财务对采购监管流程管理

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1.目的

为了加强财务内部控制，降低企业的采购成本，提高企业的经营效益，特制定本流程

2.适用范围

本制度适用于财务部对公司所采物资的监督管控。

3.采购物资分类

3.1.根据物资使用性质分为生产物料类、工装夹具设备类、工程基建类、办公用品类，其它类

a.生产物料类：使用产品上的物品包括主料、辅料；

b.工装夹具类：生产过程中使用的工装、夹具、工具、设备配件、设备等物品均属于工装夹具类；

c.工程基建类：厂房、车间隔断搭建、配房、基建修复维护所用物料、物品类等均为工程基建类；

d.办公用品类：办公所需笔、本、办公桌、电脑、文件柜、通讯设备类等均为办公用品

。.其它类：暂未确定或物品为证书、虚拟类产品（未确定的产品后期确定后应转回以上具体类目）。

4.相关要求

4.1.单据类（应包括但不限于收据、送货单、订单、合同、协议、入库单、发票等）

4.1.1.各种物料、物品要求必须保留相关原始采购凭证，凭证要求可以清晰证明发生往来经济的供方、物

品类目（事项）、金额、时间、经办人、章印等信息；

4.L2.采购金额21000元以上物资必须签订书面合同或协议，公司另有约定的还需要双方签订廉洁相关的

协议；

4.1.3.各类采购单据完成或签订后应第一时间转交至财务备案，核查、存档；

4.1.4.单据的完整性，要求不得涂改、字迹工整，有货币金额的地方要求大小写对应；

4.1.5.采购单据类严格按照内部《采购报销流程》制度要求执行，必须签批手续齐全，签批除签字外必须

签批日期；

4.1.6.特殊物品不办理入库（金蝶系统）的应有使用部门或使月人签收、验收并签字确认，证明公司已正

常接受该物品。

4.2.付款类（应付款、预付款）

4.2.1.应付款

4.2.1.1.按照采购订单、合同、协议约定需要财务与采购部（其他采购发起人）及时对接，按照与供方约

定并按照《采购报销流程》，有采购部（其他采购发起人）签批相关请款流程；

4.2.1.2.应付款按照时间或金额或合作进度分为月结、季度结或金额达到5000元、10000元或合作进度节

点，具体分类有采购部（其他采购发起人）提供书面签批文件，」在财务备案、核查、存档的有财务调出

与付款申请签批单据核实，必须保证相关信息一致、无误；

4.3.预付款

4.3.1.按照与供方签订的相关订单、协议、合同约定，逐一核实请款单相关凭证，必须一致、无误；

4.3.2.时间节点、金额额度、收款方等信息必须一致、无误。

5.日常核查

5.I.接收采购部报送的付款申请单及附报资料，在采购付款申请单签收表上签字；

5.2.查询财务往来帐簿记录，看与付款申请单所列示的供应商明细帐记载，是否有该付款申请单所申请的

款项记录。此项应注意：财务帐簿记录和应付款模块记录应该一致无误。财务帐薄记录所对应的会计凭证

应该经过独立会计审核。与出纳说认，截止审核日，包括该供应商等所有款项支付全部登记入帐。如存在

付款申请与财务帐薄记录不一致情况，应及时查明原因进行处理；

5.3.往来账会计每天每笔入账前应逐一核实相关单据（采购合同、协议、订单、送货单、入库/检验单、

过跨单、收据、发票等）是否齐全、正确、完整、无误：

5.4.口常囚供方原囚（数量偏差、质量异常、交期延后等）扣款的，则由采购部出具经供应商确认的扣款

通知单并内部总经理审批后及时入账；

5.5.在确保财务帐薄记录与付款申请相符的情况下，审核该付款申请所附报资料是否齐全；

5.6.真实性审核：往来会计应审核物料入库单是否与ERP系统记录数据一致，是否存在伪造或者涂改等情

况，是否存在重复打印入库单情况。合同是否与财务部备案留存的合同是否一致有效，合同与入库业务是

否匹配，所提供原始凭证各内容之间是否具有关联性：

5.7.U常单据完整性审核：根据所提供的各原始凭证，审核原始凭证的U期、部门、物料名称、数量、单

价等要素内容是否完整，签字、审批手续是否齐备，正确，应填写的项目是否齐全，填写方式、填写形式

是否正确等。

5.8.合法性审核：审核原始凭证（主要是发票）所反映的经济业务事项是否与该业务性质相符，是否符合

国家有关财税法律、法规、政策却国家统一会计制度的规定等。凭证各项内容信息填写是否齐全、正确，

符合财务入帐要求。

5.9.合规性审核：审核原始凭证是否符合公司相关规定。如是否符合预算，是否符合有关合同签订要求，

是否符合有关审批权限和手续，以及是否符合公司内部控制相关规定，有无违章乱纪、弄虚作假现象等。

5.10.准确性审核：往来会计应对原始凭证数据的正确性进行宙核，即审核原始凭证的内容和数字是否填

写清楚、正确，数量、单价、金额的计算有无错误。预付帐款是否与合同约定的付款进度一致，并核对预

付款项货物的到货情况，有无存在超额付款现象发生。

5.II.对于采购物料需要支付运费，应等同物料采购业务，有采购请款人员按照《采购报销流程》审批，

财务需要逐一核实承运物料是否与对应采购合同物料相符，是否有被公司相关人员接受后的签收凭证（运

输单据），是否已支付等；

5.12.供应商基础信息维护由采购部按照公司供应商管理制度规定，及时向财务部提报供应商最新相关信

息，特别是供应商收款银行及帐号，关键信息新入、变更、必须有供应商出具书面文件并加盖公章。

5.13.预付款项的跟踪，对于预付款采购业务，往来帐会计应按预付款申请单内容及时跟踪采购物料到货

情：兄，督促采购部及时提供相关外购（送货单、入库单、收据等）原始凭证，对预付款项进行核销；

5.14.如出现暂停付款和恢复付款情况，由采购部出具相关通知，财务按要求办理。

6.其它（异常处理）

6」.财务审核相关单据时出现与采购订单、协议、合同等不一致的应通知相关人员进行核查，核查未清时

严禁入账；

6.2.单据核杳有字迹不清、错别字、不完整时退