保密工作管理办法（学院）

保密工作管理办法（学院）一、总则保密工作是学院维护国家安全、保障教学科研秩序、保护师生合法权益的底线工作，不存在“与己无关”的岗位与人员。1.制定依据：本办法依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》《教育工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》及上级教育主管部门、学校保密管理相关要求制定。2.适用范围：学院全体在编教职工、合同制员工、博士后、在读学生、访学进修人员、外包服务人员（物业、安保、信息化运维、餐饮），所有在学院管辖区域内开展的教学、科研、管理、服务活动均适用本办法。3.工作原则：坚持“谁主管、谁负责，业务开展到哪里、保密责任覆盖到哪里”，实行涉密事项分级管控、人防物防技防结合、最小知悉范围管理，兼顾保密要求与工作效率，杜绝过度管控或管控缺位。二、组织架构与责任体系清晰的责任链条是保密工作落地的核心前提，必须杜绝“人人有责却人人不负责”的管理真空。2.1三级责任体系•学院党委书记是保密工作第一责任人，每季度至少主持召开1次保密工作专题会议，审批涉密人员认定、涉密项目定密、重大泄密事件处置方案，保障保密工作所需人员、经费、场地。•分管保密工作的院领导是直接责任人，每月带队开展1次保密例行检查，协调解决保密设施配置、隐患整改、教育培训等具体问题，向学校保密办报送学院保密工作情况。•其他班子成员对分管领域保密工作负领导责任：分管科研的副院长负责涉密科研项目全流程保密管理，分管教学的副院长负责考试命题、教学资料的保密管理，分管学生工作的副书记负责学生信息、学生活动的保密管理，分管行政的副院长负责涉密场所、后勤服务的保密管理。2.2学院保密工作小组职责学院成立专职保密工作小组，组成人员包括1名专职保密员（必须为正式在编中共党员，不得由劳务派遣人员担任）、科研秘书、教学秘书、人事干事、学工办主任、信息化管理员、档案管理员，核心职责为：•建立学院涉密人员、涉密事项、涉密载体台账，动态更新；•每季度组织保密培训，开展日常保密检查，跟踪隐患整改；•第一时间处置失泄密初发事件，配合学校、保密行政管理部门开展调查；•负责对外发布内容、涉外交流活动的保密审查。2.3各岗位保密责任清单•涉密科研项目负责人：是项目保密第一责任人，负责提名项目参与人员、开展项目组保密教育、管控项目所有涉密载体，项目结题后30天内完成涉密资料归档。•考试命题人员：严格遵守命题封闭管理要求，严禁携带个人电子设备进入命题场所，命题结束后全部草稿纸统一销毁。•档案管理员：涉密档案单独存放在密码保险柜，借阅必须履行审批登记手续，严禁私自允许无关人员查阅、复印档案。•信息化管理员：负责学院办公系统、官网、工作群的安全维护，每月查杀1次办公电脑病毒，关闭不必要的文件共享权限，及时修复系统安全漏洞。•全体师生员工：发现泄密隐患或事件必须在1小时内报学院保密员，严禁私自传播涉密、敏感信息。三、涉密事项范围与密级管理准确定密是保密工作的起点，错定、漏定密级要么造成失泄密风险，要么过度抬高管理成本影响正常工作效率。3.1秘密分类与具体范围学院管理的秘密分为三类，所有纳入范围的事项必须按对应标准管控：1.国家秘密：关系国家安全和利益，依照法定程序确定的事项，密级分为绝密、机密、秘密，具体包括：■学院承担的涉密科研项目的研究内容、试验数据、核心算法、未公开阶段性成果，密级按项目下达单位标定标准执行；■在学院设考点的国家级统一考试启用前的试题、参考答案、评分标准；■上级单位下发的标注国家秘密标识的文件、电报、会议材料；■经保密行政管理部门定密的其他事项。2.工作秘密：不属于国家秘密，但泄露会干扰学院正常工作秩序、损害公共利益或师生权益的事项，具体包括：■未公开的人事调整、职称评审、岗位聘用、奖惩决定的讨论过程与初步方案；■学院自命题考试科目启用前的试题、参考答案，研究生复试、保研推免的评审记录、公示前的拟录取名单；■内部审计、巡视巡察获取的未公开谈话记录、问题线索；■校园安防点位布置、巡逻路线、监控存储位置与调取权限；■未公开的学院发展规划、财务预决算、对外合作谈判方案。3.个人敏感信息：涉及师生个人隐私，泄露会导致师生合法权益受损的信息，包括：师生身份证号、手机号、家庭住址、银行卡号、心理健康记录、未公示的违纪处分记录、人事档案与薪酬信息。此类信息泄露的演化路径为：未加密存储/违规传输→被内部人员或外部攻击者窃取→被用于电信诈骗、精准套路贷→造成师生财产损失、学院承担管理责任，必须按工作秘密同等标准管控。3.2定密与密级调整•学院党委书记为法定定密责任人，对学院产生的涉密事项严格对照《国家秘密及其密级具体范围的规定》标定密级、保密期限、最小知悉范围。•密级变更、解密必须由原定密责任人审批，严禁任何个人擅自降低密级、扩大知悉范围、提前解密。•涉密事项的知悉范围严格执行“最小必要”原则：涉密科研项目参与人员由项目负责人提名，经保密小组审核备案后方可接触相关内容；无关人员不得以“学习、参考”为由申请查阅涉密资料。四、涉密载体全流程管控据全国保密行政管理部门公开通报统计，80%以上的高校失泄密事件源于载体管理疏漏，全流程闭环管控是切断实体与电子泄密渠道的核心手段。4.1纸质涉密载体管理•印制：涉密纸质文件必须在学院302室专用涉密打印/复印点印制，该设备物理断开互联网，不连接公共打印系统。印制时由保密员在场监督，严格按审批数量打印/复印；多余废页必须使用颗粒规格≤2mm×5mm的保密认证碎纸机当场粉碎，严禁丢弃至普通垃圾桶——普通碎纸机裁切的纸条宽度≥5mm，可通过人工拼接或图像识别技术完整还原内容，存在泄密风险。•存储：国家秘密载体必须存入双锁密码保险柜，由保密员专人保管，保险柜钥匙由2名工作人员分别持有，密码每3个月更换1次；工作秘密、个人敏感信息载体存入带锁密码文件柜，钥匙由岗位责任人保管。•传阅：涉密文件必须在301专用阅文室传阅，阅文人严禁携带手机、智能手表等具备拍照、录音功能的设备进入，阅文后当场签字交还，不得将文件带出阅文室，严禁私自复印、摘抄、拍照。严禁将涉密文件带回家中、带到餐饮场所等公共区域。•销毁：涉密纸质载体销毁必须登记造册，经保密小组审批后，统一送学校保密办指定销毁点监销，严禁私自卖给废品收购站、私自撕毁丢弃。4.2电子涉密载体管理•存储：涉密电子文件必须存储在统一编号、贴有涉密标识的专用U盘，或物理断开网络的涉密计算机中，严禁存储在个人手机、私人笔记本电脑、非涉密U盘、公共云盘、微信/QQ文件传输助手中。风险机理：个人设备普遍存在未修复的安全漏洞，云盘数据存储不受学院管控，微信传输的文件会留存于第三方服务器，极易被窃取。•设备要求：涉密计算机必须设置开机密码（长度≥10位，含数字、字母、特殊字符，每90天更换1次），设置5分钟自动锁定的屏幕保护密码，关闭蓝牙、无线网卡模块，严禁连接无线鼠标、无线键盘、个人手机等外接设备——无线设备的传输信号可在100米范围内通过专用设备截获解密，物理隔离是阻断网络窃密的最可靠手段。•传输：涉密电子文件优先通过学校OA系统涉密传输通道传递；若OA系统故障或不具备传输条件，经学院保密员登记批准后，使用统一编号的涉密U盘双人线下传递；严禁使用微信、QQ、个人邮箱、公共云盘等互联网渠道传递任何涉密、敏感内容。•销毁：淘汰、报废的涉密计算机、涉密U盘必须登记造册，报学校保密办统一消磁、物理粉碎销毁，严禁私自出售、赠予他人或作为废品丢弃——普通删除、格式化操作无法彻底清除硬盘数据，通过数据恢复软件可完整提取原有涉密文件。•工作群管理：学院所有工作微信群、QQ群、钉钉群必须设置1名专职管理员，群成员全部实行实名制，严禁邀请校外无关人员入群；群内严禁发布涉密信息、未公开的人事/招生/奖惩等工作敏感信息，管理员每日巡查群内内容，发现违规内容必须在10分钟内撤回，对发布人进行批评教育，巡查记录留存1年备查。4.3其他涉密载体管理•涉密会议、命题工作使用的录音录像设备必须为学院统一配发的专用设备，生成的音视频文件按对应密级管理，严禁使用个人手机、私人录音笔进行记录。•涉密科研项目的样品、样机必须存放在专用涉密实验室，建立进出登记台账，严禁私自将样品带出实验室给无关人员展示、拍照。五、重点场景专项保密要求考试招生、科研合作、涉外交流、内部会议是学院失泄密风险最集中的四类高敏感场景，必须执行比日常管理更严格的专项管控标准。5.1考试招生场景管控•自命题科目命题人员必须提前签订《保密承诺书》，命题前接受1次专项保密教育；命题期间实行全封闭管理，个人手机、智能设备统一交由保密员保管，命题室全程开启手机信号屏蔽仪、无死角监控，监控录像保存至考试结束后6个月。若试题在考前泄露，传播路径为：个人拍摄/摘抄→社交网络快速扩散→触发考试公平性事件→导致学院考点资格被取消、相关责任人被追责、考生产生重大利益损失，因此命题期间严禁单人接触试题。•试题印制必须在学校指定的涉密印制点进行，印制产生的废版、废纸当场销毁；试题密封后由2名保密员共同存入密码保险柜，存放期间全程监控，严禁单人拆封试题袋。•研究生复试、保研推免期间，评审专家不得泄露评审打分情况、考生排名，未公示的拟录取名单严禁提前告知考生或对外传播；考生个人申请材料仅限评审人员查阅，严禁私自复印、转发。•严禁任何教职工、学生参与社会性考试作弊活动，严禁为考生传递试题、答案，违者除按学院规定追责外，移送公安机关处理。5.2科研合作场景管控•涉密科研项目严禁邀请境外人员、未通过保密审查的人员参与；项目对外发布论文、专利、学术报告内容必须履行保密审查程序：由项目负责人提交申请，保密小组会同科研秘书审核，确认不涉及涉密内容后方可发布，审查时限不超过3个工作日。•与校外单位开展科研合作时，涉及提供科研数据、样品的，必须经过保密审查，严禁将涉密数据、核心未公开成果违规提供给合作单位。•涉密科研项目的申报、经费报销、成果登记必须通过学校涉密科研管理系统办理，严禁在公共互联网系统中填报涉密项目核心研究内容。5.3涉外交流场景管控•学院举办国际学术会议、邀请境外学者来访、接受境外媒体采访，必须提前7个工作日报保密小组开展保密审查，明确对外交流的内容边界，严禁涉及涉密科研内容、未公开的工作敏感信息。•师生出境访学、交流、参加国际会议，出发前必须接受专项保密教育，签订《出境保密承诺书》，严禁携带任何涉密载体出境；在境外期间不得随意谈论涉密内容，遇到境外人员套取敏感信息的，第一时间向学院、我国驻外使领馆报告。•境外人员访问学院实验室、办公区域时，必须由学院工作人员全程陪同，按照预先审批的路线参观，严禁进入涉密实验室、涉密文件存放场所，严禁允许境外人员对涉密场所、科研设备随意拍照。快递、外卖等无关人员严禁进入涉密区域所在楼层，由物业安保人员做好身份核验。5.4会议活动场景管控•举办涉密会议必须选择安装手机信号屏蔽仪、无窃听风险的内部场所，参会人员范围提前审批，进入会场前将手机、智能设备统一存放在会场外的手机保管柜，严禁在会场内录音、录像、拍照。•涉密会议发放的材料统一编号，登记领取人信息，会议结束后统一收回；确需带走的必须办理涉密载体借阅手续，严禁私自留存。•内部工作会议讨论的未公开人事、招生、奖惩等内容，参会人员不得私自向外传播，严禁在朋友圈、个人社交平台发布会议内部讨论内容。六、涉密人员管理与保密宣教人是保密工作的核心变量，常态化的准入审查与宣传教育是消除人员主观泄密隐患的根本措施。6.1涉密人员全周期管理•准入：涉密人员必须为学院正式在编教职工，政治可靠，本人及直系亲属无境外永久居留权、无刑事犯罪记录；由岗位所在部门提名，保密小组审核，报学校保密办备案后确定，按岗位涉密程度分为核心涉密、重要涉密、一般涉密三个等级分类管理。严禁安排劳务派遣人员、临时务工人员、未通过保密审查的学生接触涉密内容。•在岗：涉密人员上岗前必须完成不少于8学时的保密专项培训，经闭卷考试（满分100分，80分合格）后方可上岗，签订《涉密人员保密承诺书》；在岗期间每年接受不少于4学时的保密继续教育。•离岗：涉密人员离岗离职时，必须清退所有持有的涉密载体、涉密设备，签订《离岗保密承诺书》，严格执行脱密期管理：核心涉密人员脱密期3年，重要涉密人员2年，一般涉密人员6个月；脱密期内不得违反规定到境外机构、外资企业就业，不得泄露所知悉的国家秘密和工作秘密。6.2常态化保密宣教•学院每学期至少开展1次全员保密培训，内容包括保密法律法规、高校失泄密案例警示、日常保密操作规范，培训后组织闭卷考试，考试不合格者必须补考至合格。•新教职工入职、新生入学教育必须安排不少于2学时的保密内容，明确学院保密管理要求，签订《保密承诺书》。•保密小组每季度在学院工作群、公告栏推送1次保密警示案例，重点通报全国高校系统发生的失泄密典型事件，提醒师生防范保密风险。6.3对外发布内容审查•学院官网、官方公众号、视频号发布的所有内容，必须履行“撰稿人自查→部门负责人审核→保密员保密审查→分管领导审批”的四级审查流程，确认不涉及国家秘密、工作秘密、个人敏感信息后方可发布，审查记录留存1年备查。•师生个人接受媒体采访、在公共社交平台发布涉及学院工作的内容时，不得涉及未公开的工作信息，不得发布损害学院声誉、泄露敏感内容的言论。七、保密检查与隐患整改常态化的监督检查是及时堵塞保密漏洞的关键环节，必须避免“制度写在纸上、要求挂在墙上”的形式主义问题。1.例行检查：学院保密员每月对重点场所（涉密文件柜、命题室、涉密实验室、涉密打印点）开展1次检查，重点核查涉密载体存放是否规范、密码是否按周期更换、涉密计算机是否违规联网、是否存在私自存储涉密文件的情况，检查记录填写《学院保密日常检查记录表》（见附件1），发现问题当场指出，明确整改责任人与整改时限。2.专项检查：每学期开学前、重要考试前、涉密项目启动前，由分管保密工作的院领导带队开展全覆盖专项检查，重点核查涉密岗位人员履职情况、保密设施运行情况、制度落实情况，专项检查形成书面报告，在学院班子会议上通报。3.整改销号：对检查发现的问题建立整改台账，实行销号管理：能当场整改的必须当场整改；不能当场整改的，明确整改时限（最长不超过7个工作日），整改完成后由保密员复查验收；发现重大泄密隐患（如涉密计算机违规连接互联网、涉密文件丢失）的，立即停止相关岗位工作，采取临时管控措施，第一时间报学校保密办。4.设施保障：学院每年安排专项保密经费，用于配备密码文件柜、碎纸机、手机信号屏蔽仪、安全杀毒软件、开展保密培训；保密设施出现故障必须在24小时内修复，修复期间将涉密载体临时转移至学校保密库存放，严禁在无防护条件下留存涉密内容。八、失泄密应急处置与责任追究失泄密事件的处置效果直接决定损失程度，迟报、瞒报、处置不当会导致风险扩散、后果升级。8.1事件分级根据涉密等级、扩散范围、后果严重程度，将失泄密事件分为三级：•三级事件（一般隐患）：存在泄密风险但尚未造成涉密信息外泄，如涉密文件存放未锁柜、涉密电脑未设置开机密码、在非涉密电脑中存储敏感信息但未向外传播。•二级事件（一般泄密）：工作秘密、个人敏感信息被不应知悉的人员获取，扩散范围在10人以内，未造成严重后果，如未公开的职称评审方案被转发至小范围群聊、少量学生个人信息被泄露。•一级事件（严重泄密）：国家秘密被不应知悉的人员获取，或工作秘密、敏感信息扩散范围超过10人，造成严重不良影响，如涉密科研数据外泄、考试试题考前泄露、大量学生个人信息被传播至公共网络。8.2处置流程1.报告：发现人必须在1小时内将情况报告学院保密员，说明事件发生时间、地点、涉及密级、可能的扩散范围，严禁隐瞒不报、拖延报告。2.响应：保密员接到报告后立即向学院主要领导、学校保密办报告：三级事件由学院保密小组组织处置，24小时内完成隐患整改；二级事件由分管院领导牵头处置，立即采取措施切断信息传播渠道（联系平台删除内容、通知相关人员不得传播），48小时内形成事件调查报告报学校保密办；一级事件由学院主要领导牵头，第一时间配合学校保密办、公安机关开展调查，采取一切必要措施防止信息进一步扩散。3.复盘：事件处置完成后，形成完整事件档案，包括事件原因、处置过程、造成后果、整改措施，组织全体师生开展警示教育，避免同类事件重复发生。8.3责任追究•违反本办法规定、尚未造成泄密后果的，给予批评教育、全院通报批评，取消当年评优评先资格；•造成三级泄密事件的，扣减当月20%绩效，调整涉密岗位工作；•造成二级及以上泄密事件的，按照《中华人民共和国保守国家秘密法》《事业单位工作人员处分暂行规定》给予党纪政务处分，涉嫌违法犯罪的，移送司法机关依法处理；•发生失泄密事件后隐瞒不报、拖延报告，或在调查中弄虚作假、阻碍调查的，从重追究责任；•已严格履行保密管理职责，因不可预见原因导致泄密隐患且第一时间采取措施未造成后果的，可免于追究责任。九、附则本办法是学院保密工作的统一执行标准，学院此前发布的相关保密规定与本办法要求不一致的，一律以本办法为准。1.本办法由学院保密工作小组负责解释。2.本办法自发布之日起施行。附件附件1学院保密日常检查记录表检查日期检查点位检查内容存在问题整改责任人整改时限（天）复查结果检查人签字涉密保险柜/文件柜1.是否规范落锁；2.密码是否按周期更换；