岗位职责梳理制度

岗位职责梳理制度我做人力资源相关工作快十年了，见过太多因为岗位职责模糊引发的问题：大到重点项目出了纰漏，各部门互相推诿找不到责任人；小到办公室换饮用水、整理会议资料这种小事，都能因为没说清谁负责，最后没人动手；更常见的是不少老实员工，莫名其妙多了一堆不属于自己的杂活，核心工作被耽误不说，多干活还没对应的回报，有苦说不出。正是见过太多这样的内耗和委屈，我们才需要建立一套清晰完善、兼顾公司效率和员工权益的岗位职责梳理制度，从根源上理清边界、明确责任，让公司和员工都能轻装上阵。1总则1.1制定背景与目的岗位职责梳理制度，是对公司所有岗位的工作内容、权责边界、汇报关系进行标准化梳理、动态化管理的一套规则。制定这套制度的核心目的，绝不是给员工套上枷锁、划定条条框框，而是解决三个实际问题：第一是解决“谁该干什么”的问题，减少跨部门、跨岗位的推诿扯皮，提升整体运行效率；第二是解决“干多干少怎么算”的问题，给招聘、绩效、薪酬调整提供明确的依据，让分配更公平；第三是解决“员工能干得舒心”的问题，明确权责边界，保护员工不用承担不属于自己的工作，也能让员工清晰知道岗位的要求，方便规划自己的职业成长。简单说就是，理清楚责任，双方都踏实。1.2适用范围本制度适用于公司所有正式岗位，包括管理岗、专业技术岗、基层操作岗、后勤辅助岗等所有类型，哪怕是短期派驻的项目岗位，也要按照本制度完成梳理，不存在例外情况。毕竟越是临时岗位，越容易出现责任不清的问题，更需要梳理到位。1.3梳理基本原则梳理工作要遵循四个核心原则，第一是权责一致原则，什么岗位拥有什么权力，就要承担什么对应的责任，不能出现“责任全往下压，权力全往上收”的情况，也不能让一个岗位承担了责任，却没有对应的调配资源的权力；第二是公开透明原则，所有梳理完成的岗位职责，都要对岗位任职员工和直接管理者公开，绝对不允许暗箱操作，更不允许私下给员工追加责任不公示；第三是以人为本原则，梳理过程中必须充分听取岗位任职员工的意见，不能部门负责人一言堂，把所有难啃的硬活都推给基层员工，要结合岗位的实际承载量合理分配工作；第四是动态适配原则，岗位职责不是定完就一成不变的，要跟着公司业务变化随时调整，不能拿十年前的岗位职责要求现在的员工。2岗位职责梳理的组织架构与分工讲清楚了基础规则，接下来就要明确这件事到底谁来干，各个主体的责任是什么，避免出现“人人都该管，人人都不管”的情况。2.1牵头部门职责一般由公司人力资源部（或企业管理部）作为梳理工作的牵头部门，牵头部门的核心责任有五个方面：第一是统筹全公司的梳理工作，制定整体的推进计划，明确各个节点的完成时间，跟进整体进度；第二是给各部门提供专业支持，提前做培训，解答梳理过程中碰到的问题，给大家提供参考模板和标准；第三是负责最终的合规审核，检查各部门提交的梳理结果有没有权责重叠、内容模糊、分配不合理的问题，提出修改意见；第四是负责梳理结果的归档和管理，建立统一的公司岗位信息库，方便各个部门调用；第五是跟进后续的动态调整工作，定期提醒各部门更新岗位职责。我做牵头部门这么多年最大的感受就是，我们不能当甩手掌柜，也不能越俎代庖替部门定内容，我们要做的就是把控方向、做好服务，帮大家把这件事做扎实。2.2部门负责人职责部门负责人是本部门岗位职责梳理工作的第一责任人，因为你最清楚本部门的业务需求，也最清楚每个岗位的实际工作情况，所以你的责任是：带领本部门完成所有岗位的梳理工作，组织岗位员工开展讨论，结合本部门的业务目标调整每个岗位的工作内容，对梳理结果的真实性和合理性负责，最后按时提交给牵头部门审核。我之前碰到过一个部门经理，一开始特别抵触这件事，说自己天天忙业务哪有空做梳理，结果梳理完他自己说，原来他手下三个岗的工作有一半是重叠的，还有两个活没人接，理顺之后不仅不用新增人员，每个人的活都安排得满满的，再也没出现过扯皮，他自己也省了好多协调的精力，所以说这件事本质上是帮部门负责人减负的。2.3岗位任职员工职责很多员工觉得岗位职责梳理是领导的事，和自己没关系，这完全错了。你天天干这个岗，你最清楚哪里不合理，哪里有重叠，哪里多了不该你干的活，所以你必须参与进来，你的核心责任是：先自己梳理岗位的实际工作内容，如实填写所有的工作项，不隐瞒也不夸大，配合部门负责人和牵头部门做沟通，最后确认梳理结果。我要在这里说句掏心窝子的话，梳理岗位职责对你自己来说是好事，你把自己干的活都写清楚，不合理的地方提出来，不该你干的划出去，以后再有人乱塞活给你，你也有据可依，这其实是对你自己的保护。3岗位职责梳理的工作流程与撰写标准分工明确之后，具体怎么开展梳理，有哪些硬性要求，我们一步步来说。3.1前期准备阶段梳理岗位之前，首先要把基础工作做扎实。3.1.1梳理确认组织架构与部门职能要先理清公司整个组织架构，每个部门的核心职能是什么，定好部门的边界之后，才能定岗位的内容。如果部门职能都没理清楚，比如把员工团建这块既划给行政部又划给人力资源部，那最后肯定还是会出问题。所以第一步一定是从上到下，先定部门，再定岗位，不能反过来。3.1.2开展梳理工作培训牵头部门要提前给所有参与梳理的人员做培训，讲清楚撰写的标准、需要规避的问题，比如很多人喜欢写“完成领导交办的其他任务”这种套话，培训就要明确告诉大家，这句话可以留，但对应的工作时间占比不能超过总工作量的10%，不能什么杂活都往这里面装，最后变成员工的无限责任。3.2初稿撰写与信息采集阶段基础准备做好之后，就可以开始采集信息写初稿了。3.2.1采集岗位基础信息首先要填清楚岗位的基础信息，包括岗位名称、所属部门、汇报对象、管辖的下属岗位、岗位编制、薪酬档位这些基础内容，避免出现一个部门里好几个岗叫同一个名字，干活的时候找不到对应责任人的情况。3.2.2梳理撰写岗位职责内容撰写岗位职责有几个硬性要求：第一要按照工作的重要程度排序，把核心工作放在前面，辅助工作放在后面；第二要用具体的动宾结构写，不能写“负责部门相关工作”这种模糊的话，要写“负责公司月度员工考勤数据核对，每月5号前完成核对并出具考勤报表”这种具体内容；第三要标注每个工作项大概占每周工作时间的比例，方便大家看这个岗位的工作量是不是合理，有没有出现闲的闲死、忙的忙死的情况；第四核心职责和辅助职责要分清楚，核心职责是这个岗位必须独立完成的，辅助职责是配合其他岗位或部门完成的，分清楚之后就不会出现，配合的工作最后变成了你一个人的工作。3.3多级审核与沟通确认阶段初稿写完之后，不能直接定稿，要走三级审核确认，保证结果公平合理。3.3.1部门内部审核沟通首先由部门负责人审核，和岗位员工一对一沟通，看看有没有漏写的工作，有没有多放不该放的工作，我之前碰到过一个设计岗的员工，初稿里写了每天要花三个小时帮各个部门做私人的活动海报，这不应该是他的工作，部门负责人梳理的时候就发现了问题，当场定了规矩，只有公司统一的项目才能安排设计岗做，私人需求一概不接，一下子就给这个员工减了负，这就是审核的作用。3.3.2牵头部门合规审核部门内部通过之后，提交给牵头部门审核，牵头部门主要检查有没有权责重叠，有没有和公司整体的组织架构冲突，有没有明显不合理的工作量分配，比如一个基层岗承担了三个岗的工作量，这种情况就要打回去重新调整。3.3.3员工本人确认签字所有审核都通过之后，必须由岗位任职员工本人签字确认，这是必不可少的一步，不能领导说定了就定了，必须员工本人认可，这是对员工权益的尊重，也避免以后出现纠纷的时候说“我从来没同意过这些内容”。3.4定稿归档与发布确认完成之后，由牵头部门统一归档到公司的岗位信息库，同时给部门和员工本人各发一份留存，新员工入职的时候，也要把对应岗位的岗位职责发给新员工，让他第一天就知道自己要做什么。4岗位职责的动态调整机制梳理完成不是一劳永逸的，公司业务在变，岗位内容肯定也会变，所以必须有动态调整的机制。4.1定期常规调整我们规定每年年底结合公司的年度组织盘点，统一做一次全公司的岗位职责调整，跟着下一年的业务目标，更新各个岗位的工作内容，这样就能保证岗位职责和实际业务始终对齐。4.2不定期应急调整如果遇到公司组织架构调整、部门业务重大变化，或者某个岗位的工作内容变动超过50%，就要随时启动调整流程，不用等年底。我之前就碰到过一个例子，一个行政岗原来只管办公物资采购，后来公司上线内部办公系统，让这个岗顺便负责系统的日常运维，一下子多了一半的工作量，干了大半年都没调整岗位职责和薪酬，员工差点辞职，后来启动临时调整，重新定了岗位名称，涨了对应薪酬，员工才安下心留下来，所以说随时调整真的不是走形式，是真的能留住人。4.3调整的合规要求不管是定期调整还是不定期调整，都要走和新梳理一样的流程，必须经过员工本人确认，不能偷偷修改员工的岗位职责，私自加活不加薪，这是底线。5梳理结果的落地应用梳理完的结果不能放在文件柜里落灰，一定要用在实际管理的各个环节。5.1人才招聘与配置环节应用招人的时候，我们就按照梳理好的岗位职责写招聘启事，能更精准地找到符合要求的候选人，也能让候选人进来之前就清楚这个岗要做什么，不会出现招进来之后发现和预期不符，干不了两天就走的情况。5.2绩效管理与薪酬调整环节应用绩效指标完全从岗位职责里来，你这个岗核心做什么，就考核你什么，不会考核一堆和你无关的内容，岗位职责调整了，工作量和责任变了，薪酬也跟着调整，真正做到多劳多得，公平合理。5.3员工培训与职业发展环节应用员工可以根据岗位职责清楚知道，这个岗需要什么能力，要往上升需要积累什么经验，能自己规划职业成长，公司也能按照岗位职责的要求，给员工做对应的培训，帮助员工成长。6附则与相关要求第一，各部门必须认真对待梳理工作，不能敷衍了事走形式，凡是提交的梳理结果内容模糊、不符合要求的，一律打回去重新做，不能含糊过关；第二，梳理过程中如果员工和部门负责人出现分歧，由牵头部门出面调解，充分听取双方的意见，站在公平公正的角度协调，不能偏帮部门，要保障员工的合理权益；第三，本制度由公司人力资源部负责解释，从发布之日起正式生效。总的来说