的责任者，负责后续研究文件材料的补充工作。补充内容应与存档b)凡需要更改的农业科学技术研究档案，由其责任者填写更改说明，经本单位主管档案工作的领导批准，方可更改。更改内容单独组卷，并在备考表中说明；c)档案馆(室)对补充、更改的农业科学技术研究档案，及时完成案卷(件)标引、目录著录及入库工作。DB62/T2343—202016.8农业科学技术研究档案管理人员，定期或不定期检查案卷(件)的存放状况，发现侵害案卷(件)等问题及时向主管领导汇报，采取有效措施保护农业科学技术研究档案实体的安全，并负责对破损案卷(件)的技术修复。按DA/T25的规定执行。17农业科学技术研究档案的查阅利用17.1档案馆(室),负责农业科学技术研究档案的查阅利用。应建立农业科学技术研究档案查阅利用服务工作制度，做好查阅利用服务及利用效果登记。农业科学技术研究档案查阅利用登记簿式样，见附录J。17.2农业科学技术研究档案的形成者、立卷人及其相关责任者，可直接查阅利用本专题(项)研究范围内的案卷(件)。查阅利用标有密级的案卷(件),应办理审批手续。17.3档案馆(室),应建立健全计算机等现代化、智能化查检、阅读、利用服务制度，改进服务方式，提供快捷、高效、准确的利用服务。17.4农业科学技术研究档案的查阅利用，不得损害国家、社会和集体利益，不得侵害知识产权。17.5档案馆(室)工作人员，不得以任何理由拒绝未设定密级案卷(件)的查阅利用。18农业科学技术研究档案的鉴定与销毁18.1鉴定工作组织农业科学技术研究档案的鉴定，由档案馆(室)组织，设立由农业科研管理部门、农业科学技术研究档案形成者、档案管理人员和保密人员组成鉴定小组或鉴定委员会负责鉴定工作。18.2鉴定内容对已到保管期限的农业科学技术研究档案决定存毁；对需要调整密级的农业科学技术研究档案重新确定密级；对需要调整保管期限的重新确定保管期限。18.3鉴定方法18.3.1鉴定小组或鉴定委员会，依据档案馆(室)提供的鉴定意见，分析需要鉴定的每份文件材料的重要性和使用价值，对其是否存毁或对其保管期限、密级的调整等提出审查意见，经本案卷(件)形成者同意或说明后，鉴定小组或鉴定委员会统筹作出鉴定意见。18.3.2对决定销毁的农业科学技术研究档案案卷(件),办理销毁手续后完成销毁；对重新确定保管期限、密级的案卷(件),重新标引档号后完成归档工作。18.4鉴定时间农业科学技术研究档案的鉴定，一般在保管期限到期时鉴定，必要时可以提前或推后。18.5销毁流程18.5.1鉴定小组或鉴定委员会填写“农业科学技术研究档案鉴定表”。农业科学技术研究档案鉴定表式样，见附录K。18.5.2鉴定小组或鉴定委员会写出鉴定工作报告。18.5.3鉴定小组或鉴定委员会编制农业科学技术研究档案销毁清册1式3份，报送本单位主管领导审查批准。销毁时指派两人监销。鉴定销毁手续应及时归档，保管期限为永久。DB62/T2343—202019农业科学技术研究档案资源的开发与保密档案馆(室),应面向农业科研管理部门、农业科研人员以及社会各界，提供开放农业科学技术研究档案案卷目录，方便咨询、查阅和利用。档案馆(室),应建立农业科学技术研究档案开发工作制度，积极编撰农业科学技术研究档案分类摘要、目录汇编，以及利用频繁案卷的全文汇集等编研资料，有利于档案的查阅利用和宣传、报道。19.2开展农业科学技术研究档案信息化、数字化工作19.2.1编制农业科学技术研究档案信息化规划、实施方案，配备信息化设施设备，科学推进农业科学技术研究档案信息化建设，逐步实现信息共享服务方式。19.2.2开展农业科学技术研究档案数字化，制定数字化工作制度与技术质量标准，保证其数字化数据真实、完整、准确、有效和可用，不断提高其信息利用服务效益。19.3农业科学技术研究档案信息利用中的保密要求对已确定为秘密、机密和绝密的部分，严格执行保密规定，限制利用范围。随着时间的推移，对原来保密的农业科学技术研究档案，按照有关规定降密或解密，及时扩大利用服务范围。任何人不得拒绝非保密农业科学技术研究档案资源的开发利用。19.4农业科学技术研究档案的解密19.4.1农业科学技术研究档案案卷保密期限已满、解密时间已到或者符合解密条件的，自行解密。提前解密，应由原定密单位、定密责任人决定，也可由其上级机关、主管单位依法解密。19.4.2尚在保密期限内的农业科学技术研究档案案卷(件),经审查有下列情形之一时，应当提前解密：a)已经扩散且无法采取补救措施的；b)农业科学技术研究档案秘密范围调整后，不再属于秘密的；c)公开后不会损害国家、社会安全和利益，及其形成者科研工作秩序与权益的。19.4.3农业科研部门、单位确定、变更或提前解除农业科